Konfigurer e-post

Bemerkning

Azure Active Directory er nå Microsoft Entra ID. Få mer informasjon

Personer i bedrifter sender informasjon og dokumenter, for eksempel ordrer og bestillinger og fakturaer, per e-post hver dag. Administratoren kan koble en eller flere e-postkontoer til Business Central, slik at du kan sende dokumenter uten å måtte åpne en e-postapp. Du kan lage hver enkelt melding individuelt med grunnleggende formateringsverktøy, for eksempel skrifter, stiler, farger og så videre, og legge til vedlegg på opptil 100 MB. Med rapportoppsett kan administratorer ta med bare nøkkelinformasjonen fra dokumenter. Finn ut mer under Send dokumenter i e-post.

E-post-funksjonene i Business Central er bare for utgående meldinger. Du kan ikke motta svar, det vil si at det ikke finnes noen innboksside.

Merk

Du kan bare bruke e-postfunksjonene til Business Central online med Exchange Online. Vi støtter ikke hybride scenarier, for eksempel tilkobling av Business Central online til en lokal Exchange-versjon.

Hvis du bruker Business Central lokalt, må du opprette en appregistrering for Business Central i Azure Portal før du kan konfigurere e-post. Appregistreringen gjør det mulig for Business Central å autorisere og godkjenne e-postleverandøren. Finn ut mer på Konfigurere e-post for Business Central lokalt. I Business Central online håndteres dette for deg.

Krav

Det er et par krav til å konfigurere og bruke e-postfunksjonene.

• Hvis du vil konfigurere e-post, må du ha tillatelsessettet E-POSTOPPSETT. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilordne tillatelser til brukere og grupper.
• Alle som skal bruke e-postfunksjonene, må være fullt lisensiert Business Central. Delegerte administratorer og gjestebrukere kan for eksempel ikke bruke leierens e-postkonto.

Legg til e-postkontoer

Du legger til e-postkontoer gjennom utvidelser som gjør det mulig å koble kontoer fra ulike leverandører til Business Central. Med standardtillegg kan du bruke kontoer fra Microsoft Exchange Online. Andre utvidelser som gjør det mulig å koble sammen kontoer fra andre leverandører, for eksempel Gmail, kan imidlertid være tilgjengelige.

Du kan angi forhåndsdefinerte forretningsscenarioer der e-postkontoen skal brukes til å sende e-postmeldinger. Du kan for eksempel angi at alle brukere sender salgsdokumenter fra en konto og kjøpsdokumenter fra en annen. Finn ut mer under Tildel e-postscenarioer til e-postkontoer.

Følgende tabell beskriver e-postutvidelsene som er tilgjengelige som standard.

Utvidelse	Beskrivelse	Eksempler på når den kan brukes
Microsoft 365 Kobling	Alle sender e-post fra en delt postboks i Exchange Online.	Når alle meldinger kommer fra samme avdeling, vil for eksempel salgsorganisasjonen sende meldinger fra en sales@cronus.com-konto. Dette alternativet krever at du konfigurerer en delt postboks i Microsoft 365-administrasjonssenteret. Se Delte postbokser hvis du vil ha mer informasjon.
Gjeldende brukerkontakt	Alle sender e-post fra kontoen de brukte til å logge på Business Central.	Tillat kommunikasjon fra individuelle konti.
SMTP-kobling	Bruk SMTP-protokoll til å sende e-poster.	Tillat kommunikasjon via SMTP-e-postserveren.

Utvidelsene Microsoft 365-kobling og Nåværende bruker-kobling bruker de kontoene du konfigurerte for brukere i administrasjonssenteret for Microsoft 365 for Microsoft 365-abonnementet. Brukere må ha en gyldig lisens for Exchange Online for å sende e-post med utvidelsene. I sandkassemiljøer krever i tillegg disse utvidelsene, inkludert Outlook REST API-utvidelsen , at innstillingen Tillat HttpClient-forespørsler er aktivert. Du kan kontrollere om det er aktivert for disse utvidelsene ved å gå til siden Utvidelsesbehandling, velge utvidelsen og deretter velge alternativet Konfigurer.

Eksterne brukere, for eksempel delegerte administratorer og eksterne regnskapsførere, kan ikke bruke disse utvidelsene til å sende e-postmeldinger fra Business Central.

