Del via

Definere budsjettkontroll

  • Artikkel

Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Budsjettkontroll er tilgjengelig for kildedokumenter og regnskapsjournaler. Kildedokumenter omfatter innkjøpsrekvisisjoner, bestillinger, leverandørfakturaer, reiserekvisisjoner og reiseregninger. Regnskapsjournaler omfatter daglige journaler, fordelingsjournaler, prosjektutgiftsjournaler og anleggsmiddeljournaler. Du kan forhindre ytterligere behandling av kildedokumenter og regnskapsjournaler når en budsjettkontroll angir at budsjetterte beløp ikke er tilgjengelige, avhengig av hvordan du konfigurerer budsjettkontroll.

Obs!

Definer grunnleggende budsjettering før du konfigurerer budsjettkontroll. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Om grunnleggende budsjettering. Hvis du har tenkt å bruke budsjetteringsarbeidsflyter, oppretter du arbeidsflytene og tilordner dem til budsjettkoder når du definerer grunnleggende budsjettering. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere arbeidsflyter for budsjettering. Foreta budsjettkontrollkonfigurasjonen før du begynner å sende budsjettregisteroppføringer.

Obs!

Budsjettkontrollkonfigurasjonen finnes som en aktiv versjon og en utkastversjon. Du kan endre utkastversjonen når den aktive versjonen er aktivert og budsjettkontroll har trådt i kraft. Du kan når som helst klikke Gjenopprett fra aktiv når du arbeider i en utkastversjon. Hvis du klikker Gjenopprett fra aktiv, går imidlertid alle endringene av utkastversjonen tapt. Hvis budsjettkontrollkonfigurasjonen er aktiv, må du klikke Rediger for å endre budsjettkontrollkonfigurasjonen.

Definer budsjettkontrollparametere

  1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

  2. Velg en kontostruktur. Hvis du har flere aktive kontostrukturer i kontoplanen, velger du kontostrukturen som skal brukes til resultat- eller utgiftskontoer. Denne kontostrukturen omfatter hovedkontoområdet for utgiftskontoer.

    Når du har valgt en kontostruktur, vises alle finansdimensjonene i denne kontostrukturen som var definert for budsjettering, i Budsjettdimensjoner-listen.

  3. Velg en finansdimensjon, og flytt den til listen Budsjettkontrolldimensjoner.

    Du velger finansdimensjonene for budsjettkontroll fra finansdimensjonene du definerte for budsjettering. Dermed kan du utvikle budsjetter på ett nivå og konfigurere budsjettkontroll på et annet nivå. Du kan for eksempel velge finansdimensjonene for hovedkonto, avdeling og kostsenter for budsjettering og deretter velge bare finansdimensjonene for avdeling og kostsenter for budsjettkontroll. Du kan også bruke budsjettkontrollregler til å angi finansdimensjonskombinasjoner for budsjettkontroll. Du finner mer informasjon under "Definere budsjettkontrollregler" i dette emnet.

  4. Velg et intervall for budsjettkontroll, for eksempel Regnskapsår eller Regnskapsår til dato.

    Intervallet for budsjettkontroll fungerer sammen med budsjettsyklusen for å avgjøre hvordan beløp samles for budsjettkontroll. Hvis du for eksempel velger Regnskapsår, samles alle midlene for regnskapsåret for budsjettkontroll. Hvis du velger Regnskapsår til dato eller Budsjett til dato, fastsettes sluttdatoen basert på regnskapsperioden og regnskapsdatoen for kildedokumentet eller regnskapsjournalen som kontrolleres.

  5. Velg tidsrommet for budsjettsyklus, som angir lengden på budsjettsyklusen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere budsjettsykluser.

  6. Velg en budsjettleder, som er en bruker som kan godkjenne budsjettarbeidsflyter. En annen budsjettleder kan defineres ved hjelp av en budsjettkontrollregel.

  7. Angi prosenten av budsjettet som kan brukes, i Budsjetterskel-feltet.

    Terskelen kan brukes til å gi advarsler eller til å definere budsjettillatelser for å unngå at bestemte brukergrupper overskrider budsjetterskelen. Denne terskelen kan overskride 100 prosent.

