Godkjenne og bekrefte bestillinger
Denne artikkelen beskriver statusene som en bestilling går gjennom når den er opprettet, og effekten av å aktivere endringsadministrasjon på bestillinger.
Når du har opprettet en bestilling, må den kanskje går gjennom en godkjenningsprosess. Når leverandøren har godtatt ordren, settes bestillingen til statusen Bekreftet.
Godkjenne bestillinger
Bestillinger som ikke bruker endringsadministrasjon, har statusen Godkjent så snart de er opprettet, mens bestillinger som bruker endringsadministrasjon, har statusen Utkast når de opprettes. En bestilling som er opprettet ved å autorisere en planlagt bestilling fra hovedplanlegging, settes alltid til statusen Godkjent, uavhengig av innstillingene for endringsadministrasjon. En bestilling oppretter bare lagertransaksjoner når den får statusen Godkjent. Derfor vises ikke denne beholdningen som tilgjengelig for reservasjon eller merking før ordren er godtatt.
Du aktiverer endringsadministrasjon for bestillinger ved å angi alternativet Aktiver endringsadministrasjon på siden Parametere for innkjøp og leverandører. Når endringsadministrasjon er aktivert, må bestillinger gå gjennom en arbeidsflyt for godkjenning etter at de er fullført. Supply Chain Management har et redigeringsprogram for arbeidsflytprosess der du kan definere en arbeidsflyt til å representere din godkjenningsprosess. Denne arbeidsflyten kan inneholde regler for automatisk godkjenning, regler som bestemmer hvem som skal tilordnes til godkjenning av bestemte bestillinger og regler for eskalering av en arbeidsflyt som har ventet godkjenning i lang tid. For alle aktivere prosessen for endringsadministrasjon for alle eller bestemte leverandører. Du kan også definere prosessen slik at den kan overstyres for individuelle bestillinger.
Når endringsadministrasjon er aktivert, går bestillinger gjennom seks godkjenningsstatuser, fra Utkast til Sluttført. Når en ordre er godkjent, må brukere som vil endre den bruke handlingen Be om endring.
| Godkjenningsstatus | Beskrivelse | Be om endring er aktivert |
|---|---|---|
| Utkast | Bestillingen er et utkast og er ikke sendt til godkjenning i arbeidsflyten for bestilling. | Nei |
| Til vurdering | Bestillingen ble sendt til godkjenning i arbeidsflyten for bestilling. Venter på godkjenning. | Nei |
| Avslått | Bestillingen ble avvist under godkjenningsprosessen. | Nei |
| Godkjent | Bestillingen ble godkjent. | Ja |
| Bekreftet | Bestillingen ble bekreftet. En bestilling kan ikke bekreftes før den er godkjent. | Ja |
| Sluttført | Bestillingen ble gjort endelig. Den er nå økonomisk lukket og kan ikke lenger endres. | Nei |
Bekrefte bestillinger
Bestillinger som har godkjenningsstatusen Godkjent kan gå gjennom flere trinn før de er bekreftet. Det kan hende du for eksempel må sende en forespørsel om innkjøp til leverandøren for å spørre om priser, rabatter og mottaksdatoer. I så fall kan du sette bestillingen til statusen Til eksterne vurdering ved hjelp av handlingen Innkjøpsforespørsel.
Leverandører som er konfigurert slik at de kan bruke modulen for leverandørsamarbeid, kan se gjennom bestillinger i portalen og godkjenne eller avvise dem. Under denne vurderingsprosessen har bestillingen statusen Til eksterne vurdering. Modulen for leverandørsamarbeid kan konfigureres slik at en bekreftelse fra leverandøren automatisk bekrefter ordren i Supply Chain Management. I dette scenarioet må du planlegge den satsvise jobben Bekreft godkjente bestillinger fra leverandørsamarbeid, som brukes til å behandle og bekrefte bestillingene. Du kan også manuelt bekrefte en bestilling når du mottar bekreftelse fra leverandøren. Hvis en leverandør avviser en bestilling, mottas avvisningen sammen med årsaken til avvisningen og forslag til endringer. I slike tilfeller forblir statusen for bestillingen Til eksterne vurdering.