Bemerkning

Hvis du bruker S2S-godkjenning (tjeneste til tjeneste), kan ikke Microsoft 365 og koblingene for gjeldende brukere godkjenne brukeren når de sender et salgs- eller kjøpsdokument via e-post. Når noen sender et dokument, vises følgende feilmelding:

"Du er ikke autorisert til å få tilgang til denne ressursen: https://graph.microsoft.com/.default. Kontakt systemansvarlig."

Problemet forårsakes av de bundne handlingene på dokument-API-ene som sender e-post. Hvis du vil lære mer om de bundne handlingene, kan du gå til Bundet handlinger.

Hvis du vil bruke S2S-godkjenning og e-postfunksjonene, bruker du alternativet SMTP-kobling.

Bruk SMTP

Hvis du vil bruke SMTP-protokollen til å sende e-postmeldinger fra Business Central, kan du bruke SMTP-koblingsutvidelsen. Når du oppretter en konto som bruker SMTP, er feltet Avsendertype viktig. Hvis du velger Spesifikk bruker, sendes e-post ved hjelp av navnet og andre opplysninger fra kontoen du oppretter. Hvis du velger Nåværende bruker, sendes det imidlertid e-postmeldinger fra e-postkontoen som er angitt for hver brukers konto. Nåværende bruker ligner på Send som-funksjonen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruk en erstatningsavsenderadresse i utgående e-postmeldinger.

Viktig!

Hvis du vil bruke OAuth SMTP, må alle brukere være på samme Microsoft Entra leier.

Du må opprette en programregistrering i Azure-portalen og deretter kjøre det assisterte oppsettet Konfigurer Microsoft Entra ID-hjelpelinje i Business Central for å koble til Microsoft Entra ID. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en programregistrering for Business Central i Azure Portal.

Exchange Online avskriver bruk av enkel godkjenning for SMTP. Leiere som for øyeblikket bruker SMTP AUTH, påvirkes ikke av denne endringen. Vi anbefaler imidlertid på det sterkeste at du bruker den nyeste versjonen av Business Central og konfigurerer OAuth 2.0-godkjenning for SMTP. Vi vil ikke legge til sertifikat basert godkjenning for tidligere versjoner av Business Central, for eksempel versjon 14. Hvis du ikke kan konfigurere OAuth 2.0-autentisering, oppfordrer vi deg til å utforske tredjepartsalternativer hvis du vil bruke SMTP-e-post i tidligere versjoner.

Bemerkning

Når du kopierer et selskap som bruker en SMTP-e-postkonto til å sende e-postmeldinger, inkluderes ikke passordet for kontoen. Du må angi passordet på nytt på siden SMTP-konto i det nye selskapet.

Bruk veiledningen for assistert oppsett for Konfigurer e-post

Den assisterte oppsettveiledningen Konfigurer e-post kan hjelpe deg raskt i gang med e-post.

Merk

Du må ha en standard e-postkonto selv om du bare legger til én konto. Standardkontoen blir brukt i alle e-postscenarioer som ikke er tilordnet en konto. Finn ut mer under Tildel e-postscenarioer til e-postkontoer.

1. Velg ikonet, skriv inn Konfigurer e-postkontoer, og velg deretter det relaterte opprette en kobling.
2. Fyll ut feltene etter behov. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

Tildel e-postscenarioer til e-postkontoer

E-postscenarioer er prosesser som omfatter sending av et dokument. Det kan for eksempel være en salgordre eller bestilling eller et varsel, for eksempel en invitasjon til en ekstern regnskapsfører. Bestemte e-postkontoer kan brukes for bestemte scenarioer. Du kan for eksempel angi at alle brukerne alltid sender salgsdokumenter fra en konto, kjøpsdokumenter fra en annen og lager- eller produksjonsdokumenter fra en tredje konto. Du kan tildele, tildele på nytt og fjerne scenarioer når du vil. Et scenario kan bare tildeles én e-postkonto om gangen. Standard e-postkonto blir brukt i alle scenarioer som ikke er tildelt en konto.