  8. Merk av for Vis en melding når budsjetterskelen overskrides hvis du vil vise meldinger når budsjetterskelen overskrides.

Definer tillatelser for budsjettoverskridelse for brukergrupper

Du kan la bestemte brukergrupper overskride det tilgjengelige budsjettet eller begrense brukergrupper fra å overskride det tilgjengelige budsjettet eller tilgjengelige budsjetterskler. Innstillingen Hindre behandling ved terskelen for budsjettoverskridelse brukes på alle brukere som ikke er i en brukergruppe. Innstillingen i dette skjemaet kan overstyres av en budsjettkontrollregel eller budsjettgruppe.

  1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

  2. Klikk Tillatelser for budsjettoverskridelse.

  3. Klikk Legg til, og velg en brukergruppe.

    Obs!

    Hvis du ikke har brukergrupper definert, høyreklikker du i Gruppe-feltet og velger Vis detaljer for å åpne Brukergrupper-skjemaet, der du kan opprette grupper og legge til brukere.

  4. Velg det aktuelle alternativet for denne brukergruppen i feltet Alternativer for budsjettoverskridelse.

    • Hindre behandling av budsjettoverskridelse – Brukere i denne gruppen kan ikke behandle en budsjettregisteroppføring hvis den tilgjengelige budsjettsaldoen er utilstrekkelig til å dekke oppføringen.

    • Tillat behandling av budsjettoverskridelse – Brukere i denne gruppen kan behandle en budsjettregisteroppføring hvis den tilgjengelige budsjettsaldoen er utilstrekkelig til å dekke oppføringen.

    • Hindre behandling ved terskelen for budsjettoverskridelse – Brukere i denne gruppen kan ikke behandle en budsjettregisteroppføring hvis finansdimensjonen eller hovedkontoen overskrider den angitte terskelen for å dekke oppføringen.

    Obs!

    Hvis budsjetterskelen er større enn 100 prosent, er innstillingen Hindre behandling ved terskelen for budsjettoverskridelse mindre restriktiv enn Hindre behandling av budsjettoverskridelse.

Definer beregningen som bestemmer budsjettmidlene som er tilgjengelige

I området Budsjettmidler tilgjengelig kan du merke av for alternativer for å fastsette beløpene som legges til og trekkes fra budsjettmidlene som er tilgjengelige. Opprinnelig budsjett og Faktiske utgifter er valgt som standard, slik at standardberegningen er Tilgjengelige budsjettmidler = Opprinnelig budsjett - Faktiske utgifter. Beregningen av budsjettmidlene vises under avmerkingsboksene, slik at du kan vise hvordan beregningen endres etter hvert som du merker av for og fjerner merket for alternativene.

  1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

  2. Klikk Budsjettmidler tilgjengelig.

  3. Merk av for Inkluder overføringsbeløp hvis du vil ta med beløp som overføres som en del av av en årsavslutningsprosess for bestilling, og også hvis du vil overføre budsjettregisteroppføringer som har budsjettypen Overført budsjett.

    Budsjettbeløp fra åpne bestillinger kan overføres til neste regnskapsår som en del av årsavslutningsprosessen for bestilling. Alle budsjettreservasjoner for disposisjoner overføres også. Når fakturaer registreres mot bestillinger som ble overført, behandler budsjettkontroll de faktiske utgiftene også som overførte beløp. Derfor kan disse beløpene vises atskilt fra beløpene som ikke ble overført, i forespørsler og rapporter.

  4. Du kan merke av for følgende alternativer hvis du vil ta med beløper i beregningen.

    Alternativ

    Beløp som inkluderes i beregningen

    Opprinnelig budsjett

    Opprinnelige budsjettregisteroppføringer som har dokumentstatusen Fullført. Budsjettypene Prosjekt, Anleggsmidler, Behovsprognose og Forsyningsprognose som har dokumentstatusen Fullført, som behandles som opprinnelige budsjettbeløp etter at de er overført fra andre moduler, inkluderes også.

