適用対象:
2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
この記事では、SharePoint Server ドキュメント管理ソリューションでドキュメント ライブラリを計画する方法について説明します。
ドキュメント ライブラリは、他のサイト ユーザーと共有する SharePoint Server 上のファイルのコレクションです。 ほとんどのドキュメント管理機能がドキュメント ライブラリ経由で提供されます。 ドキュメント管理計画の一部として、組織のニーズに最適なドキュメント ライブラリの種類を決定する必要があります。 複数のサイトのドキュメント ライブラリを計画する場合は、サイト間のコンテンツの流れを計画しなければならない場合があります。 ドキュメント ライブラリを保存場所として使用する場合は、[Office を開く ] ダイアログと [保存 ] ダイアログをカスタマイズして、ドキュメントが優先する場所に保存されるようにすることができます。
この記事を読む前に、「SharePoint 2013 でのドキュメント管理の概要」でドキュメント管理プロセスを理解しておく必要があります。
注:
SharePoint Foundation 2013では、発行機能、ドキュメント センター、レコード センター、および発行されたリンク Web サービスを利用できません。 このトピックのその他のすべてのコンテンツは、特に記載がない限り、SharePoint Server 2016、SharePoint Server 2013、および SharePoint Foundation 2013 に適用されます。
ライブラリ タイプを決定する
組織のニーズに最適なドキュメント ライブラリを特定するときに、複数のサイトまたはサイト コレクションが必要かどうかを決定する場合もあります。 たとえば、外部の顧客に公開するコンテンツを作成している場合は、コンテンツの作成および審査用のサイトとは別に、コンテンツの公開用の、恐らくは別の SharePoint Server がインストールされたサイトが必要になります。
複数のサイト用のドキュメント ライブラリを計画する場合は、サイト間のコンテンツの流れ (手動プロセス、ワークフロー、またはカスタム ソリューションによる) を計画する必要もあります。 詳細については、後述する「コンテンツの流れを計画する」を参照してください。
下の表に、ドキュメント ライブラリの代表的な用途を列挙します。
表: ドキュメント ライブラリの用途
| ライブラリ | 用途 |
|---|---|
| チーム サイト内のライブラリ |
グループ作業。ピア間でのコンテンツの簡易共有。バージョン管理などのコンテンツ管理。SharePoint Server 検索。 |
| ポータル エリア内のライブラリ |
組織内の幅広い対象ユーザー向けのコンテンツ。チーム サイト内のライブラリに似ているが、より厳密な審査および承認プロセスを通して実装されることが多い。 |
| ドキュメント センター サイト内のライブラリ (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ) |
社内のサポート技術情報または履歴アーカイブとして使用可能な大規模ライブラリ。ユーザーが特別な Web パーツのセットを使用して深い階層内の多数のドキュメントを移動、検索、および管理できるようにする機能を含む。 |
| レコード センター内のライブラリ (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ) |
特殊なレコード管理。各ライブラリが組織で法律に準じて保存すべき契約書などのレコード タイプに対応する。ライブラリはドキュメント、メタデータ、および関連する監査を保存し、読み取り専用にする必要がある。 |
| インターネット サイト内のライブラリ (HTML) (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ) |
インターネットまたはイントラネット Web サイトに組み込まれる Web ページ内のコンテンツ。SharePoint Server は、Web ページの直接編集をサポートし、各ページの基礎となるドキュメント ライブラリを自動的に管理する。 |
| インターネット サイト内のライブラリ (ハイブリッド) (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ) |
Web サイトからダウンロード可能なコンテンツ。コンテンツをインターネット サイト上のドキュメント ライブラリから提供できる。 |
次の例は、「SharePoint Server でユーザーを特定してドキュメントの使用状況を分析する」の「ドキュメント使用状況の分析」セクションで完了した分析を使用して、企業のドキュメント ライブラリのorganizationを計画するのに役立つ方法を示しています。 この例では、Contoso Ltd. は市場調査に基づいてクライアントにコンテンツを配信します。 コンテンツは、主に、遠隔で操作しているコンサルタントが作成します。 この作業は以下のステップが発生するサイクルで実行されます。
パートナーが提案書の契約企画および要求書を評価します。
契約が締結されると、プロジェクト マネージャーがコンサルタントのチームを編成して、調査結果が記録される契約固有の作業サイトを作成し、プロジェクトが完了します。
プロジェクトが完了したら、成果物文書が、顧客がアクセス可能なセキュリティで保護されたインターネット サイトに発行されます。
