個人的インサイトに関する FAQ
重要
2024 年 3 月末以降、ダイジェスト メールは一時停止されます。通常は月に 2 回送信されます。 ダイジェスト メールのすべてのコンテンツは、Teams または Web のViva Insights アプリ内で引き続き使用できます。引き続き、データ分析情報をシームレスに探索および分析できます。 この変更の詳細については、 ダイジェスト メールの一時停止に関するページを参照してください。
この記事では、Viva Insights アプリ、ダイジェスト メール、Viva Insights Outlook アドイン、インライン候補など、Microsoft Viva Insightsの個人用分析情報オプションに関してよく寄せられる質問に回答します。
質問と回答は、次の 3 つのセクションに分かれています。
- すべてのユーザーに適用される [プライバシー ] セクション
- トピック別にグループ化された [ 個人用分析情報を使用 する場合] セクションと [IT 管理者向 け] セクション
プライバシー
Q1. 誰が自分のデータを見ることができますか?
自分のデータは自分のみ閲覧できます。 自分のデータから生成された統計情報と分析情報は自分のみ確認できます。 マネージャーやシステム管理者はあなたの個人データを閲覧することはできません。 Insights アプリの個人用分析情報には、既に利用できる既存の情報 (出席した会議とその期間など) のみが含まれます。
ただし、自分の代わりにメッセージを送信する管理アシスタントなど、別のユーザーにメールボックスへのアクセス権を付与した場合、そのユーザーはダイジェスト メール内で個人の分析情報を確認できます。 ただし、そのユーザーは Insights アプリで個人の分析情報を表示できません。 メールボックスのアクセス許可の詳細については、こちらをご覧ください。
詳細については、「プライバシー ガイド」を参照してください。
Q2. データViva Insights保護する方法
Viva Insightsでは、Microsoft 365 メールボックスのデータ、つまり、メールや会議に関するデータ、および Teams での通話やチャットに関するデータが使用されます。
Viva Insights では、メールボックス自体にデータが保存され、メールとカレンダーで使用されている保護機能と同じものが搭載されています。 つまり、メールと予定表の情報を非公開にして保護するのと同じようにデータを保護します。
Viva Insights実行されるすべての計算は、自分が取得できるデータに基づいて、メール、会議、通話、インスタント メッセージ (開始時刻と終了時刻、件名行など) のメタデータを収集して調べることで得られます。 言い換えると、Viva Insightsは、特に作業を自動化します。これらの自動計算により、職場のコラボレーションの習慣に対する透明性が得られます。
Viva Insights では、コンピューター上で追跡ソフトウェアが実行されていません。
Q3. Viva Insightsはどのようなデータを使用しますか?
注:
Viva Insightsは、プライバシー ガイドの説明に従ってデータを処理します。
Viva Insightsでは次が使用されます。
メール アイテムの情報:
- メタデータ - メールのタイムスタンプ、送信者、受信者、"開封済み" シグナルが含まれます
- メールの本文に各ユーザーが記載したステートメント - これらのステートメントは、タスク カードの作成時にのみ使用されます
- メールを受信した他のユーザーのアクション - メールを開いたかどうかなど (これは、個人のプライバシーを保護するため、集計フォームでのみ使用されます)。
予定表アイテムの情報:
- 種類 (会議または予定)
- 状態 (予定あり、空き時間、不在、仮の予定)
- カテゴリ
- 件名
- 期間
- Attendees
Teams からの情報:
- Viva Insights は、Teams 内で行われる音声通話、ビデオ通話、チャットをコラボレーション アクティビティとしてカウントします。
OneDrive SharePoint データ: Viva Insightsには、作業した OneDrive ドキュメントと SharePoint ドキュメントの数が表示されます。
Viva Insightsでは、次の機能は使用されません。
organization外のユーザーからのEmailデータと予定表データは、次の例外があります。Viva Insightsは、独自の Microsoft 365 メールボックスに存在するデータを使用します。 たとえば、organization以外のユーザーと会議を行うと、その会議の開始時刻と終了時刻がメールボックスに表示されるため、ユーザーに表示されます。 したがって、このデータは、コラボレーション履歴に関する計算で使用できます。
個人の分析情報を使用する場合
データ ソース
Q1. Microsoft Exchange または Skype for Business のオンプレミスのインストールからデータを抽出することはできますか?
