보고서 생성 및 요청 닫기

이 문서에서는 주체 권한 요청에서 생성되는 보고서의 종류를 이해합니다. 수집된 데이터의 보존 기간에 대해 알아보고 데이터 주체에 결과를 전달하고 요청을 닫기 위한 지침을 찾습니다.

주체 권한 요청에 대한 데이터 검토를 완료한 후 다음 단계는 요청을 수행하는 데 필요한 보고서를 생성하는 것입니다. Priva는 보고서를 만들고 데이터 검토 프로세스 중에 포함 으로 표시된 파일을 수집합니다. 이러한 데이터 패키지에서 선택한 파일을 데이터 주체에 제출하여 요청을 완료할 수 있습니다.

보고서 이해

주체 권한 요청의 데이터 검토 단계에서 검토 완료를 선택하면 요청에 대한 최종 보고서가 자동으로 생성됩니다. 주체 권한 요청 세부 정보 페이지의 보고서 탭에서 상태 열은 보고서 생성 이 진행 중 일 때와 보고서를 다운로드할 준비가 된 시기를 나타냅니다. 보고서 만들기를 완료하는 데 최대 30분이 걸릴 수 있습니다.

보고서는 다음 두 섹션으로 나뉩니다.

  1. 데이터 주체에 대한 보고서: 이러한 보고서에는 요청 처리의 일부로 데이터 주체에 반환할 수 있는 정보가 포함됩니다. 여기서 데이터 주체로 보낼 파일이 포함된 데이터 패키지를 찾을 수 있습니다.

    중요

    데이터 패키지는 데이터를 검토하는 동안 항목을 포함 으로 표시하는 경우에만 생성됩니다.

    중요

    데이터 패키지는 요청의 내보내 기 및 액세스 유형에 대해서만 생성됩니다. 후속 요청에 대한 태그가 지정된 목록에 대한 데이터 패키지는 생성되지 않습니다. 주체 권한 요청 유형에 대한 세부 정보를 검토합니다.

  2. 내부 사용 보고서: 이러한 보고서는 주체 권한 요청과 관련된 조직의 내부 레코드에 대한 것입니다. 여기에는 후속 조치를 수행하거나 추가 작업을 수행하기 위해 데이터 검토 중에 태그를 적용한 모든 파일 목록과 감사 로그가 포함됩니다.

참고

보고서가 생성되면 조직은 주체 권한 요청을 수행하기 위해 적절한 보고서를 안전한 방식으로 데이터 주체에 전송하여 요청을 완료합니다. 데이터 주체가 데이터 삭제를 요청한 경우 삭제할 항목을 식별하고 삭제를 수행하는 것은 조직의 책임입니다.

데이터 패키지

주체 권한 요청 데이터 패키지에는 프로세스의 데이터 검토 단계에서 포함 으로 표시된 항목이 포함됩니다. 데이터 패키지는 zip 파일로 생성됩니다. 다운로드할 준비가 되면 주체 권한 요청 세부 정보 페이지의 보고서 탭에서 보고서 행을 선택합니다. 보고서를 다운로드 하는 단추가 있는 플라이아웃 패널이 열립니다. 플라이아웃 패널의 다음 작업 지침은 콘텐츠를 사용하는 방법에 대한 빠른 참조를 제공합니다.

데이터 패키지를 다운로드할 준비가 되면 다운로드를 선택하고 다운로드를 찾은 다음 다운로드한 zip 파일을 엽니다.

데이터 패키지의 내용

데이터 패키지 zip 파일에는 다음 항목이 포함됩니다.

  • Azure라는 폴더: 이 폴더에는 데이터 주체에 대한 주요 자료가 포함되어 있습니다. 아래의 자세한 설명을 참조하세요.
  • Azure 폴더 외부의 파일: 결과요약이라는 두 개의 스프레드시트가 포함될 수 있습니다. Azure 폴더 외부의 이러한 파일은 참조용으로 제공되며 주로 조직의 관리자가 사용해야 합니다.

Priva가 주체 권한 요청에 대한 파일을 식별하고 검색하면 이 프로세스에서 내보내는 파일의 이름이 고유 식별자를 사용하여 이름이 변경되어 개인 데이터를 보호할 수 있습니다. Export_load_file.csv 파일을 사용하여 원래 파일 이름과 고유 이름을 상호 참조할 수 있습니다. 원래 파일 이름에는 중요한 정보가 포함될 수 있으므로 이러한 정보에 적용되는 정책을 따라야 합니다.

참고

이 폴더의 내용을 신중하게 검토하고 필요한 파일만 데이터 주체에 제출하는 것이 좋습니다. 대응을 평가하여 해당 법률의 요구 사항을 충족하도록 조정되었는지 확인해야 합니다.

