Jūsų verslo proceso optimizavimas

Dabar, kai peržiūrėjote visą verslo procesą, meskite sau iššūkį jį optimizuoti. Supaprastinus procesą išvengiama tiek daug veiksmų, kad darbuotojai būtų priblokšti ar sutrikę.

Keletas naudingų būtų atlikti proceso optimizavimą:

• Pradėkite nuo tikslo. Nustatykite tikslus, kuriuos norėtumėte pasiekti su savo verslo procesu. Šie tikslai turėtų pateikti bendrą jūsų norų viziją ateities procesui.

• Apsvarstykite, ar ką nors galima atlikti efektyviau, pigiau ar kokybiškiau.

• Ieškokite pagrindinių vykdymo indikatorių, kad nustatytumėte, kas veikia gerai, o ką reikia gerinti.

• Atsitraukite ir gaukite įvesties bendrindami proceso dokumentą su savo komanda.

• Pasidalinkite proceso dokumentu su vadovais, kad gautumėte aukštesnio lygio matymą ir pateikti skaidrią kiekvieno žingsnio atskaitomybę procese. ​

• Pažvelkite į savo procesą iš naudotojo ar kliento, kuriam šis procesas gali būti naudingas, perspektyvos ir apsvarstykite, kaip galite pagerinti jų patirtį ir bendrą pasitenkinimą.

Keletas pagrindinių klausimų:

• Ar gali likę veiksmai būti atskirti nuo proceso tam, kad būtų pagerintas efektyvumas ar kokybė, ar sumažinti kaštai?

• Jei sumažinta veikla yra svarbi visam verslui, ar ji gali būti vykdoma atskirame verslo procese?

• Ar galima patobulinti žingsnį, kad jūsų tikslas būtų pasiektas geriau?

• Ar žingsnių tvarka gali būti pertvarkyta?

• Ar žingsniai gali būti atliekami kartu?

• Ar žingsniai procese gali būti vykdomi lygiagrečiai?

• Ar galite sumažinti asmenų skaičių, kurių reikia proceso įgyvendinimui?

• Ar gali pakeisti, kaip pranešate kitam asmeniui procese, kad jie galėtų greičiau atsakyti?

• Ar yra proceso aspektų, kuriuos galite automatizuoti vėliau? Tokių kaip:

  • Duomenų aprėptis automatiškai lyginant su rankiniu įvedimu

  • Sprendimų automatizavimas pagal duomenis

  • Atlikto veiksmo automatizavimas

  • Dirbtinio intelekto naudojimas žmogaus dėmesiui pakeisti

Pastaba.

Jei jūsų užduotis visiškai atlikta darbalaukyje, galite naudoti proceso patarėją , kad automatiškai optimizuotumėte procesą. Procesų patarėjas turi galimybių analizuoti jūsų procesą ir vizualizuoti jį proceso schemoje. Procesų są struktūra, pasitelkus analitinę ataskaitą, atskleidžia proceso kliūtis ir metrikas.

Pavyzdys: išlaidų ataskaitos proceso optimizavimas

Peržiūrėjome esamą procesą ir radome keletą akivaizdžių pagerinimų:

• Atsisakykite popierinių formų visame procese. (Pastebėjome, kad santaupų ir aplinkos poveikis yra taip pat projekto privalumas.)

• Atlikite visas gaimus atitikties patikrinimus iki tol, kol ataskaitą parengsite pateikimui dėl patvirtinimo. (Labai sumažina pakartotinio darbo laiką ir nuo pradžios iki galo proceso laiką.)

• Automatiškai ieškokite ir įtraukite apskaitos kodus, kai išlaidų ataskaita yra pateikta.

• Įjunkite apskaitos skyrių, kad jis perkeltų patvirtintas išlaidas į finansinę sistemą be pakartotinio duomenų įvedimo.

• Savaitinių išlaidų ataskaitų automatinis sukūrimas iš skaitmeninių duomenų.

Charlotte svarsto tolesnius būdus, kaip optimizuoti biudžeto peržiūrėjimo procesą. Rebecca tiria, kaip pusės metų auditas gali būti optimizuotas naudojant AI.

Mūsų pasiūlytas optimizavimo procesas atrodo pagal toliau pateiktą paveikslėlį.

Kitas žingsnis: ar verta automatizuoti šį procesą?