Outlook 활동을 CRM에 저장

판매자는 고객과 주고받는 모든 커뮤니케이션을 CRM 시스템에 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 회사의 모든 사람이 관련 활동을 확인하고 이를 사용하여 더 많은 판매에 도움이 되는 고급 서비스를 구축할 수 있습니다.

그러나 사용하는 모든 커뮤니케이션 채널에서 모든 활동으로 CRM을 업데이트하는 것은 지루하고 시간이 많이 걸립니다. 따라서 Copilot for Sales를 사용하면 한 번의 클릭으로 Outlook 상호 작용(이메일 및 회의)을 CRM에 저장할 수 있습니다.

노트

• Dynamics 365를 CRM으로 사용하고 이메일을 Dynamics 365에 저장한 경우 서버 쪽 동기화가 활성화되고 이메일 메시지 없음 이외의 옵션이 Dynamics 365의 개인 설정의 이메일 탭이 선택되면 CRM에 자동으로 저장됩니다.
• Dynamics 365를 CRM으로 사용하는 경우 초안 이메일과 약속을 Dynamics 365에 저장할 수 있습니다. 이메일은 즉시 CRM에 저장되지 않고 전송된 후에만 저장됩니다. 약속은 즉시 CRM에 저장됩니다. 약속을 CRM에 저장한 후 업데이트하면 변경 내용이 자동으로 CRM에 저장됩니다.
• 공유 편지함의 Outlook 활동 저장은 지원되지 않습니다.
• Salesforce를 CRM으로 사용하는 경우 초안 이메일과 약속을 Salesforce에 저장할 수 있습니다. 저장된 이메일에 대한 응답과 저장된 이벤트에 대한 업데이트도 자동으로 저장되지 않습니다.
• CRM에 정기 회의를 저장하는 것은 지원되지 않습니다.
• Dynamics 365 App for Outlook을 사용하여 Outlook 활동(이메일 또는 약속)을 저장한 경우 Copilot for Sales에 저장된 것으로 표시되지 않습니다. Copilot for Sales를 사용하여 Outlook 활동을 저장해야 합니다. Copilot for Sales를 사용하여 Outlook 활동을 다시 저장하면 CRM에 중복 레코드가 생성됩니다.

하이라이트 카드에서 Outlook 활동 저장

Outlook의 이메일 또는 회의를 CRM과 동기화하려면 다음 단계를 따르세요.

1. CRM에 저장하려는 이메일이나 회의를 연 다음 Copilot for Sales를 엽니다.

2. 이메일을 (CRM)에 저장 카드에서 저장을 선택합니다.

   

   Copilot for Sales를 Dynamics 365 환경에 연결하고 서버 쪽 동기화가 활성화되지 않은 경우 처음으로 Outlook 활동을 저장할 때 사서함에 대한 서버 쪽 동기화를 활성화하라는 메시지가 표시됩니다. 자세한 내용은 Copilot for Sales로 서버 쪽 동기화 사용을 참조하세요.

   또는 관련 레코드 카드에서 CRM에 Outlook 활동을 저장할 수도 있습니다.

3. 레코드에 연결에서 활동을 연결할 레코드를 선택합니다.

   기본적으로 Copilot for Sales는 활동의 연락처와 관련된 거래처 및 영업 기회에 대한 제안이 표시됩니다. 이메일과 회의 콘텐츠가 영어로 작성된 경우에만 영업 기회에 대한 몇 가지 AI 기반 제안이 제공됩니다.

   제안된 레코드 중 하나를 선택하여 연결할 수 있습니다. 또한 검색 상자를 사용하여 관리자가 Copilot for Sales에 추가한 레코드 종류의 다른 레코드를 찾아 연결할 수도 있습니다.

   레코드에 연결하지 않고 이메일 또는 회의를 CRM에 저장하려면 연결하지 않고 저장을 선택합니다. 이메일 또는 회의는 받는 사람, 참조 및 숨은 참조 필드의 연락처와 계속 연결됩니다.

