Del via

Oversikt over prosjektstyring og regnskap

  • Artikkel

Funksjonaliteten for prosjektstyring og regnskap kan brukes i flere bransjer for å yte en tjeneste, produsere et produkt eller oppnå et resultat.

Et prosjekt er en gruppe aktiviteter som er utformet for å gi en tjeneste, produsere et produkt eller oppnå et resultat. Prosjekter bruker ressurser og genererer økonomiske resultater i form av inntekter eller aktiva.

Prosjekter på tvers av bransjer

Funksjonaliteten for prosjektstyring og regnskap kan brukes i flere bransjer, som vist i følgende illustrasjon.

Prosjekter på tvers av bransjer.

I et telefonsenter kan en billett brukes til å beskrive settet med handlinger som kreves for å løse en telefonsamtale. Konsulentfirmaer, for eksempel ledelsen eller tekniske konsulentorganisasjoner eller reklamebyråer, refererer til aktivitetene sine som prosjekter. I markedsføring representerer en kampanje et sett med arbeid som må leveres. I prosjektbasert produksjon relaterer en produksjonsordre de ulike arbeidsoppgavene som må utføres for å produsere ferdige varer. Uansett hvilket navn som brukes for dem, omfatter disse prosjektene ressurser, tidsplaner og kostnader, og funksjonaliteten for prosjektledelse og regnskap kan være til hjelp ved planlegging, utførelse og analyse av disse prosjektene.

Prosjektfaser

Selv om følgende prosessflyt er rettet mot eksterne prosjekter, eller et prosjekt som er fullført for én eller flere kunder, gjelder funksjonaliteten også for interne, bare kostad-prosjekter.

3 trinn i et prosjekt.

Som vist i illustrasjonen ovenfor, kan prosjektbehandling og regnskap deles opp i tre faser:

  1. Starte
  2. Utfør
  3. Analyser

Starte prosjektet

Under prosjektinitiering skjer flere nøkkelprosesser. Du kan bruke et prosjekttilbud til å kommunisere beregnet arbeid, utgifter og materiell til kunden. Du kan registrere faktureringsbetingelser, grenser og avtaler i en prosjektkontrakt. Du kan bruke en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) til å planlegge og estimere arbeidet. Du kan sette opp prognoser og budsjetter for å veilede prosjektets utførelse. Illustrasjonen nedenfor viser strukturen i et prosjekt.prosjektstruktur.produktstruktur.

Opprette prosjekttilbud

I den første salgsfasen i et prosjekt kan du bruke et prosjekttilbud til å angi en kunde med et tilbud uten binding. Et tilbud kan omfatte elementer som for eksempel varer og tjenester som er tilbudt, grunnleggende kontaktinformasjon, spesielle forretningsavtaler og rabatter samt mulige avgifter og tillegg.

Du kan også utstede et garantibrev for en prosjekttilbudstransaksjon mellom organisasjonen og kunden. Når du har opprettet prosjekttilbudet, kan du opprette garantibrevforespørselen for kunden og sende det til banken. Når banken har godkjent forespørselen, utstedes garantibrevet til kunden.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Prosjekttilbud.

Opprette prosjektkontrakter

Når du inngår en kontrakt med en kunde eller en annen finansieringskilde for å fullføre et prosjekt, må du først opprette en prosjektkontrakt. Når du deretter oppretter prosjektet, må du tilordne det til den tilsvarende kontrakten. Prosjekttypen som du oppretter for en prosjektkontrakt, bestemmer metoden som brukes til å fakturere prosjektkundene. Du kan endre en prosjektkontrakt og det relaterte prosjektet, men du kan ikke endre prosjekttypen. Hvis du vil ha mer informasjon om prosjekttyper, kan du se delen Opprette prosjekter.

Hvis du vil ha mer informasjon om prosjektkontrakter, kan du se Prosjektkontrakter.

Opprette arbeidsnedbrytningsstrukturer

Graden av detaljer i en WBS avhenger av det nøyaktige nivået som kreves i estimater, samt sporingsnivået som kreves mot disse beregningene. Prosjekter som har svært lav toleranse for avvik i tidsplan eller kostnad, krever vanligvis en mer detaljert WBS, og krever også flittig sporing av arbeidsfremdrift og kostnad i henhold til WBS.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oversikt over arbeidsnedbrytningsstrukturer.

Opprette prosjektprognoser og budsjetter

Du kan bruke prognoser hvis organisasjonen har et driftsperspektiv og fokuserer på inntekter og kostnader som er avledet fra bestemte transaksjoner. Hvis organisasjonen fokuserer mer på finansbeløpene, kan du bruke budsjettering. Hver metode har sine fordeler. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Prosjektprognoser og budsjetter.

Opprette prosjekter

Du kan opprette seks typer prosjekter i Finance. Hver prosjekttype er definert ulikt for kostnader og inntekstsføring. Prosjekttypen du velger, avhenger av formålet med prosjektet. Tabellen nedenfor beskriver den typiske bruken av hver prosjekttype.

