Бөлісу құралы:

Кездесулер, контактілер мен тапсырмаларға арналған синхрондау логикасы

  • Мақала

Бұл мақалада кездесулердің, контактілердің және тапсырмалардың Dynamics 365 және Exchange арасында синхрондалу әдісі қарастырылған. Электрондық пошта бөлек синхрондалады.

Кездесулер, контактілер және тапсырмалар Dynamics 365 және Exchange арасында әдепкі бойынша екі жолмен синхрондалады. Сервер тарапында синхрондау, сондай-ақ Exchange синхрондауы ретінде белгілі, таңдаулы әдіс. Синхрондалатын элементке және синхрондау бағытына байланысты синхрондау әртүрлі болады.

Синхрондау конфигурациясының талаптары

Кездесулерді, контактілерді және тапсырмаларды синхрондаудан бұрын, Dynamics 365 жүйесіндегі тиісті пошта жәшігінің жазбасы келесі талаптарға сай болуы керек. Кезек тізімінің пошта жәшіктері кездесуді, контактіні немесе тапсырманы синхрондауды қолдамайтынын ескеріңіз.

  • Әр пайдаланушылардың электрондық пошта мекенжайлары бекітіледі.
  • Пошта жәшігі тексеріледі және қосылады.
  • Кездесулердің, контактілер мен тапсырмалардың сервер тарапында синхрондалуы орнатылады.

Қосымша ақпарат алу үшін Exchange Online қосылу және Сервер тарапында синхрондау тақырыбын қараңыз.

Синхрондау сүзгілері сервер тарапында синхрондау арқылы Dynamics 365 and Exchange арасында синхрондалатын жазбаларды анықтайды. Қосымша ақпарат алу үшін Customer Engagement бағдарламалары және Exchange арасында синхрондайтын жазбаларды таңдау бөлімін қараңыз.

Dynamics 365 жүйесінен Exchange бағдарламасына синхрондау

Элемент Exchange бағдарламасымен синхрондалғаннан кейін сілтеме орнатылады. Синхрондау әрқашан екі бағытты болады. Бір жағындағы кез келген өзгеріс екінші жағынан көрсетіледі.

Exchange бағдарламасынан Dynamics 365 жүйесіне синхрондау

Кездесулер, контактілер және тапсырмалар Exchange бағдарламасынан Dynamics 365 жүйесіне келесі талаптар орындалғанда ғана синхрондалады:

  • Элемент Dynamics 365 for Outlook бағдарламасында жасалған.
  • Элемент Dynamics 365 for Outlook бағдарламасындағы Dynamics 365 жүйесінде бақыланады.
  • Dynamics 365 жүйесінде бақыланады санаты Dynamics 365 for Outlook бағдарламасында емес, Outlook немесе басқа электрондық пошта клиентінде қолданылады.

Ескертпе

Егер кездесу негізгі күнтізбе қалтасында немесе оның ішкі қалталарында болса, сервер тарапында синхрондау кездесулерді Dynamics 365 жүйесінде бақыланады санатымен синхрондайды. Басқа күнтізбе қалталарындағы элементтер синхрондалмайды.

Негізгі Күнтізбе қалтасынан синхрондауға болатын кездесулерді көрсететін Outlook бағдарламасындағы пошта жәшігінің скриншоты.

Бұл талаптар орындалғанда, сервер тарапында синхрондау Dynamics 365 жүйесінде элемент жасайды және сілтеме орнатады. Синхрондау әрқашан екі бағытты болады. Бір жағындағы кез келген өзгеріс екінші жағынан көрсетіледі.

Қосымша ақпарат алу үшін келесіні қараңыз:

Кездесулерді синхрондау

Dynamics 365 және Exchange арасындағы кездесулердің синхрондалу әдісі синхрондау бағыты мен кездесудің сипаттарына байланысты.

