Del via

Kjør og skriv ut rapporter i Business Central

Rapporter hjelper deg med å samle inn og vise data basert på bestemte kriterier. Den organiserer og presenterer informasjonen i et leservennlig format som du kan skrive ut eller lagre som en fil. Det finnes mange tilgjengelige rapporter i programmet. Rapportene inneholder informasjon i forhold til konteksten på siden du er på. Kunde-siden inneholder for eksempel rapporter for de 10 beste kundene, salgsstatistikk og mer.

Merk

Satsvise jobber og XML-porter utfører mer eller mindre det samme som rapporter, men brukes mer til å behande og eksportere data. For eksempel oppretter Opprett purringer-kjørselen purredokumenter som skal sendes til kunder med forfalte betalinger. Denne artikkelen dreier seg hovedsakelig om rapporter, men lignende informasjon gjelder kjørsler og XML-porter.

Kom i gang

Du finner rapporter på Rapporter-menyen på utvalgte sider, lister og kort. Du kan også bruke søkelyspæren som åpner Fortell meg det-funksjonen. for å finne rapporter etter navn. Hvis du vil ha en oversikt over innebygde rapporter, kan du bruke i Business Central, sortert etter kategorier, gå til Rapportoversikt.

Når du velger en rapport, vil en forespørselsside med tittelen etter rapportens navn, der du angir ulike alternativer og filtre som bestemmer hvilke data som skal inkluderes, tilgjengelige. De følgende delene forklarer hvordan du bruker forespørselssiden til å bygge, forhåndsvise og skrive ut en rapport.

Bruk standardverdier – forhåndsdefinerte innstillinger

De fleste rapportforespørselssidene inkluderer feltet Bruk standardverdi fra. Med dette feltet kan du velge forhåndsdefinerte innstillinger for rapporten, som automatisk angir alternativer og filtre. Velg en oppføring fra rullegardinlisten for å vise alternativene og filtrene på rapportforespørselssiden endres tilsvarende.

Oppføringen som kalles Sist brukte alternativer og filtre, er alltid tilgjengelig. Denne posten angir at rapporten bruker alternativene og filtrene du brukte forrige gang du kjørte rapporten.

Bruk standardverdier fra feltet gir en rask og pålitelig måte å konsekvent generere rapporter med riktige data på. Når du har valgt en post, kan du endre alle alternativene og filtrene før du forhåndsviser eller skriver ut rapporten. Endringene du gjør, lagres ikke i den forhåndsdefinerte innstillingsoppføringen du velger, men de lagres i siste brukte alternativer og filtreringsoppføringen .

Merk

De forhåndsdefinerte innstillingene konfigureres og administreres vanligvis av en administrator. Finn ut mer i Administrer lagrede innstillinger for rapporter og satsvise jobber.

Angi dataene som skal inkluderes i en rapport

Bruk feltene under Alternativer og Filtre for å endre eller avgrense informasjon du ønsker i rapporten. Du kan definere filtre i en rapport mer eller mindre på samme måte som du angir filtre for oversikter. Finn ut mer i delen Filtrering.

Forsiktig! 

Hurtigfanen Filter på en rapportforespørselsside gir generell filtreringsfunksjonalitet for rapporter. Disse filtrene er valgfrie.

Noen rapporter overser slike filtre, som betyr at uansett hvilket filter som er angitt i hurtigfanen Filter, vil resultatet av rapporten være det samme. Det er ikke mulig å oppgi en liste over hvilke felt som ignoreres i hvilke rapporter, så du må eksperimentere med filtrene når du bruker dem.

Eksempel: Når du bruker kjørselen Opprett purringer ignoreres et filter for feltet Kundeposter for Siste utstedte purregrad, fordi filtre fikses for denne kjørselen.

