Projektų valdymo ir apskaitos apžvalga

Projektų valdymo ir apskaitos funkcijas galima naudoti keliose pramonės šakose, siekiant teikti paslaugas, gaminti produktą arba pasiekti rezultatą.

Projektas yra veiklų, sukurtų norint teikti paslaugą, gaminti produktą arba pasiekti rezultatą, grupė. Projektai naudoja išteklius ir gauna finansinius rezultatus pajamų ar turto pavidalu.

Projektai visose pramonės šakose

Projektų valdymo ir apskaitos funkcijas galima naudoti keliose pramonės šakose, kaip pavaizduota tolesnėje iliustracijoje.

Skambučių centre bilietą galima naudoti norint aprašyti veiksmų, kurių reikia norint išspręsti problemą, rinkinį. Konsultavimo įmonės, pvz., valdymo, techninio konsultavimo organizacijos arba reklamavimo agentūros, savo veiklą vadina projektais. Rinkodaros kampanija yra darbo, kurį reikia pristatyti, rinkinys. Projektu grįstoje gamyboje gamybos užsakymas susieja įvairius darbus, kuriuos reikia atlikti tam tikrų gatavų prekių gamybai. Kad ir koks jų pavadinimas būtų naudojamas, šie projektai apima išteklius, grafikus ir išlaidas, o projektų valdymo ir apskaitos funkcijos gali padėti planuoti, vykdyti ir analizuoti šiuos projektus.

Projekto etapai

Nors šis procesų srautas skirtas išoriniams projektams arba projektui, kuris užbaigtas vienam ar keliems klientams, funkcijos taip pat taikomos vidiniams, tik išlaidų projektams.

Kaip pavaizduota pirmesnėje iliustracijoje, projektų valdymą ir apskaitą galima suskirstyti į tris etapus:

1. Inicijavimas
2. Vykdyti
3. Analizuoti

Projekto inicijavimas

Projekto inicijavimo metu vyksta keli pagrindiniai procesai. Galite naudoti projekto pasiūlymą, kad praneštumėte klientui apie numatomus darbus, išlaidas ir medžiagas. Galite įrašyti sąskaitos išrašymo sąlygas, limitus ir susitarimus projekto sutartyje. Galite naudoti darbo paskirstymo struktūrą (WBS) darbui planuoti ir įvertinti. Galite nustatyti prognozes ir sąmatas, skirtas projekto vykdymui vesti. Toliau pateiktoje iliustracijoje parodyta projekto struktūra.

Projekto pasiūlymų kūrimas

Pradinėje projekto pardavimo fazėje projekto pasiūlymas suteikia galimybę pateikti klientui neprivalomą pasiūlymą. Projekto pasiūlymą gali sudaryti tokie elementai kaip siūlomos prekės ir paslaugos, pagrindinė kontaktinė informacija, specialūs prekybos sutarimai ir nuolaidos, taip pat galimi mokesčiai ir papildomi mokesčiai.

Taip pat galite išduoti projekto pasiūlymo operacijos garantinį raštą, sudarytą tarp jūsų organizacijos ir kliento. Sukūrus projekto pasiūlymą, galite sukurti kliento garantinį raštą ir pateikti jį bankui. Kai bankas patvirtina prašymą, klientui išduodamas garantinis raštas.

Daugiau informacijos ieškokite Projekto pasiūlymai.

Projekto sutarčių kūrimas

Sudarydami sutartį su klientu arba kitu finansavimo šaltiniu, kad užbaigtumėte projektą, pirmiausia turite sukurti projekto sutartį. Tada, kurdami projektą, turite jį priskirti atitinkamai sutarčiai. Pagal projekto, kurį kuriate projekto sutarčiai, tipą nustatomas būdas, naudojamas projekto klientams išrašyti sąskaitas faktūras. Galite keisti projekto sutartį ir susijusį projektą, tačiau negalite keisti projekto tipo. Daugiau informacijos apie projektų tipus žr. skyriuje „Projektų kūrimas“.

Daugiau informacijos apie projektų sutartis rasite Projektų sutartys.

Darbo paskirstymo struktūrų kūrimas

WBS išsamumo laipsnis priklauso nuo tikslumo lygio, pagal kurį vertinama, ir sekimo lygio, kurio reikia pagal minėtus vertinimus. Vykdant projektus, kurių metu nukrypimai nuo grafiko arba savikainos beveik netoleruojami, paprastai reikia parengti išsamesnes WBS ir kruopščiai sekti darbo eigą bei savikainą atsižvelgiant į WBS.

Daugiau informacijos ieškokite Darbo paskirstymo struktūrų apžvalga.

Projektų prognozių ir biudžetų kūrimas

Galite naudoti prognozavimą, jei jūsų organizacija turi veiklos perspektyvą ir orientuojasi į pajamas ir išlaidas, gaunamas iš konkrečių operacijų. Tačiau, jei jūsų organizacija daugiau dėmesio skiria finansinėms sumoms, naudokite projektų biudžeto sudarymo paslaugą. Kiekvienas metodas turi savo privalumų. Daugiau informacijos ieškokite Projekto prognozės ir biudžetai.

Projekto kūrimas

„Finance“ galite sukurti šešis projektų tipus. Kiekvienas projekto tipas kitaip tvarko išlaidas ir pajamų pripažinimą. Pasirenkamas projekto tipas priklauso nuo projekto paskirties. Tolesnėje lentelėje aprašomas įprastas kiekvieno projekto tipo naudojimas.