På siden Tildeling av e-postscenario kan du velge handlingen Angi standardvedlegg for å legge til vedlegg i e-postscenarioer. Vedleggene er alltid tilgjengelige når du setter en e-postmelding for et dokument som er knyttet til scenariet. Hvert e-postscenario kan ha ett eller flere standard vedlegg. Standardvedlegg legges automatisk til e-post i e-postscenarioet. Når du for eksempel sender en salgsordre per e-post, legges standardvedlegget som er angitt for salgsordrescenarioet, til. Standardvedlegg vises i Vedlegg-delen nederst på siden Skriv en e-postmelding. Du kan legge til ikke-standard vedlegg i e-posten manuelt.

Definer visningspolicyer

Du kan kontrollere e-postmeldingene som en bruker har tilgang til, på sidene E-postutboks og Sendte e-poster.

Velg en bruker i E-postvisningspolicyer for bruker, og velg deretter et av følgende alternativer i feltet E-postvisningspolicy:

• Se egne e-postmeldinger - Brukeren kan bare vise sine egne e-postmeldinger.
• Vis alle e-postmeldinger - Brukeren kan se alle e-postmeldinger, inkludert e-postmeldinger som ble sendt av andre brukere.
• Vis hvis tilgang til alle relaterte poster: Denne visningspolicyen brukes hvis ingen annen policy er angitt. En bruker kan vise e-postmeldinger som andre brukere har sendt, hvis brukeren har tilgang til posten som ble sendt og alle relaterte poster. Eksempel: Bruker A sendte en bokført salgsfaktura til en kunde. Bruker B kan se e-postmeldingen hvis vedkommende har tilgang til både fakturaen og kunden.
• Vis om tilgang til relaterte poster – Brukeren kan vise e-postmeldinger som ble sendt av andre personer, hvis brukeren har tilgang til minst én post som er relatert til oppføringen som ble sendt. Eksempel: Bruker A sendte en bokført salgsfaktura til en kunde. Bruker B kan se e-postmeldingen hvis vedkommende har tilgang til enten fakturaen eller kunden.

Merk

Hvis du lar feltet Bruker-ID stå tomt og deretter velger handlingen E-postvisningspolicy, gjelder policyen du definerer alle brukerne.

Angi hvor mange meldinger en konto kan sende per minutt

Enkelte e-postleverandører (ISP-er) begrenser antall e-postmeldinger en e-postkonto kan sende samtidig, eller innenfor en viss tid, eller begge deler. E-postbegrensing hjelper ISP-er med å styre trafikken på serverne sine og forhindre søppelpost. Hvis en e-postkonto overskrider grensen, kan det hende at ISP-en blokkerer meldingene. Hvis du vil sikre at antall meldinger du sender fra Business Central, er i samsvar med grensen for ISP-en, angir du grensen for hver enkelt e-postkonto.

Standardgrensen for kontotypene Microsoft 365 og Nåværende bruker er 30, som tilsvarer grensen som er angitt av Exchange Online.

Det finnes to måter å angi grensen på:

• Når du bruker den assisterte oppsettveiledningen Konfigurer e-post til å opprette en ny konto, må du angi grensen i feltet Frekvensgrense per minutt.
• For eksisterende e-postkontoer angir du grensen i feltet Frekvensgrense for e-post på kontoen.

Definer gjenbrukbare e-posttekster og -oppsett

Du kan bruke rapporter til å ta med viktig informasjon fra salg, kjøp og servicedokumenter i tekster for e-poster. Rapportoppsett definerer stilen og innholdet i teksten i e-postmeldingen. Innholdet omfatter for eksempel tekst som hilsener eller instruksjoner som kommer før dokumentinformasjonen. Denne fremgangsmåten beskriver hvordan du konfigurerer rapporten Salg – faktura for bokførte salgsfakturaer, men prosessen er lik for andre rapporter.

Merk

Hvis du vil bruke oppsettet til å lage innhold i e-postmeldinger, må du bruke Word-filtypen for oppsettet.

1. Velg ikonet , angi Rapportvalg - salg, og velg deretter det relaterte opprette en kobling.
2. På siden Rapportvalg - salg, i Bruk-feltet, velger du Faktura.
3. På en ny linje i -Rapport-ID-feltet, velger du for eksempel standardrapport 1306.
4. Merk av for Bruk for brødtekst i e-post.
5. Velg feltet Oppsettbeskrivelse for brødtekst i e-post, og velg deretter et oppsett fra listen.
6. Hvis du vil vise eller redigere oppsettet som e-postteksten er basert på, velger du oppsettet på siden Egendefinerte rapportoppsett og velger deretter handlingen Oppdater oppsett. Hvis du tilpasser oppsettet, bruker du handlingen Importer oppsett til å laste opp det nye oppsettet.