Кездесуді ұйымдастырушы

Кездесуді ұйымдастырушы кездесуді синхрондау үшін негізгі өріс болып табылады. Ол әртүрлі синхрондау әрекеттерін басқарады. Мысалы, тек Dynamics 365 кездесуді ұйымдастырушысы Dynamics 365 жүйесінен Exchange қатысушыларына кездесулерді синхрондап, тарата алады. Power Automate немесе теңшелетін код сияқты теңшеулерді пайдаланып кездесулерді жасағанда, ұйымдастырушының дұрыс көрсетілгеніне көз жеткізіңіз. Әдепкі бойынша ұйымдастырушы өрісі кездесу пішінінде көрсетілмейді. Мәннің бар және дұрыс екенін растау үшін қажетінше оны пішіндерге, көріністерге немесе кеңейтілген іздеу сұрауларына қосуға болады.

Кездесуді ұйымдастырушы Dynamics 365 жүйесінде Exchange бағдарламасына үндестірілгеннен кейін өзгертілсе, бұл бастапқы ұйымдастырушының бас тартуды шығаруына себеп болуы мүмкін. Бұл кездесу енді пайдаланушының синхрондау сүзгілерінің шарттарына сай келмейтіндіктен орын алуы мүмкін. Сонымен қатар, жаңа ұйымдастырушы кездесуді Exchange жүйесінде жаңа жиналыс ретінде синхрондауы мүмкін. Алдыңғы ұйымдастырушыдан бас тартуды жіберу әрекетін OrgDBOrgSetting атаулы DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync арқылы өзгертуге болады.

Ескертпе

Келесі шарттар дұрыс болса, Dynamics 365 жүйесінде жасалған кездесу SYSTEM арқылы жасалғандай пайда болады:

  • Кездесуді бақылаған пайдаланушы ұйымдастырушы емес
  • DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities деп аталатын OrgDBOrgSetting жалған әдепкі мәніне орнатылған.

Outlook жиналысының ұйымдастырушысы Dynamics 365 пайдаланушысы болса, иесі ұйымдастырушы болады. Ұйымдастырушы Dynamics 365 пайдаланушысы болмаса, иесі оны бақылайтын пайдаланушы болады.

Кездесулерді Dynamics 365 жүйесінен Exchange бағдарламасына синхрондау

  • Салыстыру: Dynamics 365 жүйесіндегі кездесулер Exchange бағдарламасымен жиналыс ретінде синхрондалады.

  • Кездесу күйі: Егер Dynamics 365 жүйесіндегі кездесу күйі Аяқталды, Бас тартылды, немесе Тегін (Ашық), кездесу күйі Exchange қызметіне Тегін ретінде синхрондалады.

  • Еске салғыш: Егер кездесу жеті күннен артық өткен болса немесе кездесу күйі Тегін (Ашық) болса, еске салғыш орнатылмайды.

  • Шақырулар: Ешқандай шақыру жіберілмейді, егер:

    • Кездесу өтіп кетті.
    • Қатысушылар шақырылмады.
    • Кездесуді синхрондаған пайдаланушы ұйымдастырушы емес.
    • Келесі сипаттардың ешқайсысы өзгертілмеді: Тақырып, Негізгі мәтін, Орын, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Бас тартылған және жойылған кездесулерді Dynamics 365 жүйесінен Exchange бағдарламасына синхрондау

Кездесу ұйымдастырушының пошта жәшігінен жойылған кезде, Exchange бағдарламасы қатысушыларға кездесуден бас тартуды жібереді.

Кездесу Dynamics 365 жүйесінде жойылса, келесі жағдайларда бас тарту жіберілмейді:

  • Кездесу өтіп кетті.
  • Кездесуді синхрондаған пайдаланушы кездесуді ұйымдастырушы емес.
  • Кездесуде қатысушылар жоқ.

