Microsoft Viva Glintでは、「未加工のアンケート回答」とは、調査の受け取り者に直接結び付けられた未集計のアンケート回答を指します。
生のアンケート回答にアクセスできるユーザー
既定では、Viva Glintの製品内レポートには未加工のアンケート回答は含まれていないので、集計で報告されます。 ただし、organizationでは、一部のアンケートを "識別可能" にすることを選択できます。つまり、アンケートの回答はアンケートの受験者に直接リンクされます。 アンケートが識別可能な場合は、調査を受ける前に調査の受験者に通知されます。 Viva Glintの機密性とレポートについて詳しくは、こちらをご覧ください。
未加工のアンケート回答は既定のレポートViva Glint含まれませんが、エクスポート機能が無効になっていない限り、Viva Glint管理者はエクスポートできます。 未加工のアンケート回答のエクスポートが無効になっている場合でも、特定の極端な状況が存在すると判断された場合、organizationは未加工のアンケート回答に引き続きアクセスできます。 詳細については、「 極端な状況」を参照してください。
生のアンケート応答エクスポートの構成
既定では、未加工のアンケート回答は新しいアンケート プログラムごとにエクスポートできますが、Viva Glint管理者は未加工のアンケート回答のエクスポートをオプトアウトできます。 各Viva Glintプログラムを設定するときに、Viva Glint管理者は生のアンケート応答エクスポートを使用できるかどうかを決定します。
管理者は、アンケート プログラム中にいつでも [生のアンケート応答のエクスポート] コントロールを構成できますが、変更は将来のアンケート サイクルにのみ適用されます。 閉じたサイクルは、サイクルの起動時に確立された設定に完全に準拠します。 そのため、アンケート サイクルの起動時にエクスポートが無効になった場合、後で有効にしても、生のアンケート回答のエクスポートはさかのぼって許可されません。
生アンケート回答のエクスポートを無効にすると、このデータへのアクセスが完全に制限されます
注意
未加工のアンケート回答のエクスポートを無効にすると、次のことが意味されます。
- 特定の極端な状況が存在すると判断しない限り、organizationはこれらの未加工のアンケート回答に完全にアクセスできなくなります。 極端な状況の例外について詳しくは、こちらをご覧ください。
- organizationがViva Glintを離れると、生のアンケートの回答を受け取ることはできません。
- 代替アンケート プラットフォームやデータ分析コンサルタントなど、これらの未加工のアンケート回答をサード パーティに転送することはできません (また、Microsoft は支援できません)。
極端な状況の例外
未加工のアンケート回答のエクスポートが無効になっている場合でも、organizationが極端な状況が存在すると判断した場合でも、アンケートの受験者を特定できます。
極端な状況とは
極端な状況は、調査の受け取り者の身元の開示が必要であるとorganizationが感じる場合に存在します。 正当な理由は、違法行為、詐欺の疑い、または人の安全に対する潜在的な脅威がある状況を調査、防止、または行動すること、またはその他の方法で法律を遵守することです。
お客様のorganizationが極端な状況が存在すると判断した場合は、極端な状況に関する開示要求を行い、Microsoft はアンケートの受験者を特定できます。
極端な状況が存在するかどうかを判断するユーザー
お客様のorganizationは、極端な状況が存在するかどうかを判断する責任のみを負います。 Microsoft は、極端な状況の開示要求を個別に評価しません。 organizationが極端な状況が存在することを証明する場合、Microsoft はアンケートの受験者の要求された ID を提供します。
生のアンケート回答のエクスポートが無効になっている場合のデータ主体要求 (DSR) への応答
一部の管轄区域では、Viva Glintユーザーは、処理にアクセス、修正、削除、制限する権利など、個人データに関連する特定の権利を持つ場合があります。 未加工のアンケート回答は、特定可能なアンケートの受験者にリンク (またはリンク可能) されるため、個人データと見なされます。 DSR の詳細については、こちらをご覧ください。
重要
テナントには複数のViva Glint エクスペリエンスが含まれる場合があります。 各エクスペリエンスが個別に動作する場合、ユーザーの個人データは複数のエクスペリエンスに分散される場合があります。 このため、ユーザーは、自分が属するインスタンスごとにデータ削除 (DSR) を要求する必要があります。
DSR を満たすためにアンケートの受け手に生のアンケート回答を提供する必要がある場合は、このデータのエクスポートが無効になっている場合でも行うことができます。 Viva Glintを使用すると、管理者は、このデータにアクセスしたり表示したりすることなく、アンケートの受け取り者の未加工のアンケート回答を直接アンケートの受け取り者に送信できます。 Viva Glintで DSR に応答する方法について説明します。
生のアンケート応答エクスポートを構成する
既定では、新しいViva Glintアンケート プログラムごとに未加工のアンケート回答のエクスポートが有効になります。 ただし、Viva Glint管理者は、[プログラムのセットアップ] の [機密性] セクションのコントロールを使用してエクスポートを無効にすることができます。
- [ アンケート] セクションで [ アンケート プログラム] を選択します。
- アンケートを選択し、[プログラムの概要] ページで [プログラムのセットアップ] を選択します。
- [プログラムのセットアップ] ページの [機密性] セクションを見つけます。
- ここでは、「 生のアンケート応答エクスポートを有効にする」というタイトルのコントロールがあります。
- 既定では、コントロールは YES に設定されています。つまり、エクスポートが有効になっています。
- 未加工のアンケート回答のエクスポートを無効にするには、コントロールを NO に設定します。
重要
プログラムが承認済み状態の場合、生のアンケート回答のエクスポートを有効にすることはできません。 生のアンケート回答のエクスポートを有効にするには、[承認済み] が [いいえ] に設定されていることを確認します。
