SharePoint dokumentu pārvaldība

Piezīme

No 2022. gada 12. oktobra, Power Apps portāli ir Power Pages. Papildinformācija. Pakalpojums Microsoft Power Pages tagad ir vispārēji pieejams (emuārs)
Drīzumā Power Apps portālu dokumentācija tiks migrēta un sapludināta ar Power Pages dokumentāciju.

Microsoft Dataverse atbalsta integrāciju ar SharePoint Online, kas ļauj izmantot SharePoint dokumentu pārvaldības iespējas Dataverse. Power Apps portāls tagad atbalsta dokumentu augšupielādi un rādīšanu lietotnē SharePoint un no tās tieši portāla pamata veidlapā vai vairāku darbību veidlapā. Tas ļauj portāla lietotājam apskatīt, lejupielādēt, pievienot un dzēst dokumentus no portāla. Portāla lietotāji var izveidot arī apakšmapes savu dokumentu organizēšanai.

Piezīme

Varat arī pārvaldīt SharePoint dokumentus risinājumā Power Pages. Papildu informācija: Kas ir Power Pages

Piezīme

• Dokumentu pārvaldība darbojas tikai ar SharePoint Online.
• Servera integrācija atbalsta dokumentu pārvaldību.

Lai strādātu ar SharePoint dokumentu pārvaldības iespējām no Dataverse, jāveic šādas darbības.

1. Jāiespējo dokumentu pārvaldības funkcionalitāte savā vidē

2. Jāiestata SharePoint integrācija no Power Apps portālu administrēšanas centra

3. Jāiespējo dokumentu pārvaldība entītijām

4. Jāizmaina attiecīgā veidlapa Power Apps dokumentos

5. Jāizveido atbilstošo atļauja personai un jāpiešķir tā attiecīgajai tīmekļa lomai

1. darbība: jāiespējo dokumentu pārvaldības funkcionalitāte modeļa vadītās programmās

Jums ir jāiespējo dokumentu pārvaldības funkcionalitāte modeļa vadītās programmās, izmantojot servera SharePoint integrāciju. Servera SharePoint integrācija ļauj izveidot modeļa vadītas programmas un SharePoint Online savienojumu starp serveriem. Portāls izmanto noklusējuma SharePoint vietnes ierakstu. Papildinformāciju par dokumentu pārvaldības funkcionalitātes iespējošanu modeļa vadītās programmās skatiet rakstā Modeļa vadītu programmu iestatīšana, lai izmantotu SharePoint Online.

2. darbība: SharePoint integrācijas iestatīšana no Power Apps portālu administrēšanas centra

Lai izmantotu dokumentu pārvaldības iespējas pakalpojumā SharePoint, iespējojiet SharePoint integrāciju Power Apps portālu administrēšanas centrā.

Piezīme

Lai izpildītu šo darbību, Jums ir jābūt globālajam administratoram.

1. Atveriet Power Apps portāla administrēšanas centrs.

2. Atveriet Iestatījumu SharePoint integrācija > Iespējot SharePoint integrāciju

   

3. Apstiprināšanas logā atlasiet Iespējot. Tas ļaus portālam sazināties ar SharePoint. Kamēr tiek iespējota SharePoint integrācija, portāls tiek restartēts un nebūs pieejams dažas minūtes. Tiek parādīts ziņojums, ja SharePoint integrācija ir iespējota.

Kolīdz integrācija ir iespējota SharePoint, kļūst pieejamas šādas darbības:

• Atspējot SharePoint integrāciju: ļauj atspējot SharePoint integrāciju ar jūsu portālu. Kamēr tiek atspējota SharePoint integrācija, portāls tiek restartēts un nebūs pieejams dažas minūtes. Tiek parādīts ziņojums, ja SharePoint integrācija ir atspējota.

  

Iespējojot vai atspējojot SharePoint integrāciju, tiks atjaunināta Microsoft Entra ID (Azure AD) lietojumprogramma portālā un pievienotas vai noņemtas nepieciešamās SharePoint atļaujas. Jūs tiksit novirzīts, lai sniegtu piekrišanu veikt izmaiņas Azure AD programmā.

Ja nepiekrītat:

• Integrācijas iespējošana vai atspējošana SharePoint netiks pabeigta, un tiks parādīts kļūdas ziņojums.

• Jūsu iebūvētais Azure AD lietotājvārds portālā nedarbosies.

3. darbība: Jāiespējo dokumentu pārvaldība entītijām

Ir jāiespējo dokumentu pārvaldība entītijām, lai glabātu dokumentus, kas saistīti ar entītiju ierakstiem SharePoint. Informāciju par to, kā iespējot dokumentu pārvaldību entītijām, skatiet SharePoint dokumentu pārvaldības iespējošana konkrētām entītijām.

4. darbība. Konfigurējiet attiecīgo veidlapu, lai parādītu dokumentus.