いいえ。 Viva Insights データのデータ ソースとして使用されるのは、Exchange Online と Teams のみです。
会議
Q1. 「会議の時間」には、個人用予定表で個人の作業のためにブロックした時間は含まれますか?
予定を使用して予定表をブロックする場合 (「予定の 作成またはスケジュール」を参照)、または自分だけで会議を作成した場合、この時間は会議時間としてカウントされません。
フォーカス時間
Q1. "フォーカス時間が保持される" とはどういう意味ですか?
フォーカス時間は、削除せず、会議の競合がない場合に保持された時間としてカウントされます。 フォーカス プランに登録することで、フォーカス時間を自動的に予約したり、ブリーフィング メールまたはViva Insights アプリを通じて定期的でない単一セッションをスケジュールしたりできます。
重要
いくつかの改善を行うために、ブリーフィング メールの送信を一時停止しました。 このサービスが再開されるまで、Viva Insights Outlook アドインまたは Teams の Viva Insights アプリに引き続きアクセスして、主要な機能を利用できます。 この変更の詳細については、「ブリーフィングの一時停止」を参照してください。
Q2. フォーカス時間が間違っている、または不正確なのはなぜですか?
フォーカス時間の合計のトラブルシューティングを行うには、次を試してください。
- 自分の勤務時間とタイム ゾーンの設定が正しいことを確認します (「 Outlook の設定」を参照してください)。
- フォーカス時間の詳細については、「フォーカス」を参照してください。
予定表
Q1. 操作方法休暇中であることをViva Insightsに伝えますか?
休暇 (や休日) を取る予定がある場合は、休暇の日を含む Outlook 予定表イベントを作成して、ステータスを [不在] に設定します。 Viva Insightsは、離れている間にフォーカスと会議時間がゼロになります。
Q2. 個人用設定を変更して、仕事以外の時間をより正確なものにできますか?
はい。 [Outlook 設定] で自分のタイム ゾーンと勤務時間を変更できます。
ダイジェスト メール
Q1. Outlook で Viva ダイジェストメールはどのように表示されますか?
ダイジェスト メールは、標準 のメール 配信プロセスを経ないシステム生成通知です。 これらは、Viva Insightsによって Outlook の受信トレイに直接挿入されます。
オプトアウト
Q1. Viva Insightsをオプトアウトできますか? 自分で行った場合 (または、管理者が自分をオプトアウトした場合) 後でオプトインできますか?
はい、両方とも可能です。 Viva Insightsの個々の部分へのアクセスをオプトアウトすることも、一度にすべてのViva Insightsからオプトアウトすることもできます。 必要に応じて、後でもう一度 オプトイン することもできます。
詳細については、以下を参照してください。
すべてのViva Insightsのオプトアウト
さまざまな要素からオプトアウトする
Viva Insightsにオプトインする
Q2. Viva Insights Outlook アドインを追加または削除できますか?
はい、できます。 しかし、最初に、「オプトアウト」と「削除」の違いは何ですか?
- オプトアウト: オプトアウトすると、機能にアクセスできなくなります。 (ただし、気が変わったらオプトバックできることに注意してください。これを行うには、「Viva Insights Outlook アドインからオプトアウトする」の手順に従いますが、手順 4 ではコントロールを [オン] に設定します)。
- 削除: アドインを削除すると、機能へのアクセスが失われるだけでなく、そのアイコンも Outlook リボンから削除されます。 (これについても変更できます。「Viva Insights Outlook アドインを追加する」を参照してください)。
Viva Insights Outlook アドインを削除する
Outlook リボンからViva Insights アドインを削除するには、次の手順に従います。
注:
この手順を実行すると、Outlook のインラインの候補 も削除されます。
Outlook の [ホーム] リボンで、[アドインを入手] アイコンを選択します。
[個人用アドイン] を選択します。
管理マネージドで、Viva Insightsの省略記号 (...) を選択し、[削除] を選択します。
Viva Insights Outlook アドインを追加する
Outlook リボンにViva Insights アドインを追加するには、次の手順に従います。
- Outlook の [ホーム] リボンで、[アドインを入手] アイコンを選択します。
- 管理者が管理 を選択します。
- Viva Insightsを見つけて、[追加] を選択します。
可視性およびアクセス
Q1. ここで読んだ分析情報や提案が表示されないのはなぜですか?