   노트

   • 연결할 레코드를 검색하면 검색 결과에 관리자가 선택한 레코드 이름과 키 필드가 표시됩니다. 키 필드에 대한 자세한 내용은 미니 보기의 키 필드 선택을 참조하세요.
   • 활동에 대해 활성화되고 관리자가 Copilot for Sales에 추가한 모든 레코드 종류에 연결할 수 있습니다. 레코드 종류 추가에 대한 자세한 내용은 새로운 레코드 종류(또는 Salesforce 개체) 추가를 참조하세요.

   관련 연락처 카드에는 활동의 연락처가 표시됩니다. 이 활동은 타임라인에 표시됩니다.

   

4. 이메일 범주 추가 섹션에 정보를 입력하여 CRM의 이메일 또는 회의를 분류합니다. 이러한 필드는 관리자가 분류를 위해 필드를 구성한 경우에만 표시됩니다.

5. (선택 사항) CRM에 저장하려는 첨부 파일을 선택하고 저장합니다.

   첨부 파일은 CRM의 이메일 또는 회의와 관련된 활동 레코드에 저장됩니다. 첨부 파일을 저장할 수 없나요? 이유 알아보기

6. 저장을 선택합니다.

   이메일 또는 모임이 선택한 레코드에 연결되고 CRM에 저장됩니다.

   • 연결된 대상 카드에는 연결된 레코드와 해당 유형이 표시됩니다.
   • 첨부 파일 아이콘은 CRM에 저장된 첨부 파일 수를 표시합니다.
   • 태그 아이콘은 분류 필드를 표시합니다(선택한 경우).

   

   참고

   • Salesforce를 CRM으로 사용하고 향상된 이메일이 꺼져 있는 경우 Outlook 활동을 저장할 때 오류 메시지가 표시될 수 있습니다. 오류를 해결하는 방법에 대한 자세한 내용은 향상된 이메일이 꺼짐을 참조하세요. 향상된 이메일을 켜지 않고 Outlook 활동을 저장하기 위해 Microsoft 지원에 문의한 경우 활동이 Salesforce에 작업 레코드로 저장됩니다. 향상된 이메일이 켜져 있으면 활동이 이메일 메시지 레코드로 저장됩니다.

   • Salesforce CRM에 이메일을 저장하고 Outlook 이메일 본문(HTML 마크업 포함)의 문자 수가 Salesforce 이메일 레코드에 저장할 수 있는 최대 문자 수를 초과하는 경우, 이메일이 잘린 다음 저장됩니다. 연결된 대상 카드에 이메일 잘림에 대한 메시지가 표시됩니다.

   

관련 레코드 카드에서 Outlook 활동 저장

Copilot for Sales는 해당 레코드 종류 카드의 이메일에 저장된 연락처와 관련된 레코드를 표시합니다. 이 카드에서 CRM에 이메일을 저장할 수 있습니다.

참고

하이라이트 카드에서 이메일이나 회의를 CRM에 이미 저장한 경우 관련 레코드 카드에서 다시 저장할 수 없습니다.

1. CRM에 저장하려는 이메일이나 회의를 연 다음 Copilot for Sales를 엽니다.

2. (레코드 종류) 카드에서 이메일 또는 회의를 저장하려는 레코드 위에 마우스를 놓고 추가 작업(...)을 선택한 다음 이메일을 (CRM)에 저장을 선택합니다. 예를 들어 이메일을 계정에 저장하려면 계정 카드의 계정 위로 마우스를 가져간 후 추가 작업(...)을 선택한 다음 (CRM)에 이메일 저장을 선택합니다.

   또한 레코드를 선택하여 세부 정보를 연 다음 추가 작업(...) >(CRM)에 이메일 저장을 선택할 수도 있습니다.

3. 이메일 또는 모임이 선택한 레코드에 연결되고 CRM에 저장됩니다. 연결된 대상 카드에는 연결된 레코드와 해당 유형이 표시됩니다.

참고

관련 레코드 카드에서는 첨부 파일을 저장할 수 없습니다.

이메일 배너에서 빠른 CRM 작업을 통해 Outlook 활동 저장

외부 연락처에서 고객 이메일을 읽고 CRM에 이메일을 저장하지 않은 경우 이메일 상단의 배너 메시지를 사용하여 빠른 CRM 작업을 통해 이메일을 저장할 수 있습니다.