Әдепкі бойынша Dynamics 365 жүйесінде бас тартылған кездесулер Exchange бағдарламасында Бас тартылған ретінде синхрондалмайды. Бұл әрекетті өзгерту үшін OrgDbOrgSettings ішіндегі SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange қосыңыз. Бұл параметр қосылған кезде, Dynamics 365 жүйесіндегі кездесуден бас тарту қатысушыларға бас тартуды жіберетін Exchange бағдарламасындағы жиналысты болдырмайды.

Кездесу Dynamics 365 жүйесінде жойылған және Exchange бағдарламасымен синхрондалған кезде, келесі шарттардың барлығы орындалған жағдайда ғана кездесу Exchange бағдарламасында жойылады:

  • Кездесу байланыстырылмаған.
  • Кездесуді синхрондаған пайдаланушы ұйымдастырушы болып табылады.
  • Кездесу алдағы уақытта.
  • Кездесу логикалық түрде жойылмады.

Осы шарттың барлығы орындалмаса, кездесу Exchange бағдарламасында әлі де бар, бірақ ол байланыспаған.

Қайталанатын жиналысты бақылау кезінде Dynamics 365 келесі жағдайларда қатысушыларға жаңа шақыруларды жібермейді:

  • Серияның барлық оқиғасы Outlook және Exchange бағдарламаларында әлі де бар.
  • Қатысушылар қосылмаған немесе жойылмаған.

Ұйымдастырушы серияның өткен даналарын жойса, Dynamics 365 оларды Exchange бағдарламасында жоқ деп санайды. Ол оларды қайта жасайды және қатысушыларға жаңа шақыру жібереді.

Кездесулерді Exchange бағдарламасынан Dynamics 365 жүйесіне синхрондау

  • Салыстыру: Exchange жүйесіндегі жиналыстар кездесулер ретінде Dynamics 365 жүйесімен синхрондалады. Қайталанатын жиналыстар Dynamics 365 жүйесіне негізгі қайталанатын кездесу және оның даналары ретінде синхрондалады. Қайталанатын жиналыстың жеке даналары Exchange бағдарламасында өзгертілсе, олар Dynamics 365 жүйесіне ерекше кездесу жазбалары ретінде синхрондалады.

  • Кездесу күйі және бос/бос емес күйі: Exchange жүйесіндегі кездесу күйі Бос болса, кездесу күйі Dynamics 365 жүйесіне < ретінде синхрондалады. /a38>Тегін. Dynamics 365 жүйесіндегі күй Аяқталған немесе Бас тартылған болса, кездесу күйі Dynamics 365 жүйесінде Аяқталған күйіне орнатылады. Dynamics 365 жүйесіндегі күй Ашық болса, кездесу күйі Бос күйіне орнатылады. Exchange кездесуінің Бос/Бос күйі Басқа жерде жұмыс істеу күйіне орнатылса, Dynamics 365 кездесуі Ашық күйі және күйі Тегін.

  • Dynamics 365 жүйесінде Аяқталған немесе Болдырылған күйі бар кездесулер: Егер Dynamics 365 жүйесіндегі кездесу күйі Аяқталған немесе Болдырылмаса, Exchange жүйесіндегі жиналысқа енгізілген кез келген өзгерістер Dynamics 365 жүйесімен синхрондалмайды.

  • Кездесуді брондау және қақтығыстарды басқару: Кездесу Dynamics 365 жүйесінде бақыланса, сервер тарапынан синхрондау қатысушылардың көрсетілген уақытта қол жетімді екеніне көз жеткізу үшін брондау API пайдаланады. Мысалы, Dynamics 365 жүйесіндегі ұйымдастырушының күнтізбесінде бір уақытта басқа кездесу болса, тапсырыс сәтсіз аяқталады және кездесу синхрондалмайды. Пайдаланушы жоспарлау қайшылығын шеше алады, оны елемеу үшін таңдап, кездесуге бәрібір синхрондауға рұқсат бере алады. Outlook бағдарламасындағы Dynamics 365 жүйесіндегі тапсырыс жоспарлау қайшылығын автоматты түрде басады. Қосымша ақпарат алу үшін Exchange бағдарламасынан Microsoft Dynamics 365 жүйесіне кездесуді [кездесу тақырыбы] сақтау кезінде жоспарлау қайшылығы табылды бөлімін қараңыз.

