Входящие документы

Внешние бизнес-документы могут поступать в вашу компанию в виде вложения в сообщение электронной почты или бумажной копии, которая будет отсканирована в файл. Этот сценарий характерен для покупок, где такие файлы исходящих документов представляют денежные поступления за расходы или небольшие покупки.

На странице Входящие документы можно использовать различные функции для просмотра квитанций по расходам, управления задачами OCR, а также преобразования входящих файлов документов, вручную и автоматически, в соответствующие документы либо строки журналов. Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе обработки, в том числе к учтенным документам и к полученным записям поставщика, клиента и главной книги.

Сценарий использования

Вы можете зарегистрировать файлы или бумажные копии, полученные от ваших торговых партнеров, в Business Central и создать запись документа. Например, счет покупки или продажи, кредит-нота или строка журнала.

Отправьте полученные файлы — или используйте камеру устройства, чтобы сделать снимок, — и создайте записи для представления внешних документов. При желании вы можете воспользоваться внешней службой оптического распознавания символов (OCR) для создания электронных документов с помощью PDF-файлов или изображений, которые затем можно преобразовать в записи внутри Business Central.

Примечание

Функция OCR предоставляется внешними поставщиками. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и/или страны/региона. Найдите сервисы, совместимые с Business Central, и подробности о доступных функциях на сайте AppSource.microsoft.com.

Например, при получении от поставщика счета в формате PDF можно отправить его в службу OCR на странице Входящие документы. В качестве альтернативы некоторые поставщики OCR предлагают возможность обработки файлов, пересылаемых на выделенный адрес электронной почты, который затем автоматически создает соответствующую запись входящего документа. Спустя несколько секунд файл будет возвращен из службы OCR в виде электронного счета, который может быть преобразован в счет покупки для этого поставщика.

Чаевые

Создавайте записи входящих документов в Business Central непосредственно из сообщений электронной почты, отправленных поставщиками, с помощью надстройки Outlook. Дополнительные сведения см. в разделе Использование Business Central в качестве рабочего почтового ящика в Outlook.

Функции входящих документов

Обработка входящих документов может состоять из следующих основных действий:

• Запишите внешние документы в Business Central, создав строки на странице Входящие документы следующими способами:
  • Вручную, с помощью компьютера или мобильного устройства, одним из следующих способов:
    • Используйте кнопку Создать из файла, отправьте файл, затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ.
    • Используйте кнопку Создать, заполните соответствующие поля на странице Входящий документ и вручную приложите соответствующий файл.
    • На планшете или телефоне нажмите кнопку Создать по данным камеры для создания новой входящей записи документа с помощью встроенной камеры устройства.
  • Автоматически путем получения документа из сервиса OCR в виде электронного документа после отправки или отправки по электронной почте связанного PDF-файла или файла изображения в сервис OCR. Экспресс-вкладка Финансовые сведения будет автоматически заполнена на странице Входящий документ.
• Использование внешнего сервиса OCR для преобразования PDF-файлов или файлов изображений в электронные документы, которые можно преобразовать в записи документов в Business Central.
• Создавайте новые документы или строки финансового журнала для записей входящих документов, вводя информацию в процессе чтения файлов входящих документов.
• Прикрепляйте файлы входящих документов к документам покупки и продажи в любом статусе, в том числе к операциям поставщиков, клиентов и главной книги, полученным в результате учета.
• Просматривайте записи входящих документов их вложений из любого документа или операции покупки или продажи или находите все операции главной книги без записей входящих документов на странице План счетов.

Примечание

Файлы, прикрепленные к Карточки, и документы на вкладке Вложения не включаются на страницу Входящие документы . Дополнительные сведения см. в разделе Управление вложениями, ссылками и заметками в карточках и документах.

По	Ссылка
Настраивайте функции Входящие документы и службу OCR.	Настройка входящих документов
Создайте записи входящих документов вручную или автоматически, например по фотографии или бумажной приходной накладной.	Создать записи входящих документов
Используйте сервис OCR, чтобы преобразовать PDF-файлы и файлы изображений в электронные документы, которые, например, можно преобразовать в счета покупки в Business Central. Обучите службу OCR, чтобы избегать ошибок при следующей обработке похожих данных.	Используйте OCR для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы
Подключайте или удаляйте записи входящих документов для любых неучтенных документов покупки или продажи и любых записей клиента, поставщика или Главной книги, полученных из документа или записи.	Создавайте записи входящих документов непосредственно из документов и записей
На страницах План счетов и Операции главной книги с помощью функции поиска можно найти операции ГК для учтенных документов покупки и продажи, которые не имеют записей входящих документов, и затем централизованно связать их с существующими записями или создать новые записи с прикрепленными файлами документов.	Найти отправленные документы без записей входящих документов
Получайте лучшее представление, устанавливая для записей входящих документов статус Обработано и удалите их из представления по умолчанию.	Управление множеством входящих записей документов

См. также

Покупка
Редактирование опубликованных документов
Электронный обмен данными
Business Central и OneDrive для бизнес-интеграции
Используйте Business Central в качестве делового почтового ящика в Outlook
Отправка документов и электронных писем
Работа с Business Central

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь