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공동 작업 거버넌스 계획 만들기

  • 아티클

명확한 비전으로 Microsoft 365로의 이동을 시작하는 것이 가장 좋습니다.

  • 주요 비즈니스 목표는 무엇인가요?

  • 도구와 기능은 organization 전체와 개별 직원에게 어떻게 가치를 제공합니까?

  • 성공을 어떻게 측정할 것인가?

명확한 비전 설명은 거버넌스 계획에 대해 생각해야 하는 불가피한 의사 결정 장단점에 대한 중요한 지침을 제공합니다. 거버넌스 계획을 문서화해야 하는 형식의 정도와 깊이는 달성하려는 결과와 일치해야 합니다. 따라서 비전은 거버넌스에 대한 컨텍스트와 투자 모두에 대한 프레임워크를 제공합니다.

Microsoft 365는 비즈니스를 지원하는 기술에 대한 새로운 패러다임을 만듭니다. 이러한 새로운 패러다임은 이러한 기술이 채택, 관리 및 관리되는 방식을 변경합니다.

Microsoft 365 거버넌스는 온-프레미스 환경을 제어하는 기존 정책을 보완해야 합니다. 그러나 클라우드는 비즈니스를 지원할 수 있는 새로운 기회를 가능하게 하기 때문에 이러한 기회를 이해하고 사용자 목표, 비즈니스 위험, 산업 및 규제 요구 사항 간에 적절한 균형을 만드는 거버넌스 접근 방식을 생각하는 것이 중요합니다.

거버넌스에 대해 먼저 생각하는 것은 전반적인 성공을 위한 최상의 위치에 대한 몇 가지 주요 결정으로 Microsoft 365 여정을 시작하는 것을 의미합니다. 이러한 결정 중 일부는 다음과 같습니다.

이러한 질문에 대한 완벽한 답변은 없습니다. 올바른 답변은 위험과 organization 이점을 균형있게 조정하는 질문입니다.

Microsoft 365의 거버넌스는 무엇을 의미하나요?

Microsoft 365에 대한 거버넌스 계획은 위험을 최소화하면서 중요한 정보 자산을 보호하는 것입니다. 거버넌스에는 몇 가지 주요 영역이 포함되며, 각 영역은 변화하는 조직의 요구 사항과 기술의 진화에 맞게 계획, 조정 및 조정되어야 합니다.

  • Operational Assurance – 플랫폼 작동을 유지하고 성능을 보장합니다. 이는 주로 Microsoft에서 제공하는 대부분의 작업이 포함된 IT 작업입니다.

  • Information Assurance – 수명 주기 동안 콘텐츠 관리, 레코드 관리, 규정 준수 및 보안을 포함한 정보를 자산으로 처리합니다. 정보 보증을 위해서는 비즈니스 목표와 규정 요구 사항을 모두 이해해야 합니다. 이상적으로는 사용자가 실수를 하지 못하게 하거나 정보에 입각한 결정을 내려야 하는 시나리오에서 경고하는 자동화된 정책을 사용하는 것이 좋습니다. 정책에 따라 적용할 수 없는 경우 교육 및 교육을 계획해야 합니다.

  • Resultss Assurance – 비즈니스 결과를 달성하기 위해 권한을 부여받은 사이트 또는 팀 소유자를 올바른 방향으로 조정합니다. 결과 보증은 주로 콘텐츠 작성자 및 사이트, 그룹 및 팀 소유자에게 지침을 제공하는 것입니다. 적절한 교육을 통해 전체 조직 표준 및 사례 내에서 원하는 결과를 얻기 위해 좋은 선택을 하는 방법을 알 수 있도록 합니다.

거버넌스 계획이 우선되어야 하지만 거버넌스는 반복적인 프로세스에서 지속적으로 다시 검토해야 합니다. 시간이 지남에 따라 데이터 자산이 변경됨에 따라 변화하는 비즈니스 요구 사항 및 기능 가용성에 맞게 거버넌스 결정을 다시 검토하려고 합니다. 준수를 보장하기 위해 더 큰 감독이 필요할 수 있습니다. 핵심 기능의 보다 창의적인 적용을 장려하기 위해 감독이 덜 필요하다는 것을 알게 될 수 있습니다. 솔루션의 변경 내용 또는 사용자가 다른 애플리케이션을 사용하는 방식의 변경 내용을 반영하도록 역할 및 책임을 업데이트해야 할 수 있습니다.

