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Power Automate를 사용하여 승인 워크플로 만들기 및 테스트

Power Automate에서는 SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, 비즈니스용 또는 학교용 OneDrive, Zendesk 또는 WordPress를 포함한 여러 서비스에서 문서 또는 프로세스의 승인을 관리할 수 있습니다.

승인 워크플로를 만들려면 아무 흐름에 승인 - 시작 및 승인 대기 작업을 추가합니다. 이 작업을 추가하면 흐름에서 문서 또는 프로세스의 승인을 관리할 수 있습니다. 예를 들어 송장, 작업 명령 또는 판매 견적을 승인하는 문서 승인 흐름을 만들 수 있습니다. 휴가 요청, 초과 근무 또는 여행 계획을 승인하는 프로세스 승인 흐름도 만들 수 있습니다.

승인자는 이메일 받은 편지함, Power Automate의 승인 센터 또는 Power Automate 앱에서 요청에 응답할 수 있습니다.

승인 흐름 만들기

다음은 만들고 테스트할 흐름의 개요입니다. 이 예에서는 SharePoint Online을 트리거로 사용하지만, 다른 트리거를 사용하여 승인 흐름을 시작할 수 있습니다.

승인 흐름 개요의 스크린샷.

이 흐름은 다음 단계를 수행합니다.

  1. 누군가가 SharePoint Online 목록에 휴가 요청을 만들면 시작됩니다.

  2. 휴가 요청을 승인 센터에 추가한 후 그 요청을 승인자에게 전자 메일로 보냅니다.

  3. 휴가를 요청한 사람에게 승인자의 결정 내용이 담긴 전자 메일을 보냅니다.

  4. 승인자의 결정과 의견을 SharePoint Online 목록에 업데이트합니다.

SharePoint를 Power Automate와 함께 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint 설명서를 참조하세요.

중요

항상 SharePoint 보안에 대한 모범 사례와 조직의 모범 사례를 따라 환경이 안전한지 확인하세요. 보안은 이 문서의 범위를 벗어납니다.

전제 조건

이 자습서를 완료하려면 다음에 액세스할 수 있어야 합니다.

  • Power Automate.
  • SharePoint Online 목록.
  • Office 365 Outlook 및 Office 365 사용자 계정.

참고

이 자습서에서 SharePoint Online 및 Office 365 Outlook이 사용될 때, Zendesk, Salesforce 또는 Gmail과 같은 다른 서비스를 사용해도 됩니다. SharePoint 2010를 사용하는 경우, SharePoint 2010 워크플로 사용 중지에서 자세히 알아보세요

흐름을 만들기 전에 SharePoint Online 목록을 만드세요. 이 목록은 나중에 휴가 승인 요청에 사용합니다.

SharePoint Online 목록에 다음 열을 만듭니다.

Column Type
Title 한 줄 텍스트
시작 날짜 날짜 및 시간
종료 날짜 날짜 및 시간
댓글 한 줄 텍스트
승인됨 예/아니요
관리자 의견 한 줄 텍스트

SharePoint Online 목록의 이름 및 URL을 기록해 둡니다. 이러한 항목은 나중에 SharePoint - 항목이 만들어진 경우 트리거를 구성할 때 필요합니다.

자동화된 클라우드 흐름 만들기

자동화된 클라우드 흐름을 생성하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Power Automate에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 창에서 내 흐름을 선택합니다.
  3. 명령 모음에서 새 흐름>자동화된 클라우드 흐름을 선택합니다.
  4. 흐름에 이름을 지정합니다.
  5. 흐름 트리거 선택 아래에서 항목이 만들어진 경우 - SharePoint를 선택한 다음, 만들기를 선택합니다.
  6. 흐름 트리거 구성으로 이동합니다.

흐름 트리거 구성

흐름을 만들 때 첫 번째 단계는 트리거를 구성하는 것입니다. 트리거는 특정 이벤트가 발생할 때 흐름을 시작합니다. Power Automate를 사용하면 새 디자이너 또는 클래식 디자이너를 사용하여 클라우드 흐름을 구성할 수 있습니다. 두 디자이너 모두에서 단계는 비슷합니다. 새 디자이너와 클래식 디자이너의 차이점 파악에서 자세히 알아보세요(예시 포함).

  1. 자동화된 클라우드 흐름을 만들었는지 확인하십시오.

  2. 새 디자이너: 항목이 생성될 때 카드를 선택하여 왼쪽의 구성 창을 엽니다.

    클래식 디자이너: 항목이 생성될 때 카드를 선택하여 항목이 생성될 때 카드를 확장합니다.

