Del via

Oversikt over leverandørfakturaer

  • Artikkel

Viktig

Deler av eller all funksjonalitet som er nevnt i denne artikkelen, er tilgjengelig som en del av en forhåndsversjon. Innholdet og funksjonaliteten kan bli endret. Hvis du vil ha mer informasjon om forhåndsversjoner, kan du se Tilgjengelighet av serviceoppdatering.

Denne artikkelen inneholder generell informasjon om leverandørfakturaer. Leverandørfakturaer er forespørsler om betaling for produkter og tjenester. Leverandørfakturaer kan representere en faktura for pågående tjenester, eller den kan være basert på bestillinger for bestemte varer og tjenester.

Leverandørfakturaer

En leverandørfaktura fra en bestilling lages når produkter eller tjenester er mottatt i henhold til en bestilling som ble plassert hos en leverandør. Leverandørfakturaen inneholder et hode og én eller flere linjer for varer eller tjenester. En leverandørfaktura fullfører syklusen fra bestilling til produktkvittering og leverandørfaktura.

Selv om noen leverandørfakturaer er koblet til en bestilling, kan også leverandørfakturaer inneholde linjer som ikke samsvarer med bestillingslinjer. Du kan også opprette leverandørfakturaer som ikke er knyttet til noen bestilling. Disse leverandørfakturaene kan representere pågående tjenester, for eksempel en strømregning. Du trenger ikke å referere til en bestilling når du legger til en pågående tjeneste.

Det finnes flere måter å angi en leverandørfaktura:

  • I leverandørfakturaregisteret kan du raskt skrive inn fakturaer som ikke refererer til en bestilling, slik at du kan avsette utgiften. Ved hjelp av journalen for godkjenning av leverandørfaktura kan du velge disse fakturaene og postere dem til leverandørsaldoen for å reversere avsetningen.
  • I leverandørfakturajournalen kan du raskt skrive inn fakturaer som ikke refererer til en bestilling, i én operasjon.
  • Leverandørfakturapuljen i kombinasjon med leverandørfakturaregisteret lar deg raskt skrive inn fakturaer for å avsette utgiften. Du kan åpne de tilknyttede bestillingene senere for å postere fakturaen mot utgiftskontoen.
  • På sidene Åpne leverandørfakturaer og Ventende leverandørfakturaer kan du opprette leverandørfakturaer fra bekreftede bestillinger.
  • Invoice Capture-løsningen oppretter automatisk leverandørfakturaer fra digitale fakturabilder. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Invoice Capture.

Følgende diskusjon inneholder mer informasjon om hvordan du bruker siden Åpne leverandørfakturaer eller Ventende leverandørfakturaer til å opprette en leverandørfaktura fra en bestilling.

Forstå fakturalinjeantall

Når du åpner en leverandørfaktura fra en tilknyttet bestilling, oppretter systemet fakturalinjer fra bestillingen. Som standard henter systemet antallet fra produktkvitteringen. Du kan imidlertid bruke et av følgende standardvalg:

  • Motta nå-antall – Bruk dette alternativet for delvise leveringer. Standardverdien i Antall-feltet angis til antallet som er angitt i Motta nå-feltet på innkjøpsordren.
  • Bestilt antall – Bruk dette alternativet for komplette forsendelser. Standardverdien i Antall-feltet angis til antallet som er angitt i Bestilt-feltet på innkjøpsordren.
  • Registrert antall – Bruk dette alternativet hvis varen krever registrering, som angitt på Varemodellgrupper-siden. Standardverdien i Antall-feltet er det fysiske oppdaterte antallet som er registrert.
  • Produktkvitteringsantall – Bruk dette alternativet hvis en produktkvittering allerede er mottatt for ordren. Standardverdien i Antall-feltet er totalt antall for tilgjengelige produktkvitteringer.
  • Registrerte antall og tjenester – Bruk dette alternativet hvis antall som er registrert i ankomstjournaler for lagerførte varer eller varer som ikke er på lager. Dette alternativet omfatter tjenester også, uavhengig av om de er registrert.

Hvis den juridiske enheten bruker fakturakontroll, kan du vise resultatene av antallssamsvaret i Samsvar i antall i produktkvittering-kolonnen. Du kan også bruke Samsvarende detaljer-knappen på Gjennomgang-fanen i handlingsruten for å vise resultatene av antallssamsvaret.

Legger til en linje som ikke var på bestillingen.

Du kan legge til en linje som ikke var på bestillingen, i leverandørfakturaen. Du må velge et varenummer eller en innkjøpskategori. Du kan deretter legge til antall, priser og beløp på linjen. Linjen inkluderes bare i kontrollpolicyer for fakturatotaler.