Projekto tipas	Aprašo
Laikas ir medžiagos	Naudojant laiko ir medžiagų projektus, klientui išrašoma sąskaita už visas projekte patirtas išlaidas Šios išlaidos apima valandų, išlaidų, prekių ir mokesčių išlaidas.
Fiksuota kaina	Fiksuotos kainos projektų SF sudaro sąskaitos operacijos. Fiksuotos kainos projekto SF išrašomos pagal atsiskaitymo grafiką, sudaromą pagal projekto sutartį. Fiksuotos kainos projekto pajamas galima apskaičiuoti ir registruoti viso projekto metu naudojant užbaigimo procento metodą. Arba, kai projektas užbaigiamas, pajamos gali būti apskaičiuojamos ir užregistruojamos naudojant užbaigtos sutarties metodą. Įmonėms dažnai gali būti naudinga naudoti nebaigtos gamybos (NG) vertę apskaičiuojant projekto ar projektų grupės užbaigimo laipsnį.
Investicijos	Investicijų projektai yra projektai, kurie negeneruoja tiesioginių pajamų. Jie paprastai naudojami ilgalaikiams vidiniams projektams, kurių išlaidos turi būti kapitalizuojamos. Investicijų projekte galima įrašyti tik prekių, valandų ir išlaidų kaštus. Investicinio projekto išlaidos yra sekamos ir kontroliuojamos naudojant įvertinimo funkcijas. Investiciniams projektams galima nustatyti pasirinktą didžiausią kapitalizaciją. Vykdydami investicijų projektą, jo išlaidas įrašote NG sąskaitose, kuriose išlaidos išlieka nurodytos iki projekto įvykdymo. Kai projektas pašalinamas, NG vertę perkeliate į ilgalaikį turtą, DK klientą arba naują projektą. PASTABA: Investicinių projektų operacijos nerodomos puslapyje Registruoti išlaidas, Kaupti pajamas arba Kurti sąskaitų faktūrų pasiūlymus .
Išlaidų projektas	Kaip ir investicijų projektai, išlaidų projektai paprastai naudojami sekti vidinius projektus ir į juos galima įrašyti tik valandos, išlaidas ir elementus. Tačiau išlaidų projektai paprastai yra trumpesnės trukmės nei investicijų projektai. Be to, skirtingai nuo investicijų projektų, išlaidų projektai negali būti kapitalizuojami balanso sąskaitose. Vietoje to, projektų operacijos registruojamos tik pelno ir nuostolio sąskaitose. PASTABA: Išlaidų projektų operacijos neatsispindi puslapyje Registruoti išlaidas, Kaupti pajamas arba Kurti sąskaitų faktūrų pasiūlymus . Kadangi išlaidų projektai paprastai naudojami vidiniams projektams sekti, jie paprastai neturi būti susieti su kliento sąskaita. Tačiau, jei pagal sąranką turite sukurti prekių poreikį pirkimo užsakymams, turite susieti išlaidų projektą su klientu. Šis susiejimas būtinas, nes prekių poreikiai valdomi kaip pardavimo užsakymo eilutės, todėl sistema reikalauja nurodyti klientą. Tačiau, pagal šią sąranką, prekių poreikiai nėra automatiškai sukuriami iš pirkimo užsakymo. Išlaidų projektuose parametro Kurti prekių poreikį nepaisoma. Jei reikia prekių poreikio išlaidų projekte, galite sukurti jį rankiniu būdu, jei klientas yra susietas su projektu.
Vidinis	Vidiniai projektai naudojami sekti jūsų organizacijos vidinių projektų išlaidas. Vidiniai projektai gali būti planavimo įrankis, skirtas valdyti išteklių sunaudojimui. PASTABA: vidinių projektų operacijos neatsispindi puslapyje Sukauptos pajamos arba Kurti sąskaitų faktūrų pasiūlymus .
Laikas	Laiko projektai naudojami sekti neapmokestinamų ir neproduktyvių veiklų laiką, pavyzdžiui, projektas, skirtas sekti darbuotojų nedarbingumo laikui. Laiko projektų operacijos neregistruojamos DK. Jos įtraukiamos į darbuotojų efektyvumo ataskaitas. Laiko projektuose galima registruoti tik valandines operacijas. Galite naudoti valandų žurnalą arba grafiką, kad šias valandas užregistruotumėte projekte. Užregistravus valandas, jos rodomos kaip projektų operacijos, bet neturi atitinkamų kvitų operacijų. PASTABA: Laiko projektų operacijos neatsispindi puslapyje Registruoti išlaidas, Kaupti pajamas arba Kurti sąskaitų faktūrų pasiūlymus .

Darbuotojų, kategorijų ir išteklių priskyrimas

Galite planuoti darbuotojų išteklius pagal projekto reikalavimus ir grafiką arba darbuotojų įgūdžius ir užimtumą. Pasitelkę išteklių planavimo galimybes, galite veiksmingai ir efektyviai visuotinai naudoti savo organizacijos darbuotojus. Galite greitai rasti labiausiai kvalifikuotus darbuotojus, kurie gali dirbti projekte. Taip pat galite lengvai peržiūrėti, kaip šie darbuotojai gali būti efektyviau naudojami vykdant projektą.

Toliau pateikiami keli būdai, kaip galite naudoti išteklių planavimo funkciją.

