Standartizuotiems dokumentams kurti naudoti „Word“ šablonus

Sukūrę ir importavę „Office Word“ šablonus į klientų įtraukimo programas („Dynamics 365 Sales”, „Dynamics 365 Customer Service”, „Dynamics 365 Field Service“, „Dynamics 365 Marketing” ir „Dynamics 365 Project Service Automation”), vienu paspaudimu vartotojai gali generuoti standartizuotus dokumentus, automatiškai užpildomus duomenimis. Norint sėkmingai kurti „Word“ šablonus, reikia žinoti keletą dalykų apie šią funkciją.

Įspėjimas

Žinoma šablonų kūrimo programoje „Word‟ problema. Šioje temoje pateikta informacijos apie tai, kaip išvengti sąveikų, kurios galėtų destabilizuoti „Word‟. Žr.: Svarbu! Žinoma problema ir kaip jos išvengti

Toliau nurodytos palaikomos „Word‟ versijos.

Plotas	„Word“ versija
„Word‟ šablono kūrimas	2013, 2016
Klientų įtraukimo programose sugeneruoto „Word“ dokumento naudojimas	2010, 2013, 2016

Pastaba.

„Word“ dokumentai, kuriuose įjungtos makrokomandos (.docm), nepalaikomi.

Vykdydami šioje temoje pateiktus veiksmus, galėsite sėkmingai kurti ir naudoti „Word“ šablonus klientų įtraukimo programose.

1 veiksmas: „Word“ šablono sukūrimas

Kur galima kurti šabloną

Klientų įtraukimo programose yra trys vietos, kuriose galite kurti „Word“ šabloną:

• Puslapyje Nuostatos. Eikite į Parametrai>Šablonai>Dokumentų šablonai Naujas>(). Norint pasiekti puslapį Parametrai, reikės pakankamų teisių, pavyzdžiui, sistemos administratoriaus ar sistemos tinkintojo.

• Iš įrašo. Atidarykite įrašą pvz., „Sales“ klientą. Pasirinkite Pardavimas>Klientai>Mano aktyvieji klientai. Spustelėdami klientą, jį atidarykite, tada spustelėkite Daugiau (...) >„Word“ šablonai>Kurti „Word“ šabloną. Čia sukurti šablonai yra asmeniniai ir prieinami tik šabloną kuriančiam naudotojui.

• Iš įrašų sąrašo. Pavyzdžiui, pasirinkite Pardavimas>Klientai>Mano aktyvieji klientai. Pasirinkite vieną klientą, tada spustelėkite Daugiau (…) >„Word“ šablonai>Kurti „Word“ šabloną.

  

Arbatpinigiai

Norėdami panaikinti asmeninius dokumentų šablonus, atlikite tolesnius veiksmus.

1. Spustelėkite Išplėstinė ieška ().
2. Srityje Ieškoti (ko) pasirinkite Asmeniniai dokumentų šablonai.
3. Spustelėkite Rezultatai (!).
4. Pasirinkite norimą naikinti asmeninio dokumento šabloną, tada spustelėkite Naikinti ().

Norėdami atnaujinti šablonus, panaikinkite šabloną, o tada įkelkite atnaujintą to šablono versiją.

Spustelėję Kurti „Word“ šabloną, pasirinkite filtruojantį objektą ir spustelėkite „Word“ šablonas>Pasirinkti objektą.

Pasirodo ryšių parinkimo puslapis.

Kas yra ryšiai 1:N, N:1 ir N:N?

Norint naudoti šį ekraną, reikia suprasti jūsų „klientų įtraukimo“ programų duomenų struktūrą. Apie objektų ryšius informacijos gali suteikti jūsų administratorius ar sistemos pritaikymo specialistas. Administratoriaus turinį rasite: Objektų ryšių apžvalga.

Toliau pateikti keli Kliento objekto ryšių pavyzdžiai.

Ryšys	Aprašą
	Klientas gali turėti kelis kontaktus.
	Galimas klientas, klientas ar kontaktas gali turėti kelis klientus.
	Klientas gali turėti kelis rinkodaros tikslinius sąrašus. Rinkodaros tikslinis sąrašas gali turėti kelis klientus.

