会議の有効性レポート
会議の有効性レポートでは、Viva Insights データによって設定されたテンプレートを使用して、従業員がより効果的な会議につながる習慣を実践しているかどうかを識別します。
レポートを使用すると、次のことが可能になります:
- 会議の有効性を改善する行動を特定します。
- これらの行動の実践を行っているグループと行っていないグループを決定します。
- 会議を効率化する行動を推進する方法について説明します。
- これらの行動パターンの経時的な変化を追跡します。
各レポート ページには、これが重要な理由の解釈、推奨されるアクション、メトリックの定義が含まれます。
Power BI でレポートにデータ入力するには、Viva Insights で定義済みの会議の有効性クエリを設定して正常に実行する必要があります。
注:
わかりやすくし、混乱をなくすために、このレポートのいくつかの分析情報の名前を変更しました。 データから得られる結論は同じですが、受動的なトーンから、分析情報の組み込み方法におけるより実用的なトーンへの変化に気付くでしょう。 この変更の詳細については、こちら を参照してください。
デモ
次のデモで使用するサンプル データは、このレポートを表すデータに過ぎず、お客様の組織固有のデータに特化したライブ レポートに表示される内容とは異なる可能性があります。
前提条件
クエリを実行し、Power BI でレポートに入力するには、次の操作を行う必要があります。
Viva Insights で分析情報アナリストの役割を割り当てられる。
2022 年 12 月以降のバージョンの Power BI Desktop をインストールします。 以前のバージョンの Power BI がインストールされている場合は、アンインストールしてから新しいバージョンをインストールしてください。 [Power BI Desktop の取得] に移動し、最新バージョンをダウンロードしてインストールします。
レポートの設定
クエリの実行
Viva Insights のアナリスト エクスペリエンスで、[分析] を選びます。
[Power BI テンプレート] で [会議の有効性] に移動し、[分析の開始] を選択します。 分析を実行する前に [会議の有効性] テンプレートの詳細を確認するには、[詳細情報] を選択します。
[クエリの設定] で、次の操作を行います:
- [クエリ名] を入力します。
- [期間] を選択します。 [期間] は既定で過去 3 か月に設定されます。
- [自動更新] を設定します (省略可能)。 [自動更新] ボックスをオンにすると、クエリを自動的に更新するように設定できます。 [自動更新] オプションを選ぶと、Viva Insights がライセンスを持つユーザーの更新されたコラボレーション データを取得するたびに、クエリが自動的に実行され、新しい結果が計算されます。
注:
自動更新クエリで使用される組織データが変更された場合 (属性名が変更されたり、属性が削除されたりした場合など)、クエリの自動更新が停止する可能性があります。
- 説明 を入力します (省略可能)。
- メトリック ルールを変更します (省略可能)。 新しいメトリック ルールを設定するには、[詳細設定] を選択します。 次に、一覧から新しいルールを選択します。 メトリック ルールの詳細については、「メトリック ルール」を参照してください。
注:
[その他の設定] ウィンドウには、[グループ化] 設定も含まれています。 Power BI クエリは [週ごとにグループ化] に設定されており、このフィールドは編集できません。
[定義済みのテンプレート メトリック] で、灰色のタグとして表示される、事前に選択されたメトリックの一覧を表示します。 これらのメトリックは Power BI レポートの設定に必要であり、削除することはできません。 [メトリックの追加] を選択して、他のメトリックを追加できます。
重要
低品質または不足している組織データは、メトリックに影響を与え、警告やエラーが発生する可能性があります。 アナリスト エクスペリエンスのデータ品質に関するデータ品質通知の詳細について説明します。
[クエリに含める従業員を選択する] で、レポートの範囲内の従業員を絞り込むためのフィルターを追加します。 定義済みの “アクティブ” フィルターは削除しないでください。 フィルターおよびメトリックのオプションの詳細については、「フィルター」を参照してください。 ここで警告またはエラーが発生した場合は、属性の 1 つが組織のデータに含まれていないか、品質が低いためです。
[クエリに含める従業員属性を選択する] で、最大 20 つの組織属性を追加します。 クエリが実行されたら、これらの属性を使用してレポートをグループ化し、フィルター処理できます。
重要
この PowerBI クエリを実行するには、いくつかの特定の属性が必要ですが、それらは事前に選択されています。 これらの属性は灰色で表示され、削除することはできません。 テンプレートに役立つ属性がいくつか含まれている場合もありますが、クエリを実行する必要はありません。 これらの属性は青で表示され、削除できます。