• Naudokite informaciją apie darbuotojo atributus, pvz., išsilavinimą, įgūdžius, sertifikatus ir darbo su projektais patirtį, kad rastumėte projekto reikalavimus atitinkantį darbuotoją.
• Naudokite informaciją apie darbuotojo kalendorių ir užimtumą, kad įvertintumėte, ar darbuotojo grafikas atitinka projekto kalendorių.
• Peržiūrėkite kiekvieno darbuotojo pajėgumą ir nustatykite, kaip tas pajėgumas naudojamas. Pavyzdžiui, jei darbuotojas nepakankamai išnaudojamas, darbuotojas gali būti priskirtas projektui, kuris atitinka jo pasiekiamumą ir atributus.
• Peržiūrėkite darbuotojo užimtumą ir įsitikinkite, kad nėra kalendoriaus nesuderinamumų su darbuotojo priskyrimais.
• Peržiūrėkite informaciją apie darbuotojų naudojimą suvestinės rodinyje (pavyzdžiui, pagal skyrius arba pagal darbuotoją) arba išsamiame rodinyje (pvz., pagal skyriaus darbuotojus arba kiekvieno darbuotojo savaitinę informaciją).
• Modifikuokite išteklių priskyrimus skirtingiems laiko vienetams, pvz., dienai, savaitei ar mėnesiui, ir optimizuokite darbuotojų naudojimo būdą.

Projekto vykdymas

Projekto vykdymo metu, komandos nariai arba vadovai įrašo darbą ir patirtas išlaidas naudodami grafikus, išlaidų ataskaitas ir kitus verslo dokumentus. Projektų vadovai turi įrankius, kurie leidžia stebėti projekto biudžeto sumų naudojimą. Projektų vadovai taip pat gali užsakyti, paimti arba įsigyti projektui reikalingų medžiagų naudodami pirkimo užsakymus ir kitus verslo dokumentus. Sąskaitos faktūros parengiamos ir patvirtinamos, kad klientui būtų išrašyta sąskaita už vykdomą veiklą. Galiausiai, šio proceso metu pajamos pripažįstamos, kad turėtų poveikį organizacijos finansams.

Darbo paskirstymo struktūrų valdymas

WBS yra darbo, kuris bus atliekamas vykdant projektą, aprašas. WBS yra užduočių hierarchija. Ji nurodo ne tik kiekvienos užduoties darbą, bet ir užduoties dydį, kainą bei trukmę.

Daugiau informacijos ieškokite Darbo paskirstymo struktūrų apžvalga.

Projektų prognozių ir biudžetų valdymas

Yra du projektų valdymo ir kontrolės būdai: projektų prognozės ir projektų biudžetai. Galite naudoti prognozavimą, jei jūsų organizacija turi veiklos perspektyvą ir orientuojasi į pajamas ir išlaidas, gaunamas iš konkrečių operacijų. Tačiau, jei jūsų organizacija daugiau dėmesio skiria finansinėms sumoms, naudokite projektų biudžeto sudarymo paslaugą.

Daugiau informacijos ieškokite Projekto prognozės ir biudžetai.

Gamybos užsakymų kūrimas

Su projektu susijęs gamybos užsakymas gali būti susietas su pardavimo užsakymu arba su prekės poreikiu naudojant gatavos prekės metodą arba sunaudotos prekės metodą. Be to, jei gamybos užsakymas buvo sukurtas rankiniu būdu, nėra ryšio tarp gamybos užsakymo ir pardavimo užsakymo ar prekės poreikio (nėra ryšio su užsakymu). Tačiau, jei gamybos užsakymas buvo sukurtas automatiškai, kad būtų įvykdytas pardavimo užsakymas arba prekės poreikis, atsiranda ryšys tarp gamybos užsakymo ir pardavimo užsakymo ar prekės poreikio (ryšys su užsakymu).

Remdamiesi šių veiksnių deriniais, naudokite vieną iš tolesnių metodų.

• Baigta prekė / nuoroda į užsakymą – susiekite projektą su pardavimo užsakymu arba prekės poreikiu. Naudojant šį metodą, faktinės projekto išlaidos registruojamos, kai išrašoma pardavimo užsakymo SF arba kai atnaujinamas prekės poreikio važtaraštis. Išlaidos registruojamos kaip gatava prekė.
• Baigta prekė / nėra ryšio su užsakymu – faktinių išlaidų negalima registruoti, kol prekės gamybos ciklo būsena yra Baigta. Gatavos prekės savikaina registruojama kaip viena operacija.
• Sunaudota prekė / nuoroda į užsakymą – susiekite projektą su prekės poreikiu. Naudodami šį metodą, galite peržiūrėti faktines projekto išlaidas, kai gamybos būsena yra Pradėta arba pranešta, kad gamyba baigta. Išlaidos registruojamos kaip kelios projekto prekės operacijos, skirtos žaliavoms ir gamybos valandoms. Kai reikia atnaujinti prekės poreikio važtaraštį, neregistruojamos jokios projekto išlaidos. Taip pat galite komplektavimo specifikacijos (KS) hierarchijoje apibrėžti lygį, pagal kurį sekami gamybos projektai.
• Sunaudota prekė / nėra nuorodos į užsakymą – susiekite projektą su prekės poreikiu. Naudodami šį metodą, galite peržiūrėti faktines projekto išlaidas, kai gamybos būsena yra Pradėta arba pranešta, kad gamyba baigta. Išlaidos registruojamos kaip kelios projekto prekės operacijos, skirtos žaliavoms ir gamybos valandoms. Taip pat galite KS hierarchijoje apibrėžti lygį, pagal kurį sekami gamybos projektai.

Produktų ir paslaugų įsigijimas

Prekių pirkimo ir pardavimo veiklas vykdo daug į darbą su projektais orientuotų įmonių.

Projektų pirkimo užsakymai

Pirkimo užsakymo tikslas lemia, kada pirkimo užsakymas bus panaudotas, o prekės priskirtos projektui.