Viva Insights アプリにアクセスするには、Exchange Online ライセンスが必要です。
Q2. プランの内容はどのように確認するとよいですか?
一部のViva Insights機能の説明は、「Microsoft 365 または Microsoft 365 の "プラン" を参照するセクションに適用する」で始まり、プランと環境に関する記事を参照します。 どのプランが必要ですか?
次の手順に従って、計画 (または サービス プラン) を特定できます。
ホーム ページを開きます。
ページの右上で、イニシャルまたは画像を選択し、[ アカウントの表示] を選択します。
[ サブスクリプション] で、[ サブスクリプションの表示] を選択します。
[ サブスクリプション] には、使用可能なサービス プランが [ライセンス] の下に一覧表示されます。
Q3. サポートされている言語は何ですか?
個人用分析情報は、表示する Microsoft 365 アプリと同じ言語のほとんどで利用できます。 「Office で利用できる言語」を参照してください。 また、Viva Insightsでサポートされる内容の詳細については、「言語のサポート」を参照してください。
Q4. アシスタントでメールと予定表を管理している場合、Viva Insightsデータにこれらのアクティビティが含まれますか?
- ユーザーの代わりにアシスタントが送信したメールは、データには含まれません。 Viva Insightsには、メールボックスから送信したメールに関するデータのみが含まれます。
- ただし、Viva Insightsには、アシスタントによってユーザーに代わって作成および受け入れられたイベントなど、予定表のイベントがデータに含まれます。
Q5. Viva Insightsはクッキーを使用しますか?
Viva Insightsは、ダッシュボードのユーザーの認証にのみ Cookie を使用します。 Cookie の詳細については、「Microsoft のプライバシーに関する声明」を参照してください。
Q6. 共有メールボックスのViva Insightsは機能しますか?
いいえ;現在、Viva Insightsまたは MyAnalytics サービス プランは共有メールボックスでは使用できません。
Q7. ダッシュボードのライセンス認証を行うと、履歴データは表示されますか? またはライセンス認証日から始まるのでしょうか?
アクティブ化後、Viva Insightsはアクティブ化日の 4 週間前に履歴データを処理します。 この 4 週間の日付範囲より前のデータはダッシュボードに表示されません。 アクティブなコラボレーターを計算するために、Viva Insightsは過去 12 か月間の履歴データを処理します。
Insights Outlook アドイン
Q1. Insights Outlook アドインで使用できるタスク カード (コミットメント) の言語は何ですか?
Outlook アドインのタスク カードが表示できるのは英語のみです。
Q2. 共有メールボックスまたは第 2 のメールボックスのメールの読み取り率を取得することはできますか。
Viva Insightsは、共有メールボックスまたはセカンダリ メールボックスのデータを使用しません。
Q3. 自分のメールの一部で読み取りに関する統計情報が表示されないのはなぜですか?
読み取りに関する統計情報に表示される送信メールは、過去 14 日以内に受信者を 5 人以上にして送信したメールだけです。
フィードバックと更新
Q1. Viva Insights アプリに関するフィードバックを Microsoft に送信するにはどうすればよいですか?