Prosjekttype Beskrivelse
Tid og materiale I Tid og materiale-prosjekter faktureres kunden for alle kostnader som påløper i et prosjekt. Disse kostnadene inkluderer kostnader for timer, utgifter, varer og avgifter.
Fast pris I fastprisprosjekter består fakturaene a konto-transaksjoner. Et fastprisprosjekt blir fakturert i henhold til en faktureringsplan som er basert på en prosjektkontrakt. Omsetning for et fastprisprosjekt kan beregnes og posteres i hele prosjektet ved hjelp av metoden for fullført prosent. Omsetningen kan også beregnes og posteres når prosjektet er fullført, ved hjelp av metoden for fullført kontrakt. Selskaper kan ofte dra nytte av å bruke verdien i varer i arbeid (VIA) til å beregne fullføringsgraden for et prosjekt eller en gruppe prosjekter.
Investering Investeringsprosjekter er prosjekter som ikke produserer umiddelbare inntekter. De brukes vanligvis for langsiktige interne prosjekter der kostnadene må kapitaliseres. Bare kostnader for varer, timer og utgifter kan registreres for et investeringsprosjekt. Kostnader i et investeringsprosjekt spores og kontrolleres ved hjelp av estimatfunksjonaliteten. Investeringsprosjekter kan konfigureres med valgfri maksimal kapitalisering. Når et investeringsprosjekt forløper, registrerer du kostnadene i via-kontoer, der kostnadene holdes til prosjektet er fullført. Når prosjektet blir eliminert, overfører du via-verdien til et anleggsmiddel, en finanskonto eller et nytt prosjekt.

Obs!: Transaksjoner på investeringsprosjekter vises ikke på siden Poster kostnader, Avsett inntekt eller Opprett fakturaforslag.
Kostnadsprosjekt I likhet med investeringsprosjekter brukes kostnadsprosjekter vanligvis til å spore interne prosjekter, og bare timer, utgifter og varer kan registreres for dem. Kostnadsprosjekter har imidlertid vanligvis kortere varighet enn investeringsprosjekter. I motsetning til investeringsprosjekter kan ikke kostnadsprosjekter kapitaliseres til balansekontoer. I stedet posteres prosjekttransaksjonene bare til fortjeneste- og tapkontoene.

Obs! Transaksjoner på kostnadsprosjekter vises ikke på siden Poster kostnader, Avsett inntekt eller Opprett fakturaforslag. Fordi kostnadsprosjekter vanligvis brukes til å spore interne prosjekter, er det ikke vanligvis nødvendig å knytte til en kundekonto. Hvis oppsettet krever at var behov opprettes for bestillinger, må du imidlertid knytte kostnadsprosjektet til en kunde. Denne tilknytningen kreves fordi varekrav håndteres som salgsordrelinjer, og systemet krever at det angis en kunde. Dette installasjonsprogrammet vil imidlertid ikke føre til at varekrav opprettes automatisk fra en bestilling. Når det gjelder kostnadsprosjekter, ignoreres innstillingen Opprett varebehov. Hvis du trenger et varebehov i et kostnadsprosjekt, kan du opprette det manuelt, forutsatt at en kunde er knyttet til prosjektet.
Intern Interne prosjekter brukes til å spore kostnader på et prosjekt som er internt i organisasjonen. Interne prosjekter kan inneholde et planleggingsverktøy for å behandle ressursforbruk.

Obs! Transaksjoner på interne prosjekter vises ikke på siden Poster kostnader eller Opprett fakturaforslag.
Time Tidsprosjekter brukes til å spore tid som er knyttet til ikke-belastbare og ikke-produktive aktiviteter, for eksempel et prosjekt, for å spore sykefravær for ansatte. Transaksjoner i tidsprosjekter blir ikke postert til hovedboken. I stedet tas de med i rapporter for arbeiderutnyttelse. Bare timetransaksjoner kan registreres i tidsprosjekter. Du kan bruke en timejournal eller timeregistrering til å registrere disse timene til prosjektet. Når timene er registrert, vises de som prosjekttransaksjoner, men har ikke tilsvarende bilagstransaksjoner.

Obs! Transaksjoner på tidsprosjekter vises ikke på siden Poster kostnader, Avsett inntekt eller Opprett fakturaforslag.

Tilordne arbeidere, kategorier og ressurser

Du kan planlegge arbeidsressurser basert enten på behovene og tidsplanen for et prosjekt eller på ferdigheter og tilgjengelighet for arbeidere. Ved å bruke ressursplanleggingsfunksjonene kan du distribuere organisasjonens arbeidere på en effektiv måte. Du kan hurtig finne de mest kvalifiserte arbeiderne som er tilgjengelige for arbeid på prosjektet. Du kan også enkelt se hvordan disse arbeiderne kan brukes mer effektivt i løpet av prosjektet.