예를 들어 Microsoft 365의 주요 역량 강화 기능 중 하나는 organization 외부 사용자와 쉽게 협업할 수 있는 기능입니다. 일부 산업의 일부 조직은 모든 외부 공유를 차단하도록 선택합니다. 다른 사용자는 특정 시나리오 또는 특정 조직과 외부 공유를 사용하도록 설정합니다. 외부 공유와 관련하여 옳거나 잘못된 거버넌스 결정은 없으며 Microsoft 365에서 다양한 설정을 사용하도록 설정하여 경우에 따라 공유를 허용하고 다른 경우에는 차단할 수 있는 다양한 시나리오가 있습니다. 온-프레미스 환경에서 클라우드로의 여정을 막 시작하는 경우 외부 공유 결정에 대해 생각하고 사용 가능한 다양한 옵션과 관련된 이점과 위험을 이해하는 것이 중요합니다.

거버넌스에 대해 먼저 생각해 보세요.

Microsoft 365에 대한 투자는 사용 가능한 콘텐츠와 환경의 가치만큼만 우수하므로 여정 시작 시 거버넌스를 고려하면 각 결정의 의미를 이해하고 평가할 기회가 있기 전에 너무 많이 잠그거나 활성화하지 않도록 할 수 있습니다. Microsoft 365에서 설정할 수 있는 여러 "노브 및 다이얼"이 있습니다. 효과적인 거버넌스 계획은 비즈니스 목표를 달성하는 데 중요하지만 거버넌스는 위험과 이점의 균형을 맞추는 것입니다. 우리가 모든 것을 잠그면 사람들은 작업을 완료하기 위해 그렇게해야하는 경우 규칙을 해결할 수있는 방법을 찾을 수 있습니다.

거버넌스에 대해 먼저 생각하면 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 위험 및 혜택의 균형을 조정합니다. 배포 초기에 거버넌스 결정을 신중하게 검토하면 조직에서 전체 환경(비즈니스, 규제, 법률, 규정 준수)을 이해하고 모든 결과에 최적화되는 솔루션을 계획할 수 있습니다. 즉, 위험과 혜택의 균형을 맞추고 때로는 위험 및 기타 시간을 수용하고 위험을 받아들이지 않기로 선택할 수 있습니다. 정보에 입각한 결정을 미리 내리는 경우 스프롤 및 관리되지 않는 콘텐츠 없이 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

  • 다양한 조직 및 다양한 유형의 콘텐츠 및 시나리오에 적응합니다. 거버넌스 결정은 각 organization 대한 고유한 결정입니다. 한 가지 크기가 모두 적합하지는 않습니다. 각 organization 거버넌스 요구 사항이 다를 뿐만 아니라 Microsoft 365의 각 콘텐츠 유형에 대해 거버넌스 결정이 동일하지 않은 경우가 많습니다. 예를 들어 팀 콘텐츠에 대한 거버넌스는 인트라넷 콘텐츠에 대한 거버넌스 및 OneDrive의 개별 콘텐츠와 다를 수 있습니다.

  • 비즈니스 우선 순위에 맞게 조정합니다. 거버넌스에 대해 생각해 볼 때는 Microsoft 365에서 빌드하는 솔루션의 주요 비즈니스 우선 순위를 파악할 때입니다. 이러한 주요 비즈니스 결과는 거버넌스 계획의 컨텍스트를 정의합니다. 비즈니스 목표는 거버넌스에 투자해야 하는 시간과 에너지를 정의하는 데 도움이 될 수 있기 때문에 중요합니다. 예를 들어 organization 콘텐츠 검색 가능성을 개선하는 것이 별로 중요하지 않은 경우 파일 명명 규칙을 적용하거나 계획하는 데 너무 많은 시간을 할애할 필요가 없습니다. 반면에 엔터프라이즈 전체의 다양한 리포지토리에서 동일한 문서의 여러 버전의 인스턴스를 줄이려면 거버넌스 결정에는 콘텐츠 작성자가 파일 이름을 지정하는 방법을 이해하고 "문서의 복사본 한 개" 지침을 따라 콘텐츠가 한 위치에만 게시되도록 하는 프로세스 및 정책 및 교육이 필요합니다. 또한 동일한 목적을 위해 둘 이상의 사이트 또는 팀을 불필요하게 만들지 않도록 하는 프로세스가 필요하다는 것을 의미합니다.