Forhåndsvis en rapport

Ved å forhåndsvise en rapport kan du se gjennom hvordan rapporten ser ut før du skriver den ut. Forhåndsvisningen er ikke basert på skriveren valgt i feltet Skriver på forespørselssiden. Nettleseren styrer hvordan forhåndsvisningen vises. Etter forhåndsvisning kan du gå tilbake til forespørselssiden og gjøre endringer i alternativer og filtre etter behov.

Forhåndsvisningsvalgene på siden Rapportforespørsel avhengig av rapporten. For enkelte rapporter kan du velge Forhåndsvis, men for andre er alternativet Forhåndsvis og lukk. Begge valgene åpner en forhåndsvisning av rapporten. Forskjellen er at Forhåndsvisning holder forespørselssiden åpen, slik at du kan gå tilbake til den, gjøre endringer, forhåndsvise på nytt eller skrive ut. I motsetning med Forhåndsvis og lukk lukkes forespørselssiden, og du må åpne rapporten på nytt for å gjøre endringer eller skrive ut.

Merk

Hvis du bruker lanseringsbølge 1 i 2020 for Business Central eller tidligere, er det eneste valget Forhåndsvisning, som lukker forespørselssiden ved forhåndsvisning, som beskrevet for Forhåndsvis og lukk.

Arbeid med forhåndsvisningen

I forhåndsvisningen bruker du menylinjen i rapportforhåndsvisningen for å:

  • Gå gjennom sider

  • Zoome inn og ut

  • Endre størrelse for å tilpasse siden

  • Velg tekst

    Du kan kopiere tekst fra en rapport og lime den inn et annet sted, for eksempel en side i Business Central eller Microsoft Word. Du kan for eksempel bruke musen til å velge venstre museknapp og holde nede der du vil begynne. Skyv musen for å merke et eller flere ord, setninger eller avsnitt. Velg deretter høyreklikknappen og velg Kopier. Du kan nå lime inn den merkede teksten der du vil ha den.

  • Panorer dokumentet

    Du kan flytte det synlige området i rapporten i en hvilken som helst retning for å vise andre områder i rapporten. Panorering er nyttig når du zoomer inn for å se gjennom detaljer. Ved hjelp av musen kan du for eksempel velge og holde venstre museknapp hvor som helst i rapportforhåndsvisningen, og deretter flytte musen for å velge en del i rapporten.

  • Last ned til en PDF-fil på datamaskinen eller nettverket.

  • Skriv ut

Lagre en rapport i en fil

Du kan lagre en rapport i et PDF-dokument, Microsoft Word-dokument, Microsoft Excel-arbeidsbok eller XML-dokument ved å velge Send til, og deretter velge. En fil lastes ned på datamaskinen din.

Hvis organisasjonen konfigurerte OneDrive for systemfunksjoner i stedet for å laste den ned, åpnes Excel-arbeidsbøker og Word-dokumenter i nettleseren med enten Excel eller Word for nettet.

Tips

Alternativene Microsoft Excel-dokument (bare data) og XML-dokumenter er mest for avanserte formål. Du bruker vanligvis disse alternativene til å foreta detaljert dataanalyse. Finn ut mer på Analyser rapportdata med Excel og XML.

Du kan også bruke Microsoft Excel-dokument (bare data) til å opprette nye Excel-oppsett for en gitt rapport. Finn ut mer om hvordan du arbeider med Microsoft Excel-oppsett.

Planlegg en rapport for kjøring senere eller regelmessig

Du kan planlegge at en enkelt eller gjentakende rapport som skal kjøres på en bestemt dato og et bestemt klokkeslett. Planlagte rapporter legges i jobbkøen og behandles på det planlagte tidspunktet, på samme måte som andre jobber. Velg alternativet Planlegg etter at du har valgt Send til, og angi deretter informasjon som skriver, dato og klokkeslett. Rapporten legges til i jobbkøen og kjøres på angitt tidspunkt. Når rapporten er behandlet, fjernes elementet fra jobbkøen. Finn ut mer på Bruk jobbkøer til å planlegge oppgaver.