チームがプロジェクトに基づいてベスト プラクティス文書とケース スタディを作成します。
知識マネージャーがベスト プラクティスとその他の文書を収集、整理、およびアーカイブします。
成果物、契約書、およびその他の文書が会社の記録として保存されます。
知識マネージャーが管理しているコンテンツを使用して、パートナーが営業案件を評価し、新しい提案書を作成します。
下の表は、このシナリオに関するドキュメント使用状況分析を示しています。
表: ドキュメント使用状況分析
| ドキュメント | 用途 | 作成者 | ユーザー | 形式 |
|---|---|---|---|---|
| 契約企画および要求書 |
新しい顧客契約の策定 |
プロジェクト リーダー |
営業マネージャー、プロジェクト リーダー |
.docx |
| 提案書 |
提案する顧客契約の説明 |
プロジェクト リーダー |
プロジェクト マネージャー、プロジェクト チーム メンバー、顧客 |
.docx |
| 契約書 |
コンサルティング契約に対するコミット |
弁護士 |
プロジェクト リーダー、プロジェクト マネージャー、営業マネージャー、顧客 |
.docx |
| 調査結果とプロジェクト成果物のドラフト |
顧客契約に関連した文書の作成 |
プロジェクト リーダー、プロジェクト共同作成者、コンサルタント |
編集者、技術校閲者 |
.docxとその他の種類 |
| 成果物文書 |
最終成果物の作成、.docx 形式から変換される場合がある |
プロジェクト リーダー |
顧客 |
.pdf |
| ベスト プラクティスとケース スタディ文書 |
組織的知識の収集 |
プロジェクト共同作成者、コンサルタント、知識マネージャー |
すべてのチーム メンバー |
さまざまな種類 |
| 会社のレコード (SharePoint Server 2013 のみ) |
契約書などの一部のコンテンツの会社の記録としての保存 |
すべて |
会社のレコード マネージャー、顧問弁護士 |
すべて |
このドキュメント使用状況分析は以下の要件を示唆しています。
プロジェクト リーダーには、契約企画書、契約要求書、および提案書ドラフトを保存するためのチーム サイト内のライブラリが必要です。
弁護士には、契約書のテンプレートと発効中の契約書を保存するためのポータルまたは中央ドキュメント管理サイト内のライブラリが必要です。
プロジェクト リーダーと共同作成者には、調査結果、成果物、およびケース スタディを作成するためのチーム サイト内のライブラリが必要です。
顧客には、最終版の成果物を表示するために、インターネット サイト内にライブラリが必要です。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
企業のすべてのメンバーは、ベスト プラクティスとケース スタディ ドキュメントを表示するために Document Center サイトにアクセスする必要があります。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
会社のレコード マネージャーと顧問弁護士には、会社の記録を保存するためのエンタープライズ レコード センターへのアクセス権が必要です。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
次の図は、これらのライブラリを配布する方法を示しています。 サイトは、顧客アクセス用のインターネット サイト コレクション、チーム メンバーによるリモート作成用のエクストラネット サイト コレクション、レコード管理サイトの安全なメンテナンスのためのイントラネット サイト コレクションの 3 つのサイト コレクションでホストされています。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
図: ドキュメント ライブラリの分散方法
コンテンツの流れを計画する
ドキュメント管理ソリューション内のコンテンツの多くは、必要に応じて、ユーザーのニーズを満たすためにサイト間を動的に移動します。 そのため、ドキュメント ライブラリを計画する場合は、ライブラリまたはサイト間のコンテンツの流れも計画することになります。 SharePoint Server 2013 には、手動または動的にコンテンツを移動する次の方法が含まれています。
サイトまたはライブラリ間でコンテンツをコピーまたは移動するカスタム ワークフローを作成できます。 ワークフローは、ビジネス プロセスを通してドキュメントを誘導し、ドキュメントのライフ サイクルにおける役割が有効になった参加者にタスクを割り当てます。 ワークフローは、サイトまたはライブラリ間でドキュメントを移動するように設計できます。 ワークフローの計画方法については、「SharePoint 2013 でのコンテンツ タイプとワークフローを計画する」を参照してください。
作成者は、作成の権限を持っているすべてのサイト内のライブラリにドキュメントをコピーすることができます。 コピー元ドキュメントとコピー先ドキュメントの関係が保存されるため、必要に応じて、コピーを更新できます。
Web ページと Web サイト全体は、スケジュールに基づいて手動または自動的に、あるサイトから別のサイトにステージングおよび発行できます。 (SharePoint Server 2016 およびSharePoint Server 2013 のみ)。