   Merk

   Hvis du vil tilpasse et standardrapportoppsett, for eksempel 1306, må du lage en kopi av rapporten. Ved hjelp av Business Central kan du lage en kopi når du importerer et egendefinert oppsett for en standardrapport. Navnet på det nye egendefinerte rapportoppsettet vil bli prefikset "kopi av".

7. Hvis du vil la kundene bruke en betalingstjeneste, for eksempel PayPal, må du definere tjenesten. Etterpå settes PayPal-informasjonen og-koblingen inn i e-postteksten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Aktivere kundebetalinger via PayPal.
8. Velg OK.

Nå når du for eksempel velger Send-handlingen på siden Bokført salgsfaktura, vil brødteksten i e-posten inneholde dokumentinformasjonen fra rapport 1306 foran standardteksten i henhold til rapportoppsettet du valgte i trinn 5.

Bruk en erstatningsavsenderadresse i utgående e-postmeldinger

Hvis du bruker SMTP-koblingsutvidelsen, kan du bruke funksjonene Send som eller Send på vegne fra Microsoft Exchange til å endre avsenderadressen i utgående meldinger. Business Central bruker SMTP-kontoen til å godkjenne til Exchange, men erstatter avsenderadressen med den du angir, eller endrer den med «på vegne av».

Når du oppretter en konto og vil bruke funksjonene Send som eller Send på vegne fra Exchange, velger du Bestemt bruker i feltet Avsendertype.

Du kan også velge Nåværende bruker for å tillate at brukerne sender meldinger gjennom SMTP-koblingen. Meldingen ser ut til å bli sendt fra e-postkontoen som er angitt i feltet Kontaktens e-post på brukerkortet for brukeren de er pålogget som. Den fungerer imidlertid på samme måte som Send som-funksjonen, og sendes fra kontoen som er angitt i oppsettet for SMTP-koblingen.

Følgende er eksempler på hvordan Send som og Send på vegne av brukes i Business Central:

• Du vil kanskje at bestillinger og ordrer som du til leverandører og kunder, skal se ut som om de kommer fra en noreply@yourcompanyname.com-adresse.
• Når arbeidsflyten sender en godkjenningsforespørsel via e-post ved hjelp av e-postadressen til anmoderen.

Bemerkning

Du kan bare bruke én konto til å erstatte avsenderadresser. Det vil si at du ikke kan ha én erstatningsadresse for innkjøpsprosesser og en annen for salgsprosesser.

Definere profiler for dokumentsending

Du kan spare tid ved å definere en foretrukket metode for å sende salgsdokumenter for hver av kundene. Du trenger ikke å velge et sende alternativ, for eksempel om dokumentet skal sendes med e-post eller som et elektronisk dokument hver gang du sender et dokument. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere en profil for dokumentsending.

Valgfritt: Konfigurer loggføring av e-post i Exchange Online

Få mer ut av kommunikasjonen mellom selgere og de eksisterende eller potensielle kundene. Du kan spore e-postutvekslinger og deretter gjøre dem om til praktiske muligheter. Finn ut mer på Spor utveksling av e-postmeldinger mellom selgere og kontakter.

Valgfritt: Overvåk e-postbruk og feilsøk e-postfeil med telemetri

Administratorer kan aktivere telemetrifunksjonen i Business Central for å hente data om bruk og feil med ulike funksjoner i systemet. For e-post loggfører vi følgende operasjoner:

• En e-post ble sendt
• Et forsøk på å sende en e-post mislyktes
• Godkjenning til en SMTP-server vellykket/mislykket
• Tilkobling til en SMTP-server vellykket/mislykket

Du kan bruke disse dataene til å overvåke e-postbruk og feilsøke e-postfeil. Finn ut mer på Analysere e-posttelemetri (administrasjonsinnhold).