거버넌스에 대해 어떻게 통신해야 하나요?

Microsoft 365의 기능을 켜거나 끄면 많은 거버넌스 결정을 구현할 수 있습니다. 이는 거버넌스 표준을 적용하는 데 도움이 될 수 있지만 organization 사용자가 사용할 수 있는 항목과 그 이유(또는 왜 그렇지 않은지)를 이해하는 데 도움이 되지 않을 수 있습니다.

전통적으로 거버넌스 팀은 모든 거버넌스 결정을 요약한 긴 문서를 만들었습니다. 아쉽게도 이러한 긴 문서는 거의 읽지 못했습니다. 즉, 강제 적용에 의존하는 거버넌스 요구 사항이 거의 작동하지 않습니다. 주요 거버넌스 결정을 전달하는 방법을 생각할 때 여러 대상 그룹을 대상으로 하는 긴 문서를 만들지 않도록 합니다. 대신 다음 대안에 대해 생각해 보세요.

  • 만드는 솔루션에 직접 거버넌스 의사 결정을 포함합니다. 중요한 정보가 Microsoft 365 전체에서 보호되도록 하려면 민감도 레이블을 구현하여 사용자가 실수로 노출해서는 안 되는 정보를 노출하지 않도록 합니다. 적절한 보호를 제공할 수 없는 애플리케이션을 차단합니다. 민감도 레이블에 대해 자세히 알아봅니다.

  • 학습을 사용하여 강화합니다. Microsoft 365 학습 경로와 같은 솔루션을 조정하여 Microsoft에서 제공하는 교육을 통해 organization 관련 기대치가 강화되도록 합니다.

  • 문서가 아닌 사이트로 배달합니다. SharePoint 커뮤니케이션 사이트에 고유한 Microsoft 365 채택 센터를 만들어 콘텐츠 작성자와 사이트 및 팀 소유자가 "방법"뿐만 아니라 "방법"을 이해할 수 있도록 합니다. 다양한 비즈니스 시나리오를 다루는 토픽별 페이지를 만들어 SharePoint 및 Teams 및 기타 애플리케이션에서 다양한 기능을 사용하거나 사용하도록 설정하는 지침과 모범 사례를 모두 제공하여 비즈니스 결과를 달성합니다. 이러한 페이지를 SharePoint 인트라넷의 일부로 만듭니다.

주요 성공 요인은 무엇인가요?

이러한 주요 성공 요소를 통합하여 Microsoft 365에 대한 성공적인 거버넌스 계획을 보장합니다.

거버넌스 핵심 팀 식별

거버넌스는 팀 스포츠입니다. 핵심 거버넌스 계획 팀에 비즈니스 및 IT 담당자가 포함되어 있는지 확인합니다. 팀은 출시 초기에 더 자주 충족한 다음 정기적으로 새로운 기능과 새로운 비즈니스 기대치를 검토해야 할 수 있습니다.

주요 거버넌스 결정을 통해 작업하지만 한 번에 모든 결정을 내리려고 시도하지는 않습니다. 프로비전 및 명명 및 외부 액세스에 대한 중요한 결정을 내린 다음 나머지 결정을 내립니다.

앞에서 설명한 외부 공유 외에도 모든 organization 대한 또 다른 주요 결정은 사이트 및 그룹을 프로비전하는 방법입니다. 예를 들어 다음 경우를 검토해 보겠습니다.

  • 사용자가 Microsoft 365 그룹 및 팀을 쉽게 만들 수 있으므로 IT가 다른 사용자를 대신하여 그룹을 만들라는 요청이 넘쳐나지 않도록 그룹 및 팀 만들기를 열 수 있습니다. 확산을 방지하려면 거버넌스, 교육 및 기타 정보가 포함된 이메일을 그룹 및 팀 작성자에 보내는 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. (예: "방금 사이트/팀, 커뮤니티 등을 만들었습니다. -- 여기에 귀하의 책임과 교육 링크가 있습니다...") 반면에 비즈니스에 따라 그룹을 만들 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다.

