Sekite „Outlook“ el. paštą perkeldami jį į sekamą „Exchange“ aplanką

Naudodami aplankų sekimo funkciją ir beveik visus įrenginius bet kurioje vietoje sekite bendravimo su klientais veiklas. Nustatę sekamą aplanką, galite vilkti arba perkelti el. laišką į tą aplanką, kad jis būtų sekamas automatiškai „klientų įtraukimo” programose („Dynamics 365 Sales”, „Dynamics 365 Customer Service”, „Dynamics 365 Field Service, „Dynamics 365 Marketing” ir „Dynamics 365 Project Service Automation”). Be to, jei nustatysite su aplanku susietą įrašą (pavyzdžiui, konkretų paskyros arba galimybės įrašą), „klientų įtraukimo“ programos automatiškai susies visus šiame aplanke esančius el. laiškus su tuo konkrečiu įrašu. Galima sekti aplankus naudojant „Exchange Online“, „Outlook“ žiniatinklyje arba bet kurią kitą mobiliųjų įrenginių programėlę, kurioje palaikoma „Exchange“.

Arbatpinigiai

Aplankai sekami pagal „Exchange“ aplanko Gauta taisykles. Taigi yra paprasta automatiškai nukreipti el. laiškus į konkretų aplanką. Pavyzdžiui, nustatykite „Exchange“ taisyklę, kurią taikant iš „Contoso“ kontakto gauti el. laiškai automatiškai nukreipiami į sekamą „Contoso‟ aplanką, susietą su konkrečia „Contoso“ galimybe. Sužinokite daugiau apie taisyklių nustatymą.

Norėdami pamatyti, kaip vykdomas aplanko sekimas, žr. vaizdo įrašą Aplanko sekimas „CRM Online“.

Sekamų aplankų naudojimo reikalavimai

• Jūsų administratorius taip pat turi įjungti aplankų sekimo funkciją. Norėdami gauti daugiau informacijos, kreipkitės į savo administratorių. Norėdami gauti administratoriams skirtos informacijos apie sekamų aplankų įjungimą, žr. straipsnį Konfigūruokite sekimą aplanko lygyje.

• Jūsų organizacijoje el. pašto sinchronizavimo būdas turi būti sinchronizavimas serveryje. Jei nežinote savo organizacijoje naudojamo sinchronizavimo būdo, kreipkitės į savo administratorių. Norėdami gauti administratoriams skirtos informacijos apie sinchronizavimo serveryje konfigūravimą, žr. straipsnį Sinchronizavimo serveryje konfigūravimas.

Kaip nustatyti sekamą aplanką

1. Žiniatinklio programos naršymo juostoje spustelėkite Parinktys.

2. Dialogo lange Nustatyti asmenines parinktis spustelėkite skirtuką El. paštas, tada dalyje Pasirinkti el. laiškus, kurie bus sekami „Dynamics 365“ spustelėkite Konfigūruoti aplankų sekimo taisykles.

3. Dialogo lango Aplanko sekimas dalyje „Exchange“ aplankas spustelėkite + Naujo aplanko susiejimas, rodomame lauke spustelėkite rodyklę žemyn, tada pasirinkite aplanką, kurį norite sekti.

   

   Pastaba.

   Galite sekti tik „Exchange“ aplanke Gauta esančius aplankus ar poaplankius. Bus sekamas tik pasirinktas aplankas. Pavyzdžiui, jei pasirinksite aplanką, į kurį įtraukta poaplankių, poaplankiai nebus sekami, nebent šiame dialogo lange pasirinksite konkrečius poaplankius. Didžiausias sekamų aplankų kiekis yra 25.

4. Jei norite susieti aplanką su konkrečiu įrašu, pvz., abonementu arba galimybe, dalyje Dėl įrašo "Dynamics 365" programose, spustelėkite mygtuką Peržvalga , tada ieškokite įrašo.

5. Pakartokite 3 ir 4 veiksmus su visais papildomais aplankais, kuriuos norite sekti ir (pasirinktinai) susieti su įrašais.