各ページの右下隅に、Insights アプリから "これは役に立ちますか?フィードバックを提供するには、[ はい ] または [いいえ] を選択します。
[はい] または [いいえ] を選択すると、ダイアログ ボックスが表示されます。 これを使用して、書面によるフィードバックを共有します。 Microsoft がフィードバックについてフォローアップする場合は、[ このフィードバックについてお問い合わせいただけます ] ボックスを選択します。 次に、[ 送信] を選択します。
Q2. 最新のViva Insights機能を使用して更新を続け、組織のニーズにツールを使用している同僚から学習するにはどうすればよいですか?
すべてのViva Insightsユーザーが、Viva Insights コミュニティにアクセスして登録することをお勧めします。 コミュニティには次のものが含まれます。
- 同僚とつながり、共有エクスペリエンスについて話し合うフォーラム
- 専門家チームによって定期的にレビューされる一般的な問題に関する貢献とサポートを受けるフォーラム
- 新機能とツールについて学習するための毎月のブログ投稿
- アイデアを共有し、製品開発チームと関わるスペース
IT 管理者向け
このセクションの質問は、次の領域に分類されます。
- 管理管理タスクと機能 – IT 管理者のタスクに関する質問。
- 機能の可視性とアクセス – Viva Insights機能をユーザーが利用できるタイミングに関する質問。 (「 可視性とアクセス」 セクションも参照してください)。
- ユーザー データのプライバシー – 管理者の操作がデータのプライバシーにどのように影響するかについての質問。 (プライバシーに関する一般的な問題については、「 プライバシー 」セクションを参照してください)。
管理管理タスクと機能
Q1. ユーザーのViva Insightsエクスペリエンスを管理操作方法?
次の 2 通りの方法で環境を管理できます。
- organization全体のViva Insights要素へのアクセスを構成します。 詳細については、「テナント レベルでアクセスを構成する」を参照してください。
- 個々のユーザー Viva Insightsアクセスをオンまたはオフにします。 詳細については、「ユーザー レベルでアクセスを構成する」を参照してください。
Q2. ユーザーのサブセットにViva Insightsをパイロットするにはどうすればよいですか?
パイロット ユーザーの "Insights by MyAnalytics" または "MyAnalytics (Full)" サービス プランを有効にします。 これらのプランは既定で有効になっているため、他のユーザーに対してプランが無効になっていることを確認する必要があります。 プランを無効にする方法の詳細については、「ユーザーにライセンスを割り当てる」を参照してください。
Q3. Microsoft 365 GCC でViva Insights エクスペリエンスを管理するにはどうすればよいですか?
Viva Insights エクスペリエンスを有効または無効にするには、「ユーザーにライセンスを割り当てる」の該当する手順に従います。
Q4. organizationのWindows 10アクティビティ履歴を管理するにはどうすればよいですか?
organizationのテナント レベルでは、次の 2 つのグループ ポリシー設定を設定できます。
- System\OS ポリシー\ユーザー アクティビティのアップロードを許可する
- System\OS ポリシー\ユーザー アクティビティの公開を許可する
詳細については、「Windows 10の新しいポリシー」を参照してください。
機能の可視性とアクセス
Q1. Viva Insightsと Insights Outlook アドインで使用できるブラウザーは何ですか?
Viva Insights Web ベースのページでサポートされている Web ブラウザーの一覧については、「プランと環境でのブラウザーのサポート」を参照してください。
Outlook アドインとして、Insights Outlook アドインではお使いのシステムのプラットフォームおよびオペレーティング システムに対応したブラウザーが必要です。 詳細については、「Office アドインによって使用されるブラウザー」を参照してください。
Q2. Insights Outlook アドインがインストールされていることを確認するにはどうしたらよいですか?
インストールされていることを確認するには、「Viva Insights Outlook アドインのインストールを確認する」を参照してください。
Q3. 新しいユーザーがダッシュボードやその他のViva Insights要素にアクセスできるようになるまでどのくらいの時間がかかりますか?
ダッシュボードは、MyAnalytics または Viva Insights サービス プランでライセンスを割り当てられた数日後に、Viva Insightsユーザーが利用できます。 新しいユーザーがViva Insightsにアクセスするタイミングの詳細については、「Viva Insights要素へのアクセス」を参照してください。
Q4. Outlook で Viva ダイジェストメールはどのように表示されますか?