Šiame ekrane jūsų pasirenkamais ryšiais nustatoma, kokie objektai ir laukai bus prieinami vėliau, apibrėžiant „Word“ šabloną. Pasirinkite tik tuos ryšius, kurių reikia norint į „Word“ šabloną pridėti duomenų.

Pastaba.

Siekiant užtikrinti, kad dokumentai bus atsiųsti laiku, pateikiant kiekvieno ryšio susijusius įrašus taikoma 100 įrašų viršutinė riba. Pavyzdžiui, jei eksportuojate kliento šabloną ir norite įtraukti jo kontaktų sąrašą, dokumente bus pateikiama daugiausia 100 kliento kontaktų.

Šablono atsisiuntimas

Puslapyje Pasirinkti objektą spustelėjus Atsisiųsti šabloną, vietiniame kompiuteryje bus sukurtas „Word‟ failas, o eksportuotas objektas bus įtrauktas kaip XML duomenys.

Svarbu

Dokumento šabloną, atsisiųstą iš vienos aplinkos, galima naudoti tik toje aplinkoje. „Word“ arba „Excel“ šablonų perkėlimas iš vienos aplinkos į kitą šiuo metu nepalaikomas.

2 veiksmas: įgalinkite skirtuką Kūrėjas.

Atidarykite „Word“ šablono failą. Atrodo, kad šiame etape dokumentas tuščias.

Norint matyti ir įtraukti klientų įtraukimo programų XML duomenis, reikia įgalinti „Word“ kūrėjo skirtuką.

1. Pasirinkite Failas>Parinktys>Tinkinti juostelę ir įjunkite parinktį Kūrėjas.

   

2. Spustelėkite Gerai.

   Kūrėjas dabar rodomas „Word“ juostelėje.

   

Svarbu! Žinoma problema ir kaip jos išvengti

Yra žinoma problema susijusi su klientų įtraukimo programų sugeneruotais „Word“ šablonais ir „Office Word“. Kitame skyriuje į „Word‟ šabloną pridėsite XML turinio valdiklių laukų.

Įspėjimas

Dėl kelių tolesnių dalykų „Word‟ gali „sustingti‟, todėl, norint „Word‟ sustabdyti, reikės naudoti užduočių tvarkytuvą.

• Įterpiate ne Paveikslėlių ar Paprastojo teksto turinio valdiklį, o kitą.
• Pakeičiate turinio valdiklio tekstą, pvz., keičiate didžiąsias ir mažąsias raides ar pridedate teksto. Šie pokyčiai gali būti atliekami naudojant automatinę taisą bei tekstą redaguojant naudotojams. Pagal numatytąsias nuostatas „Microsoft Word‟ automatinė taisa sakinius pradeda didžiąja raide. Kai pridedate turinio valdiklio lauką, „Word‟ jį mato kaip naują sakinį ir, dėmesį perkėlus prie kito objekto, lauką pradės didžiąja raide.

Norėdami išvengti valdiklių laukų problemų, atlikite tolesnius veiksmus.

Laukus pridėkite tik kaip Paprastąjį tekstą ar Paveikslėlį.

1. XML susiejimo sritis naudojama norint į „Word“ šabloną įtraukti objektų laukų. Būtinai laukus pridėkite tik kaip Paprastąjį tekstą ar Paveikslėlį.

   

Niekaip nekeiskite pridėtojo turinio valdiklio teksto.

1. Galite keisti turinio valdiklių laukų formatą, pvz, paryškinti tekstą, tačiau daugiau niekaip negalite keisti teksto, įskaitant didžiąsias ir mažąsias raides.

   

   Jei „Word‟ „sustingsta‟ ar pablogėja jos veikimas, pabandykite išjungti automatinę taisą.

Automatinės taisos išjungimas

1. Kai programoje „Word“ atidarytas šablono failas, pasirinkite Failas>Parinktys>Tikrinimas>Automatinės taisos parinktys.

   

2. Atžymėkite Sakinį pradėti didžiąja raide ir Automatiškai naudoti rašybos tikrintuvo siūlymus.

   

3. Skirtukuose Automatinis formatavimas ir Automatinis renkamo teksto formatavimas atžymėkite Brūkšnelius (--) brūkšniu (—).