  3. 이전에 만든 SharePoint 목록에 대해 사이트 주소목록 이름을 선택합니다.

    사이트 주소목록 이름필수 구성 요소 섹션의 SharePoint 온라인 목록에서 만든 항목입니다.

    새 디자이너 클래식 디자이너
    새 디자이너에서 선택한 SharePoint 사이트 정보를 보여 주는 스크린샷. 클래식 디자이너에서 선택한 SharePoint 사이트 정보를 보여 주는 스크린샷.
  4. 창의 오른쪽 상단에 있는 (<<)을 선택하여 구성 창을 닫습니다.

  5. 프로필 작업 추가로 이동합니다.

프로필 작업 추가

흐름에 프로필 작업을 추가하려면 다음 단계를 따르세요. 이 작업은 승인 요청에 사용할 수 있는 사용자의 프로필 정보를 검색합니다.

  1. 자동화된 클라우드 흐름을 만들고흐름 트리거를 구성했는지 확인합니다.

  2. +를 선택한 다음 작업 추가 검색 필드에 프로필을 입력합니다.

  3. Office 365 사용자에서 내 프로필 가져오기(V2)를 선택합니다.

    새 디자이너에서 프로필 작업을 검색하는 방법을 보여주는 스크린샷.

  4. 고급 매개 변수 드롭다운 메뉴에서 필드 선택 확인란을 선택한 다음 창의 빈 영역을 선택합니다.

  5. 필드 선택 필드를 선택한 다음 번개 아이콘을 선택합니다.

  6. 프로필에서 흐름에 포함할 필드를 선택합니다.

    필드에 원하는 내용이 표시되지 않으면 더 보기를 선택하여 추가 필드를 봅니다.

  7. 프로필에서 필드를 더 추가하려면 앞의 두 단계를 반복합니다.

  8. 창의 오른쪽 상단에 있는 (<<)을 선택하여 구성 창을 닫습니다.

  9. 승인 작업 추가로 이동합니다.

승인 작업 추가

흐름에 승인 작업을 추가하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 다음 절차를 다음 순서대로 수행했는지 확인합니다.

  2. 내 프로필 가져오기(V2) 카드 아래의 디자이너에서 +를 선택합니다.

  3. 작업 추가 검색 필드에 승인을 입력합니다.

  4. 표준 승인에서 시작 및 승인 대기 작업을 선택합니다. 새 디자이너에서 승인 작업을 선택하는 방법을 보여 주는 스크린샷.

  5. 승인 유형 드롭다운 메뉴에서 값을 선택합니다.

    사용자 지정 값 입력을 선택하여 사용자 지정 값을 직접 만들 수도 있습니다.

  6. 제목 필드에 승인 요청의 제목을 입력합니다.

  7. 할당 대상 필드에 요청을 승인할 사람의 이메일 주소를 입력합니다.

    이 작업은 승인 요청을 할당 대상 필드의 이메일 주소로 보냅니다.

  8. 세부 정보 필드에서 휴가 요청을 설명합니다. 휴가를 요청한 사람의 시작일 및 종료일과 같은 정보를 포함할 수 있습니다.

    이 예에서는 다음 단계를 수행합니다.

    1. 세부 정보 필드를 선택한 다음 번개 아이콘을 선택합니다.

    2. 휴가를 요청한 사람의 값을 선택합니다. 그러면 세부 정보 필드에 값이 삽입됩니다.

    3. 방금 삽입한 값 옆에 있는 세부 정보 필드에 원하는 휴가 시작 날짜를 ​​입력합니다.

    4. 번개 아이콘을 선택한 다음 휴가 요청의 시작 날짜 값을 선택합니다.

    5. 방금 삽입한 값 옆에 있는 세부 정보 필드에 종료 날짜를 ​​입력합니다.

    6. 번개 아이콘을 선택한 다음, 휴가 요청의 종료 날짜 값을 선택합니다.

      세부 정보 필드는 다음 예와 유사해야 합니다: <requestor>님이 <start date>부터 <end date>까지 휴가를 가고 싶어합니다.

      (선택 사항) Markdown을 사용하여 세부 정보 필드의 형식을 지정할 수 있습니다.

    새 디자이너에서 '승인을 시작하고 대기' 카드를 구성하는 방법을 보여 주는 스크린샷.

  9. 창의 오른쪽 상단에 있는 (<<)을 선택하여 구성 창을 닫습니다.

  10. 승인을 위한 이메일 작업 추가로 이동하세요.

승인을 위한 전자 메일 작업 추가

전자 메일을 보내 휴가 요청을 승인 받으려면 다음 단계를 따릅니다.