Metodas	Tikslas	Prekių sunaudojimas
Sukurkite pirkimo užsakymą tiesiogiai.	Pirkite prekes, kurias naudosite projekte, iš išorinio tiekėjo. Pirkimo užsakymą galite sukurti šiais būdais: Iš paties projekto. Šiuo atveju pirkimo užsakymo projektas jau yra nustatytas. Pereidami į projekto pirkimo užsakymą. Turite pasirinkti ir tiekėją, ir projektą, kuriems kursite pirkimo užsakymą.	Prekės yra sunaudojamos, kai atnaujinama tiekėjo SF.
Sukurkite pirkimo užsakymą iš pardavimo užsakymo.	Pirkite prekes, kai kuriate pardavimo užsakymą projekte.	Prekės yra sunaudojamos, kai klientui išrašoma SF už pardavimo užsakymą.
Sukurkite pirkimo užsakymą iš prekės poreikio.	Pirkite prekes, kai kuriate prekės poreikį projekte.	Prekės ura sunaudojamos, kai atnaujinamas prekės poreikio važtaraštis.

Projektų pardavimo užsakymai

Projektų valdymo ir apskaitos modulyje registruoti prekių sunaudojimą galite keliais būdais. Galite iš projekto prekes parduoti ar pirkti, arba rezervuoti projekto prekes.

Užsakyti prekių, skirtų sunaudoti projekte, galite iš įmonės atsargų.. Arba galite įsigyti prekių iš išorinio tiekėjo. Prekės gali būti naudojamos visų tipų projektuose, išskyrus laiko projektus.

Prekių užsakymo būdas priklauso nuo to, kur jas užsakote.

• Norėdami užsakyti prekių iš įmonės atsargų, turite įvesti užsakymą kaip prekės poreikį. Jei naudojate puslapį Prekės reikalavimai , galite nustatyti reikalavimą taip, kad gautumėte prekes kaip dalinius pristatymus. Todėl galite atidėti prekių kiekio sunaudojimą, kol prekės bus būtinos.
• Norėdami užsakyti prekes iš išorinio tiekėjo, puslapyje Pirkimo užsakymas turite sukurti užsakymą kaip pirkimo užsakymą.

Pastaba.

Su projektu susijusio pardavimo užsakymo važtaraščio atšaukti negalima, jei prekės jau pažymėtos kaip pakuotinos.

Toliau pateikiamoje lentelėje išvardijami metodai, kaip užsakyti prekes ir aprašoma, kaip prekės sunaudojamos.

Metodas	Tikslas	Prekių operacijų sunaudojimas
Pardavimo užsakymas	Operaciją įveskite tiesiai į laiko ir medžiagų projektą.	Prekių operacijos sunaudojamos registruojant kliento sąskaitą faktūrą.
Atsargų žurnalas	Greitai įveskite ir prižiūrėkite prekių įrašus. Jei, pavyzdžiui, norite įvesti prekės poreikį remdamiesi išspausdintu sąrašu, galite taikyti atsargų žurnalą.	Prekių operacijos sunaudojamos registruojant žurnalą.
Prekės poreikis	Įveskite prekes, kurios nebus sunaudojamos iš karto. Šis metodas leidžia sekti prekių, sunaudotų vienos prekės poreikio įraše, skaičių.	Prekių operacijos yra naudojamos, kai atnaujinamas važtaraštis. Kitaip tariant, prekės poreikis sukuriamas užregistravus važtaraštį.
Pirkimo užsakymai	Operacijas įveskite į vieną iš trijų skirtingų vietų, atsižvelgdami į pirkimo metodą.	Prekių operacijos sunaudojamos naujinant važtaraštį arba išrašant SF klientui ar tiekėjui.

Projekto sąskaitų faktūrų apdorojimas

Projekto tipas apibrėžia, kurią SF išrašymo procedūrą reikia taikyti. SF gali būti išrašyta tik už du išorinio projekto tipus (laikos ir medžiagų bei fiksuotos kainos). Laiko ir medžiagų projektai bei fiksuotos kainos projektai visada pridedami prie projekto sutarties.

Prieš kurdami projekto kliento SF, galite sukurti preliminarią SF arba SF pasiūlymą. SF pasiūlyme galite pasirinkti projekto operacijas, kurias norite įtraukti į projekto SF. Tada galite peržiūrėti SF informaciją ir projekto SF registruoti bei išsiųsti klientui ar kitam lėšų skyrimo šaltiniui.

Daugiau informacijos apie tai, kaip apdoroti projekto sąskaitas faktūras, rasite Projekto sąskaitų faktūrų išrašymas.

Projekto baigimo sąnaudų skaičiavimas

Kai kuriate įvertinimą, galite pasirinkti metodą, naudojamą skaičiuoti projekto baigimo sąnaudoms. Metodą pasirenkate puslapio Kurti įvertinimą lauke Užbaigimo savikainos metodas . Jūsų pasirinktas metodas taikomas atskirai kiekvienai sąnaudų eilutei. Nors eilutės būsena yra Sukurta, puslapyje Išlaidų įvertinimas galite pakeisti jai taikomą metodą.

Tolesnėje lentelėje aprašyti projekto baigimo sąnaudų apskaičiavimo metodai.