    Summen av beløpene for budsjettregisteroppføringer som har budsjettypene Opprinnelig budsjett, Revisjon, Overføring, Overført budsjett, Prosjekt, Anleggsmidler, Behovsprognose og Forsyningsprognose.

    Preliminary budget

    Foreløpige budsjettregisteroppføringer som har dokumentstatusen Fullført. Disse brukes til å opprette et foreløpig budsjett når det faktiske budsjettet gjennomgås og godkjennes.

    > [!Obs!] > Denne kontrollen er bare tilgjengelig hvis konfigurasjonsnøkkelen Public Sector er valgt.

    Budsjettendringer

    Budsjettregisteroppføringer som legger til endringer i opprinnelige budsjetter og har dokumentstatusen Fullført.

    Budsjettutkastendringer

    Budsjettregisteroppføringer som legger til endringer i opprinnelige budsjetter og har dokumentstatusen Utkast.

    Budsjettoverføringer

    Budsjettregisteroppføringer som overfører budsjettbeløp fra én finansdimensjonsverdi til en annen og har dokumentstatusen Fullført.

    Inngående budsjettutkastoverføringer

    Overførte budsjettregisteroppføringer som øker budsjettet og har dokumentstatusen Utkast.

    Utgående budsjettutkastoverføringer

    Overførte budsjettregisteroppføringer som reduserer budsjettet og har dokumentstatusen Utkast.

    Budget apportionments

    Budsjettregisteroppføringer som har dokumentstatusen Fullført. Fordelinger brukes i offentlig sektor til å vise forskjellen på budsjetterte beløp og beløpene som er godkjent for forbruk. En organisasjon i offentlig sektor kan for eksempel ha et opprinnelig budsjett på 10 000,00 for en konto og bruke en fordeling til å godkjenne 5 000 for forbruk. Bare beløpet som er fordelt, kan brukes.

    > [!Obs!] > Denne kontrollen er bare tilgjengelig hvis konfigurasjonsnøkkelen Public Sector er valgt.

    Faktiske utgifter

    Faktiske utgifter som registreres i økonomimodulen, fra reiseregninger, leverandørfakturaer og regnskapsjournaler. Beløpene fra kildedokumentene eller regnskapsjournalene inkluderes bare i budsjettkontrollen når kildedokumentet eller regnskapsjournalen er aktivert for budsjettkontroll.

    Uposterte faktiske utgifter

    Faktiske utgifter som ennå ikke er registrert i økonomimodulen, fra reiseregninger, leverandørfakturaer og regnskapsjournaler. Beløpene fra kildedokumentene eller regnskapsjournalene inkluderes bare i budsjettkontrollen når kildedokumentet eller regnskapsjournalen er aktivert for budsjettkontroll.

    Budsjettreservasjoner for disposisjoner

    Budsjettreservasjoner som opprettes for bekreftede bestillinger, generelle budsjettreservasjoner eller reiseforespørsler, og budsjettregisteroppføringer som har dokumentstatusen Fullført og bruker budsjettypen Disposisjon.

    Budsjettreservasjoner for ubekreftede disposisjoner

    Budsjettreservasjoner som opprettes for ubekreftede bestillinger, generelle budsjettreservasjoner eller reiseforespørsler, og budsjettregisteroppføringer som har dokumentstatusen Utkast og bruker budsjettypen Disposisjon. Dette er manuelle budsjettreservasjoner som ennå ikke er inkludert i den samlede budsjettsaldoen.

    > [!Obs!] > Hvis du ikke merker av for dette alternativet, kan budsjettkontroll fortsatt utføres for utkastkildedokumenter, for eksempel bestillinger, generelle budsjettreservasjoner og reiseforespørsler. Beløpet i budsjettreservasjonen inkluderes imidlertid ikke i budsjettkontrollen for etterfølgende kildedokumenter. Du kan gjøre dette hvis du vil foreta en budsjettkontroll i utkastdokumenter uten å opprette en igangsatt reservasjon.