黄色の警告でマークされた属性に気付いた場合、その属性の品質は低くなります。 属性が赤でマークされ、クエリの [実行] ボタンが無効になっている場合は、組織データにその属性がありません。
アナリスト エクスペリエンスのデータ品質における属性とデータ品質の詳細について説明します。
画面の右上にある [実行] を選択します。 クエリの実行には数分かかる場合があります。
クエリ結果にアクセスする
レポートには、次の 2 つの異なる方法でアクセスできます。
- ブラウザーでレポートを表示します。 レポートを表示するだけの場合は、このオプションを使用します。
- Power BI Desktop で Power BI テンプレートを開き、クエリ結果に接続します。 レポートをカスタマイズする場合、またはレポートを Power BI サービスに発行して組織内の他のユーザーと共有する場合は、このオプションを使用します。
ブラウザーでレポートを表示する
ブラウザーでレポートを表示するには、[クエリ結果］ ページ に移動し、[表示] 列の目のアイコンを選択します。 高度な分析情報で他のタスクを実行しながら、レポートをバックグラウンドで保持する場合は、[新しいタブで開く] を選択できます。
Power BI Desktop で Power BI テンプレートを開く
- [クエリ結果] ページに移動し、[アクション] 列の Power BI アイコンを選択して、Power BI テンプレートをダウンロードし、クエリとパーティションの識別子を取得します。 これらの識別子は後で必要になります。
- ダウンロードしたテンプレートを開きます。
- プログラムの選択を求められた場合は [Power BI] を選択します。
- Power BI の以下の指示に従います:
- パーティションとクエリ識別子を貼り付けます。
- Viva Insights データを表示するための会社のポリシーに従って、このレポートの視覚エフェクト内でデータ集約の最小グループ サイズを設定します。
- [読み込み] を選択し、Power BI にクエリ結果を インポートします。
- Power BI からメッセージが表示された場合は、組織のアカウントを使用してサインインします。 その後、Power BI はデータを読み込んで準備します。 大きなファイルの場合、このプロセスには数分かかる場合があります。
重要
Viva Insights のアクセスに使用するのと同じアカウントで、Power BI にサインインする必要があります。 使用可能な場合は、左側から [組織アカウント] を選択します。 複数回サインインする必要がある場合があります。
![[組織アカウント] タブの Power BI へのサインインを示すスクリーンショット。](../../images/analyst-pbi-org-account1.png)
レポートの設定
会議の有効性レポートが設定され、Power BI のViva Insights データが設定された後:
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| レポートの期間を選択する | この設定は、主に傾向グラフに表示されるデータを変更します。 期間を 8 週間未満に減らすことは推奨されません。一部の分析情報 (月単位のインジケーターなど) には計算に十分なデータがないためです。 |
| 集計期間 | 集計期間は、集計されたすべての分析情報を計算するためにレポートが使用する期間を定義します。 たとえば、[過去 4 週間] を選択すると、終了日までの 4 週間にわたって分析情報が集計されます。 または、[過去 1 週間] を選択すると、終了日までの過去 1 週間の分析情報が集計されます。 |
| 従業員会議時間の平均コスト | レポート全体の会議時間のより正確な値を計算するには、この値を変更します。 |
| 従業員グループを除外するオプションのフィルター | 測定対象従業員の母集団をフィルター処理するには、選択された任意の組織属性でフィルター処理し、これらの属性の値のいずれかでフィルター処理できます。 これらのオプションのフィルターを使用すると、測定対象従業員数が減少して反映されます。 |
| レポートの表示方法 | これは、それ以降のすべてのページでグループ化に使用する主な属性です。 この属性はいつでも変更できます。それ以降のすべてのレポート ページには、新しい属性によってグループ化された値が表示されます。 |
| オプションの除外 | チェックボックスを使用して、次の操作を行います:
|
| レポートに使用する言語を選択する | レポートの言語を変更します。 |
注:
現在、ブラウザーでレポートを表示することを選択した場合、上記の オプションの除外 は使用できません。 オプションの除外 は、Power BI テンプレートをダウンロードして Power BI Desktop で開く場合にのみ使用できます。
レポートの概要
会議の有効性レポートには、組織が健全な会議習慣を実践しているかどうかを確認するのに役立ついくつかのレポート ページが含まれています。