Metodas	Aprašo
Bendrosios sąnaudos – faktinės	Apskaičiuotas sąnaudas reikia įvesti rankiniu būdu. Kai stulpelis Bendrosios sąnaudos arba Bendrasis kiekis puslapyje Sąnaudų apskaičiavimas užpildytas, faktinės sąnaudos gaunamos iš naudotojo įvestų bendrųjų sumų. Rezultatas yra projekto baigimo sąnaudos. Paprastai, sąnaudų eiga nesekama pagal, pvz., apsistojimų viešbučiuose ar valgių skaičių, kurie įrašyti kiekviename laikotarpyje. Vietoj to. Paprastai sekama pagal lyginimą su bendrąja įvertintų valandų suma. Šiam metodui nereikia prognozės modelio, o bendrąsias sąnaudas arba bendrąjį kiekį galima pakeisti rankiniu būdu. Kai reikšmė įvedama lauke Bendrosios sąnaudos arba Bendrasis kiekis, „Finance‟ ją lygina su faktinėmis operacijomis, kurios užregistruotos šiuo laikotarpiu, ir tada sumažina reikšmę stulpelyje Baigimo kiekis ar Baigimo sąnaudos.
Visas biudžetas – faktinis	Faktinės sąnaudos lyginamos pagal prognozuojamą modelį, kurį pasirenkate sąnaudoms apskaičiuoti. Šis metodas naudoja viso biudžeto modelį, kuris apima prognozuojamas operacijas. Norėdami gauti tikslesnį projekto rodinį, galite koreguoti biudžeto modelį projekto vykdymo metu. Jei turite koreguoti prognozę, atlikite šį bendrą procesą: Nukopijuokite prognozės operacijas į kitą prognozės modelį. Palyginkite prognozuojamas operacijas su faktinėmis operacijomis. Išlaikykite, mažinkite arba didinkite kito laikotarpio įvertinimus. „Finance‟ prognozuojamų įvertinimų automatiškai nemažina. Todėl naudinga išlaikyti pradinį prognozės modelį fiksuotos kainos projekte, kad būtų nustatyta lyginimo bazė baigus projektą. PASTABA: Pasirinkę šį metodą, naudokite bent du prognozių modelius. Viename modelyje turi būti pradinė prognozė. Į kitą modelį turite nukopijuoti prognozės operacijas iš kito modelio. Šis metodas tinka tik fiksuotos kainos ir investicijų projektams.
Likęs biudžetas	Šis metodas naudoja likusio biudžeto modelį, kad apskaičiuotų projekto baigimo sąnaudas. Naudojant šį metodą, faktinės išlaidos ir prognozuojamos sumos likusio biudžeto modelyje sudedamos. Rezultatas yra bendrosios sąnaudos. Prieš naudojant šį metodą, reikia nustatyti likusio biudžeto modelį, kad operacijos būtų atskaitomos pagal faktines operacijas, kurios įrašomos sistemoje. Įsitikinkite, kad puslapyje Prognozės modeliai pažymėti grupės Automatinis prognozės mažinimas laukai. Paprasta, likęs biudžetas nukopijuojamas iš pradinio biudžeto. Įvedus operacijas, sumažėja likusio biudžeto operacijų skaičius. Projekto vykdymo metu, jei nustatote, kad likęs biudžetas turi būti pakoreguotas, galite taikyti prognozuojamas operacijas likusiam biudžetui. PASTABA: Šis metodas gali būti taikomas tik tuo atveju, jei prie įvertinimo pridėtas prognozės modelis.
Kaip ankstesnis įvertinimas	Taikomas tas pats įvertinimo metodas, kuris buvo naudotas ankstesniame laikotarpyje. Šiam metodui reikia prognozės modelio, jei ankstesniam modeliui reikėjo prognozės modelio.
Nustatyti, kad sąnaudos baigtųsi nuliu	Paprastai šis metodas naudojamas prieš pašalinant įvertinimo projektą Šis metodas sugretina bendruosius įvertinimus ir užregistruotas faktines operacijas bei išvalo stulpelį Baigimo sąnaudos. Gautas baigimo procentas visuomet yra 100 procentų. Kiekvienai jūsų sukurtai sąnaudų eilutei laukas Prognozavimas nepasirenkamas, o bendrasis įvertinimas nukopijuojamas iš ankstesnio sąnaudų įvertinimo. Faktinis įvertinimo laikotarpio suvartojimas atskaitomas iš projekto sąnaudų. Šiam metodui nereikia prognozės modelio.
Iš sąnaudų šablono	Taikomas baigimo sąnaudų metodas, kuris nustatytas sąnaudų šablone, susietame su pasirinktu įvertinimo projektu.

Projekto analizavimas

Pagrindiniu lygiu projektas naudojamas grupuoti operacijoms, kurios įrašo išlaidas ir tada jas registruoja į DK.

Paprastai, šios operacijos yra verslo dokumentų, pvz., grafikų, išlaidų ataskaitų, tiekėjų SF ar atsargų operacijų rezultatas. Projekto ciklas paprastai prasideda įvertinimais, prognozėmis ir biudžetais, kurie padeda planuoti ir numatyti projekto darbą bei finansinį poveikį. Analizuodami projektą, galite įvertinti ne tik operacijas, kurios buvo vykdomos projekto metu, bet ir jūsų įvertinimų ir prognozių tikslumą, projekto komandos narių naudingumo koeficientus ir bendrą projekto sėkmę.

Grynųjų pinigų srauto analizavimas

Naudodami grynųjų pinigų srauto stebėjimo funkciją, kad galėtumėte peržiūrėti tiek prognozuojamus, tiek faktinius projekto grynųjų pinigų srautus. Peržiūrėti grynųjų pinigų srautus galite projektui vykstant, arba galite peržiūrėti baigto projekto grynųjų pinigų srautus.

Stebėdami grynųjų pinigų srautus, galite įvertinti vieną projektą, naudoti ataskaitas, jei norite peržiūrėti kelis projektus, ir perkelti projekto grynųjų pinigų srautus į DK grynųjų pinigų srautų prognozes.