4. Spustelėkite Gerai.

   Jei įvykdėte pirmiau pateiktas rekomendacijas, esate pasiruošę apibrėžti „Word‟ šabloną.

3 veiksmas: „Word“ šablono apibrėžimas

Naudodami XML susiejimo sritį apibrėžkite „Word‟ šabloną su objektų laukus.

1. Savo „Word“ šablone spustelėkite Kūrėjas>XML susiejimo sritis.

   

   Pasirenkama numatytoji XML schema.

   

2. Pasirinkite XML schemą. Jis prasidės „urn:microsoft-crm/document-template/“.

   

   Svarbu

   Jei dažnai netyčia redaguojate kokį „Word‟ failą, ir dėl to programa „sustingsta‟ ar pablogėja jos veikimas, būtinai išjunkite automatinės taisos parinktis, kaip tai aprašyta skyriuje „Žinoma problema ir kaip jos išvengti‟.

3. Išplėskite objektą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite objekto lauką ir spustelėkite Įterpti turinio valdiklį>Paprastasis tekstas.

   

   Objekto laukas pridedamas prie „Word“ šablono.

   

   Pridėkite papildomų objektų laukų, pridėkite aprašomųjų žymų ir teksto bei dokumentą suformatuokite.

   Baigtas šablonas gali atrodyti taip:

   

   Kai kuriuose jūsų įvestuose turinio valdiklių laukuose gali būti kelios duomenų eilutės. Pvz., klientai turi daugiau nei vieną kontaktą. Norėdami į savo „Word‟ šabloną įtraukti visus duomenis, nustatykite, kad turinio valdiklio laukas kartotųsi.

Nustatymas, kad turinio valdiklių laukai kartotųsi

1. Laukus su pasikartojančiais duomenimis įterpkite į lentelės eilutę.

2. Pasirinkite visą šablono lentelės eilutę.

   

3. XML susiejimo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ryšį su turinio valdiklių laukais ir spustelėkite Pasikartoja.

   

   Kai, naudodami „Word“ šabloną klientų įtraukimo programose kuriate dokumentą, lentelė bus automatiškai užpildyta keliomis duomenų eilutėmis.

   Kai šablone yra jūsų norimi laukai ir jis suformatuotas taip, kaip norite, įrašykite jį ir nusiųskite į „klientų įtraukimo“ programas.

4 veiksmas. „Word“ šablono nusiuntimas atgal į „klientų įtraukimo“ programas

Kai sukūrėte savo „Word“ šabloną taip, kaip norėjote, įrašykite jį, kad galėtumėte nusiųsti jį į klientų įtraukimo programas.

Prieiga prie naujai sukurto „Word‟ šablono priklauso nuo to, kaip jį įkėlėte ir nuo saugos vaidmeniui suteiktos prieigos. Būtinai peržiūrėkite temą Saugos vaidmenų naudojimas prieigai prie šablonų valdyti.

Naudodami puslapį Parametrai administratoriai gali nusiųsti „Word“ šabloną į klientų įtraukimo programas. Nuostatose įkeltas šablonas prieinamas visiems jūsų organizacijos naudotojams.

Administratoriams: „Word“ šablono nusiuntimas į „klientų įtraukimo“ programas

1. Nueikite į Parametrai>Šablonai>Dokumentų šablonai.

2. Spustelėkite Įkelti šabloną.

3. „Word“ failą nuvilkite į dialogo langą arba iki failo nueikite.

   

4. Spustelėkite Įkelti.

   Administratoriaus teisių neturintys naudotojai gali iš įrašų sąrašo šabloną įkelti savo reikmėms.

Administratorių teisių neturintiems vartotojams arba administratoriams, norintiems sukurti asmeninį šabloną: „Word” šablono nusiuntimas į „klientų įtraukimo“ programas

1. Atidarykite puslapį su įrašų sąrašu, pavyzdžiui, „Sales“ klientų sąrašu.

2. Pasirinkite vieną elementą, pavyzdžiui, klientą, spustelėkite Daugiau (…) >„Word“ šablonai>Kurti „Word“ šabloną.

3. Spustelėkite „Word“ šablonas>Nusiųsti.

   

4. „Word“ failą nuvilkite į dialogo langą arba iki failo nueikite.