Her er noen av måtene du kan bruke ressursplanleggingsfunksjonaliteten på:

  • Bruk informasjon om attributtene til en arbeider, for eksempel utdannelse, ferdigheter, sertifiseringer og prosjekterfaring, til å samsvare arbeiderne med kravene til et prosjekt.
  • Bruk informasjon om en arbeiders kalender og tilgjengelighet for å samsvare arbeiderens tidsplan med prosjektkalenderen.
  • Undersøk kapasiteten til hver arbeider, og bestem hvordan denne kapasiteten brukes. Hvis en arbeider for eksempel blir underbrukt, kan arbeideren tilordnes til et prosjekt som passer arbeiderens tilgjengelighet og attributter.
  • Se gjennom en arbeiders tilgjengelighet for å kontrollere at det ikke er noen kalender som er i konflikt med arbeiderens tilordninger.
  • Se gjennom informasjon om arbeidsutnyttelse i en sammendragsvisning (for eksempel etter avdeling eller arbeider) eller en detaljert visning (for eksempel etter arbeidere i en avdeling eller ukentlig for hver arbeider).
  • Endre ressurstilordningene for ulike tidsenheter, for eksempel dag, uke eller måned, for å optimalisere hvordan arbeiderne brukes.

Kjøre prosjektet

Under prosjektutførelse registrerer medlemmer eller overordnede arbeid og utgifter som påløper, ved hjelp av timeregistreringer, reiseregninger og andre forretningsdokumenter. Prosjektledere har verktøy som gjør det mulig for dem å overvåke forbruket av budsjetterte beløp for prosjektet. Prosjektledere kan også bestille, plukke eller fremskaffe materiell for prosjekter ved hjelp av kjøpsordrer og andre forretningsdokumenter. Fakturaer klargjøres og godkjennes, slik at kunder kan belastes for pågående arbeid. Til slutt gjenkjennes omsetningen under denne prosessen for å påvirke organisasjonens økonomi.

Administrere arbeidsnedbrytningsstrukturer

En WBS er en beskrivelse av arbeidet som skal fullføres for et prosjekt. En WBS er et hierarki med oppgaver. Den representerer ikke bare arbeidet for hver oppgave, men også størrelse, kostnad og varighet for aktiviteten.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oversikt over arbeidsnedbrytningsstrukturer.

Administrere prosjektprognoser og budsjetter

Det er to måter å administrere og kontrollere prosjektene på: prosjektprognoser og prosjektbudsjetter. Du kan bruke prognoser hvis organisasjonen har et driftsperspektiv og fokuserer på inntekter og kostnader som er avledet fra bestemte transaksjoner. Hvis organisasjonen fokuserer mer på finansbeløpene, kan du bruke budsjettering.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Prosjektprognoser og budsjetter.

Opprette produksjonsordrer

En prosjektrelatert produksjonsordre kan kobles til en salgsordre eller et vare behov ved hjelp av metoden for ferdige element eller forbrukt vare-metoden. Hvis produksjonsordren i tillegg ble opprettet manuelt, er det ingen kobling mellom produksjonsordren og salgsordren eller varebehovet (ingen kobling til ordre). Hvis produksjonsordren imidlertid opprettes automatisk for å oppfylle en salgsordre eller et varebehov, er det en kobling mellom produksjonsordren og salgsordren eller varebehovet (kobling til ordre).

Avhengig av kombinasjonen av disse faktorene kan du bruke én av følgende metoder:

  • Ferdig vare / kobling til ordre – Koble prosjektet til en salgsordre eller et varebehov. Når du bruker denne metoden, blir faktiske prosjektkostnader postert når salgsordren faktureres, eller når følgeseddelen oppdateres for varebehovet. Kostnaden blir postert som en ferdigvare.
  • Ferdig vare / ingen kobling til ordre – Faktiske kostnader kan ikke bokføres før produksjonssyklusen for en vare har statusen Avsluttet. Kostnaden for den ferdige varen blir postert som en enkelt transaksjon.
  • Forbrukt vare / kobling til ordre – Koble prosjektet til et varebehov. Ved å bruke denne metoden kan du vise faktiske prosjektkostnader når produksjonen har statusen Startet eller rapporteres som fullført. Kostnadene blir postert som flere prosjektvaretransaksjoner for råvarer og brukte timer for produksjonen. Når følgeseddelen oppdateres for varebehovet, blir ingen prosjektkostnader postert. Du kan også definere nivået i stykklistehierarkiet som prosjektene i produksjonen spores i.
  • Forbrukt vare / ingen kobling til ordre – Koble prosjektet til et varebehov. Ved å bruke denne metoden kan du vise faktiske prosjektkostnader når produksjonen har statusen Startet eller rapporteres som fullført. Kostnadene blir postert som flere prosjektvaretransaksjoner for råvarer og brukte timer for produksjonen. Du kan også definere nivået i stykklistehierarkiet som prosjektene i produksjonen spores i.

Kjøpe inn produkter og tjenester

Kjøp og salg av varer er utbredte aktiviteter i mange prosjektfokuserte virksomheter.

Bestillinger for prosjekter

Formålet med bestillingen avgjør når bestillingen skal forbrukes, og derfor når varer skal belastes på et prosjekt.