最初の 2 ページを除いて、各レポート ページは同様の形式に従います: メトリックのグループ全体の平均が表示され、その後、選択した組織属性ごとにそのメトリック平均の内訳が表示されます。 これらの平均は、レポート設定で選択した集計期間に対して計算されます。 また、選択した開始日から終了日までのグループ平均の傾向を確認したり、ページの背後にある目的の説明のために [なぜこれが重要か] を選択することもできます。 最後に、各ページはアクションに関する提案で終わります。ここで [さらに探索] を選択すると、提案されたアクションに関する追加の詳細にアクセスできます。
概要
レポートに含まれるすべての分析情報の概要を取得します: 会議時間の数量に対応する 3 つの分析情報と、会議時間の品質に対応する 6 つの分析情報です。
会議時間品質の分析情報
会議時間の品質を示すすべての分析情報 (大きくて長い会議、または短い通知など) は、これらの特徴を持つすべてのユーザーの会議時間の割合として測定されます。 たとえば、2 人が 30 分間の会議に参加するとします。 1 人は時間どおりに参加し、もう 1 人は遅れて参加します。 その会議の累積時間は 60 分でしたが、そのうち 30 分は遅れて参加した。 つまり、会議時間の 50% が遅れて参加しました。
Mover アイコン
[最大の増加] アイコンは、前の期間と比較して、集計期間で最も増加した分析情報を示します。 これは、増加のサイズに基づいて調査する価値がある場合があります。 [最大の減少] アイコンは、前の期間と比較して、集計期間中に最も減少した分析情報 (会議の参加や終了の遅れなど) を呼び出します。 これは、お祝いの原因である可能性があります。
時間ベースの比較
選択した集計期間に基づいて、月単位の比較または週単位の比較が既定で表示されます。 [過去 4 週間] を選択すると、過去 4 週間とそれ以前の 4 週間を比較した月単位の計算がレポートに表示されます。 [過去 1 週間] を選択した場合、レポートには、過去 1 週間とそれ以前の週を比較した週単位の計算が表示されます。
会議のライフサイクル
概要ページと同様の分析情報を表示しますが、会議ライフサイクルの段階 (前、最中、後) に基づいて表示します。
効果的な会議を開催する場合は、次の 3 つのフェーズで会議について考えるのに役立ちます。
会議の 前 に、適切な出席者は誰か、必要な時間はどれくらいか、必要な関係者は誰なのか、彼らが参加できるかどうかなどを考えます。
会議中は、時間通りに開始し、議題を最後までやり遂げ、ユーザーが参加できるようにします。
会議後は、会議を評価し、フィードバックを求め、メモと実施項目を送信します。
会議時間
組織が会議にどれだけの時間を費やしているかを知るとショックを受けることがあります。 その投資を理解したら、非生産的な会議時間を減らす方法について質問し始めるのは簡単です。 このページでは、会議に費やされた時間の価値を把握します。 組織内でこの値を追跡する価値がない場合は、いつでも [設定] に移動して、その値を 0 に設定できます。
大規模で長時間
大規模な会議時間 (開催者を含む 9 人以上の招待者) と長い時間 (1 時間以上) の割合について説明します。 このデータが時間の経過とともにどのような傾向を示すか、また大規模の会議、長く大規模な会議、短く小規模な会議、および長時間の会議の割合の分布も確認できます。
急な通知
短い通知でスケジュールされている会議について説明します。つまり、開催者が会議を開始するように設定される 24 時間以内にスケジュールした会議時間の割合です。
競合
重複する会議の蔓延と参加可能な出席者の状況を把握します。 このページには、従業員の予定表上で重複する会議がなかった会議時間の割合が表示されます。
遅れて参加
従業員が開始時間から 5 分後に Teams 会議に参加した会議時間の割合を表示します。
遅れて終了
従業員が Teams 会議を終了時刻から 1 分後に終了した会議時間の割合を表示します。
マルチタスク
マルチタスクが組織に与える影響について説明します。 ユーザーが会議中にメールやチャットの送信や閲覧をしていた会議時間の割合を確認できます。 このページには、コラボレーション時間数とマルチタスクの傾向に基づいたマルチタスク担当者のカテゴリも表示されます。
会議後
会議室から退出した後でも (物理的または仮想的に)、会議は終了しません。 明確な実施項目と次のステップを常に周知するようにしてください。 また、次回の会議が前回よりも効果的であることを確認するために、会議の進め方を検討してください。 このページから、この傾向を確実に維持するために役立つヒントをいくつか取得しましょう。
用語集
レポートで使用されるメトリックとその他の主要な用語を表示します。
Power BI のヒント、よく寄せられる質問、トラブルシューティング
レポートやその他の Power BI ヒントの共有方法、問題のトラブルシューティング、よく寄せられる質問の確認に関する詳細については、「Power BI のヒント、よく寄せられる質問、トラブルシューティング」をご覧ください。