Når du planlegger å kjøre en rapport, kan du for eksempel angi at den må kjøre hver torsdag ved å sette feltet Datoformel for neste kjøring til D4. Finn ut mer i delen Bruk datoformler .

Du kan lagre rapporten som en fil (for eksempel en Excel-, Word- eller PDF-fil), skrive den ut eller bare generere rapporten. Hvis du lagrer rapporten som en fil, sendes den behandlede rapporten til siden Rapportinnboks på rollesenteret for å vise den. Finn ut mer på Del og eksporter rapporter med rapportinnboksen.

Administrer planlagte gjentatte rapporter

Kjørsler genererer planlagte rapporter som er behandlet på siden Jobbkøposter. Du kan vise statusen for hver rapport og annen informasjon på siden, stanse/gjenoppta den satsvise jobben i rapporten og generere rapporten ved behov.

Du kan også endre noen av rapportparameterne fra siden Jobbkøposter for eksempel utdatafiltypen, regelmessighet, kjøringsdato og start- og sluttidspunkter. Før du redigerer en eksisterende planlagt rapport, er det imidlertid nødvendig å sette rapportjobbkøen på vent:

  1. Velg lyspæren som åpner Fortell meg det-funksjonen 1. -ikonet skriver du inn oppføringer i jobbkøen, og deretter velger du den relaterte koblingen.
  2. På siden Jobbkøposter velger du ønsket rapport.
  3. Velg handlingen Satt på vent.
  4. Åpne og rediger den planlagte rapporten ved å velge statusen (På vent).

Når du har redigert rapportalternativene, gjentar du de første to trinnene og velger deretter handlingen Sett status til klar for å gjenoppta generering av rapporten.

Lær mer om administrasjon av jobbkø på Bruk jobbkøer til å planlegge oppgaver.

Skriv ut en rapport

Hvis du vil skrive ut en rapport, velger du Skriv ut på rapportforespørselssiden eller på menylinjen på siden Forhåndsvisning.

Når en rapport bruker et Excel-oppsett, har du ikke feltet Skriver eller knappene Skriv ut eller Forhåndsvis. Det finnes et Last ned-alternativ i stedet. Du skriver ut ved å velge Last ned og åpne den nedlastede filen i Excel og skrive ut derfra.

Skriver

Skriver-feltet på forespørselssiden viser navnet på skriveren som rapporten sendes til. Hvis du vil bytte skriver, velger du ganske enkelt skriveren fra listen.

Merk

Alternativet (Håndteres av nettleseren) angir at det ikke finnes noen tilordnet skriver for rapporten. I dette tilfellet vil nettleseren behandle utskriften og vise standard utskriftstrinn, der du kan velge en lokal skriver som er koblet til datamaskinen. Alternativet (Håndteres av nettleseren) er ikke tilgjengelig i Business Central-mobilappen eller appen for Microsoft Teams.

Tips

Skriveren valgt som standard konfigureres på siden Skrivervalg. Lær mer om hvordan du kan endre standardskriveren i delen Definer standardskrivere.

Spesielt for den thailandske versjonen av Business Central, kan ikke Utskrift-knappen skrive ut rapporter riktig på grunn av begrensninger i tjenesten som genererer den utskrivbare PDF-filen. Du kan i stedet åpne rapporten i Word og deretter lagre den som en utskrivbar PDF.

Du kan også be systemansvarlig om å opprette et Word-rapportoppsett for de mest brukte rapportene. Finn ut mer på oversikt over rapport- og dokumentoppsett.

Bytt rapportoppsettet

Et rapportoppsett styrer hvordan innholdet ordnes, organiseringen av innholdet og stilen til rapporten. Det er noen få måter å endre oppsettet på:

  • Når du konfigurerer til å kjøre en rapport, kan du vise gjeldende oppsett i rapportoppsettfeltet på forespørselssiden. Hvis du midlertidig vil bytte til et annet oppsett, velger du feltet Rapportoppsett og velger fra en liste over tilgjengelige oppsett for rapporten.
  • Hvis du vil endre standardoppsettet som brukes i en rapport, går du til enten sidene Rapportoppsett eller Valg av rapportoppsett.