Metode Formål Forbruk av varer
Opprette en bestilling direkte. Kjøpe varer fra en ekstern leverandør for forbruk på et prosjekt. Du kan opprette bestillingen på følgende måter:
  • Fra selve prosjektet. I dette tilfellet er prosjektet allerede definert for bestillingen.
  • Ved å navigere til prosjektbestillingen. Du må velge både leverandøren og prosjektet som bestillingen skal opprettes for.
 Varene forbrukes når leverandørfakturaen oppdateres.
Opprett en bestilling fra en salgsordre. Kjøpe varer når du oppretter en salgsordre fra et prosjekt. Varene forbrukes når salgsordren faktureres til kunden.
Opprett en bestilling fra et varebehov. Kjøpe varer når du oppretter et varebehov fra et prosjekt. Varer forbrukes når følgeseddelen for varebehovet er oppdatert.

Salgsordrer for prosjekter

I prosjektstyring og regnskap kan du registrere forbruket av varer på flere måter. Du kan selge varer eller kjøpe varer fra et prosjekt, eller reservere varer for et prosjekt.

Du kan bestille varer fra firmaets lager for forbruk på et prosjekt. Du kan også kjøpe varer fra en ekstern leverandør. Varer kan brukes på alle typer prosjekter, unntatt tidsprosjekter.

Måten du bestiller varer på, avhenger av hvor du skal bestille dem fra:

  • Hvis du vil bestille varer fra selskapets lager, må du angi ordren som et varebehov. Hvis du bruker siden Varebehov, kan du konfigurere behovet slik at du mottar varer som delleveringer. Derfor kan du utsette forbruk av et antall av varene til varene er obligatoriske.
  • Hvis du vil bestille varer fra en ekstern leverandør, må du opprette ordren som en bestilling på Bestilling-siden.

Merk

Følgeseddelen for en prosjektrelatert salgsordre kan ikke avbrytes hvis varene allerede er merket for emballasje.

Tabellen nedenfor viser metodene for å bestille varer og beskriver hvordan varene forbrukes.

Metode Formål Forbruk av varetransaksjoner
Salgsordre Skriv inn en transaksjon direkte i Tid og materiale-prosjekt. Varetransaksjoner forbrukes når kundefakturaen er postert.
Lagerbeholdningsjournal Skriv raskt inn og behandle elementoppføringer. Hvis du for eksempel vil angi et varebehov basert på en utskrevet liste, kan du bruke lagerbeholdningsjournalen. Varetransaksjoner forbrukes når journalen er postert.
Varekrav Angi varer som ikke skal forbrukes umiddelbart. Med denne metoden kan du spore antall varer som er brukt i én varebehovoppføring. Varetransaksjoner forbrukes når følgeseddelen er oppdatert. Et elementkrav opprettes med andre ord når følgeseddelen blir postert.
Bestillinger Angi transaksjoner på et av tre steder, avhengig av innkjøpsmetoden. Varetransaksjoner forbrukes når følgeseddelen oppdateres, eller når en kunde eller leverandør faktureres.

Behandle prosjektfakturaer

Prosjekttypen avgjør hvilken faktureringsprosedyre som skal brukes. Bare de to eksterne prosjekttypene (Tid og materiale og Fast pris) kan faktureres. Tid og materiale-prosjekter og Fast pris-prosjekter er alltid knyttet til en prosjektkontrakt.

Før du oppretter en kundefaktura for et prosjekt, kan du opprette en foreløpig faktura eller et fakturaforslag. I et fakturaforslag kan du velge prosjekttransaksjoner som skal tas med i en prosjektfaktura. Du kan deretter se gjennom fakturadetaljene før du bokfører prosjektfakturaen og sender den til kunden eller en annen finansieringskilde.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du behandler prosjektfakturaer, kan du se Prosjektfakturering.

Beregne kostnaden for å fullføre et prosjekt

Når du oppretter et estimat, kan du velge metoden som brukes til å beregne kostnaden for å fullføre prosjektet. Du velger en metode i feltet Metode for kostnad som skal fylles ut på siden Opprett estimat. Metoden du velger, brukes separat for hver kostnadslinje i kostnadsestimatet. Når en linje har statusen Opprettet, kan du endre metoden som brukes på den på siden Kostnadsestimat.

Tabellen nedenfor beskriver metodene for beregning av kostnaden for å fullføre et prosjekt.