Sende en leverandørfaktura til vurdering

Organisasjonen kan bruke arbeidsflyter til å administrere vurderingsprosessen for leverandørfakturaer. Det kan bli nødvendig med arbeidsflytvurdering for fakturahodet, fakturalinjen eller begge. Arbeidsflytkontrollene gjelder for hodet eller linjen, avhengig av hvor fokuset er når du velger kontrollen. I stedet for Poster-knappen sender en Send inn-knapp leverandørfakturaen gjennom vurderingsprosessen.

Forhindre faktura fra å sendes til arbeidsflyt

Nedenfor finner du flere måter du kan forhindre at en faktura sendes til en arbeidsflyt på.

  • Fakturatotal og den registrerte totalen er ikke like. Brukeren som sendte fakturaen, vil motta et varsel om at totalene ikke er like. Dette varselet gir brukeren en mulighet til å rette saldoene før fakturaen sendes til arbeidsflytsystemet på nytt. Denne funksjonen er tilgjengelig hvis parameteren Hindre sending til arbeidsflyt når totalbeløpet på fakturaen og det registrerte totalbeløpet på fakturaen ikke samsvarer på siden Funksjonsbehandling og parameteren Alternativ for arbeidsflyt når faktura og registrert total ikke er like på siden Leverandørparametere er aktivert.
  • Fakturaen inneholder utildelte tillegg. Brukeren som sendte fakturaen, vil motta et varsel om at fakturaen har ikke-tildelte tillegg. På denne måten kan brukeren rette fakturaen før den sendes til arbeidsflytsystemet på nytt. Denne funksjonen er tilgjengelig hvis parameteren Hindre innsending til arbeidsflyt når det finnes ledige gebyrer på en leverandørfaktura på siden Funksjonsbehandling og parameteren Alternativ for arbeidsflyt når det finnes tillegg som ikke er tildelt på siden Leverandørparametere er aktivert.
  • Fakturaen inneholder samme fakturanummer som en annen postert faktura. Brukeren som sendte fakturaen, vil få et varsel om at en faktura med et duplikatnummer er funnet. Brukeren kan rette det dupliserte nummeret før de sender fakturaen til arbeidsflytsystemet på nytt. Varselet vises hvis parameteren Kontroller fakturanummeret som er brukt i Leverandører er satt til Avvis duplikat. Denne funksjonen er tilgjengelig hvis parameteren Forhindre innsending til arbeidsflyt når fakturanummeret allerede finnes på en postert faktura, og systemet ikke er konfigurert til å godta dupliserte fakturanumre på siden Funksjonsbehandling er slått på.
  • Fakturaen inneholder en linje der fakturaantallet er mindre enn det samsvarte produktmottaksantallet. Brukeren som sender fakturaen eller prøver å postere den, vil få en melding om at antallene ikke er det samme. Denne meldingen gir brukeren en mulighet til å rette verdiene før fakturaen sendes til arbeidsflytsystemet på nytt. Denne funksjonen er tilgjengelig hvis parameteren Blokker postering og innsending av leverandørfakturaer til arbeidsflyt på siden Funksjonsbehandling aktiveres og parameteren Blokker postering og innsending til arbeidsflyt på siden Leverandørparametere er aktivert.

Samsvare leverandørfakturaer med produktkvitteringer

Du kan angi og lagre informasjon for leverandørfakturaer, og du kan samsvare fakturalinjer med produktkvitteringslinjer. Du kan også samsvare delvist antall for en linje.

Du kan opprette en leverandørfaktura basert på linjeelementene for produktkvittering som er mottatt til gjeldende dato, selv om ikke alle varene i en bestemt bestilling er mottatt ennå. Du kan for eksempel bruke dette alternativet hvis en leverandør sender én faktura per måned som dekker alle leveringer som er sendt i løpet av den måneden. Hver produktkvittering representerer en delvis eller komplett levering av varene i bestillingen.

Når en faktura finnes i arbeidsflyten, kan godkjenneren oppdatere fakturaantallet, slik at det samsvarer med verdien i feltet Produktkvitteringsantall som skal samsvares. Dette gjør du ved å velge funksjonen Oppdater fakturaantallet slik at det samsvarer med produktmottaksantallet i arbeidsflyten i arbeidsområdet Funksjonsbehandling, og velg Aktiver. Hvis en godkjenner i arbeidsflytprosessen har fjernet alle samsvarene fra alle produktmottakene fra fakturalinjen, slettes fakturalinjen. Når denne funksjonen ikke er aktivert, oppdateres ikke fakturaantallet for fakturaer i arbeidsflyten.

