Biznesa procesa optimizēšana

Kad esat pārbaudījuši visu biznesa procesu, izaiciniet sevi, lai to optimizētu. Racionalizējot procesu, izvairās no tik daudziem soļiem, ka darbinieki ir pārspīlēti vai apjukuši.

Daži noderīgi paņēmieni, kādos sākt procesa optimizēšanu:

• Sāciet ar mērķi. Identificējiet mērķus, kurus vēlētos sasniegt savā biznesa procesā. Šiem mērķiem vajadzētu nodrošināt vispārīgu redzējumu par jūsu cerībām attiecībā uz turpmāko procesu.

• Apsveriet, vai kaut ko var pabeigt efektīvāk, lētāk vai kvalitatīvāk.

• Meklējiet izpildes pamatrādītājus, lai noteiktu, kas darbojas labi un kam ir nepieciešami uzlabojumi.

• Atkāpieties un saņemiet ieguldījumu, kopīgojot procesa dokumentu ar savu komandu.

• Kopīgojiet procesa dokumentu ar vadību, lai iegūtu augstāka līmeņa redzējumu, un nodrošīniet caurredzamu pārskatāmību katrai procesa darbībai. ​

• Apskatiet savu procesu no lietotāja vai klienta viedokļa, kurš varētu gūt labumu no procesa, un apsveriet veidus, kā uzlabot viņu pieredzi un vispārējo apmierinātību.

Daži galvenie uzdodamie jautājumi:

• Vai jebkādas atlikušās darbības var izgriezt no procesa, lai paaugstinātu efektivitāti vai kvalitāti vai samazinātu izmaksas?

• Ja samazinātā darbība ir svarīga kopējam biznesam, vai to var apstrādāt atsevišķā biznesa procesā?

• Vai var uzlabot soli, lai labāk sasniegtu savu mērķi?

• Vai darbību secību var pārkārtot?

• Vai darbības var apvienot?

• Vai šī procesa darbības var izpildīt vienlaicīgi?

• Vai var samazināt to cilvēku skaitu, kas nepieciešami procesa izpildei?

• Vai varat mainīt veidu, kādā ziņojat nākamajai procesa personai, lai viņi atbildētu ātrāk?

• Vai ir kādi procesa aspekti, kurus varat automatizēt tālāk? Piemēram:

  • Automātiska datu tveršana, iepretim manuālai ievadei

  • Lēmumu automatizēšana, pamatojoties uz datiem

  • Veiktās darbības automatizācija

  • Mākslīgā intelekta izmantošana, lai aizstātu cilvēka uzmanību

Piezīmes

Ja uzdevums ir pilnībā veikts darbvirsmā, varat izmantot procesa padomnieku , lai automātiski optimizētu procesu. Procesu padomdevējam ir iespējas analizēt jūsu procesu un vizualizēt to procesu kartē. Izmantojot analītisku atskaiti, procesa kartējumā tiek atklāti vājo vietu un rādītāju dati.

Piemērs: izdevumu atskaites procesa optimizēšana

Mēs pārskatījām pašreizējo izdevumu procesu un atklājām dažus acīmredzamus uzlabojumus, kurus var veikt:

• Visā procesā neizmantojiet papīru. (Mēs atzīmējām, ka ietaupījumi un ietekme uz vidi ir arī projekta priekšrocības.)

• Veiciet visas iespējamās atbilstības pārbaudes, pirms iespējojat atskaites iesniegšanu apstiprināšanai. (Ievērojami samazina atkārtotu darbu un gala procesa laiku.)

• Automātiski uzmeklējiet un pievienojiet grāmatvedības kodus, kad ir iesniegta izdevumu atskaite.

• Ļaujiet grāmatvedībai pārvietot apstiprinātos izdevumus uz finanšu sistēmu bez atkārtotas datu ievades.

• Automātiski izveidojiet iknedēļas izdevumu atskaites no digitālajiem datiem.

Šarlote apsver papildu iespējas, kā optimizēt budžeta pārskatīšanas procesu. Un Rebecca pēta, kā pusgada auditu var optimizēt, izmantojot AI.

Mūsu ieteiktais optimizētais process izskatās kā šajā ilustrācijā.

Nākamais solis: vai ir vērts automatizēt šo procesu?