Azure 폴더 콘텐츠

Azure 폴더를 연 다음 숫자와 문자로 구성된 긴 이름의 다른 파일 폴더가 포함된 AEDExport.zip 파일을 엽니다. 긴 이름의 폴더를 열어 아래에 설명된 내용을 표시합니다.

  • Extracted_text_files 폴더: 네이티브 파일에서 추출된 텍스트를 포함합니다(지원되는 경우).
  • NativeFiles 폴더: 데이터 검토 중에 포함으로 표시된 모든 항목을 네이티브 파일 형식으로 포함합니다. 이 폴더의 각 항목에는 개인 데이터를 보호하기 위한 고유한 파일 이름이 지정됩니다. 아래에 설명된 Export_load_file.csv 파일을 사용하여 이러한 고유 이름을 원래 파일 이름과 상호 참조할 수 있습니다.
    • 데이터 검토 프로세스 중에 Annotate 함수를 사용하여 수정된 파일은 NativeFiles 폴더에 있으며 접미사 "_burn.pdf"이 있습니다.
  • Export_load_file.csv 파일: NativeFiles 폴더에 제공된 고유한 파일 이름과 상호 참조할 수 있도록 원래 파일 이름을 포함합니다.
  • 요약 텍스트 파일: 데이터 패키지의 파일 형식, 파일 수 및 크기 요약을 제공합니다.
폴더 내용으로 수행할 작업

위에서 설명한 대로 Azure 폴더 및 zip 파일을 엽니다. 다음 작업은 항목을 검토하고, 데이터 주체에 보낼 내용을 결정하고, 필요한 경우 zip 파일 콘텐츠를 수정하는 것입니다.

예를 들어 데이터 주체가 조직에서 보유한 개인 데이터가 포함된 모든 항목의 복사본을 받으려는 내보내기 요청의 경우 NativeFiles 폴더의 항목을 면밀히 검토하고 데이터 주체에게 다시 보내지 않으려는 항목을 제거해야 합니다.

데이터 주체가 조직에서 보유한 모든 개인 정보에 대한 요약을 수신하려는 액세스 요청의 경우 요약 텍스트 파일에 집중해야 합니다.

zip 파일을 수정하여 최종 패키지에 포함하지 않으려는 콘텐츠를 제거합니다. 완료되면 주체 권한 요청을 한 데이터 주체에게 안전한 방식으로 zip 파일을 보냅니다.

감사 로그

감사 로그는 각 주체 권한 요청에 대한 단계 진행 기록을 제공하는 CSV 파일입니다. 완료된 날짜 및 시간과 함께 프로세스의 각 단계와 단계를 완료한 개인의 사용자 이름을 나열합니다.

태그가 지정된 파일 보고서

태그가 지정된 파일로 레이블이 지정된 보고서는 데이터 검토 프로세스 중에 태그가 적용된 콘텐츠 항목을 나열하는 CSV 파일입니다. 태그는 조직의 추가 주의 또는 작업을 위해 콘텐츠 항목에 플래그를 지정하는 데 사용됩니다. 태그 설정에 대해 자세히 알아봅니다.

보고서 및 데이터의 보존 기간

주체 권한 요청 및 Azure에 저장된 주석이 추가된 파일과 같은 관련 데이터에 의해 생성된 보고서는 지정된 시간 동안 저장됩니다. 기본 보존 기간은 주체 권한 요청이 닫힌 날짜로부터 30일입니다.

데이터 보존 기간은 Priva 설정 에 정의되며 모든 주체 권한 요청에 적용됩니다. 데이터 보존 기간을 보거나 변경하려면 아래 단계를 수행합니다.

  1. Priva 주체 권한 요청 화면의 오른쪽 위 모서리에 있는 설정(기어 아이콘)을 선택합니다.
  2. 왼쪽 탐색 영역에서 데이터 보존 기간을 선택합니다.
  3. 수집된 데이터 및 보고서 드롭다운 메뉴에서 보존 기간으로 30일 또는 90일을 선택합니다.
  4. 저장을 선택하여 설정을 저장합니다.

선택한 데이터 보존 기간이 조직의 정책 및 법적 의무를 준수하는지 확인해야 합니다.

요청 닫기

주체 권한 요청과 관련된 필요한 모든 작업을 수행한 경우 요청 세부 정보 페이지의 오른쪽 위에서 요청 닫기를 선택하여 요청을 닫 은 것으로 표시합니다. 닫힌 요청은 더 이상 활성 상태가 아니라는 것을 의미하며, 조직에 대한 데이터 주체의 원래 요청을 수행하기 위해 더 이상 작업이 필요하지 않음을 나타냅니다.

닫힌 요청을 다시 열 수는 없지만 요청으로 돌아가서 요청 세부 정보 및 메모를 볼 수 있습니다. 요청에 대한 보고서는 설정된 보존 기간에 따라 보존됩니다.

Microsoft Priva 법적 고지 사항