Når du posterer fakturaen, oppdateres Fakturarest-antallet for hver vare til totalantallet som er mottatt for de valgte produktkvitteringene. Hvis både Fakturarest-antallet og Gjenstående levering-antallet for alle varer på bestillingen er 0 (null), endres statusen for bestillingen til Fakturert. Hvis Fakturarest-antallet ikke er 0, endres ikke statusen for bestillingen, og flere fakturaer kan registreres på den.

Dette alternativet forutsetter at minst én produktkvittering er postert for bestillingen. Leverandørfakturaen er basert på disse produktkvitteringene og gjenspeiler antallet i dem. Finansinformasjonen for fakturaen er basert på informasjonen du angir når du posterer fakturaen.

Hvis du vil ha mer informasjon, se Registrere leverandørfaktura og avstemme mot mottatt antall.

Konfigurere en automatisert oppgave for arbeidsflyt for leverandørfaktura for å postere leverandørfakturaen ved hjelp av en satsvis jobb

Du kan legge til en automatisert posteringsoppgave i arbeidsflyten for leverandørfaktura, slik at fakturaer behandles i en bunke. Ved å postere fakturaer i en bunke, kan arbeidsflytprosessen fortsette uten å måtte vente til posteringen er fullført, noe som forbedrer den generelle ytelsen til alle oppgavene som er sendt til arbeidsflyten.

Hvis du vil postere en leverandørfaktura i en bunke, aktiverer du parameteren Satsvis postering av leverandørfaktura på siden Funksjonsbehandling. Arbeidsflyter for leverandørfaktura konfigureres ved å gå til Leverandører > Oppsett > Arbeidsflyter for leverandørreskontro.

Du kan se oppgaven Poster leverandørfakturaen ved hjelp av et parti i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt, uansett om funksjonsparameteren, Satsvis postering av leverandørfaktura, er aktivert. Når funksjonsparameteren ikke er aktivert, vil ikke en faktura som inneholder oppgaven Poster leverandørfakturaen ved hjelp av et parti, behandles i arbeidsflyten før parameteren er aktivert. Oppgaven Poster leverandørfakturaen ved hjelp av et parti må ikke brukes i samme arbeidsflyt som den automatiserte oppgaven Poster leverandørfakturaer. Oppgaven Poster leverandørfakturaen ved hjelp av et parti bør også være det siste elementet i arbeidsflytkonfigurasjonen.

Du kan angi antall fakturaer som skal inkluderes i partiet, og antall timer du må vente før du planlegger en bunke på nytt, ved å gå Leverandører > Oppsett > Leverandørparametere > Faktura > Fakturaarbeidsflyt.

Arbeide med flere fakturaer

Du kan arbeide med flere fakturaer samtidig og postere alle samtidig. Hvis du må opprette flere fakturaer, bruker du Ventende leverandørfakturaer-siden. Hvis du må postere og skrive ut flere leverandørfakturaer, bruker du Fakturagodkjenningsjournal. Hvis du bruker Fakturagodkjenningsjournal, må minst én produktkvittering posteres for bestillingen, og en faktura for bestillingen må posteres i en ankomstregistrering. Den økonomiske informasjonen for fakturaen kommer fra fakturaen som ble postert i registret.

Gjenopprette leverandørfakturaer som er i bruk

Når en leverandørfaktura er i bruk, kan den ikke kan redigeres av en annen bruker. Imidlertid kan statusen for en faktura noen ganger indikere at fakturaen er i bruk, selv om den ikke redigeres aktivt. Programmet kan for eksempel ha sluttet å svare mens fakturaen ble redigert, eller en bruker kan ved en feiltakelse ha latt fakturaen være åpen i programmet.

Du kan bruke siden Gjenopprett leverandørfakturaer til å gjenopprette eller frigi leverandørfakturaer som har vært i bruk i mer enn fire timer, slik at de kan redigeres. Du kan åpne denne siden fra Periodisk oppgave-navigasjonen eller en flis i arbeidsområdet Leverandørfakturaregistrering. Når en faktura er gjenopprettet, vil den være tilgjengelige for redigering på siden Leverandørfaktura.

Du kan få tilgang til siden Gjenopprett leverandørfakturaer bare hvis Gjenopprett leverandørfakturaer i bruk-sikkerhetsplikten og -rettigheten er tilordnet til deg. I tillegg må Tillat gjenoppretting av leverandørfaktura-parameter på siden Leverandørparametere være aktivert.