Бас тартылған және жойылған кездесулерді Exchange бағдарламасынан Dynamics 365 жүйесіне синхрондау

Бақыланатын кездесу немесе ерекше кездесу Exchange бағдарламасында жойылғанда, кездесу синхрондау кезінде Dynamics 365 жүйесінде жойылмайды:

  • Күй Аяқталған немесе Бас тартылған.
  • Кездесу өтіп кетті.
  • Кездесуді синхрондаған пайдаланушы кездесуді ұйымдастырушы емес.

(Ерекше кездесу жеке өзгертілген қайталанатын кездесудің нақты данасы болып табылады.)

service_service_appointments синхрондау

  • Салыстыру: Dynamics 365 жүйесіндегі қызмет кездесулері Exchange бағдарламасымен жиналыс ретінде синхрондалады.

  • Шақырулар мен бас тартулар: Шақырулар мен бас тартулар ешқашан қызмет кездесулеріне жіберілмейді.

  • Көшірмелер: Синхрондау кезінде пайдаланушылар пошта жәшіктерінде қызмет кездесуінің жеке көшірмесін алады. Қызмет кездесулері үшін орталық ұйымдастырушы жоқ.

Контактілерді синхрондау

  • Салыстыру: Dynamics 365 жүйесіндегі контактілер Exchange контактілері ретінде синхрондалады.

  • Мекенжайды синхрондау: Контактілер үшін мекенжай синхрондау бөлімін қараңыз.

  • Жойылған контактілер:

    • Dynamics 365 жүйесінде жойылған контактілер синхрондаушы пайдаланушы контактінің иесі болмаса ғана Exchange бағдарламасында жойылады.
    • Exchange жүйесінде жойылған контактілер Dynamics 365 жүйесінде синхрондаушы пайдаланушы контактінің иесі болса ғана жойылады.

Тапсырмаларды синхрондау

Dynamics 365 және Exchange арасындағы тапсырмаларды синхрондау әдісі синхрондау бағыты мен тапсырманың сипаттарына байланысты.

Тапсырмаларды Dynamics 365 жүйесінен Exchange бағдарламасына синхрондау

  • Салыстыру: Факстар, хаттар, телефон қоңыраулары және Dynamics 365 жүйесіндегі тапсырмалар Exchange бағдарламасына тапсырмалар ретінде синхрондалады.

  • Еске салғыш: Тапсырманың аяқталу мерзімі бір күннен артық болса және Dynamics 365 жүйесіндегі тапсырма күйі Ашық немесе Жоспарланған, синхрондау кезінде еске салғыш орнатылады.

  • Аяқталу күні: Dynamics 365 жүйесіндегі тапсырманың жоспарланған аяқталу күні Exchange бағдарламасына тапсырманың аяқталу күні ретінде синхрондалады.

  • Тапсырма күйі: Орындалу пайызы көрсетілмегенде:

    • Ашық күйіндегі тапсырма Exchange бағдарламасына Басталмаған күйі ретінде синхрондалады.
    • Аяқталған немесе Бас тартылған күйіндегі тапсырма Exchange бағдарламасына Аяқталған күйі ретінде синхрондалады.

  • Аяқталу күні: Тапсырманың нақты аяқталу күні Exchange бағдарламасына тапсырманың аяқталу күні ретінде синхрондалады.

  • Жойылған тапсырмалар: Dynamics 365 жүйесінде жойылған тапсырмалар, Exchange қызметіндегі күйі Аяқталған болмаса ғана, Exchange бағдарламасында жойылады.