    Reduksjon til budsjettreservasjoner for ubekreftede disposisjoner

    Beløp som reduserer beløpene som reserveres for ubekreftede betalingsforpliktelser. Siden en rettelse i en bestilling kan tilbakestilles, kan dette alternativet brukes til å unngå at budsjettreservasjonsbeløpet reduseres på grunn av en rettelse i en bestilling, før rettelsen er bekreftet.

    Budsjettreservasjoner for forhåndsdisposisjoner

    Budsjettreservasjoner som opprettes for godkjente og bekreftede bestillinger eller innkjøpsrekvisisjoner, og budsjettregisteroppføringer som har dokumentstatusen Fullført og bruker budsjettypen Forhåndsdisposisjon.

    Budsjettreservasjoner for ubekreftede forhåndsdisposisjoner

    Budsjettreservasjoner som opprettes for ubekreftede og ikke godkjente bestillinger eller innkjøpsrekvisisjoner, og budsjettregisteroppføringer som har dokumentstatusen Utkast og bruker budsjettypen Forhåndsdisposisjon. Disse manuelle budsjettreservasjonene opprettes via budsjettregisteroppføringer, men inkluderes ikke i den samlede budsjettsaldoen.

    > [!Obs!] > Hvis du ikke merker av for dette alternativet, kan budsjettkontroll fortsatt utføres for innkjøpsrekvisisjoner. Beløpet i budsjettreservasjonen inkluderes imidlertid ikke i budsjettkontrollen for etterfølgende kildedokumenter. Du kan gjøre dette hvis du vil foreta en budsjettkontroll i utkastdokumenter uten å opprette en igangsatt reservasjon.

    Velg kildedokumenter for budsjettkontroll

    Du kan merke av for alternativer for å avgjøre hvilke kildedokumenter som skal gjennomgå budsjettkontroll, i området Velg kildedokumenter. Du kan også merke av for alternativer for å aktivere budsjettkontroller etter hvert som linjene for kildedokumenter registreres og lagres.

    Du bør velge kildedokumentene i henhold til alternativene du valgte for beregningen av tilgjengelige budsjettmidler i området Budsjettmidler tilgjengelig. Hvis du valgte å inkludere Budsjettreservasjoner for disposisjoner i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler, kan du for eksempel merke av for Bestillinger. Når en budsjettkontroll utføres for beløpene og kontoene på en innkjøpslinje, blir budsjettkontrollkategorien Disposisjon tilordnet til reservasjonen.

    Obs!

    En budsjettkontroll utføres når et kildedokument opprettes, men ikke når det redigeres. En budsjettkontroll utføres når et kildedokument sendes til arbeidsflyten, og når det godkjennes og bekreftes.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Velg kildedokumenter.

    3. Velg avmerkingsboksen Innkjøpsrekvisisjoner. Det merkes automatisk av for Bestillinger og Leverandørfakturaer.

      Hvis du ikke merker av for Innkjøpsrekvisisjoner og i stedet merker av for Bestillinger, merkes det automatisk av for Leverandørfakturaer.

      Du velger Leverandørfakturaer, Reiserekvisisjoner og Reiseregninger uavhengig av de andre kildedokumentene.

      Obs!

      Når du velger Leverandørfakturaer, blir også fakturajournaler, fakturagodkjenningsjournaler og journaler for ankomstregistrering aktivert for budsjettkontroll.

    4. Valgfritt: Hvis du er i offentlig sektor og skal bruke generelle budsjettreservasjoner, merker du av for General budget reservations. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector).

    5. Du kan merke av for Aktiver budsjettkontroll for linjeelement ved registrering for hvert kildedokument hvis du vil aktivere budsjettkontroll for hver linje mens linjen registreres og lagres.

      Obs!

      Når en innkjøpsrekvisisjon konverteres til en bestilling, utføres en budsjettkontroll, selv når kontroll på linjenivå ikke er aktivert. Dette frigir forhåndsdisposisjonen og oppretter utkastdisposisjonen. Når en faktura opprettes fra en bestilling, utføres en budsjettkontroll, selv når kontroll på linjenivå ikke er aktivert.