Det er også et alternativ for å generere en proformabekreftelse for en ordre før den faktiske bekreftelsen er behandlet. Dette alternativet oppretter bare en rapport som du kan dele med leverandøren. Det opprettes ikke journalinformasjon.
Når leverandøren har godtatt ordren, er neste trinn å registrere bestillingen som igangsatt. Du kan utføre dette trinnet ved å bruke handlingen Bekreftelse eller Bekreft. Begge disse handlingene setter godkjenningsstatusen for ordren til Bekreftet. Bekreftelse av en ordre starter to tilleggsprosesser:
- Det opprettes en journal for å lagre en nøyaktig kopi i systemet av det som ble bekreftet. Noen ganger kreves det endringer av ordrer, og tilleggsjournaler opprettes etter at den oppdaterte ordren er bekreftet. Disse journalene lar deg vise historikken til de ulike versjonene av ordren som ble bekreftet.
- Regnskapsdistribusjoner opprettes, og ordre- og budsjettkontroller utføres hvis denne funksjonen er aktivert. Hvis en av kontrollene mislykkes, får du en feilmelding som sier at endringer må gjøres i bestillingen før den kan bekreftes på nytt.
En leverandør kan be om en type forsikring om at betalingen vil utføres for et kjøp. Det finnes ulike metoder for å levere denne garanti innenfor leverandørprosessene. Handlingen Forskuddsbetaling reserverer for eksempel midler for bestillingen, og denne forskuddsbetalingen registreres på bestillingen.
Endre bestillinger
I noen tilfeller må du kanskje endre en bestilling når den har får godkjenningsstatusen Godkjent eller Bekreftet.
Hvis bestillingen ble opprettet ved hjelp av en prosess for endringsadministrasjon, kan du gjøre endringer ved å tilbakekalle ordren, eller hvis ordren allerede er godkjent, ved hjelp av handlingen Be om endring. I så fall endres godkjenningsstatusen tilbake til Utkast, og deretter kan du endre ordren. Når du er ferdig med å gjøre endringer, må du kanskje sende bestillingen til ny godkjenning. Du kan konfigurere hvilke typer endringer som krever ny godkjenning ved hjelp en policyregel for Regel for ny godkjenning for bestillinger på siden Innkjøpspolicyer.
Hvis en del av det bestilte antallet for en bestillingslinje er levert, kan du ikke endre det bestilte antallet når bestillingen har statusen Utkast. Du kan imidlertid endre antallet for Gjenstående levering på linjen for bestillingen som er i Utkast-status.
Når en ordre er bekreftet, kan du ikke lenger slette den. Du kan imidlertid avbryte det totale antallet eller eventuelle restantall i en ordre, forutsatt at antallet ikke er mottatt eller fakturert. Du kan deretter bruke handlingen Fullfør til å forhindre videre behandling.
Annullere bestillinger
En bestilling kan annulleres ved å bruke handlingen Avbryt i hodet.
Hvis antallet er delvis registrert, mottatt eller fakturert, kan du bare annullere restantallet som ikke er registrert, mottatt eller fakturert. Ordreantallet reduseres deretter tilsvarende. Når antallet på linjen oppdateres, oppdateres også linjestatusen. For eksempel er det opprinnelige antallet på linjen 5, og et antall på 3 mottas. I dette tilfellet kan bare to avlyses. Da blir linjen oppdatert til Mottatt-status.
Hvis det legges til en leveringsrest i ordrelinjen, og den overskrider antallet på ordrelinjen, vil ikke Avbryt-handlingen avbryte det overflødige antallet. Linjen blir i stedet værende i Åpen ordre-status, fordi den har et restantall. For eksempel er det opprinnelige antallet på linjen 5, og leveringsresten er 7. Hvis ordren avbrytes, avbrytes fem, og et antall på 2 gjenstår, som du kan se i lagertransaksjonene.
Hvis du vil annullere hele antallet på en bestillingslinje, må du annullere leveringsrestantallet på linjen. Da vil linjen bli oppdatert til Avbrutt-status.
Hvis en bestilling er under endringsstyring, må endringer, for eksempel annullering av ordren eller leveringsresten, sendes til arbeidsflytsystemet og godkjennes før prosessen kan fullføres og lagertransaksjonene kan oppdateres som annullert.