Del via

Bruk timelister

Denne artikkelen beskriver hvordan du bruker timelister i Business Central til å spore fravær og til å spore tid og ressurser som er brukt på et prosjekt. Sporing av tid hjelper deg med å identifisere problemer tidlig og unngå forsinkelser eller kostnadsoverskridelser. Timelister gjør det enkelt for en ressurs å rapportere tidsbruk for en enkeltperson eller en maskin, og at ledere kan se gjennom bruk og tilordning.

Du kan kopiere og bruke prosjektplanleggingslinjer i en timeliste. Dermed trenger du bare å skrive inn informasjonen ett sted, og linjeinformasjonen er alltid riktig. Hvis du vil vite mer, går du til Slik kopierer du prosjektplanleggingslinjer til en timeliste.

Når du godkjenner timelisteoppføringer for et prosjekt, kan du bokføre dem til den relevante prosjekt- eller ressurskladden. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Slik bokfører du timelistelinjer i en prosjektkladd og Slik bokfører du timelistelinjer i en ressurskladd.

Før du kan bruke timelister, må du definere generell informasjon og angi administrator og én eller flere godkjennere av timelister. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer timelister, går du til Definer timelister.

Tips

Du kan bruke timelister på en mobil enhet. For å gjøre dette må du kanskje aktivere veksleknappen Bruk ny timelistefunksjon på siden Ressursoppsett .

Opprette timelister

Du kan bruke siden Opprett timelister til å angi timelister for et angitt antall tidsperioder eller uker. Deretter kan eieren av timelisten åpne den og registrere tid brukt på en oppgave. Du kan også planlegge kjørselen til å kjøres autoamtisk.

Viktig!

Du må ha tillatelser for å opprette timelister. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, går du til Definere timelister.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Opprett timelister og velg den relaterte koblingen.

    Tips

    Du kan også bruke handlingen Opprett timelister på listesidene Ressurser og Ressurskort.

  2. Fyll ut feltene etter behov. Hold musepekeren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

    Bemerkning

    Før du oppretter timelister for en ressurs, må du kontrollere at feltene Bruk timeliste og Bruker-ID for eier av timeliste er angitt for dem på Ressurskort-siden.

    Hvis du vil, kan du velge handlingen Planlegg for å angi hvor ofte oppgaven skal kjøres automatisk. Hvis du for eksempel vil konfigurere at oppgaven kjøres ukentlig i fire uker, angir du feltet Datoformel for neste kjøring til 4U på siden Planlegg en rapport – opprett timelister. Hvis du vil lære mer om planlegging av rapporter, går du til Planlegging av en rapport som skal kjøres.

Du kan vise timelistene som du opprettet, på siden Timelister. Hver time liste består av én eller flere linjer som definerer tiden du vil sende til godkjenning. Tabellen nedenfor beskriver hvilke typer av linjer du kan legge til i timelisten.

Felt Beskrivelse
Brukes til å legge til en merknad eller et merke i Beskrivelse-feltet for timelistelinjen. Du kan for eksempel bruke dette feltet til å kategorisere timelisteposter. Hvis du lar Type-feltet være tomt for en timelistelinje, kan du ikke kan angi tidsverdier i ukedagfeltene for denne linjen.
Fravær Brukes til å registrere fraværstiden i løpet av en arbeidsuke. Hvis du vil fylle ut informasjonen for linjen, kan du angi typen fravær i Fraværsårsakskode-feltet.
Monteringsordre Brukes til å registrere tid for monteringsordrer. En timelistelinje av denne typen opprettes mens du bokfører monteringsordrelinjene som ressursen er konfigurert til å bruke timelister for. Du kan ikke velge en linje av denne typen manuelt.
Prosjekt Brukes til å registrere tidsforbruk for et prosjekt. Hvis du vil fullføre informasjonen for linjen, angir du prosjektnummeret og prosjektoppgavenummeret som du vil registrere tid for. Du kan registrere tiden for linjer som ikke er planlagt.
Ressurs Brukes til å registrere tidsforbruk for en ressurs. Hvis du vil fylle ut informasjonen for linjen, gir du en beskrivelse av arbeidet.
Tjeneste Brukes til å registrere tidsforbruk for en serviceordre eller servicekreditnota.