Finn ut mer på Angi oppsettet som brukes av en rapport. Hvis du vil tilpasse ditt eget rapportoppsett, kan du også gå til Kom i gang med å opprette rapportoppsett.

Endre språk og format for tall, datoer og klokkeslett

Som standard er språket i tekst og format for tall, datoer og klokkeslett i en rapport basert på arbeidsspråket og områdeinnstillingene, som er definert på siden Mine innstillinger. Du kan imidlertid endre språket og formatområdet i hvert tilfelle når du forhåndsviser, skriver ut eller sender en rapport. På forespørselssiden angir du alternativene Språk og Formatområde til dine innstillinger. Du kan også angi språk- og regionformatet som skal brukes som standard for kunder og leverandører, på kortsidene deres.

Avhengig av hvor du har angitt språk- og formatinnstillingene, bestemmer Business Central innstillingene som skal brukes i følgende rekkefølge:

  1. Innstillingene du angir når du genererer en rapport.
  2. Innstillingene som er angitt i dokumentet, som kommer fra kundens eller leverandørens innstillinger.
  3. Innstillingene som er angitt i AL-objektet for rapport.
  4. Innstillingene som er definert i Mine innstillinger.

Hvis du vil ha mer informasjon om Mine innstillinger-siden , kan du gå til Endre grunnleggende innstillinger.

Avanserte alternativer

Feltene under hurtigfanen Avansert setter begrensninger på den genererte rapporten for å kontrollere skriverressurser. Du trenger vanligvis ikke å endre disse innstillingene, med mindre du arbeider med en stor rapport. Hvis en rapport overskrider disse begrensningene når du prøver å forhåndsvise eller skrive ut, vises en melding som angir hvilke begrensninger som overskrides. Deretter kan du endre innstillingene slik at de passer til rapporten. Hvert felt har imidlertid en maksimumsverdi som du bør være klar over:

Felt Maksimumsverdi
Maksimal gjengivelsestid 12:00:00
Maksimalt antall rader 1 000 000
Maksimalt antall dokumenter 500

Merk

Maksimumsverdiene kan være forskjellige for Business Central lokalt, og en administrator kan endre dem. Finn ut mer i inndelingen Innstillinger for rapporter . Hvis du vil ha en oversikt over rapportbegrensninger i Business Central Online, kan du gå til driftsgrenser.

Få hjelp til en rapport

Få hjelp med å bruke en rapport på to måter: læretips og hjelperute.

Undervisningstips for en rapport

Mange rapporter i Business Central har et undervisningstips for å øke sjansen for å lykkes med rapporten. Tittelen på og beskrivelsen av disse undervisningstipsene prøver å besvare følgende hypotetiske spørsmål:

  • Hva handler denne rapporten om?
  • Hva kan jeg gjøre med denne rapporten?

Med undervisningstips hjelper rapportoppretteren deg med å forstå logikken som er relevant for rapporten, slik at du kan starte rapporteringsoppgaven umiddelbart uten å bli blokkert. Når du har avvist et undervisningstips, kan du velge eller holde pekeren over rapporttittelen på forespørselssiden for å åpne undervisningstipset på nytt.

Finn ut mer i Tips om produktkatalog

Hjelp-ruten for en rapport

Når rapportforespørselssiden er åpen, velger du spørsmålstegnet Hjelp øverst til høyre i rollesenteret for å åpne hjelperuten. Her finner du teksten i veiledningstips (hvis dette er definert i rapporten). Du finner også relevante koblinger til dokumentasjonsartikler som forklarer beslektede emner mer inngående.

Finn ut mer på siden Hjelperute

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her

  • Last updated on