    Velg regnskapsjournaler for budsjettkontroll

    Du kan merke av for alternativer for å avgjøre hvilke regnskapsjournaler som skal gjennomgå budsjettkontroll, i området Velg regnskapsjournaler. Du kan også merke av for alternativer for å aktivere budsjettkontroller etter hvert som linjene for regnskapsjournaler registreres og lagres.

    Obs!

    En budsjettkontroll utføres når en regnskapsjournal opprettes, men ikke når den redigeres. En budsjettkontroll utføres når en regnskapsjournal sendes til arbeidsflyten, og når den godkjennes og posteres.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Velg regnskapsjournaler.

    3. Merk av for et av følgende alternativer hvis du vil aktivere budsjettkontroll for regnskapsjournaler:

      • Kassejournaler

      • Fordelingsjournaler

      • Prosjektutgiftsjournaler

      • Anleggsmiddeljournaler

    4. Du merker av for Aktiver budsjettkontroll for linjeelement ved registrering for hver regnskapsjournal hvis du vil aktivere budsjettkontroll for hver linje mens linjen registreres og lagres.

    Tilordne budsjettmodeller til budsjettsykluser

    Du kan tilordne en budsjettmodell til budsjettsyklus hvis du vil utføre budsjettkontroll for budsjettsyklusen. Bare én budsjettmodell kan være i bruk for en budsjettsyklus. En budsjettkontroll utføres når regnskapsdatoen for et kildedokument eller en regnskapsjournal som er aktivert for budsjettkontroll, er i budsjettsyklusen.

    Obs!

    Budsjettsyklusen må defineres før du knytter budsjettsyklusen til en budsjettmodell. I området Tilordne budsjettmodeller kan du klikke Budsjettmodeller-koblingen hvis du vil åpne Budsjettmodell-skjemaet, og du kan klikke koblingen Tidsrom for budsjettsyklus hvis du vil åpne skjemaet Tidsrom for budsjettsyklus.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Tilordne budsjettmodeller.

    3. Klikk Legg til, og velg et tidsrom for budsjettsyklus.

    4. Velg en budsjettsyklus.

    5. Velg en budsjettmodell. Bare budsjettmodeller som ikke inneholder undermodeller, er tilgjengelige for budsjettkontroll.

    Obs!

    Budsjettsyklusen som brukes for budsjettkontroll, kan også fastsettes av tidsrommet for budsjettsyklus som velges for en budsjettkontrollregel.

    Definer budsjettkontrollregler

    Budsjettkontrollregler er nødvendige for budsjettkontroll. De fastsetter kombinasjonene av finansdimensjonsverdier for budsjettkontroll. Hvis du valgte finansdimensjonene for avdeling og kostsenter for budsjettkontroll, kan du definere regler for bestemte kombinasjoner av avdelinger og kostsentre som skal gjennomgå budsjettkontroll. Du kan for eksempel angi Avdeling = Salg og Kostsenter = *, der * er et jokertegn som omfatter alle kostsentre.

    Obs!

    Kriterier i to eller flere regler som dekker de samme finansdimensjonsverdiene, er ikke tillatt. Hvis alle kombinasjoner av finansdimensjonsverdier skal aktiveres for budsjettkontroll, kan du definere en budsjettkontrollregel uten kriterier.

    Budsjettkontrollreglene valideres mot finanskontoer som brukes i regnskapsdistribusjoner for kildedokument og regnskapsjournaler. Hvis finansdimensjonene i finanskontoene samsvarer med finansdimensjonene i budsjettkontrollreglene, foretas en budsjettkontroll.

    Hh242453.collapse_all(nb-no,AX.60).gifEksempel: Definere budsjettkontrollregler for å opprette en annen budsjetterskel for én avdeling

    Standardverdiene for budsjettkontrollparametere du angav i Definer parametere-området, brukes med mindre du angir et annet tidsrom for budsjettsyklus eller budsjettintervall eller en annen budsjetterskel eller budsjettleder for enkeltregler. Hvis du for eksempel vil tilordne en annen budsjetterskel til bare én avdeling, kan du definere to budsjettkontrollregler: én regel for den bestemte avdelingen og dens budsjetterskel og en annen regel for alle de andre avdelingene og deres terskel.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Definer budsjettkontrollregler.