コンテンツは、SharePoint Server ユーザー インターフェイスを使用するか、ワークフローを使用するか、SharePoint Server オブジェクト モデルに基づくカスタム ソリューションを使用して、レコード管理サイトに送信できます。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
Web フォルダーまたはネットワーク プレースを使用することによって、作成者はライブラリまたはサイト間でドキュメント ライブラリのコンテンツを手動でコピーまたは移動できます。
この例に戻り、次の図は、これらのコンテンツ フロー手法の一部を適用する方法を示しています。 ステージングされたインターネット サイトがオーサリング ポータル サイトに追加されていることに注意してください。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
図: コンテンツ フロー テクニックの適用方法
発行機能を使用すると、作成者は Web ページをインターネット サイトに発行できます。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
コピー コマンドを使用することによって、作成者はドキュメントをドキュメント センター サイトにコピーすることができます。
カスタム ワークフローを使用することによって、作成者はドキュメントをインターネット サイト上のドキュメント ライブラリにコピーすることができます。
Send To コマンドを使用すると、作成者はエンタープライズ レコード リポジトリにコントラクトを送信できます。 (SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 のみ)。
Office クライアント アプリケーションからのドキュメント ライブラリの促進
重要
このセクションは、SharePoint Server 2016 および SharePoint Server 2013 にのみ適用されます。
Office の [開く] ダイアログと [保存] ダイアログをカスタマイズして、organizationメンバーがドキュメント ライブラリをストレージの場所として使用するように促すことができます。 [開く] ダイアログと [保存] ダイアログの横にある [マイ Places] バーにサイトを追加することで、ユーザーがドキュメントを保存する場所にシングル クリックでアクセスできます。 これにより、チーム メンバーは、サーバーに直接アクセスしてドキュメントをアップロードしなくても、Office クライアント アプリケーションから [保存] を使用すれば、ドキュメント ライブラリを操作できるようになります。
[開く] ダイアログと [保存] ダイアログでサイトを使用して昇格するには、Web サービスを使用してサイトを発行できます。 このサービスは、役割に基づく特定のユーザー向けの一連のサイトまたはユーザーがメンバーになっているサイトのリストを提供します。 Office クライアント アプリケーションは、ユーザーの個人用サイトを通してこの Web サービスを自動的に発見できます。 その他のサーバー製品もこの Web サービスを実装して、サービスの場所を Office クライアント アプリケーションに提供できます。 Web サービスの構成後に、Office が [マイ プレース] バーにエントリを追加して、それに Web サービスによって定義された場所を入力します。 発行済みリンク Web サービスの詳細については、MSDN ライブラリの 発行済みリンク Web サービス に関するページを参照してください。
または、管理者は、Office の [開く] ダイアログと [保存] ダイアログの [個人用Places バーに特定のサイトを追加するレジストリ キーを設定できます。 レジストリ キーはグループ ポリシーと、Office 2013 リソース キット で提供される Active Directory ディレクトリ サービス テンプレートを使用して展開されます。
メンバーがコンテンツを保存できる場所organization制限するには、[Office の保存] ダイアログを使用します。 たとえば、ファイルをデスクトップに保存できる能力を制限して、ユーザーにコンテンツをドキュメント ライブラリに保存するように強制できます。 Office では、ユーザーがドキュメントを参照して保存できる場所を制御できます。 これにより、ユーザーは承認された場所への保存を促されます。 ただしこれが、ユーザーがファイルをローカル コンピューターまたはその他の未承認の場所に保存しないという保証にはならないことに注意してください。 ファイルを特定のコンピューターに移動する方法は数多く存在するため、やろうと思えばほとんどの制限を回避できます。 ただし、[Office の保存] ダイアログを使用してこれらの場所へのアクセスを制限することで、承認されていない場所を使用するチーム メンバーの数を大幅に減らすことができます。
[Office の保存] ダイアログで使用できる場所を制限するには、グループ ポリシーを使用して、この設定を有効にし、承認済みのローカル、ネットワーク、またはサーバーの場所を定義するための適切なレジストリ キーを設定します。 この設定が有効になっている場合は、この方法で定義されていない場所 (デスクトップ フォルダーやマイ ネットワーク プレース フォルダーへの標準リンクを含む) が [マイ プレース] バーから削除されます。
承認された場所のリストは、1 つ以上の Office アプリケーションに制限できます。 たとえば、管理者は、Access では保存場所を制限しながら、他の Office アプリケーションには保存場所を制限しないようにできます。