Power Apps pielāgošana

Nosakiet veidlapu, kurā vēlaties izmantot dokumentu pārvaldības iespējas. Ir jārediģē veidlapa, izmantojot modeļa vadītu programmu veidlapu redaktoru, un jāpievieno veidlapai apakšrežģis. Apakšrežģis pievieno veidlapai sadaļu, kas ļauj strādāt ar portāla dokumentiem. Lai šis variants izdotos, apakšrežģī ir jāiestata šādi rekvizīti:

• Sadaļā Datu avots atlasiet Dokumentu atrašanās vietas no Entītiju saraksta.

• Sadaļā Datu avots atlasiet Aktīvo dokumentu atrašanās vietas no Noklusējuma skata saraksta.

Varat norādīt nepieciešamo nosaukumu un etiķeti, ja vēlaties. Saglabājiet un publicējiet veidlapu, kolīdz apakšrežgis ir pievienots un konfigurēts.

Piezīme

Entītijai, kurai rediģējat veidlapu, ir jābūt iespējotai dokumentu pārvaldībai. Papildinformācija: Dokumentu pārvaldības iespējošana entītijām

Power Apps portālu konfigurācija

Papildus standarta konfigurācijai, kas ir nepieciešama pamata veidlapai vai vairāku darbību veidlapai, ir jāiestata šādi rekvizīti dokumentu pārvaldības iespējošanai:

• Entītijas nosaukums un Veidlapas nosaukums: ievadiet iepriekšējā darbībā pielāgotās entītijas un veidlapu nosaukumus.

• Atzīmējiet veidlapā izvēles rūtiņu Iespējot personas atļauju, lai ļautu lietotājam lasīt dokumentus.

• Iestatiet Režīma opciju Rediģēšana, lai augšupielādētu dokumentus.

Piezīme

Dokumenta augšupielādei ir nepieciešams, lai pastāvētu primārās entītijas ieraksts. Ja režīms ir iestatīts kā „Ievietot”, dokuments netiks augšupielādēts, jo primārās entītijas ieraksts netiek izveidots, kamēr veidlapa nav iesniegta.

5. darbība: Jāizveido atbilstoša entītijas atļauja un jāpiešķir tā attiecīgajai tīmekļa lomai

Lai izveidotu nepieciešamo piekļuvi dokumentu skatīšanai un augšupielādei, ir nepieciešami divi entītijas atļaujas ieraksti.

• Tabulas atļaujas tabulu vai vairāku darbību veidlapai:
  • Izveidojiet ierakstu Tabulas atļauja, norādot Tabulas nosaukumu kā tabulu iepriekš konfigurētajā pamata vai vairāku darbību veidlapā.
  • Atlasiet Piekļuves tipu un piekļuves tipa attiecības, kas atbilst jūsu veidlapas uzvedībai.
  • Iespējojiet atļ. Lasīt un Pievienot pie, lai atļautu lasīš. piekļuvi dok., un varat iesp. atļ. Rakstīt, lai ļautu augšupiel. dok. Pagaidām ignorējiet sadaļu Atvasinātās entītiju atļaujas, jo tā tiks aizpildīta nākošajā darbībā.
• Atļaujas sadaļā Dokumenta atrašanās vieta ar Primāro tvērumu attiecībā uz iepriekšējo atļauju ierakstu:
  • Izveidojiet ierakstu Entītijas atļauja, norādot Entītijas nosaukumu kā Dokumenta atrašanās vietu, iestatot vienumu Piekļuves tips par Primāro.
  • Atlasiet Primāro entītijas atļauju personas atļaujas ierakstam, kas tika izveidots iepriekšējā darbībā.
  • Atļaujas
    • Atļauju minimums, sniedzot lasīšanas piekļuvi dokumentiem, ir Lasīt, Izveidot un Pievienot.
    • Iekļaujiet atļaujas Rakstīt dokumentu augšupielādes piekļuvei.
    • Iekļaujiet Dzēst, lai atļautu dokumentu dzēšanu.

Piezīme

Atbilstošajā apakštabulas atļauja tabulā Dokumenta atrašanās vieta ir jāizveido katrā galvenās tabulas atļauju ierakstā, kas pastāv tabulu vai vairāku darbību veidlapas tabulā, kurā ir jāparāda dokumenti.

Faila augšupielādes lieluma konfigurācija

Pēc noklusējuma faila lielums ir 10 MB. Tomēr maksimālais konfigurējamais faila lielums ir 50 MB, izmantojot vietnes iestatījumu SharePoint/MaxUploadSize.

Maksimālais faila lejupielādes izmērs

Ieteicams ierobežot lejupielādei pieejamo atsevišķo failu lielumu līdz 250 MB vai mazāk. Ja izmantojat portālus, lai lejupielādētu lielus failus no SharePoint, operācijai var iestāties noildze pēc pāris minūtēm.