  • SharePoint 사이트를 만드는 방법을 제어하려면 SharePoint 시작 페이지에서 사이트 만들기 링크를 숨길 수 있습니다. 사용자 지정 양식을 만들거나 사용자 지정 사이트 디자인 및 사이트 스크립트를 만들어 거버넌스 및 교육 모범 사례에 대한 링크를 포함할 수 있는 미리 정의된 사이트 구조를 사용하여 새 최신 SharePoint 사이트 프로비저닝을 자동화합니다.

비즈니스 목표에 대한 의사 결정 조정

비즈니스 결과 목표는 거버넌스 결정의 주요 동인이어야 합니다.

  • organization 영향을 주는 규정 요구 사항을 이해합니다. 일부 주요 의사 결정 및 구현 요구 사항은 운영 중인 환경에 맞춰야 할 수 있습니다.

  • "우리가 항상 해왔던 일"에 갇이지 않도록 노력하십시오. 클라우드와 많은 조직의 세계화 증가는 새로운 기회를 제공합니다. 비즈니스 목표에 맞지 않는 경우 가정에 도전합니다. 일부 시나리오 또는 일부 사용자에 대한 규칙을 완화할 수 있나요? 활동을 완전히 차단하는 대신 Microsoft 365의 기능을 사용하여 동일한 비즈니스 결과를 얻을 수 있나요?

  • 모든 것을 잠그면 사람들은 해결을 찾을 수 있습니다. 사용자가 사용하도록 설정하려는 주요 비즈니스 시나리오를 이해하고 지침과 교육을 적절하게 제공해 보세요.

  • 주요 사이트 및 활동을 검토하기 위해 활동을 통합하여 사이트 및 팀 소유자가 거버넌스 지침을 따르고 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

역할 및 책임 정의

거버넌스 팀 외에도 Microsoft 365에서 성공을 위해 organization 배치하는 데 도움이 되는 몇 가지 다른 주요 역할 또는 팀이 있습니다. 일부 역할은 동일한 사용자가 결합하거나 채울 수 있으며 다른 역할은 모든 조직에 적합하지 않을 수 있습니다. 대부분의 조직에는 전체적으로 Microsoft 365용 임원 스폰서가 있으며 일부는 전체 또는 인트라넷용으로 Microsoft 365용 운영 위원회 또는 팀을 두고 있습니다. Microsoft 365에서 사용할 수 있는 포괄적인 관리자 역할 및 권한에 대해 자세히 알아봅니다.

비즈니스 및 기술 변화로 다시 방문

Microsoft 365에 대한 거버넌스는 "한 번 완료"되지 않습니다. Microsoft 365에서 변경되는 사항을 파악하고 필요한 경우 거버넌스 지침을 적용할 계획을 세워야 합니다. (긴 거버넌스 문서를 만드는 것이 좋지 않은 중요한 이유입니다. 비즈니스와 기술이 바뀝니다. 웹 페이지를 쉽게 업데이트할 수 있습니다. 문서 업데이트 및 다시 배포가 훨씬 어렵습니다.)

거버넌스 정책 및 지침을 전달하기 위한 전략 수립

궁극적으로 거버넌스 계획 노력의 성공은 organization 구성원에게 기대치를 얼마나 잘 전달했는지에 따라 달라집니다. 앞에서 설명한 제안 외에도 다음을 고려합니다.

  • "방법" 교육과 "어떻게 해야 하나요"를 통합할 수 있나요? 즉, 사용자가 Microsoft 365를 효과적으로 채택하는 데 도움이 되는 지침과 교육을 제공하는 데 도움이 되는 리소스와 교육을 제공할 수 있는 Microsoft 365용 "사용자 리소스 센터"를 만들 수 있나요? 최상의 거버넌스 콘텐츠는 모든 사용자가 Microsoft 365에서 가장 많은 가치를 채택하고 얻을 수 있도록 도와주는 지침을 제공합니다.

  • 사이트 및 팀 소유자에 대한 인증 및 다시 인증을 만들어야 하나요?

  • organization Microsoft 365 Champions 프로그램을 만들 수 있나요? 전 세계 Microsoft 365 챔피언 프로그램에 참여하여 자신의 챔피언 프로그램에 대한 아이디어와 접근 방식을 얻고 Microsoft 안팎에서 비슷한 생각을 가진 사람들과 사고 리더와 연결하는 것이 좋습니다.

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