Share via

Oversikt over bestilling

  • Artikkel

Denne artikkelen inneholder generell informasjon om bestillinger og koblinger til flere artikler som er knyttet til de ulike stadiene som en bestilling går gjennom.

En bestilling er et dokument som representerer en avtale med en leverandør om å kjøpe varer eller tjenester. Dokumentet bidrar også til å holde oversikt over produktkvitteringer som er gjort mot ordren og, senere, regnskap for leverandørfakturaer som leverandøren veksler mot ordren.

Siden Bestillinger inneholder en oversikt over ordrene som er tilgjengelige og lar deg endre disse ordrene. Når du åpner en bestilling, kan du velge Topptekst-visningen, som inneholder informasjon som er angitt bare én gang for hver bestilling, for eksempel leverandørdetaljer. Du kan også velge Linjer-visningen, der du kan endre ordrelinjer. Vanligvis kan du bytte mellom disse to visningene når du endrer bestillinger. Tillegg vises ikke direkte på siden Bestillinger, men de er tilgjengelige via menyer i ordrehodet og -linjene.

Det finnes mange rapporter der du kan vise informasjon om bestillinger, produktkvitteringer og leverandørfakturaer. Disse rapportene er finnes i modulene Innkjøp og leverandører og Leverandører.

Arbeidsområdene Bestillingsklargjøring og Bestillingsmottak og oppfølging lar deg vise lister over bestillinger i de ulike stadiene som de har kommet til. De gir også et sammendrag av handlinger som må utføres. Arbeidsområdet Bestillingsklargjøring fokuserer på oppretting av bestilling og gjennomgang, behandling av ordren til godkjenning og bekreftelse med leverandøren. Arbeidsområdet Bestillingsmottak og oppfølging fokuserer på behandling av mottak av varer eller tjenester mot bestillinger. Det inneholder lister som gir innsikt i mottak som er forfalt, eller som snart forfaller for levering av leverandøren. Disse arbeidsområdene brukes ikke til å utføre de relaterte mottaksaktivitetene som gjøres på lageret. Disse aktivitetene utføres ved hjelp av sider i modulene Beholdningsstyring og Lagerstyring. Behandling av leverandørfakturaer skal gjøres ved hjelp av arbeidsområdet Leverandørfakturaregistrering, og betalinger skal gjøres ved hjelp av arbeidsområdet Leverandørbetalinger.

Artiklene nedenfor inneholder en oversikt over de ulike stadiene som en bestilling går gjennom:

Bestillingstyper

Det finnes tre bestillingstyper: Når du oppretter en bestilling, må du angi type. Du kan definere en standard ordretype for nye bestillinger på siden Parametere for innkjøp og leverandører.

Bestillingstype Beskrivelse
Journal Bruk denne typen for å opprette en utkastordre. Denne typen har ikke innvirkning på lagerantall eller genererer ikke lagertransaksjoner. Bestillingsjournallinjer tas ikke med i hovedplanlegging.
Bestilling Bruk denne typen for å opprette bestillinger når ordrer er bekreftet med en leverandør, og når ordrene behandles gjennom tilgang og fakturering før betalingen sendes til leverandøren. Denne typen bestilling er den vanligste.
Returordre Bruk denne typen når du returnerer varer til leverandøren. Denne bestillingstypen krever at du angir et autorisasjonsreturnummer (ARM) som leverandøren gir deg. Du angir ARM-nummeret i fanen Generelt i bestillingen. Ordrelinjer må ha negative antall.

Bestillingsstatuser

Bestillinger inneholder flere statusfelt som viser fremdriften for bestillingen. Disse feltene er synlige i visningen Topptekst for ordren, og noen få av dem vises også i rutenettoversikt for alle ordrer. Feltet Bestillingsstatus viser statusen for et antall på bestillingen. Følgende verdier er tilgjengelige:

  • Åpen ordre – Ordre er opprettet, og antall er bestilt.
  • Mottatt – Noen av antallene er mottatt, men de er ikke fakturert ennå.
  • Fakturert – Hele antallet i ordren er fakturert. Hvis en ordre er delvis fakturert, er verken statusen Mottatt eller Fakturert riktig. Ordren vil derfor fortsatt ha statusen Åpen ordre.
  • Avbrutt – En ordre ble bekreftet, men senere avbrutt. Derfor angir denne statusen at det finnes ikke lenger noen åpne antall i bestilling.

Feltet Dokumentstatus lar deg raskt se gjennom ordrefremdriften når det gjelder dokumenter som har blitt behandlet. Det viser statusen for det nyeste dokumentet som er fullført for ordren. Følgende verdier er tilgjengelige:

  • Ingen – Ingen dokumenter er behandlet for ordren ennå.
  • Innkjøpsforespørsel – En innkjøpsforespørsel er generert, og ordren venter på tilbakemelding fra leverandøren.
  • Bestilling – Bekreftelse er behandlet på bestillingen.
  • Produktkvittering – Produktkvittering er behandlet på ordren.
  • Faktura – En faktura er etterberegnet med ordren.

Feltet Godkjenningsstatus brukes når en bestilling går gjennom en vurderingsprosess eller arbeidsflyt. Følgende verdier er tilgjengelige:

  • Utkast, Til vurdering og Avvist – Disse statusene brukes bare når en arbeidsflyt for godkjenning brukes for bestillingen.
  • Godkjent – Denne statusen blir tilordnet ordrer som har fullført arbeidsflytgodkjenning. Ordrer som er opprettet uten å bruke en arbeidsflyt for godkjenning får statusen Godkjent umiddelbart.
  • Til ekstern vurdering – Denne statusen brukes i situasjoner der en innkjøpsforespørsel sendes til leverandøren, slik at leverandøren kan bekrefte betingelsene for bestillingen. Denne statusen brukes også i prosessen som startes av handlingen Forespørsel om bekreftelse. For denne prosessen blir leverandøren bedt om å bekrefte betingelsene for bestillingen ved å koble til systemet ditt og registrere om ordren bekreftes eller avvises.
  • Bekreftet – Denne statusen blir tilordnet når bestillingen er bekreftet. Denne statusen er vanligvis den siste godkjenningsstatusen som tilordnes en ordre.

Tilleggsressurser