Metode Beskrivelse
Total kostnad – faktisk Estimerte kostnader må oppgis manuelt. Når kolonnen Total kostnad eller Totalt antall på siden Kostnadsestimat er fullført, trekkes de faktiske kostnadene fra de brukerangitte totalverdiene. Resultatet er kostnaden for å fullføre prosjektet. Fremdriften til kostnadene spores vanligvis ikke basert på for eksempel antall hotellopphold og måltider som er registrert i hver periode. I stedet. Sporing er vanligvis basert på en sammenligning mot det totale antallet beregnede timer. Denne metoden krever ikke en prognosemodell, og totale kostnader eller totalt antall kan endres manuelt. Når du angir en verdi i kolonnen Total kostnad eller Totalt antall, sammenligner Finance denne verdien mot de faktiske transaksjonene som er postert i perioden, og deretter reduseres verdien i feltet Antall som skal fullføres eller kolonnen Kostnad som skal fylles ut.
Totalt budsjett – faktisk Faktiske kostnader sammenlignes med prognosemodellen du velger for å bestemme kostnaden. Denne metoden bruker en total budsjettmodell som inkluderer prognosetransaksjoner. Hvis du vil ha en mer nøyaktig visning av prosjektet, kan du justere budsjettmodellen når prosjektet pågår. Hvis du må justere prognosen, følger du denne generelle prosessen:
  1. Kopier prognosetransaksjoner til en annen prognosemodell.
  2. Sammenlign prognosetransaksjoner med faktiske transaksjoner.
  3. Vedlikehold, reduser eller øk beregningene for neste periode.
Finance reduserer ikke de estimerte anslagene automatisk. Derfor er det en god idé å opprettholde en opprinnelig prognosemodell i fastprisprosjektet, for å etablere en grunnlinje for sammenligning når prosjektet er fullført.

Obs! Når du velger denne metoden, må du bruke minst to prognosemodeller. Én modell må inneholde den opprinnelige prognosen. For den andre modellen bør du kopiere prognosetransaksjoner fra en annen modell. Denne metoden er bare gyldig for fastprisprosjekter og investeringsprosjekter.
Gjenstående budsjett Denne metoden bruker en gjenstående budsjett-modell til å beregne kostnaden for å fullføre prosjektet. Når du bruker denne metoden, blir de faktiske kostnadene og prognosebeløpene i den gjenstående budsjett-modellen lagt sammen. Resultatet er en total kostnad. Før du bruker denne metoden må en gjenstående budsjett-modell være angitt til å trekke fra transaksjoner basert på faktiske transaksjoner som er registrert i systemet. På siden Prognosemodeller kontrollerer du at feltene er merket i gruppen Automatisk prognosereduksjon. Et gjenstående budsjett kopieres vanligvis fra et opprinnelig budsjett. Etter hvert som transaksjoner angis, reduseres transaksjonene på det gjenstående budsjettet. Etter hvert som prosjektet forløper, og du avgjør at det gjenstående budsjettet må justeres, må du belaste prognosetransaksjoner mot det gjenstående budsjettet.

Obs! Denne metoden kan bare brukes hvis en prognosemodell er knyttet til beregningen.
Som forrige estimat Den samme estimatmetoden som ble brukt i den forrige perioden, tas i bruk. Denne metoden krever en prognosemodell hvis den forrige perioden krever en prognosemodell.
Sett ferdigstillelseskostnad til null Vanligvis brukes denne metoden før beregningsprosjektet elimineres. Denne metoden samsvarer de totale beregningene med de faktiske transaksjonene som ble postert, og rydder opp i kolonnen Kostnad som skal fylles ut. Den resulterende fullføringsprosenten er alltid 100 prosent. Feltet Prognose er ikke merket av for hver kostnadslinje du oppretter, og det totale estimatet kopieres fra det forrige kostnadsestimatet. Det faktiske forbruket for estimatperioden er trukket fra ferdigstillelseskostnadene for prosjektet. Denne metoden krever ikke en prognosemodell.
Fra kostnadsmal Kostnad som skal fylles ut-metoden som er definert i kostnadsmalen som er tilknyttet det valgte estimatprosjektet, tas i bruk.

Analysere prosjektet

På det mest grunnleggende nivået brukes et prosjekt til å gruppere transaksjoner som registrerer kostnader, og deretter må du postere disse kostnadene til økonomimodulen.

Vanligvis er disse transaksjonene resultatet av forretningsdokumenter, for eksempel timeregistreringer, utgiftsrapporter, leverandørfakturaer eller lagertransaksjoner. Livssyklusen til et prosjekt starter vanligvis med estimater, prognoser og budsjetter som hjelper deg med å planlegge og forutse arbeidet og den økonomiske virkningen av prosjektet. Etter hvert som du analyserer et prosjekt, kan du evaluere ikke bare transaksjonene som forekom i løpet av prosjektet, men også nøyaktigheten til beregningene og prognosene, utnyttelsesraten for prosjektgruppemedlemmene og den totale suksessen til prosjektet.

Analysere kontantstrøm

Bruk overvåking av kontantstrøm til å se gjennom både kontantstrømprognoser og faktiske kontantstrømmer for et prosjekt. Du kan gå gjennom kontantstrømmer mens et prosjekt pågår, eller du kan vise kontantstrømmene for et fullført prosjekt.

Ved å overvåke kontantstrømmer kan du evaluere et enkelt prosjekt, bruke rapportene til å vise flere prosjekter og overføre kontantstrømmer for prosjekter til kontantstrømprognosene i økonomimodulen.