6. Įtraukę ir susieję aplankus spustelėkite Įrašyti.

Geriausi aplankų sekimo funkcijos naudojimo būdai

• Naudodami mobiliuosius įrenginius būtinai pasinaudokite aplankų sekimo funkcija. Jei įrenginyje palaikomas „Exchange“ el. paštas, aplankų sekimo funkcija veiks automatiškai. Nereikės nieko įdiegti. Tiesiog nuvilkite arba perkelkite el. laišką į sekamą aplanką, kad šis el. laiškas būtų automatiškai sekamas.

• Planuojamas aplanko naudojimo pobūdis lemia, ar reikia nustatyti su aplanku susietą įrašą:

  • Jei iš daug įvairių klientų gaunate nedidelį kiekį el. laiškų, tikriausiai norėsite sukurti vieną aplanką „Sekami Dynamics 365“ (ar panašiu pavadinimu), kuris nesusietas su konkrečiu įrašu. Tada nuvilkę laiškus į šį aplanką galėsite juos automatiškai sekti. Jei vėliau norėsite susieti tame aplanke esantį el. laišką su konkrečiu įrašu, atidarykite šį veiklos įrašą, tada užpildykite lauką Susietas.

  • Jei iš konkretaus kliento gaunate didelį kiekį el. laiškų, sukurkite tik tam klientui skirtą aplanką (arba naudokite esamą aplanką) ir jį susiekite su konkrečiu įrašu. Pavyzdžiui, sukurkite „Contoso“ aplanką ir nustatykite susietą „Contoso“ kliento arba galimybės įrašą.

• Bet koks laiškas, kuriuo atsakoma į sekamą laišką, bus automatiškai sekamas tik jei atsakymo el. laiškas yra aplanke Gauta. Jei jis buvo perkeltas neautomatiniu būdu arba naudojant „Outlook“ taisykles į antrinį aplanko Gauta aplanką, jis nebus sekamas automatiškai. Sprendimas: (1) nenaudokite taisyklėmis pagrįsto aplankų maršrutizavimo arba (2) patys neperkelkite atsakymo el. laiško, kurį norėtumėte sekti, iš aplanko į aplanką Gauta.

• Galite nustatyti kelis aplankus, kurie susieti su tuo pačiu įrašu. Pavyzdžiui, galėtumėte susieti aplankus „Contoso“ pardavimo pasiūlymai“ ir „Contoso“ teisiniai klausimai“ su tuo pačiu „Contoso“ kliento įrašu.

• Geriausia ilgai nenaudoti to paties aplanko, susieto su įvairiais įrašais. Pavyzdžiui, sekate iš 1 kliento gaunamus su galimybės įrašu susietus el. laiškus, tačiau laimėjote galimybę, ir dabar nebereikia sekti to kliento laiškų. Gali kilti noras tiesiog pakeisti su tuo aplanku susietą įrašą pasirenkant naują klientą (2 klientą), su kuriuo bendradarbiaujate. Tačiau tai atlikus visi tame aplanke esantys el. laiškai, įskaitant su 1 klientu susijusius el. laiškus, bus susieti su 2 klientu. Taigi šiuo atveju geriausia sukurti naują su 2 klientu susietą aplanką, tada nustatyti su šiuo nauju aplanku susietą 2 kliento įrašą. Tuomet galėsite panaikinti su 1 kliento aplanku susietą įrašą.

• Į sekamą aplanką galite įtraukti nesekamą aplanką. Pavyzdžiui, norite saugoti iš „Contoso“ kontakto gaunamus asmeninius el. laiškus. „Contoso“ aplanke galite sukurti poaplankį „Asmeniniai“ ir jo nesekti.

• Jei nebereikia sekti aplanko, naudinga anuliuoti jo sekimo procesą siekiant padidinti programos našumą. Norėdami anuliuoti aplanko sekimo procesą, pašalinkite šį aplanką dialogo lange Aplanko sekimas.

Kas įvyks anuliavus aplankų sekimo procesą, perkėlus, panaikinus arba pervardijus aplankus arba pakeitus susietą įrašą?