Du kan for eksempel sende inn en timeliste for en uke der du utførte rengjøringsoppgaver og hadde en fridag for en legetime. Tabellen nedenfor viser hvordan du legger til linjer i timelisten.

Type Description Arbeidstypekode Fraværstypekode
Ressurs Arbeidstimer Rengjøring
Fravær Fritid Tilstand
Jeg måtte ha fri tirsdag på grunn av en legetime.

I dette eksemplet kan du da registrere timene i løpet av de aktuelle dagene for hver enkelt arbeidsdag.

Tips

I de fleste tilfeller har selskaper forhåndsdefinerte arbeidstyper for de ulike linjetypene. Du velger bare relevant arbeidstype fra oversikten, og deretter legger du til en beskrivelse.

Velg arbeidstypen ved å velge:

Bruke timelistelinjer på nytt i andre timelister

Hvis timelisteinformasjon er den samme fra tidsperiode til tidsperiode, kan du kopiere linjene fra forrige tidsperiode for å spare tid. Deretter angir du bare tidsbruken for den nye perioden.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Timelister og velg den relaterte koblingen.

  2. Åpne timelisten for en periode som er senere enn perioden for en eksisterende timeliste med linjer.

  3. Bruk følgende handlinger til å angi hva som skal kopieres:

    • Hvis du vil kopiere bare linjene, velger du handlingen Kopier linjer fra tidligere timeliste.
    • Hvis du vil kopiere og merknadene, velger du handlingen Kopier linjer fra timeliste med merknader.

Linjene kopieres, inkludert detaljer som type og beskrivelse. Hvis linjen for eksempel er knyttet til et prosjekt, blir Prosjektnr. kopiert. Alle kopierte linjer har statusen Åpen. Du kan endre linjene etter behov.

Kopier prosjektplanleggingslinjer til en timeliste

Fremgangsmåten nedenfor beskriver hvordan du raskt legger til prosjektplanleggingslinjer i en timeliste.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Timelister og velg den relaterte koblingen.
  2. Velg en timeliste for den relevante tidsperioden på siden Timelister.
  3. Velg handlingen Opprett linjer fra prosjektplanlegging. Alle typer prosjektplanleggingslinjer i timelisteperioden kopieres til timelisten for personen eller maskinen i feltet Ressursnr. i timelisten.

Definere arbeidstyper og legger til en til en timeliste

Du kan definere arbeidstypen for alle timelistelinjer for serviceordrer, prosjektordrer og ressurser. På denne måten kan du legge til informasjon du trenger for å kunne fakturere kunden for ulike typer arbeid.

  1. På siden Timelister velger du den relevante timeliste.
  2. På den første linjen i delen Linjer velger du feltet Type, og deretter velger du den aktuelle typen, for eksempel Ressurs.
  3. Velg Beskrivelse-feltet, og fyll deretter ut feltene på siden Ressursdetalj for timelistelinje. Hold musepekeren over et felt for å lese en kort beskrivelse.
    1. Hvis det ikke finnes noen arbeidstyper, velger du handlingen Ny.
    2. På siden Arbeidstyper fyller du ut feltene etter behov, og deretter returnerer du til timelisten.
  4. Fyll ut de gjenværende timelistene. Finn ut mer i delen Slik fyller du ut timelistelinjer og sender til godkjenning.

Tips

Du kan følge lignende trinn for å definere fraværskoder.

Fylle ut timelistelinjer og sende til godkjenning

Timelisteregistrering spores i timer, som er standard lagerenhet for ressurser. Som standard viser en timeliste vanlige arbeidsdager fra mandag til fredag.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Timelister og velg den relaterte koblingen.