  • Тапсырманы автоматты түрде аяқтау: Dynamics 365 жүйесінде Аяқталған деп белгіленген тапсырмалардың actualEnd> өрісі. Тапсырманың actualEnd өрісі толтырылса және күні өтіп кетсе, тапсырма Exchange бағдарламасына автоматты түрде Аяқталған ретінде синхрондалады. Тапсырманы қайта белсендіру үшін теңшеулерді пайдалансаңыз, сервер тарапынан синхрондауды автоматты түрде аяқтауды болдырмау үшін actualEnd өрісін өшіруді ұмытпаңыз.

Тапсырмаларды Exchange бағдарламасынан Dynamics 365 жүйесіне синхрондау

  • Салыстыру: Exchange жүйесіндегі тапсырмалар тапсырмалар ретінде Dynamics 365 жүйесіне синхрондалады.

  • Тапсырма күйі: Exchange қолданбасында іске қосылмаған тапсырмалар Басталмаған ретінде Dynamics 365 жүйесіне синхрондалады.

  • Тапсырманың нақты басталуы: Exchange бағдарламасында жасалған тапсырма Dynamics 365 жүйесімен синхрондалған кезде, оның actualStart өрісі ағымдағы уақыт белгісіне орнатылады.

  • Жойылған тапсырмалар: Әдепкі бойынша Exchange бағдарламасында жойылған факстар, хаттар, телефон қоңыраулары және тапсырмалар Dynamics 365 жүйесінде де жойылады. Бұл әрекетті OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange күйіне ауыстыру арқылы өзгертуге болады.

  • Орындалу пайызы: 100% аяқталды деп орнатылған тапсырмалар Dynamics 365 жүйесіне Орындалды ретінде синхрондалады.

Жетілдірілген синхрондау параметрлері

Синхрондау кезінде логикалық түрде жойылған элементтерді елемеу

Кез келген элемент бұдан былай синхрондау сүзгілеріне сәйкес келмесе, бұл әдетте екі себептің біріне байланысты:

  • Оның жазбасы бұдан былай Dynamics 365 жүйесінде жоқ, себебі ол физикалық түрде жойылған.
  • Оның жазбасы Dynamics 365 жүйесінде әлі де бар, бірақ оған енді қатынасу мүмкін емес. Пошта жәшігімен байланысқан пайдаланушы элементке қатынасу мүмкіндігін жоғалтты немесе элементтің сипаттары өзгерді және ол енді синхрондау сүзгілеріне сәйкес келмейді. Бұл шарт логикалық жою деп те аталады.

Әдепкі бойынша сервер тарапынан синхрондау екі жағдайда да Exchange бағдарламасына жою әрекетін жібереді. Бұл әрекетті өзгерту және логикалық жоюларды елемеу үшін OrgDbOrgSettings параметріндегі DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync қызметін қосыңыз.

Синхрондау сүзгілері туралы ақпарат алу үшін келесіні қараңыз:

Көшірілген элементтерге рұқсат ету

Кез келген байланыстырылған элемент Exchange бағдарламасында көшірілгенде, сервер тарапынан синхрондау әдепкі бойынша көшіру әрекетін елемейді. Бұл әрекет Dynamics 365 жүйесінде қайталанатын ақпаратты жасауды болдырмайды. Бұл әрекетті өзгерту және Exchange жүйесінен қайталанатын элементтерді енгізу үшін OrgDbOrgSettings параметріндегі IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox қызметін өшіріңіз.

Кездесу тіркемелерін, контакт мекенжайларын және Outlook бағдарламасындағы тапсырмаларды синхрондау

Келесі бөлімдер Dynamics 365 for Outlook арқылы орындалатын синхрондауға немесе сервер тарапынан синхрондауға қолданылады. Қосымша ақпарат алу үшін Электрондық пошта жүйесін біріктіру бөлімін қараңыз.