5. Spustelėkite Įkelti.

5 veiksmas: iš „Word‟ šablono sugeneruokite dokumentą

Norėdami naudoti savo sukurtą „Word‟ šabloną, atlikite tolesnius veiksmus.

1. Atidarykite įrašą su informacija, su kuria norite sukurti dokumentą. Pvz., atidarykite „Sales“ kliento įrašą.

2. Spustelėkite Daugiau (…) > „Word“ šablonai, tada po „Word“ šablonai pasirinkite savo sukurtą šabloną.

   Jei savo sukurto šablono nematote, yra tolesnės dvi galimybės.

   1. Bus rodomi tik sukurti pasirinkto įrašo tipo (objekto) šablonai. Pavyzdžiui, jei atidarysite galimybės įrašą, nematysite šablono, kurį sukūrėte su Kliento objektu.

   2. Norint pamatyti šabloną, reikia atnaujinti „klientų įtraukimo“ programas. Atnaujinkite savo naršyklę arba uždarykite ir vėl atidarykite „klientų įtraukimo“ programas.

   Kai pasirenkate savo „Word“ šabloną, klientų įtraukimo programos sukuria „Word“ dokumentą iš jūsų pasirinkto įrašo.

Išbandykite „Word“ šablonų pavyzdžius

Yra penki „Word“ šablonai, įtraukti į klientų įtraukimo programas.

„Word“ šablonų pavyzdžiai sukurti su konkrečiu įrašo tipu (objektu). Šabloną galėsite pritaikyti tik to paties tipo įrašams.

Vardas	Objektas
Galimybių suvestinė	Galimybė (Pardavimo sritis)
Kampanijos suvestinė	Kampanija (Rinkodaros sritis)
Atvejų suvestinė	Atvejis (Aptarnavimo sritis)
Sąskaita faktūra	Sąskaita faktūra (Pardavimo sritis)
Kliento informacijos suvestinė	Klientas (Pardavimo, Aptarnavimo ir Rinkodaros sritys)

Norėdami taikyti „Word“ šablono pavyzdį

1. Atidarykite įrašą su objekto tipo, kuris atitinka šablono pavyzdį, informacija. Pvz., norėdami taikyti Kliento suvestinės šabloną, atidarykite „Sales“ kliento įrašą.

2. SpustelėkiteDaugiau (…) > „Word“ šablonai, tada po „Word“ šablonai pasirinkite šablono pavyzdį.

   Atidarykite ir peržvelkite naujai sukurtą „Word‟ šabloną.

Pastaba.

Į „klientų įtraukimo” programas įtrauktus šablonus galite peržiūrėti, bet ne redaguoti.

Papildomos pastabos

Saugos vaidmenų naudojimas valdyti prieigai prie šablonų

Administratoriai tam tikru detalumo laipsniu gali valdyti prieigą prie „Word‟ šablonų. Pavyzdžiui, pardavėjams galite suteikti „Word‟ šablono Skaitymo, bet ne Rašymo prieigą.

1. Spustelėkite Parametrai>Sauga>Saugos vaidmenys.

2. Pasirinkite vaidmenį, tada spustelėkite skirtuką Verslo valdymas.

3. Norėdami nustatyti visai organizacijai prieinamų šablonų prieigą, pasirinkite Dokumento šablonas. Prieigai prie šablonų, kuriais dalijamasi su atskirais naudotojais, nustatyti pasirinkite Asmeninis dokumento šablonas.

4. Spustelėdami apskritimus, galite koreguoti prieigos lygį.

   

Sukurtuose dokumentuose sąrašai pateikiami ne ta pačia tvarka kaip įrašai

Iš pasirinktinio šablono sukurti įrašų sąrašai „Word“ dokumentuose gali būti rodomi ne ta pačia tvarka kaip klientų įtraukimo programose. Įrašai išvardijami tokia tvarka, kokia buvo nustatyta jų sukūrimo laiku ir data.

Problema dėl kalbų iš dešinės į kairę

Sukūrus dokumentą, turinys iš dešinės į kairę (RTL) gali turėti tam tikrų formatavimo problemų "Word" faile.

Taip pat žr.

Analizuokite savo duomenis su „Excel“ šablonais

„Word“ šablonų trikčių šalinimas