  1. 다음 절차를 다음 순서대로 수행했는지 확인합니다.

  2. 시작 및 승인 대기 카드 아래에서 더하기 기호(+)를 선택하여 조건 작업을 추가합니다.

  3. 작업 추가 검색 필드에 조건을 입력합니다.

  4. 제어에서 조건을 선택합니다.

  5. 매개 변수 탭에서 첫 번째 값 선택 필드를 선택한 다음 번개 모양 아이콘을 선택합니다.

  6. 승인자 응답에 응답 값을 선택합니다.

    예상 응답이 표시되지 않으면 드롭다운 메뉴의 제목 표시줄에서 자세히 보기를 선택하여 추가 값을 표시합니다.

  7. 다음 필드의 드롭다운 메뉴에서 같음을 선택합니다.

  8. 다른 값 선택 필드에 승인을 입력합니다.

    새로운 디자이너에 조건을 추가하는 방법을 보여주는 스크린샷.

  9. 창의 오른쪽 상단에 있는 (<<)을 선택하여 구성 창을 닫습니다.

  10. 디자이너에서 True 분기의 더하기 기호를 선택합니다.

  11. 작업 추가 검색 필드에 이메일 보내기를 입력합니다.

  12. Office 365 Outlook에서 이메일 보내기(V2)를 선택합니다.

    매개 변수 탭이 표시됩니다. 이는 휴가 요청 상태가 변경될 때 전송되는 이메일에 대한 템플릿입니다.

  13. 받는 사람 필드에 휴가 요청을 제출한 사람의 이메일 주소를 입력합니다.

  14. 제목 필드에 이메일의 제목을 입력합니다. 이 예에서는 휴가 요청이 승인되었습니다를 제목으로 사용했습니다.

  15. 본문 필드에 이메일의 메시지를 입력합니다.

    1. 이메일에 표시할 표준 텍스트(예: 휴가 요청이 승인되었습니다)를 입력합니다.

    2. 휴가 요청을 승인한 사람의 이름을 삽입하려면:

      1. 이름을 표시할 위치의 본문 필드에 커서를 놓고 번개 모양 아이콘을 선택합니다.
      2. 드롭다운 메뉴에서 동적 값을 선택합니다. 다음 예에서는 응답 승인자 이름 동적 값을 사용합니다.
    3. (선택 사항) 승인자의 의견을 삽입하려면 다음을 수행합니다.

      1. 승인자 의견을 입력합니다.
      2. 메모를 표시할 위치의 본문 필드에 커서를 놓고 번개 모양 아이콘을 선택합니다.
      3. 드롭다운 메뉴에서 동적 값을 선택합니다. 다음 예에서는 응답 의견 동적 값을 사용합니다.

      새로운 디자이너에서 이메일을 구성하는 방법을 보여주는 스크린샷.

  16. 창의 오른쪽 상단에 있는 (<<)을 선택하여 구성 창을 닫습니다.

  17. 승인된 요청에 대한 업데이트 작업 추가로 이동합니다.

승인된 요청에 대한 업데이트 작업 추가

다음 단계에 따라 승인된 요청에 대한 작업을 업데이트합니다.

  1. 다음 절차를 수행했는지 확인하세요.

  2. 이메일 보내기(V2) 카드 아래의 True 분기에서 +를 선택합니다.

  3. 작업 추가 검색 필드에 SharePoint 업데이트를 입력합니다.

  4. SharePoint에서 항목 업데이트를 선택합니다.

    새 디자이너에서 SharePoint 항목 업데이트 작업을 선택하는 방법을 보여주는 스크린샷.

  5. 필요에 맞게 항목 업데이트 카드를 구성합니다.

    사이트 주소, 목록 이름, Id제목 필드가 필요합니다.

    새 디자이너의 업데이트 항목 구성을 보여 주는 스크린샷.

  6. 창의 오른쪽 상단에 있는 (>>)을 선택하여 구성 창을 닫습니다.

  7. Go to 거부에 대한 이메일 작업 추가로 이동하세요.

거부를 위한 전자 메일 작업 추가

휴가 요청이 거부된 경우 이메일을 보내려면 다음 단계를 따릅니다.

  1. 다음 절차를 다음 순서대로 수행했는지 확인합니다.
  1. False 분기에서 +를 선택합니다.

  2. 작업 추가 카드의 검색창에 보내기를 입력합니다.

  3. Office 365 Outlook에서 이메일 보내기(V2) 작업을 선택하여 작업을 필터링합니다.

    새 디자이너에서 거부된 요청에 대한 이메일 보내기 작업을 선택하는 방법을 보여 주는 스크린샷.