Dynamics 365 for Outlookішіндегі Жүйе параметрлерін синхрондау қойындысының скриншоты.

Кездесу тіркемелерін синхрондау

Пайдаланушылар құжаттар, суреттер, жазбалар және т.б. файлдарды Dynamics 365 жүйесінде немесе Dynamics 365 for Outlook бағдарламаларында жасалатын кездесулерге тіркей алады. Әдепкі бойынша кездесулер синхрондалған кезде тіркемелер қосылмайды. Оларды қосу үшін:

  1. Dynamics 365 for Outlook бағдарламасындағы Параметрлер>Басқару>Жүйе параметрлері тармағына өтіңіз.
  2. Синхрондау қойындысындағы Кездесу тіркемелерін Outlook немесе Exchange арқылы синхрондау тармағын таңдаңыз.
Тіркемелерді синхрондау кезінде ескерілетін мәселелер
  • Тіркемені синхрондауды өшірсеңіз, Dynamics 365 жүйесіндегі кездесулерде тіркемелер көрсетілмейді. Олар әлі де Dynamics 365 for Outlook бағдарламасындағы кездесулерде көрсетіледі.
  • Қайталанатын кездесулер немесе қызмет кездесулеріндегі тіркемелерді синхрондау мүмкін емес.
  • Тіркемелер синхрондау уақытын арттыруы мүмкін. Өткізу мүмкіндігі төмен желіні пайдалансаңыз, тіркемелерді үнемді пайдаланғыңыз келуі мүмкін.

Контакт мекенжайларын синхрондау

Dynamics 365 for Outlook бағдарламасындағы Синхрондау қойындысында контакт мекенжайларының синхрондалу әдісін таңдау үшін келесі опциялардың бірін таңдаңыз:

  • Пошта мекенжайын тек Outlook контактісінде синхрондаңыз: Бір пошта мекенжайы Dynamics 365 және Outlook арасында синхрондалады. Бұл көптеген ұйым үшін жеткілікті және әдепкі болып табылады.

  • Outlook контактісінде барлық үш мекенжайды (бизнес, үй, басқа) синхрондаңыз: Барлық үш Outlook пошта мекенжайы (Бизнес, үй және басқа) Dynamics 365 және Outlook арасында синхрондалады.

Ескерту

Егер сізде бұрыннан бар деректер болса, барлық үш мекенжайды синхрондау үшін параметрді өзгерту деректердің жоғалуына әкелуі мүмкін. Бұл параметр қосулы кезде, бұрыннан бар бақыланатын контактілердің төлсипаттары қайта тағайындалады. Қайта тағайындау ортаңыз бен деректеріңізге қалай әсер ететіндігін түсіну үшін орналастыру алдында осы опцияны сынап көруді ұсынамыз. Көп жағдайда бір жақта толық деректер (әдетте Dynamics 365) болуы керек және оларды басқа жаққа (әдетте Outlook немесе Exchange) синхрондау керек.

Толық ақпарат алу үшін Dynamics 365 және Outlook арасында қай өрістерді синхрондауға болады? бөлімін қараңыз

Outlook бағдарламасында тағайындалған тапсырмаларды синхрондау

Әдепкі бойынша Dynamics 365 for Outlook бағдарламасында жасалған тапсырмалар Dynamics 365 жүйесімен синхрондалмайды. Оларды синхрондау үшін Dynamics 365 for Outlook бағдарламасында Синхрондау қойыншасындағы Outlook бағдарламасында тағайындалған тапсырмаларды синхрондау опциясын таңдаңыз.

Тапсырмаларды синхрондау кезінде ескерілетін мәселелер
  • Қайталанатын тапсырмаларды синхрондау мүмкін емес.
  • Тапсырманы тағайындайтын адам және тапсырма тағайындалған адам бір ұйымда болулары керек.
  • Тапсырмалар бірнеше электрондық пошта мекенжайына синхрондалмайды.

Сонымен қатар қараңыз