  2. Velg en timeliste for den aktuelle perioden.

  3. Fyll ut feltene på en linje etter behov. Angi antall timer som brukes av ressursen for hver dag i uken.

    I de fleste tilfeller kan du spore arbeid ved å legge til en linje av typen Ressurs, og deretter registrerer du timer som er brukt hver dag. Hvis du vil registrere fravær, legger du til en linje av typen Fravær.

    Tips

    Du kan se gjennom summen av timelistetimer angitt i faktaboksen Faktisk/budsjettert sammendrag.

  4. Gjenta trinn 3 for arbeidstypene som utføres av ressursen.

    Deretter bestemmer du om du vil sende inn alle, eller valgte, linjer i timelisten.

    • Hvis du vil sende timelisten til én eller flere linjer, velger du den relevante linjen og deretter Send-handlingen.

      Velg alternativet Bare valgte linjer på innsendingssiden. Linjestatusen endres fra Åpen til Sendt.

    • Hvis du vil sende tim listen for alle åpne linjer, velger du Send-handlingen øverst på Timeliste-siden.

      Bekreft at du vil sende alle åpne linjer i gjeldende timeliste.

    Bemerkning

    Du kan bare sende timelistelinjer du har angitt tid for.

  5. Hvis du vil endre informasjon på en linje som er satt til Sendt, merker du linjen og velger deretter handlingen Åpne på nytt.

    Bemerkning

    En leder kan avvise en timelistelinje som er sendt til godkjenning. Hvis en linje har statusen Avvist, kan du gjøre endringer på linjen og deretter velge Send på nytt.

  6. Velg OK-knappen.

Godkjenn eller avvis en timeliste

En timeliste må sendes inn til godkjenning før den kan brukes. Du kan godkjenne og avvise individuelle linjer på en timeliste eller sende dem tilbake til avsenderen. En timeliste kan godkjennes på to måter:

  • En timelisteadministrator kan godkjenne en hvilken som helst timeliste.
  • Personen som er angitt i feltet Bruker-ID for godkjenner av timeliste på et ressurskort, kan godkjenne timelister for denne ressursen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer godkjenning, går du til Definer timelister.
  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Timelister for leder og velg den relaterte koblingen.
  2. Velg en timeliste fra listen.
  3. På siden Timeliste:
    1. Velg handlingen Behandle, og velg deretter Godkjenn-handlingen.
    2. Velg handlingen Alle sendte linjer for å godkjenne alle linjer eller Bare valgte linjer for å godkjenne bare linjene som er valgt på siden Timeliste.
  4. Velg OK-knappen.
  5. Du kan også velge handlingen Avvis.

Tips

Bruk faktaboksene Timelistestatus og Faktisk/budsjettert sammendrag til å få oversikt over timelisteinformasjon.

Når du har godkjent eller avvist en timeliste, må du åpne den på nytt hvis du vil oppdatere den. Følgende fremgangsmåte forklarer hvordan du åpner en godkjent eller avvist timeliste på nytt.

Åpne en timeliste på nytt

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Timelister for leder eller Timelister og velg den relaterte koblingen.

  2. Åpne en timeliste fra listen.

    Bemerkning

    Bare linjer med statusen Godkjent, kan åpnes på nytt. Linjer med statusen Avvist eller er bokført, kan ikke åpnes på nytt.

  3. På siden Timeliste velger du handlingen Åpne på nytt, og deretter velger du handlingen Alle sendte linjer for å åpne alle linjer på nytt, eller handlingen Bare valgte linjer for å åpne bare linjene som er valgt på siden Timeliste.

  4. Velg OK. Statusen for timelistelinjen eller -linjene endres til Sendt.

Vis og godkjenn timelister etter prosjekt

På et prosjekt kan du angi en person som er ansvarlig for prosjektet. Denne informasjonen er koblet til timeregistreringslinjer. Koblingen gir prosjektledere en liste over timelistene som skal godkjennes. Prosjektlederen for en prosjektgruppe kan for eksempel ha ansvaret for bestemte prosjekter i selskapet. I dette tilfellet bør lederen velges som Ansvarlig person på prosjektkortsiden. I denne visningen av timelisteinformasjon kan du se prosjektoppgaver som er knyttet til et prosjekt, og antall timer som er brukt.