Grynųjų pinigų įplaukų prognozavimas

Pagal savo sąranką, galite prognozuoti pasirinkto projekto grynųjų pinigų įplaukas. Pavyzdžiui, jeigu projekto data yra 2012 m. kovo 5 d., ir SF išrašote 2012 m. kovo 31 d., prognozuoti terminą ir numatomą pardavimo mokėjimo datą galite taip, kaip nurodyta toliau.

• Projekto data: 2012 m. kovo 5 d.
• Sąskaitos faktūros data: 2012 m. kovo 31 d. Ši data nustatoma pagal SF dažnumą. Šiame pavyzdyje SF dažnumą nustatote iki einamojo mėnesio. Todėl visoms kovo mėnesį užregistruotoms operacijoms SF išrašomos paskutinę mėnesio dieną.
• Terminas: 2012 m. balandžio 14 d. Ši data nustatoma pagal mokėjimo, nustatyto projektui, sąlygas. Šiame pavyzdyje pasirinkote 14 dienų mokėjimo sąlygas. Todėl į SF pridedamos 14 dienų, ir SF pristatymo terminas yra 2012 m. balandžio 14 d.
• Numatoma pardavimo mokėjimo data: 2012 m. balandžio 27 d. Ši data apskaičiuojama pridedant puslapio Projektų valdymo ir apskaitos parametrai lauke Bendrosios papildomos dienos esantį dienų skaičių prie dienų skaičiaus puslapio Projekto sutartys lauke Atskiros papildomos dienos, tada pridedant bendrą sumą prie dienų skaičiaus lauke Terminas. Šiame pavyzdyje lauke Bendrosios buferio dienos įvedėte 3 , o lauke Atskiros papildomos dienos – 10 . Todėl prie termino pridedamos 13 dienų, ir numatoma pardavimo mokėjimo data yra 2012 m. balandžio 27 d.

Bendros papildomos dienos gali pakeisti atskiras papildomas dienas arba jas prie atskirų papildomų dienų galima pridėti.

• Norėdami bendromis papildomomis dienomis pakeisti atskiras papildomas dienas, įveskite vidutinį dienų skaičių tarp klientų termino ir faktinės mokėjimo datos.
• Norėdami pridėti bendrąsias papildomas dienas prie atskirų papildomų dienų, lauke Bendrosios papildomos dienos įveskite dienų skaičiaus nuo dienos, kai klientas išsiunčia mokėjimą, iki dienos , kai jūsų organizacija gauna mokėjimą, įvertinimą.

Projekto sutartyje nustatykite atskiras papildomas dienas. Dienos apskaičiuojamas pagal pardavimo SF terminą ir jūsų organizacijos patirtį, kaip klientas atsiskaito.

Faktiniai grynųjų pinigų srautai

Faktinės grynųjų pinigų įplaukos panašios į prognozavimą, tačiau galite pradėti skaičiavimus nuo pirmosios SF datos. Štai pavyzdys:

• Sąskaitos faktūros data: 2012 m. kovo 2 d.
• Terminas: 2012 m. kovo 16 d. Nustatomas 14 dienų trukmės mokėjimo terminas.
• Numatoma pardavimo mokėjimo data: 2012 m. kovo 29 d. Skaičiuojant įtraukiamos trys bendros papildomos dienos ir 10 atskirų papildomų dienų.

Išlaidų prognozavimas

Išlaidų mokėjimo data gali skirtis nuo projekto datos – tai priklauso nuo apibrėžtų dienų Šiuo atveju išlaidų mokėjimo data apskaičiuojama dienų skaičių iš projekto datos pridedant prie dienų skaičiaus mokėjimo sąlygose.

Pavyzdžiui, operacijos projekto data yra 2012 m. kovo 5 d., ir yra nustatytos tolesnės mokėjimo sąlygos.

• Valandos: Dabartinis mėnuo (M)
• Išlaidos: 14 dienų (D14)
• Elementai: 30 dienų (D30)

Pagal šiuos parametrus, toliau pateikta kiekvieno operacijos tipo išlaidų mokėjimo data.

• Valandos: 2012 m. kovo 31 d., kuri yra paskutinė pasirinkto mėnesio diena.
• Išlaidos: 2012 m. kovo 19 d., t. y. praėjus 14 dienų nuo operacijos datos.
• Prekės: 2012 m. balandžio 4 d., t. y. praėjus 30 dienų nuo sandorio datos.

Pastaba.

Pirkimo užsakymo terminas nustatomas pagal tiekėjo operaciją, kai kuriamas projekto pirkimo užsakymas. Termino data nėra nustatoma pagal jokius numatytuosius parametrus.

Išlaidų mokėjimo data nėra apskaičiuojama pagal papildomas dienas. Kai projektas baigtas ir atliktas visas įkainojimas bei SF išrašymas, tiek išlaidos, tiek pardavimai užregistruojami pelno ir nuostolių sąskaitose.

Kai visos pardavimo ir tiekėjo SF yra baigtos, galite peržiūrėti ryšį tarp puslapio Grynųjų pinigų srautai laukų ir puslapio Projekto išrašai laukų .

Grynųjų pinigų srautų puslapis

• Grynųjų pinigų įplaukos
• Grynųjų pinigų išmokos
• Grynieji grynųjų pinigų srautai

Projekto išrašų puslapis

• Įplaukos
• Bendra savikaina
• Bruto marža

Išlaidų peržiūra

Galite stebėti išlaidas, kurias jūsų organizacija patiria projekto metu, puslapyje Išlaidų kontrolė . Lygindami pradines projekto biudžeto išlaidas ir dabartines faktines išlaidas bei fiksuotas išlaidas, galite nustatyti, ar projekto biudžeto yra laikomasi, jis viršijamas ar jo nesiekiama.

Pastaba.