応答エクスポートのオプトアウトは、プログラムのセットアップの [機密性] セクション内で行われます。 プログラムの概要には、管理者ダッシュボードの [アンケート プログラム ] 構成ページからアクセスできます。
- [ アンケート] セクションで [ アンケート プログラム] を選択します。
- アンケートを選択し、[プログラムの概要] ページで [プログラムのセットアップ] を選択します。
- [ 未加工のアンケート回答のエクスポートを有効にする] の既定の 設定は [はい] です。 未加工のアンケート回答エクスポートをオプトアウトするには 、NO に切り替えます。 機密性に関する声明の詳細については、こちらをご覧ください。
生のアンケート回答をエクスポートする
アンケート プログラムに対してエクスポートが有効になっている場合は、定期的、アドホック、従業員ライフサイクル、Always-On アンケートの生のアンケート回答をエクスポートできます。
定期的なアンケートとアドホックアンケートの生のアンケート回答をエクスポートする
- [構成] ページに移動し、[アンケート プログラム] を選択します。
- アンケート プログラムを選択し、[ 完了したサイクル ] タブに移動します。
- 適切なサイクルの行で、省略記号 (3 つのドット) を選択し、[ 生のアンケート回答をエクスポート] を選択します。
- 開いた [生のアンケート回答のエクスポート] パネルで、次の操作を行います。
- エクスポート オプションを選択します。 [アンケート サイクル ID]、[アンケート送信日]、[コメント]、[コメント Topics]、[機密コメント フラグ]、[UUID ではなく質問の説明を使用する] から選択します。
- [属性] セクションで、organizationから [属性] を選択します。
- すべての選択を行った後、[エクスポート] を選択 します。
- CSV ファイルがデバイスにダウンロードされます。 大きいファイルの生成には時間がかかります。 ファイルをダウンロードする準備ができたら、電子メールを受け取ります。
従業員ライフサイクルと Always-On アンケートの生のアンケート回答をエクスポートする
- [構成] ページに移動し、[アンケート プログラム] を選択します。
- アンケート プログラムを選択し、[ アクション ] メニューを選択します。
- [ 生のアンケート回答のエクスポート] を選択します。
- 表示される [ 生のアンケート回答のエクスポート ] パネルで、次の操作を行います。
- [日付範囲] フィールドに [開始日] と [終了日] を追加します。
- [ 応答の if を含める ] セクションで、次のいずれかを選択します。
- アンケートへの招待が 送信された 日付が日付範囲にある場合、または
- 参加者がアンケートを完了した日付が日付範囲である
- [ エクスポート オプション] セクションに含める属性を選択します。 [アンケート サイクル ID]、[アンケート送信日]、[コメント]、[コメント Topics]、[機密コメント フラグ]、[UUID ではなく質問の説明を使用する] から選択します。 アンケートの開始日は、Always-On アンケートでも利用できます。
- [属性] セクションで、organizationの従業員属性ファイルから属性を選択します。
- 選択した後、[エクスポート] を選択 します。
- CSV ファイルがデバイスにダウンロードされます。 大きいファイルの生成には時間がかかります。 ファイルをダウンロードする準備ができたら、電子メールを受け取ります。
未加工のアンケート応答ファイルのレイアウトとコンテンツ
未加工のアンケート対応エクスポートViva Glint含まれるフィールドは異なります。 バリエーションは、organizationが送信する属性、選択内容のエクスポート、アンケートに含まれる項目に基づいています。 これらの列は、すべてのアンケート 項目のフィールドを含め、常に含まれます。
| フィールド ラベル | 説明 | 値の形式 |
|---|---|---|
| アンケート作成日 | ユーザーに対してアンケートが生成された日付と時刻。 | YYYY-MM-DD hh:mm:ss |
| 調査サイクル完了日 | 一意のユーザーがアンケートを完了した日時。 | YYYY-MM-DD hh:mm:ss |
| アンケート サイクル タイトル | アンケート サイクルの名前。 | <Month><Year><Program name> Survey |
| アンケート サイクル ID | アンケート サイクルを識別する一意の数値 | メタデータには、システム、ユーザー、および操作に関する機密データを含めることができます。 この ID の最後の 12 桁のみがエクスポートされます。 製品 ID はメタデータと見なされるため、先頭の番号は XXX として表示されます。 |
| アンケートの送信日 | アンケート通知がユーザーに送信された日時。 | YYYY-MM-DD hh:mm:ss |
| コメント トピック | Topicsアルファベット順に表示されます | |
| 機密性の高いコメント フラグ | 不適切な表現や個人を特定できる情報を含む機密性の高いコメントがあるコメントにはフラグが設定されます | |
| UUID の代わりに質問の説明を使用する | アンケート項目または質問 UUID のフルテキスト。 | 数値応答値。 |
部分的、空白、および用語付き従業員の対応処理
- 参加者が送信しない部分的に完了したアンケート は、生の 応答エクスポートには含まれません。
- 質問の回答やコメントのない空白のアンケート は、生の 応答エクスポートには含まれません。 生データのエクスポート数は、Viva Glint ポータルの最終的な回答者数と異なる場合があることに注意してください。 これは、回答のないアンケートは生データ エクスポートから除外されますが、ポータルでは引き続きカウントされるためです。
- 退職した従業員が提出したアンケート は、 未加工の応答エクスポートに含まれます。 organizationのデータ削除設定と、終了した従業員の応答データに与える影響を考慮してください。
注:
- エクスポート オプションは、管理者のみが使用できます。
- エクスポート オプションは、アンケートが公開される前に未加工のアンケート応答エクスポートが有効になっている場合にのみ、アンケート サイクルに対して有効になります。
注意
アンケートが公開されると、そのアンケートに対して生のアンケート回答エクスポートを有効または無効にするための選択を変更することはできません。