    3. Definer en regel der avdeling 010 har en budsjetterskel på 90.

      1. Klikk Ny for å opprette en regel, og skriv deretter inn et navn og en beskrivelse for regelen.

      2. Klikk Legg til filter på hurtigfanen Kriterier.

      3. Velg finansdimensjonen Avdeling i Hvor-listen.

      4. Velg er i Operator-listen, og angi deretter 010 som avdelingsnummer.

      5. I Budsjetterskel-feltet skriver du inn 90.

    4. Definer en ny regel der alle andre avdelinger har en budsjetterskel på 100.

      1. Klikk Ny for å opprette en ny regel, og skriv deretter inn et navn og en beskrivelse for regelen.

      2. Klikk Legg til filter i hurtigfanen Kriterier.

      3. Velg finansdimensjonen Avdeling i Hvor-listen.

      4. Velg er større enn og inkluderer i Operator-listen, og angi 020, som inkluderer alle avdelinger unntatt avdeling 010.

      5. I Budsjetterskel-feltet skriver du inn 100.

    Hh242453.collapse_all(nb-no,AX.60).gifEksempel: Definere brukergruppetillatelser for én brukergruppe for en budsjettkontrollregel

    Du kan definere en budsjettkontrollregel for å gi unike brukergruppetillatelser til budsjettbeløp for bestemte kombinasjoner av finansdimensjoner. Hvis standardalternativet for budsjettoverskridelse for alle grupper er Hindre behandling av budsjettoverskridelse, kan du definere en regel som har et eget alternativ for budsjettoverskridelse for én gruppe for bestemte kombinasjoner av finansdimensjoner. Hvis du for eksempel definerer en budsjettkontrollregel med en budsjetterskel på 90 for avdeling 010, kan du definere brukergruppetillatelser for én brukergruppe i avdeling 010 for å tillate behandling av budsjettoverskridelse for denne brukergruppen.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Definer budsjettkontrollregler.

    3. Definer en regel der avdeling 010 har en budsjetterskel på 90.

    4. Klikk Budsjettillatelser for brukergruppe.

    5. Velg Tillat behandling av budsjettoverskridelse i feltet Alternativer for budsjettoverskridelse for én brukergruppe i avdeling 010.

      Forsiktig

      Hvis du definerer budsjettgrupper, må du velge alternativene for budsjettoverskridelse for å forhindre eller tillate budsjettgruppekontroll når budsjettmidler ikke er tilgjengelige. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se "Definere budsjettgrupper" i dette emnet.

    6. Hvis du vil overstyre gjeldende budsjettillatelser for brukergruppe for budsjettkontrollkonfigurasjonen, klikker du Kopier. Velg en brukergruppe du vil kopiere, og rediger deretter bestemte budsjettillatelser for brukergruppe.

    Velg hovedkontoer

    Hvis finansdimensjonen for hovedkontoen ikke er definert for budsjettkontroll, kan du velge hovedkontoene som budsjettkontrollreglene skal følges for. Hvis finansdimensjonen for hovedkontoen er definert som en budsjettkontrolldimensjon, inkluderes finansdimensjonen for hovedkontoen i budsjettkontrollreglene, og dette definisjonstrinnet er ikke nødvendig.

    Bare hovedkontotypene Sum, Resultat og Utgift kan velges siden dette er kontoene som vanligvis brukes til faktiske utgifter. Kontoer av typen Sum inkluderes fordi du kan angi budsjettbeløp i hovedkontoer som er av typen Sum.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Velg hovedkontoer.

    3. Merk av for alternativene hvis du vil velge hovedkontoene, eller klikk Merk alt hvis du vil velge alle hovedkontoene.

    4. Du kan også klikke Velg hvis du vil definere en spørring for å filtrere listen over hovedkontoer.

    Valgfritt: Definere budsjettgrupper

    Du kan definere budsjettgrupper i området Definer budsjettgrupper hvis du vil danne en budsjettpulje eller en samling med finansdimensjonsverdier der budsjettene skal samles for en sekundær budsjettkontroll. Kombinasjonene av finansdimensjoner som er i budsjettkontrollregelen, kontrolleres alltid for budsjettbeløp. Hvis en kombinasjon av finansdimensjoner også er i en budsjettgruppe, utføres en andre budsjettkontroll på budsjettgruppenivået.