Parauga konfigurācija, lai iespējotu dokumentu pārvaldību Pieteikuma pamata veidlapā

Tālāk parādītajā piemērā konfigurācijā tiek izmantota tabula Pieteikums, kura programma Dynamics 365 Customer Service nepieciešama kā priekšnosacījums. Lai gan šajā paraugā tiek izmantota tabula Pieteikums, tā ir tikai iepriekš minēto darbību ilustrācija, un to var izsekot jebkurai citai pielāgotai entītijai vai Dataverse entītijai, kas atbalsta dokumentu pārvaldību programmā SharePoint.

1. Izpildiet noradījumus 1. darbībā, lai nodrošinātu vides servera konfigurācijas pabeigšanu un SharePoint integrēšanu.

2. Izpildiet 2. darbībā sniegtos norādījumus, lai pārliecinātos, ka portālam ir integrēšanas atļaujas ar SharePoint.

3. Izpildiet 3. darbībā sniegtos norādījumus, lai pārliecinātos, ka Pieteikuma entītijai ir iespējota dokumentu pārvaldība.

4. Izpildiet 4. darbībā sniegtos norādījumus ar šādām konfigurācijām:

   • Modeļa vadītu programmu pielāgošana

     a. Pārejiet uz sadaļu Iestatījumi > Pielāgošana > Sistēmas pielāgošana.

     b. Sadaļā Noklusējuma risinājums atveriet entītiju Pieteikums > Veidlapas.

     c. Atveriet Tīmeklis — rediģēt pieteikumu veidlapas redaktorā.

     

     d. Veidlapā atlasiet lauku Izveides laiks un cilnē Ievietot atlasiet Apakšrežģis.

     

     e. Dialoglodziņā Rekvizītu iestatīšana iestatiet šādus rekvizītus un atlasiet Labi.

     • Nosaukums (jebkāds nosaukums): Pieteikuma dokumenti

     • Etiķete (jebkāds etiķetes nosaukums): Pieteikuma dokumenti

     • Entītija: dokumentu atrašanās vietas

     • Noklusējuma skats: Aktīvo dokumentu atrašanās vietas

     

     f. Veidlapas redaktorā atlasiet Saglabāt,pēc tam atlasiet Publicēt.

   • Power Apps portālu konfigurācija

     a. Atveriet programmu Portālu pārvaldība -> Pamata veidlapas.

     b. Atrodiet un atveriet pamata veidlapu Klientu apkalpošana — pieteikuma rediģēšana.

     c. Pārskatiet un pārliecinieties, ka ir iestatīti šādi rekvizīti:

     • Entītijas nosaukums: Pieteikums (incidents)

     • Veidlapas nosaukums: Tīmeklis—pieteikuma rediģēšana

     • Režīms: rediģēšana

     • Entītijas atļauja: Iespējota

     d. Ja veicāt izmaiņas veidlapā, atlasiet Saglabāt.

5. Izpildiet 5. darbību, lai pārliecinātos, ka lietotājiem ir piešķirtas entītiju atļaujas.

   1. Atveriet ierakstu Tīmekļa loma, kas ir saistīts ar lietotāju. Šajā piemērā tiek pieņemts, ka lietotājam ir Administratora loma tīmeklī.

   2. Pārliecinieties, ka Entītijas atļaujas ieraksts pastāv ar nosaukumu Klientu apkalpošana — Pieteikumi, kuros klients ir kontaktpersona.

      Piezīme

      Pārliecinieties, ka jūsu tīmekļa lomai ir pievienota entītijas atļauja. Ja lietotājs jau ir administrators, tad minētā entītijas atļauja nav tieši jāpiešķir.

   3. Izveidojiet jaunu entītijas atļauju, ievadiet šādu informāciju un atlasiet Saglabāt.

   • Nosaukums (jebkāds nosaukums): Klientu apkalpošana — saistītie dokumenti.

   • Entītijas nosaukums: dokumentu atrašanās vietas

   • Piekļuves tips: Primārais

   • Primārā entītijas atļauja: Klientu apkalpošana — Pieteikumi, kuros klients ir kontaktpersona

   • Primārās attiecības: incident_SharePointDocumentLocations

   • Atļaujas: lasīt, izveidot, pievienot, rakstīt, dzēst

   4. Pierakstieties portālā, lai nodrošinātu, ka entītijai Pieteikums ir iespējota dokumentu pārvaldība.

      a. Atveriet lapu Atbalsts.

      

      b. Sarakstā atlasiet esošu ierakstu Pieteikums. Atveriet lapas sadaļu Pieteikuma dokumenti un skatiet pievienoto dokumentu sarakstu.

      

Skatiet arī:

Dokumentu pārvaldība, izmantojot SharePoint

Piezīme

Kādas ir jūsu dokumentācijas valodas preferences? Aizpildiet īsu aptauju. (ņemiet vērā, ka aptauja ir angļu valodā)

Aptaujai būs nepieciešamas aptuveni septiņas minūtes. Nekādi personas dati netiks vākti (paziņojums par konfidencialitāti).