Kai naudojate puslapį Išlaidų valdymas , kad peržiūrėtumėte dabartinę projekto išlaidų būseną, naudokite prognozės modelius, kurie buvo pasirinkti pradiniam ir likusiam biudžetui. Jei skaičiuodami išlaidas pasirinksite kitus prognozės modelius, skaičiavimo rezultatai nebus tikslūs.

Likusio biudžeto sumų peržiūrėjimas

Jei puslapyje Projektų valdymo ir apskaitos parametrai kaip išlaidų kontrolės metodas pasirinktas Likęs biudžetas , puslapyje Išlaidų valdymas apskaičiuojamos išlaidos, kurios nebuvo užregistruotos kaip faktinės arba nepažymėtos kaip fiksuotos. Tiksliau, sumos, esančios skirtuke Bendra , esančioje apatinėje puslapio Išlaidų valdymas srityje , apskaičiuojamos šiais būdais:

• Faktinė savikaina – bendra suma, išleista projektui pagal pasirinktą išlaidų eilutę. Faktinė išlaidų suma apskaičiuojama puslapyje DK naujinimai .
• Fiksuotos išlaidos – papildoma išlaidų suma, kurią juridinis subjektas įsipareigojo sumokėti. Konkrečios fiksuotų išlaidų sumos apskaičiuojamos puslapyje Fiksuotos išlaidos .
• Likęs biudžetas – pradinio biudžeto suma, kurią vis dar galima naudoti pasirinktoje išlaidų eilutėje. Likusi biudžeto suma apskaičiuojama puslapyje DK peržiūra .
• Bendrosios išlaidos – faktinių išlaidų, fiksuotų išlaidų ir likusių biudžeto sumų suma.

Puslapio Išlaidų valdymas skirtuke Nuokrypis galite peržiūrėti visų numatomų išlaidų palyginimą su pradiniu biudžetu. Šis palyginimas parodo visus šių sumų skirtumus. Todėl galite matyti, kur duomenys nesutampa. Nuokrypio sumos apskaičiuojamos tolesniais būdais.

• Pradinis biudžetas – suma, kuri iš pradžių buvo įtraukta į pasirinktą išlaidų eilutę. Pradinio biudžeto suma apskaičiuojama puslapyje DK peržiūra .
• Bendrosios išlaidos – faktinių išlaidų, fiksuotų išlaidų ir likusio biudžeto suma, kaip nurodyta skirtuke Bendra .
• Nuokrypis – skirtumas tarp bendrųjų išlaidų ir pradinio biudžeto.
• Nuokrypis pagal kiekį – bendras pradinės prognozės ir bendrosios prognozės skirtumas. Šį skirtumą galima išreikšti matematiškai kaip (bendrasis prognozės kiekis) × (pradinė vidutinė kaina – bendroji vidutinė kaina). Šis skaičiavimas taikomas tik projekto valandoms.
• Nuokrypis pagal kainą – bendras pradinės prognozės ir bendrosios prognozės skirtumas. Šį skirtumą galima išreikšti matematiškai kaip (bendroji prognozės kaina) × (pradinis prognozės kiekis – bendroji vidutinė kaina). Šis skaičiavimas taikomas tik projekto valandoms.

Bendrojo biudžeto sumų peržiūra

Jei puslapyje Projekto valdymo ir apskaitos parametrai kaip išlaidų kontrolės metodas pasirinktas Bendras biudžetas , puslapyje Išlaidų valdymas apskaičiuojamos faktinės ir bendros projekto išlaidos, kad būtų lengviau aptikti bet kokį skirtumą tarp jų. Tiksliau, puslapyje Išlaidų valdymas sumos, esančios skirtuko Bendra apatinės srities stulpeliuose, apskaičiuojamos šiais būdais:

• Visos biudžeto išlaidos – visa pasirinktos išlaidų eilutės biudžeto suma.
• Faktinės išlaidos – bendra pasirinktų išlaidų eilučių išlaidų, iki šiol patirtų vykdant projektą, suma.
• Fiksuotos išlaidos – bendra suma, skirta pasirinktai išlaidų eilutei.
• Nuokrypis – skirtumas tarp faktinių ir fiksuotų išlaidų sumos ir visų išlaidų. Nuokrypis rodo, ar reikia nurodyti papildomų viso biudžeto išlaidų.

Puslapio Išlaidų valdymas skirtuke Nuokrypis galite peržiūrėti skirtumą tarp viso biudžeto ir pradinio biudžeto peržiūrėdami šiuos laukus:

• Pradinis biudžetas – suma, kuri iš pradžių buvo įtraukta į išlaidų eilutę. Pradinis biudžetas apskaičiuojamas puslapyje DK peržiūra .
• Visos biudžeto išlaidos – visos išlaidos , kurios iš pradžių buvo įtrauktos į išlaidų eilutę. Visos biudžeto išlaidos apskaičiuojamos puslapyje DK peržiūra .
• Nuokrypis – savikainos eilutės nuokrypis. Ši suma apskaičiuojama atimant visas išlaidas iš pradinio biudžeto.
• Nuokrypis pagal kiekį – bendras pradinio biudžeto ir viso biudžeto skirtumas. Ši suma apskaičiuojama iš pradinio biudžeto valandų atimant viso biudžeto valandas, tada skirtumą dauginant iš pradinės biudžeto savikainos. Šis skirtumas gali būti išreikštas matematiškai (pradinė biudžeto savikaina) × (pradinio biudžeto valandos – viso biudžeto valandos). Šis skaičiavimas taikomas tik projekto valandoms.
• Nuokrypis pagal kainą – ši suma apskaičiuojama atimant viso biudžeto valandas iš pradinio biudžeto valandų ir padauginus skirtumą iš bendro sunaudotų valandų skaičiaus. Šis skirtumas gali būti išreikštas matematiškai (bendros sunaudotos valandos) × (pradinio biudžeto valandos – viso biudžeto valandos). Šis skaičiavimas taikomas tik projekto valandoms.