  4. 필요에 맞게 이메일 카드를 구성합니다.

    이 카드는 휴가 요청 상태가 변경될 때 전송되는 이메일에 대한 템플릿을 나타냅니다.

새 디자이너에서 거부된 요청 이메일에 대한 구성을 보여주는 스크린샷.

  1. 거부된 요청에 대한 업데이트 작업 추가로 이동하세요.

거부된 요청에 대한 업데이트 작업 추가

다음 단계에 따라 거부된 요청에 대한 작업을 업데이트합니다.

  1. 다음 절차를 다음 순서대로 수행했는지 확인합니다.
  1. 이메일 보내기(v2) 카드 아래의 False 분기에서 +를 선택합니다.

  2. 작업 선택 카드의 검색창에 항목 업데이트를 입력한 다음, SharePoint에서 항목 업데이트 작업을 선택합니다.

    새 디자이너에서 거부된 요청에 대한 SharePoint 항목 업데이트 작업을 선택하는 방법을 보여주는 스크린샷.

  3. 필요에 맞게 카드를 구성합니다.

사이트 주소, 목록 이름, Id제목 필드가 필요합니다.

새 디자이너에서 거부된 요청에 대한 업데이트 항목 구성을 보여 주는 스크린샷.

  1. 저장을 선택하여 작업을 저장합니다.

    따라 했다면 사용자의 흐름이 이 스크린샷과 비슷해야 합니다.

    새 디자이너에서 완료된 흐름을 보여 주는 스크린샷.

  2. 이제 흐름을 만들었으니 테스트할 시간입니다. 승인을 요청하는 흐름 테스트로 이동하세요.

승인을 요청하는 흐름 테스트

이 자습서의 섹션을 완료한 후 휴가 요청에 대한 승인을 요청하는 흐름을 만들었습니다. 이제 흐름을 테스트하여 예상대로 작동하는지 확인할 수 있습니다.

앞부분에서 만든 SharePoint Online 목록에 휴가 요청을 만듭니다.

이 요청을 저장하면 흐름이 트리거되고, 그런 다음:

  1. 승인 센터에 요청이 생성됩니다.
  2. 승인자에게 승인 요청 이메일을 보냅니다.

축하합니다! 휴가 요청에 대한 승인을 요청하는 흐름을 만들고 테스트했습니다. 이제 이 흐름을 사용하여 조직의 휴가 요청을 관리할 수 있습니다.

장기 실행 승인 만들기

흐름이 30일 넘게 실행될 수 있는 경우 Microsoft Dataverse에 승인을 저장합니다. 이를 통해 원래 흐름 실행 시간이 초과된 후에도 승인 요청에 대한 응답에 따라 작동하는 흐름을 만들 수 있습니다.

이 작업을 수행하려면 승인 만들기(v2) 작업을 기반으로 두 개의 흐름인 승인 요청을 보내는 흐름과 승인 요청에 대한 응답으로 비즈니스 논리를 실행하는 흐름을 사용합니다.

최신 메일 클라이언트를 사용하면 Power Automate가 승인 요청이 완료되었음을 나타내도록 메일을 자동으로 업데이트하기 때문에 요청이 필요한지 궁금해할 필요가 없습니다.

승인 요청 취소

전송한 승인 요청을 취소하려는 경우가 있습니다. 요청에서 실수를 했을 수도 있고 요청이 더 이상 관련이 없을 수도 있습니다. 요청을 보낸 사람은 다음 단계에 따라 요청을 취소할 수 있습니다.

취소 기능은 승인 만들기(v2) 작업에서 지원됩니다.

  1. 왼쪽 탐색 창에서 승인을 선택합니다.

  2. 보냄 탭에서 승인 요청을 찾아 선택합니다.

  3. 페이지 상단에서 취소를 선택합니다.

    요청을 취소할지 확인하는 메시지가 표시될 수 있습니다.

기록 탭을 선택하여 취소한 승인 요청을 볼 수 있습니다.

게스트 사용자의 승인 요청

조직 외부 사용자에게 승인 요청을 보낼 수 있습니다. 이렇게 하려면 다른 테넌트의 사용자를 게스트로 초대하여 Microsoft Entra 게스트 사용자를 사용합니다.

게스트에 역할을 할당하면 승인 프로세스에 참여하는 데 필요한 권한이 게스트에게 제공됩니다.

흐름을 만들고 테스트했으니, 다른 사람들에게 흐름 사용 방법을 알려주어야 합니다.