Kontantinnflytprognoser

Basert på oppsettet kan du beregne kontantinnflytene for et valgt prosjekt. Hvis prosjektdatoen for eksempel er 5. mars 2012, og du fakturerer den 31. mars 2012, kan du lage en prognose for forfallsdato og forventet salgsbetalingsdato:

  • Prosjektdato: 5. mars 2012.
  • Fakturadato: 31. mars 2012. Denne datoen er fastsatt basert på fakturahyppigheten. I dette eksemplet angir du fakturafrekvensen til gjeldende måned. Derfor faktureres alle transaksjoner som er postert i mars måned, på den siste dagen i måneden.
  • Forfallsdato: 14. april 2012. Denne datoen blir fastsatt basert på betalingsbetingelsene som ble angitt for prosjektet. I dette eksemplet har du valgt betalingsbetingelser på 14 dager. Det blir derfor lagt til 14 dager på fakturadatoen for å komme til en forfallsdato, 14. april 2012.
  • Forventet salgsbetalingsdato: 27. april 2012. Denne datoen beregnes ved å legge til antall dager i feltet Generelle bufferdager på siden Parametere for prosjektstyring og regnskap til antallet dager i feltet Individuelle bufferdager på siden Prosjektkontrakter, og deretter legger du til summen til antallet dager i feltet Forfallsdato. I dette eksemplet angir du 3 i feltet Generelle bufferdager og 10 i feltet Individuelle bufferdager. Det blir derfor lagt til 13 dager på forfallsdatoen for å komme til en forventet salgsbetalingsdato, 27. april 2012.

De generelle bufferdagene kan enten erstatte de individuelle bufferdagene eller legges til de individuelle bufferdagene:

  • Hvis du vil bruke de generelle bufferdagene som erstatning for de individuelle bufferdagene, angir du det gjennomsnittlige antallet dager mellom forfallsdatoen og den faktiske betalingsdatoen for kunder.
  • Hvis du vil legge til de generelle bufferdagene i de individuelle bufferdagene, går du til feltet Generelle bufferdager, angir estimatet for antall dager mellom dagen kunden sender betalingen, og dagen da organisasjonen din mottar betalingen.

Konfigurere individuelle bufferdager i prosjektets kontrakt. Dagene beregnes basert på både forfallsdatoen for salgsfakturaen og organisasjonens erfaring med kundebetalingsmønsteret.

Faktisk kontantinnflyt

Faktisk kontantinnflyt ligner på prognoser, men du kan starte beregningene fra den første fakturadatoen. Her er et eksempel:

  • Fakturadato: 2. mars 2012.
  • Forfallsdato: 16. mars 2012. Betalingsbetingelsene settes til 14 dager.
  • Forventet salgsbetalingsdato: 29. mars 2012. Beregningen inkluderer tre generelle bufferdager og 10 individuelle bufferdager.

Kostnadsprognose

Betalingsdatoen for kostnader kan være forskjellig fra prosjektdatoen basert på dager som er definert. I dette tilfellet blir kostnadsbetalingsdatoen beregnet ved å legge til antall dager fra prosjektdatoen og antall dager i betalingsbetingelsene.

Prosjektdatoen for transaksjonen er for eksempel 5. mars 2012, og følgende betalingsbetingelser er angitt:

  • Timer: Gjeldende måned (M)
  • Utgifter: 14 dager (D14)
  • Elementer: 30 dager (D30)

På grunnlag av disse innstillingene, her er kostnadsbetalingsdato for hver transaksjonstype:

  • Timer: 31. mars 2012, som er den siste dagen i den valgte måneden.
  • Utgifter: 19. mars 2012, som er 14 dager etter transaksjonensdatoen.
  • Varer: 4. april 2012, som er 30 dager etter transaksjonensdatoen.

Merk

Forfallsdatoen for bestillingen er basert på leverandørtransaksjonen når prosjektbestillingen opprettes. Forfallsdatoen bestemmes ikke av noen standardinnstillinger.

Betalingsdatoen for kostnader beregnes ikke på bufferdager. Når et prosjekt er fullført, blir både kostnaden og salget postert til resultatkontoene når all kostnad og fakturering er fullført.

Når alle salgs- og leverandørfakturaer er fullført, kan du vise relasjonen mellom feltene på siden Kontantstrøm og felt på siden Prosjektoppgaver.

Kontantstrømside

  • Kontantinnflyter
  • Kontantutflyter
  • Nettokontantstrømmer

Siden Prosjektoppgaver

  • Omsetning
  • Totalkostnad
  • Bruttofortjeneste

Se gjennom kostnader

Du kan overvåke kostnadene som organisasjonen påløper seg under et prosjekt, på siden Kostnadskontroll. Ved å sammenligne de opprinnelige budsjetterte kostnadene for prosjektet med gjeldende faktiske kostnader og igangsatte koster, kan du avgjøre om prosjektet er i rute, over budsjett eller etter budsjett.

Merk

Når du bruker siden Kostnadskontroll til å vise gjeldende status for prosjektkostnader, bruker du prognosemodellene som ble valgt for opprinnelig og gjenstående budsjett. Hvis du velger andre prognosemodeller når du beregner kostnader, vil ikke beregningsresultatene være nøyaktige.