ダイジェスト メールは、標準 のメール 配信プロセスを通過しないシステム生成通知です。 これらは、Viva Insightsによってユーザーの Outlook 受信トレイに直接挿入されます。 ダイジェストは、電子メール設定のトランスポート ルールでは管理できません。
Q5. どのサービス プランで使用 できない 機能がありますか?
メールの読み取り率とドキュメントの公開率を示すカードは、現在、Insights by MyAnalytics サービス プランでは使用できません。
注:
すべてのViva Insights機能は、MyAnalytics (Full) または Viva Insights サービス プランを持つユーザーが利用できます。
Q6. ライセンスを持つユーザーが、Viva Insightsで 1 つ以上の個人的な分析情報を表示できないのはなぜですか?
[Viva Insights要素へのアクセス] をオンにして、対象となるサービス プランを持つライセンスがユーザーに割り当てられた後に要素が使用可能になるタイミングを確認します。
ユーザーに "myanalytics" を許可するように EWSAllowList が構成されているかどうかを確認してください。詳細については、「Set-OrganizationConfig」を参照してください。
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="myanalytics/*"}
ユーザー データのプライバシー
Q1. Microsoft 担当者は、ユーザーのViva Insightsデータにアクセスできますか?
Microsoft 365 商用オンライン サービスと同じ規則が適用されます。Microsoft 担当者は、Viva Insightsの個人データにアクセスできません。 詳細については、「お客様のデータに誰がアクセスできるか」を参照してください。
Q2. システムを使用すると、管理者はデータへのアクセス、変更、削除などのデータ アクティビティをログに記録または監査できますか?
いいえ。 Viva Insightsは監査をサポートしていません。
Q3. ユーザー データの保存場所はどこですか? また保存期間はどのくらいですか?
ユーザーの指標データは、ユーザーのメールボックスに保存されます。 シナリオによっては、毎日のデータは最大 35 日間保存され、毎週のデータは最大 9 週間保存されます。 ただし、過去 12 か月の共同作業者数に関するデータは、最大 370 日間保存されます。
Q4. Microsoft Exchange のオンプレミスインストールからデータを抽出できますか?
いいえ。 Viva Insights データのデータ ソースとして使用されるのは、Exchange Online と Teams のみです。
Q5. Viva Insightsユーザー データを削除して保存しないように依頼できますか?
はい。法律で要求された場合、または一般データ保護規則 (GDPR) データ主体の権利をサポートするユーザーから要求された場合は、Viva Insightsユーザー データの処理を削除して制限できます。 データの削除の手順については、GDPR 準拠の 3 番目の義務を参照してください。 Viva Insights アプリは、すべての GDPR 要件に完全に準拠しています。
注:
ユーザーがViva Insightsの使用をオプトアウトした場合、このアクションはそのユーザーのViva Insightsデータを削除しません。
Q6. ユーザーが PowerShell でオプトアウトまたはオプトアウトされた場合、Microsoft 365 または Viva Insights のアップグレードを通じてもオプトアウトされたままになりますか?
はい。 オプトアウト設定は、ユーザーまたはテナント管理者のみが変更できます。 アップグレードの結果として変更されることはありません。
Q7. 管理者はテナント レベルでViva Insightsを無効にできますか?
管理者は、Viva Insightsのテナント レベルでViva Insightsの既定の設定を構成できます。 これは、オプトアウトまたはオプトインの選択に基づいて、ユーザーによってオーバーライドできます。
管理者は、 ユーザーにライセンスを割り当てて 、個々のユーザーのアクセスを有効または無効にすることもできます。 ライセンスが割り当てられない場合、ユーザーはViva Insights機能にアクセスできません。
Q8. Viva Insightsを使用しているorganizationのユーザーを確認できますか?
はい。 Microsoft 365 管理者は、管理センターでViva Insightsアクティビティ レポートを表示できます。 詳細については、「Viva Insights アクティビティ」を参照してください。