Naudojimo analizavimas

Naudojimo norma yra laiko, per kurį darbuotojas atlieka apmokamus arba produktyvius darbus per konkretų darbo laikotarpį, procentinė dalis. Apmokėtinos valandos yra darbuotojo valandos, kurias galima apmokestinti konkrečiam klientui.

Darbuotojo naudojimo norma apskaičiuojama padalinant apmokėtinų valandų skaičių iš darbo valandų konkrečiame laikotarpyje skaičiaus. Pavyzdžiui, jei darbuotojas turi 30 apmokėtinų valandų per laikotarpį, o darbo valandų skaičius tuo pačiu laikotarpiu yra 40, darbuotojo naudojimo norma yra 75 procentai.

Skaičiuodami darbuotojo naudojimo normą galite apskaičiuoti apmokestinimo normą arba efektyvumo koeficientą:

• Apmokėtinas tarifas – skirtumas tarp apmokamų valandų ir neapmokamų valandų arba standartinių valandų.
• Efektyvumo rodiklis - Skirtumas tarp produktyvių valandų ir neproduktyvių valandų arba įprastų valandų. Produktyvios valandos yra valandos, kurias darbuotojas skyrė konkrečiam projektui. Produktyvias valandas paprastai apmoka klientas, išskyrus, jei kai vykdomi vidiniai projektai. Už neproduktyvias valandas klientas niekada neturi mokėti.

Naudingumo koeficientus apskaičiuojate puslapyje Valandų panaudojimas . Skaičiavimai grindžiami numatytosiomis nuostatomis. Šios nuostatos taip pat nurodo, kaip skaičiuojamos valandos, kiekvienam projekto tipui priskiriant naudojimą arba naštą . Tai taikoma skaičiuojant apmokėtiną koeficientą ir efektyvumo koeficientą.

• Panaudojimas – į valandas, apie kurias pranešama pagal pasirinktą projekto tipą, visada atsižvelgiama į apmokestinamą arba efektyvumo panaudojimą.
• Našta – į valandas, apie kurias pranešama pagal pasirinktą projekto tipą, visada atsižvelgiama į neapmokamą arba neefektyvų naudojimą.
• Pagal eilutės ypatybę – Konkrečios valandos operacijos eilutės ypatybės nustato, ar į valandas atsižvelgiama apmokestinant, ar naudojant efektyvumą.
• Neįtraukta – valandos neįskaičiuojamos apskaičiuojant apmokestinamą ar efektyvumo panaudojimą.

Puslapyje Valandų naudojimas , be bendro darbuotojo ar projekto naudingumo koeficiento procento, galite peržiūrėti valandų skaičių, kuris buvo naudojamas skaičiuojant kiekvieno iš šių valandų tipą:

• Neįtrauktos valandos – šios valandos neįtrauktos į valandų naudojimo koeficientą.
• Įtrauktos valandos – šios valandos apskaičiuojamos pridedant naudojimo valandas ir naštos valandas. Šios valandos įtraukiamos į naudingumo koeficientą.
• Apsunkintos valandos– jei skaičiuojate apmokestinamą tarifą, šios valandos yra tokios pačios kaip neapmokestinamos valandos . Jei skaičiuojate efektyvumo koeficientą, šios valandos yra tokios pat kaip neproduktyvios valandos.
• Naudojimo valandos– jei skaičiuojate apmokestinamą tarifą, šios valandos yra tokios pačios kaip apmokestinamos valandos . Jei skaičiuojate efektyvumo koeficientą, šios valandos yra tokios pat kaip produktyvios valandos.

Skaičiuodami darbuotojo naudingumo koeficientą, galite naudoti standartines valandas arba įtrauktas valandas. Jei naudojate įtrauktas valandas, turite užtikrinti, kad darbuotojai įrašytų visą savo grafiko laikotarpių darbo laiką, nes skaičiavimas išreiškiamas kaip įvestų valandų procentas. Kai skaičiuojate projekto, projekto sutarties, kliento įrašo arba kategorijos valandų efektyvumo koeficientą, skaičiavimams turite naudoti įtrauktas valandas.

Projekto išrašų peržiūrėjimas

Galite sukurti projekto išrašą ir greitai peržiūrėti vykdomo projekto ekrano kopiją. Kai vykdote projekto išrašą, galite nurodyti kriterijus, kurie naudojami išrašui skaičiuoti, pasirinkdami puslapio Projekto išrašai skirtuke Bendra . Galite pasirinkti įtraukti arba neįtraukti tolesnę informaciją.

• Projekto tipai
• Operacijų tipai
• Projekto data / DK data
• Duomenys

Apskaičiavę išrašą, įvairiuose puslapio Projekto išrašai skirtukuose galite peržiūrėti šią informaciją:

• Bendra- Bendra informacija apie pagrindinę projekto pelno ir nuostolių struktūrą.
• Pelnas ir nuostoliai - Informacija apie sukauptas pajamas.
• WIP – informacija apie NG sąskaitų likučius.
• Sunaudojimas – informacija apie valandų, prekių, išlaidų ir algalapių operacijų suvartojimą.
• Sąskaita faktūra– informacija apie sąskaitas faktūras ir sąskaitų faktūrų išrašymą paskyroje.
• Valandinis tarifas – valandų įkainiai, užregistruoti pajamų ir išlaidų sąskaitose.