Vise de gjenstående budsjetterte beløpene

Hvis Gjenstående budsjett er valgt som kostnadsstyringsmetode på siden Parametere for prosjektstyring og regnskap, beregner siden Kostnadskontroll kostnadene som ikke er postert som faktiske eller merket som igangsatt. Beløpene i kategorien Generelt i den nedre ruten på siden Kostnadskontroll beregnes spesifikt på følgende måter:

  • Faktisk kostnad – Total beløpet som er brukt på prosjektet for den valgte kostnadslinjen. Det faktiske kostnadsbeløpet beregnes på siden Finansoppdateringer.
  • Igangsatt kost – Tilleggsbeløpet som den juridiske enheten har forpliktet seg til å betale. De spesifikke forpliktede kostnadsbeløpene blir beregnet på siden Faktiske kostnader.
  • Gjenstående budsjett – Beløpet for det opprinnelige budsjetterte beløpet som fremdeles er tilgjengelig for den valgte kostnadslinjen. Det gjenstående budsjettbeløpet beregnes på siden Forhåndsvisning av økonomimodul.
  • Totale kostnader – Summen av de faktiske kostnadene, de igangsatte kostnadene og de gjenstående budsjettbeløpene.

På siden Kostnadskontroll i fanen Avvik kan du vise en sammenligning av den totale forventede kostnaden med det opprinnelige budsjettet. Denne sammenligningen viser forskjeller mellom disse beløpene. Derfor kan du se hvor dataene ikke samsvarer. Avviksbeløpene beregnes på følgende måter:

  • Opprinnelig budsjett – Beløpet som opprinnelig ble budsjettert for den valgte kostnadslinjen. Det opprinnelige budsjettbeløpet beregnes på siden Forhåndsvisning av økonomimodul.
  • Totale kostnader – Summen av de faktiske kostnadene, de igangsatte kostnadene og gjenstående budsjett, som rapportert i kategorien Generelt.
  • Avvik – Forskjellen mellom total kostnad og opprinnelig budsjett.
  • Avvik basert på antall – Den totale forskjellen mellom opprinnelig prognose og den totale prognosen. Denne forskjellen kan uttrykkes matematisk som (totalt prognoseantall), × (opprinnelig gjennomsnittspris – total gjennomsnittspris). Denne beregningen gjelder bare for prosjekttimer.
  • Avvik basert på pris – Den totale forskjellen mellom opprinnelig prognose og den totale prognosen. Denne forskjellen kan uttrykkes matematisk som (opprinnelig prognosepris) × (opprinnelig prognoseantall – totalt prognoseantall). Denne beregningen gjelder bare for prosjekttimer.

Vise de totale budsjetterte beløpene

Hvis Totalt budsjett er valgt som kostnadskontrollmetoden på siden Parametere for prosjektstyring og regnskap, beregner siden Kostnadskontroll de faktiske kostnadene og de totale kostnader for prosjektet, slik at du får hjelp til å oppdage eventuelle differanser mellom de to. På siden Kostnadskontroll beregnes beløpene i kolonnen i nederste rute i fanen Generelt på følgende måter:

  • Total budsjettert kostnad – Det totale budsjetterte beløpet for den valgte kostnadslinjen.
  • Faktisk kostnad – Det totale kostnadsbeløpet som er pådratt på prosjektet til dato for de valgte kostnadslinjene.
  • Igangsatt kost – Det totale beløpet som er igangsatt for den valgte kostnadslinjen.
  • Avvik – Forskjellen mellom summen av faktiske og igangsatte kostnader og total kostnad. Avviket viser om det må angis flere kostnader for det totale budsjettet.

På siden Kostnadskontroll i kategorien Avvik kan du vise forskjellen mellom totalt budsjett og opprinnelig budsjett ved å se på følgende felt:

  • Opprinnelig budsjett – Beløpet som opprinnelig ble budsjettert for kostnadslinjen. Det opprinnelige budsjettet beregnes på siden Forhåndsvisning av økonomimodul.
  • Total budsjettert kostnad – Den totale kostnaden som opprinnelig ble budsjettert for kostnadslinjen. Den totale budsjetterte kostnaden beregnes på siden Forhåndsvisning av økonomimodul.
  • Avvik – Avviket for kostnadslinjen. Dette beløpet beregnes ved å trekke den totale kostnaden fra det opprinnelige budsjettet.
  • Avvik basert på antall – Den totale forskjellen mellom opprinnelig budsjett og det totale budsjettet. Dette beløpet beregnes ved å trekke fra totalt antall budsjettimer fra de opprinnelige budsjetttimene og deretter multiplisere differansen med den opprinnelige budsjetterte kostnadsprisen. Denne forskjellen kan uttrykkes matematisk som (opprinnelig budsjettert kostnadspris) × (opprinnelige budsjetttimer – totalt antall budsjettimer). Denne beregningen gjelder bare for prosjekttimer.
  • Avvik basert på pris – Dette beløpet beregnes ved å trekke fra totalt antall budsjettimer fra de opprinnelige budsjetttimene og deretter multiplisere differansen med det totale antallet brukte timer. Denne forskjellen kan uttrykkes matematisk som (totalt antall brukte timer) × (opprinnelige budsjetttimer – totalt antall budsjettimer). Denne beregningen gjelder bare for prosjekttimer.