Standard finansdimensjon i leverandørfakturalinjer

For leverandørfakturaer som er knyttet til bestillinger, utledes standard finansdimensjon fra tilsvarende bestillingslinjer. 

For leverandørfakturaer som ikke er knyttet til noen bestillinger, vil standard finansdimensjon flette dimensjonen fra dimensjonskoblingen, fakturahodet og varen.  Hvis den samme dimensjonen er definert på dimensjonskoblingen, fakturahodet og varen, vil dimensjonen på fakturalinjen følge prioritetssekvensen: dimensjonskobling > fakturahode > vare.

Tilbakestille arbeidsflytstatusen for leverandørfakturaer fra Uopprettelig til Utkast

En arbeidsflytforekomst som er stoppet på grunn av en uopprettelig feil, vil ha arbeidsflytstatusen Uopprettelig. Når statusen til en leverandørfakturaarbeidsflyt er Uopprettelig, kan du tilbakestille den til Utkast ved å velge Tilbakekall. Du kan deretter redigere leverandørfakturaen. Denne funksjonen er tilgjengelig hvis parameteren Tilbakestille arbeidsflytstatusen for leverandørfakturaer fra Uopprettelig til Utkast på siden Funksjonsbehandling er slått på.

Du kan bruke siden Arbeidsflytlogg for å tilbakestille arbeidsflytstatusen til Utkast. Du kan åpne denne siden fra Leverandørfaktura eller fra Felles > Forespørsler > Arbeidsflyt. Hvis du vil tilbakestille arbeidsflytstatusen til Utkast, velger du Tilbakekall. Du kan også tilbakestille arbeidsflytstatusen til Utkast ved å velge handlingen Tilbakekall på siden Leverandørfaktura eller Ventende leverandørfakturaer. Når arbeidsflytstatusen er tilbakestilt til Utkast, blir den tilgjengelig for redigering på siden Leverandørfaktura.

Vise fakturatotalen på siden Ventende leverandørfakturaer

Du kan vise fakturatotalen på siden Ventende leverandørfakturaer ved å aktivere parameteren Vis fakturatotal på listen over leverandørfakturaer på vent på siden Leverandørparametere.

Rapport om åpne transaksjoner for leverandør

Rapporten Åpne transaksjoner for leverandører gir detaljert informasjon om de åpne transaksjonene for hver leverandør per datoen du angir. Denne rapporten brukes ofte i revisjonsprosedyren for kontroll av saldoer mellom leverandørboktransaksjoner og finanskontotransaksjoner.

Rapporten inneholder følgende detaljer for hver transaksjon:

  • Fakturanummer
  • Transaksjonsdato
  • Bilagsnummer
  • Transaksjonsbeløp i transaksjonsvalutaen og regnskapsvalutaen
  • Kreditsaldoen i transaksjonsvalutaen og regnskapsvalutaen
  • Debetsaldoen i transaksjonsvalutaen og regnskapsvalutaen
  • Delsumbeløp i regnskapsvalutaen
  • Forfallsdato for betaling

Filtrere dataene i rapporten

Når du genererer rapporten Åpne transaksjoner for leverandører, er følgende parametere tilgjengelige. Du kan bruke dem til å filtrere dataene som skal inkluderes i rapporten.

  • Ekskluder fremtidig utligning – Merk av i denne avmerkingsboksen for å ekskludere transaksjoner som utlignes etter datoen som er angitt i feltet Åpne transaksjoner per.
  • Åpne transaksjoner per – Angi en dato for å ta med transaksjoner som er åpne per denne datoen. Hvis du ikke angir en dato, blir dette feltet satt til maksimumsdatoen. (Maksimumsdatoen er den siste datoen systemet vil godta, 31. desember, 2154.) Neste gang rapporten kjøres, vil dette feltet bli satt til den siste datoen som ble angitt.

Du kan bruke filtrene under feltet Post som skal inkluderes til ytterligere å begrense transaksjonsdataene som inkluderes i rapporten.

Forlenge fakturanummerlengde

Fra og med Dynamics 365 Finansversjon 10.0.40 og senere kan du aktivere Forlenge lengden på fakturanummer for leverandørfakturafunksjonen for å øke fakturanummeret fra 20 tegn til 50 tegn i leverandørfaktura- og fakturajournalen. Før du aktiverer funksjonen, oppretter du enbillett i Lifeccycle-tjenester for å åpne enableEdtStringDatabaseStringLengthAttributeInComputation-fly .

Tilleggsressurser