Konfigurer e-post for Business Central lokalt

Business Central lokalt kan integreres med tjenester som er basert på Microsoft Azure. Du kan for eksempel bruke Cortana Intelligence til smartere kontantstrømprognoser, Power BI til å visualisere bedriften din og Exchange Online til å sende e-post. Integrering med disse tjenestene er basert på en appregistrering i Microsoft Entra ID. Appregistreringen tilbyr godkjennings- og autorisasjonstjenester for kommunikasjon. Hvis du vil bruke e-postfunksjonen i Business Central lokalt, må du registrere Business Central som en app i Azure Portal, og deretter koble Business Central til appregistreringen. De følgende delene beskriver hvordan.

Opprett en appregistrering for Business Central i Azure Portal

Fremgangsmåten for å registrere Business Central i Azure-portalen er beskrevet i Registrere et program i Microsoft Entra ID.

Bemerkning

For å kunne bruke e-postfunksjonen må appregistreringen bruke en flerklientskonfigurasjon.

Innstillingene som er spesifikke for e-postfunksjonen, er de delegerte tillatelsene du gir til appregistreringen. Tabellen nedenfor viser minimumstillatelsene.

API / navn på tillatelse	Type	Beskrivelse
Microsoft Graph / User.Read	Delegert	Logg på og les brukerprofil.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Delegert	Skriv e-postmeldinger.
Microsoft Graph / Mail.Send	Delegert	Send e-postmeldinger.
Microsoft Graph / offline_access	Delegert	Behold datatilgangssamtykke.
Microsoft Graph / Mail.Send.Shared	Delegert	Delt postboks

Hvis du bruker SMTP Connector og vil bruke OAuth 2.0 til godkjenning, er tillatelsene litt annerledes. Tabellen nedenfor viser tillatelsene.

API / navn på tillatelse	Type	Beskrivelse
Microsoft Graph / offline_access	Delegert	Behold datatilgangssamtykke.
Microsoft Graph / openid	Delegert	Logger brukere på.
Microsoft Graph / User.Read	Delegert	Logg på og les brukerprofil.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Delegert	Sender e-postmeldinger fra postbokser ved hjelp av SMTP-godkjenning.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Delegert	Logger på og leser brukerprofil.

Når du oppretter appregistreringen, må du skrive ned følgende informasjon. Du trenger den for å koble Business Central til appregistreringen.

• App-ID (klient)
• URI-adresse for omdirigering (valgfritt)
• Klienthemmelighet

Finn ut mer om generelle retningslinjer for å registrere en app under Hurtigstart: Registrer et program i Microsoft Identity Platform.

Merk

Hvis du har problemer med å bruke SMTP-protokollen til å sende e-post etter at du har koblet Business Central til appregistreringen, kan det skyldes at SMTP-godkjenning ikke er aktivert for leieren din. Det anbefales at du bruker e-postkoblingene til Microsoft 365 og Gjeldende bruker i stedet, ettersom de bruker API-er for Microsoft Graph Mail. Hvis du imidlertid må bruke SMTP-protokollen, kan du aktivere SMTP-godkjenning. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Aktivere eller deaktivere SMTP-sending av godkjent klient (SMTP-godkjenning) i Exchange Online.

Koble Business Central til appregistreringen

Når du har registrert programmet i Azure Portal, bruker du siden Registrering av Microsoft Entra ID for e-postprogram i Business Central til å koble Business Central til det.

1. Velg ikonet i Business Central, angi Registrering Microsoft Entra av e-postprogram-ID, og velg deretter det tilknyttede opprette en kobling.
2. Fyll ut feltene etter behov. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

Tips

Hvis du kobler til for første gang, kan du også kjøre assistert oppsettveiledning Konfigurer e-post. I dette tilfellet vil også veiledningen omfatte siden Microsoft Entra ID-registrering for e-postapp for å legge til informasjon for å koble til appregistreringen.

Se også

Delte postbokser i Exchange Online
Arbeide med Business Central
Konfigurere Business Central
Sende dokumenter via e-post
Tilpasse Business Central ved hjelp av utvidelser
Bruke Business Central som innboks for virksomheten i Outlook
Få Business Central på min mobile enhet
Få Business Central på min mobile enhet
Analysere e-posttelemetri (administrasjonsinnhold)

Finn gratis e-læringsmoduler for Business Central Her