Bemerkning

For å kunne godkjenne timelister på siden Timeliste for leder etter prosjekt må du først velge et alternativ for Timeliste etter prosjektgodkjenning på siden Ressursoppsett. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer godkjenninger for ressurser, går du til Definer ressurser.

Godkjenn eller avvis timelister etter prosjekt

  1. Skriv inn Timeliste for leder etter prosjekt i Søk-boksen, og velg deretter den relaterte koblingen. Business Central viser en liste over timelistelinjer som er knyttet til prosjektene du har ansvar for.

  2. Velg handlingen Godkjenn, og velg deretter handlingen Alle sendte linjer for å godkjenne alle linjer, eller handlingen Bare valgte linjer for å godkjenne bare linjene som er valgt på siden Timeliste.

    Bemerkning

    Du kan bare godkjenne timelister med statusen Sendt.

  3. Hvis du vil gi mer informasjon om godkjenningen eller avvisningen, velger du Relatert-handlingen, velger Merknader og deretter Linjemerknader.

  4. Velg OK-knappen.

Bemerkning

Når du har godkjent eller avvist en timelistelinje etter prosjekt, kan den ikke åpnes på nytt eller endres i vinduet Timeliste.

Slik bokfører du timelistelinjer i en ressurskladd

Når du godkjenner timelisteoppføringer for en ressurs, kan du bokføre dem til den relevante ressurskladden.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Ressurskladder og velg den relaterte koblingen.
  2. Velg handlingen Foreslå linjer fra timelister.
  3. På siden Foreslå ressurskladdelinjer fyller du ut feltene etter behov. Hold musepekeren over et felt for å lese en kort beskrivelse.
  4. Velg OK-knappen. Det opprettes poster for bruk i ressurskladden, der du kan endre informasjonen etter behov.
  5. Velg handlingen Bokfør.
  6. Hvis du vil bekrefte bokføringen, velger du handlingen Poster. Siden Ressursposter åpnes og viser resultatet av bokføringen av ressurskladden.

Bokfør timelistelinjer i en prosjektkladd

Når du godkjenner timelisteoppføringer for et prosjekt, kan du bokføre dem til prosjektkladden.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Prosjektkladder og velg den relaterte koblingen.

  2. Velg handlingen Foreslå linjer fra timelister.

  3. På siden Foreslå prosjektkladdelinjer fyller du ut feltene etter behov. Hold musepekeren over et felt for å lese en kort beskrivelse.

  4. Velg OK-knappen. Det opprettes poster for bruk i prosjektkladden, der du kan endre informasjonen etter behov.

    Bemerkning

    Informasjon om arbeidstypen og om arbeidet er belastbart, kopieres fra timelistelinjen. Du kan om nødvendig redusere antall timer og foreta en delvis bokføring. Hvis du reduserer antallet, inneholder linjen som opprettes, gjenstående timeantall neste gang du velger handlingen Foreslå linjer fra timelister.

  5. Velg handlingen Bokfør.

  6. Hvis du vil bekrefte bokføringen, velger du handlingen Poster. Siden Prosjektposter åpnes med resultatet av bokføringen av ressurskladden.

Arkiver timelister

Når du har bokført timelister, kan du arkivere dem for fremtidig referanse. Du må bokføre alle linjene i en timeliste før du kan arkivere den.

Bemerkning

Når du arkiverer en timeliste, fjerner Business Central den fra listene på siden Timelister og Timelister for leder.

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Timelister og velg den relaterte koblingen.
  2. Velg handlingen Flytt timelister til arkiv.
  3. På siden Flytt timelister til arkiv fyller du ut feltene etter behov, og deretter velger du OK-knappen.
  4. Hvis du vil se gjennom arkiverte timelister, velger du ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angir Timelistearkiver eller Timelistearkiver for leder og velger den relaterte koblingen.

Prosjektstyring
Konfigurer prosjektstyring
Finans
Innkjøp
Salg
Arbeid med Business Central

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her