Toliau pateiktoje lentelėje nurodyta, kas įvyks anuliavus aplankų sekimo procesą, perkėlus ar panaikinus aplankus arba pakeitus su sekamu aplanku susietą įrašą.

Veiksmas	Rezultatas
Anuliuojamas aplanko sekimo procesas panaikinus šį aplanką dialogo lange Aplanko sekimas	Visi į tą aplanką anksčiau įtraukti el. laiškai bus ir toliau sekami, o su šiais el. laiškais ir toliau bus susietas įrašas. Nebus sekami nauji el. laiškai, kuriuos įtrauksite į tą aplanką.
Aplanko naikinimas iš „Outlook“ arba „Exchange“	Visi į tą aplanką įtraukti el. laiškai bus panaikinti programoje „Outlook“ arba „Exchange Online“. Tačiau jau sekami to aplanko el. laiškai nebus panaikinti iš „klientų įtraukimo“ programų.
Aplanko perkėlimas „Outlook“ arba „Exchange“	Aplankas ir visas jame esantis turinys ir toliau bus sekamas. Jei perkelsite aplanką iš aplanko Gauta, bus išjungtos aplanko sekimo taisyklės.
Aplanko pervadinimas „Outlook“ arba „Exchange“	Aplankas ir visas jame esantis turinys ir toliau bus sekamas. Patarimas. Pervardijant aplankus programinėje įrangoje sekimo tikslais naudojamas „Exchange“ aplanko ID, kuris nepriklauso nuo faktinio aplanko pavadinimo. Tai svarbu žinoti tuo atveju, kai panaikinsite aplanką, tada pervardysite naują aplanką tuo pačiu panaikinto aplanko pavadinimu. Pavyzdžiui, panaikinate aplanką „1 aplankas“, sukuriate „2 aplankas“, tada pervardijate „2 aplankas“ į „1 aplankas“. Šiuo atveju nebus išsaugota pirminio aplanko „1 aplankas“ sekimo informacija.
Pašalinamas sekamo aplanko ir konkretaus įrašo susiejimas panaikinus susiejimą dialogo lange Aplanko sekimas	Visi tame aplanke esantys anksčiau susieti laiškai išliks susieti. Nebus susiejami nauji laiškai, kurie bus įtraukti į tą aplanką.
Su konkrečiu įrašu susieto sekamame aplanke esančio el. laiškas perkėlimas į kitą aplanką	Jei naujas aplankas nesusietas su įrašu, el. laiškas išliks susietas su pirminiu įrašu. Jei naujas aplankas susietas su įrašu, el. laiškas bus susietas su šiuo įrašu.
El. laiško, sekamame aplanke susieto su kitu įrašu, susieto įrašo neautomatinis keitimas	Sekamo aplanko taisyklė yra viršesnė. Net jei rankiniu būdu pakeitėte susietą įrašą, sinchronizuojant aplanką el. laiškas bus iš naujo susietas su aplanko sekimo taisyklėje nurodytu įrašu. Šiuo atveju norėdami pakeisti susietą įrašą, atlikite kurį nors toliau nurodytą veiksmą. - Perkelkite laišką į sekamą aplanką, susietą su norimu įrašu. - Prieš rankiniu būdu keisdami įrašą, pašalinkite įrašo susiejimą dialogo lange Aplanko sekimas. - Iš sekamo aplanko perkelkite konkretų el. laišką, tada rankiniu būdu pakeiskite su šiuo el. laišku susietą įrašą.
Du vartotojai perkelia tą patį el. laišką į atskirus aplankus, kurie susieti su skirtingais įrašais	Galite nustatyti tik vieną su el. laišku susietą įrašą. Šiuo atveju su susijusiu įrašu susiejamas pirmiausia apdorotas įrašas.

Taip pat žr.

Dažnai užduodami klausimai apie įrašų sinchronizavimą tarp klientų įtraukimo programų ir „Microsoft Outlook”
Konfigūruokite sekimą aplanko lygyje