Analysere utnyttelse

Utnyttelsesraten er prosentandelen av tiden som en arbeider utfører fakturerbart eller produktivt arbeid i en bestemt arbeidsperiode. Fakturerbare timer er arbeiderens timer som kan belastes en bestemt kunde.

En arbeiders utnyttelsesgrad beregnes ved å dele antall fakturerbare timer med antall arbeidstimer i en bestemt periode. Hvis for eksempel en arbeider har 30 fakturerbare timer i en periode, og antallet arbeidstimer i samme periode er 40, er arbeiderens utnyttelsesgrad 75 prosent.

Når du beregner utnyttelsesraten for en arbeider, kan du beregne enten den fakturerbare raten eller effektivitetsraten:

  • Fakturerbar rate – Forskjellen mellom fakturerbare timer og ikke-fakturerbare timer eller normtimer.
  • Effektivitetsrate – Forskjellen mellom produktive timer og ikke-produktive timer eller normtimer. Produktive timer er timene arbeiderne bruker på å bidra til et bestemt prosjekt. Produktive timer faktureres vanligvis til kunder, bortsett fra når det gjelder interne prosjekter. Ikke-produktive timer faktureres aldri til en kunde.

Du beregner utnyttelsesratene på siden Timeutnyttelse. Beregningene er basert på standardinnstillinger. Disse preferansene angir også hvordan timer beregnes ved å tilordne Utnyttelse eller Belastning til hver prosjekttype. Dette gjelder for beregning av fakturerbar rate og beregning av effektivitetsraten.

  • Utnyttelse – Timer som rapporteres for den valgte prosjekttypen, tas alltid hensyn til for fakturerbar utnyttelse eller effektivitetsutnyttelse.
  • Belastning – Timer som rapporteres for den valgte prosjekttypen, tas alltid hensyn til for ikke-fakturerbar utnyttelse eller ikke-effektivitetsutnyttelse.
  • Ifølge linjeegenskap – Linjeegenskapene for en bestemt timetransaksjon avgjør om timene vurderes for fakturerbar utnyttelse eller effektivitetsutnyttelse.
  • Ikke inkludert – Timer blir ikke omregnet til beregning av fakturerbar utnyttelse eller effektivitetsutnyttelse.

På Timeutnyttelse-siden kan du vise antall timer som ble brukt til beregning av utnyttelsesraten for hver av de følgende timetypene, i tillegg til den totale prosentandelen av utnyttelsesraten for en arbeider eller et prosjekt:

  • Ikke-inkluderte timer – Disse timene tas ikke med i timeutnyttelsesraten.
  • Inkluderte timer – Disse timene beregnes ved å legge til utnyttelsestimer og belastningstimer. Disse timene er inkludert i utnyttelsesraten.
  • Belastningstimer – Hvis du beregner en fakturerbar rate, er disse timene de samme som ikke-belastbare timer. Hvis du beregner en effektivitetsgrad, er disse timene de samme som ikke-produktive timer.
  • Utnyttelsestimer – Hvis du beregner en fakturerbar rate, er disse timene de samme som belastbare timer. Hvis du beregner en effektivitetsgrad, er disse timene de samme som produktive timer.

Når du beregner utnyttelsesraten for en arbeider, kan du bruke normtimer eller inkluderte timer. Hvis du bruker inkluderte timer, må du forsikre deg om at ansatte registrerer all arbeidstid for timeregistreringsperiodene, fordi beregningen uttrykkes som en prosentandel timer som er angitt. Når du beregner timeutnyttelsesraten for et prosjekt, en prosjektkontrakt, en kundeoppføring eller en kategori, må du bruke inkluderte timer for beregningen.

Se gjennom prosjektoppgaver

Du kan opprette et prosjektutdrag for å vise et hurtig øyeblikksbilde av fremdriften for et prosjekt. Når du kjører en prosjektoppgave, kan du angi vilkårene som brukes til å beregne setningen, ved å velge alternativer i kategorien Generelt på siden Prosjektoppgaver. Du kan velge å inkludere eller utelate følgende informasjon:

  • Prosjekttyper
  • Transaksjonstyper
  • Prosjektdato/hovedbokdato
  • Data

Når utdraget er beregnet, kan du vise følgende informasjon i de forskjellige kategoriene på siden Prosjektoppgaver:

  • Generelt – Generell informasjon om den grunnleggende resultatstrukturen i prosjektet.
  • Resultat – Informasjon om påløpte inntekter.
  • VIA – Informasjon om VIA-kontosaldoer.
  • Forbruk – Informasjon om forbruket av timer, varer, utgifter og lønnstransaksjoner.
  • Faktura – Informasjon om fakturaer og a konto-fakturering.
  • Timepris – Timeprisen for timer som blir postert til inntekts- og kostnadskontoer.