1. 하나 이상의 외부 연락처가 포함된 이메일을 열거나 작성합니다.

2. 배너 메시지에서 이 이메일 저장을 선택합니다.

3. Copilot for Sales 창의 레코드에 연결에서 회의를 연결할 레코드를 선택합니다.

   

4. (선택 사항) CRM에 저장하려는 첨부 파일을 선택하고 저장합니다.

   첨부 파일은 CRM의 이메일 또는 회의와 관련된 활동 레코드에 저장됩니다. 첨부 파일을 저장할 수 없나요? 이유 알아보기

5. 저장을 선택합니다.

현재 빠른 CRM 작업이 포함된 배너 메시지는 하루에 최대 2개의 외부 이메일에서 사용할 수 있습니다. 이러한 배너를 비활성화하려면 관리자에게 비활성화하도록 요청하십시오.

참고

이 기능은 점진적으로 출시되고 있으며 2024년 5월 말까지 모든 사용자에게 제공될 예정입니다.

첨부 고려 사항

이메일이나 회의를 CRM에 저장할 때 이메일이나 회의의 일부인 첨부 파일을 저장하도록 선택할 수도 있습니다. 첨부 파일과 관련된 다음 제한 사항을 고려하십시오.

• CRM에서 허용하는 파일 형식만 저장할 수 있습니다. 너무 크거나 허용되지 않는 유형의 첨부 파일은 저장되지 않습니다. CRM 관리자는 파일 형식과 크기 제한을 구성할 수 있습니다. 이러한 설정에 대한 변경 사항이 Copilot for Sales에 적용되는 데 최대 1시간이 걸릴 수 있습니다. 파일 형식 및 크기 구성에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요.

  • Dynamics 365
  • Salesforce

• 인라인 첨부 파일은 CRM에 저장할 수 없습니다. 인라인 첨부 파일은 이메일 본문에 표시되는 이미지 또는 파일입니다. 예를 들어 이메일 본문에 붙여넣은 이메일 서명, 이미지 또는 파일이 있습니다.

• 첨부 파일 저장은 하이라이트 카드 및 이메일 배너에서 저장된 이메일 및 회의에 대해서만 지원됩니다. 관련 레코드 카드에 저장된 이메일 및 회의에는 지원되지 않습니다.

• Salesforce에서는 첨부 파일이 활동 레코드에 파일로 저장됩니다.

Outlook에서 활동 편집

CRM에 활동 세부 정보를 저장한 후 Outlook에서 활동 세부 정보를 업데이트하려면 해당 세부 정보를 편집하고 변경 내용을 CRM에 다시 저장할 수 있습니다.

활동에서 다음 필드를 업데이트할 수 있습니다.

• 연결된 레코드
• 이메일 범주
• 관련 연락처

참고

편집은 Dynamics 365에 저장된 활동에만 사용할 수 있습니다.

편집하려면 Copilot for Sales 측면 창의 연결 대상 섹션에서 (…)을 선택하고 저장된 이메일 세부 정보 편집을 선택한 후 필요에 따라 변경합니다.

CRM에서 저장된 이메일 제거

Copilot for Sales를 Dynamics 365 환경에 연결하고 서버 쪽 동기화를 활성화하면 Copilot for Sales를 사용하여 CRM에서 더 이상 관련되지 않는 저장된 이메일 및 회의를 제거할 수 있습니다. 이 단계는 CRM을 깨끗하고 최신 상태로 유지하는 데 도움이 됩니다.

참고

제거는 Dynamics 365에 저장된 활동에만 사용할 수 있습니다.

1. CRM에 저장한 이메일 또는 모임을 연 다음 Copilot for Sales를 엽니다.

2. Dynamics 365 탭을 선택합니다.

3. 연결된 대상 카드에서, 추가 작업 (…) >Dynamics 365에서 이메일 제거를 선택합니다.

   

   이 단계는 Dynamics 365에서 이메일을 삭제하고 확인 메시지를 표시합니다.