    Hvis det for eksempel er en budsjettkontrollregel for alle kombinasjoner av finansdimensjonene for avdeling og kostsenter, kan du også definere en budsjettgruppe for avdeling 010, som inneholder alle kostsentrene i denne avdelingen. Denne budsjettgruppen kan samle budsjettet for alle kostsentre for avdeling 010. Hvis en første budsjettkontroll mislykkes for et kostsenter i avdeling 010, utføres en andre budsjettkontroll av det aggregerte budsjettet for alle kostsentre i avdeling 010.

    Obs!

    Flere kriterier kan angis for en budsjettgruppe. Alle kriteriene brukes til å fastsette kombinasjonene av finansdimensjonene for budsjettgruppen. Ingen overlappende kriterier tillates på tvers av budsjettgrupper og budsjettgruppemedlemmer.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

      Klikk Definer budsjettgrupper.

      Finansnavnet vises øverst i hierarkiet.

    2. Klikk Legg til for å opprette et budsjettgruppemedlem. Angi et navn og beskrivelse for budsjettgruppen.

      Når du legger til et gruppemedlem, kan du legge til filterkriterier, endre brukergruppetillatelser og endre standard egenskaper for budsjettkontroll.

    3. Klikk Legg til filter i hurtigfanen Kriterier.

    4. I dette eksemplet velger du finansdimensjonen Avdeling i Hvor-listen.

    5. I Operator-listen velger du er, og deretter angir du 010 for avdelingsnummeret.

      Obs!

      Hvis du vil utføre den sekundære budsjettkontrollen, må du angi Utfør budsjettgruppekontroll når budsjettfinansieringer ikke er tilgjengelige for innstillingen Overbudsjetteringsalternativ for kontroll av budsjettgruppe i skjemaet Budsjettillatelser for brukergruppe.

    Valgfritt: Definere meldingsnivåer for brukergrupper

    I området Definer meldingsnivåer kan du angi at budsjettkontrolladvarsler ikke skal vises for valgte brukergrupper. Brukere i de valgte brukergruppene får fortsatt feilmeldinger basert på tillatelsene for budsjettoverskridelse.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Definer meldingsnivåer.

    3. Klikk Merk alt, eller merk av for brukergruppene som ikke skal motta budsjettkontrolladvarsler.

      Obs!

      Hvis en bruker hører til i flere brukergrupper og du velger en brukergruppe som inneholder brukeren, vises ingen advarsler for denne brukeren.

    Aktiver budsjettkontroll

    I området Aktiver budsjettkontroll kan du aktivere et utkast til en budsjettkontrollkonfigurasjon ved å klikke Aktiver. Når du slår på budsjettkontroll, brukes den aktive budsjettkontrollkonfigurasjonen.

    Forsiktig

    Hvis du deaktiverer budsjettkontroll, blir kildedokumenter og regnskapsjournaler som har statusen Utkast, fjernet fra sporingssystemet for budsjettkontroll. Ingen ytterligere budsjettkontroller utføres. Hvis du aktiverer budsjettkontroll på nytt, må du kanskje justere budsjettet manuelt for å rette reserverte budsjettbeløp.

    1. Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjettkontroll > Budsjettkontrollkonfigurasjon.

    2. Klikk Aktiver budsjettkontroll.

    3. Klikk Aktiver for å aktivere utkastversjonen av budsjettkontrollkonfigurasjonen.

      Feltet Dato for siste aktivering inneholder gjeldende dato, og Aktivert av-feltet inneholder bruker-IDen din.

    4. Klikk Slå på for å starte budsjettkontroll ved å bruke den aktive konfigurasjonen.

      Budsjettkontrollstatusen endres til Aktivert, og alternativet Slå på erstattes med Slå av.