Optimalisere forretningsprosessen

Nå som du har undersøkt hele forretningsprosessen, kan du utfordre deg selv og optimalisere den. Ved å effektivisere prosessen unngår du at den har så mange trinn at de ansatte blir oversveldet eller forvirret.

Her er noen nyttige metoder for å optimalisere prosessen:

• Start med målet. Finn målene du ønsker å oppnå med forretningsprosessen. Disse målene bør gi en generell visjon for dine håp for den fremtidige prosessen.

• Vurder om noe kan gjennomføres mer effektivt, billigere eller med høyere kvalitet.

• Se etter viktige ytelsesindikatorer for å finne ut hva som fungerer bra, og hva som må forbedres.

• Gå tilbake og få inndata ved å dele prosessdokumentet med teamet.

• Del prosessdokumentet med administrasjonen for å få perspektiv på et høyere nivå, og sørg for gjennomsiktig ansvar for hvert trinn i prosessen.

• Se på prosessen fra brukerens eller kundens synspunkt som kan dra nytte av prosessen, og vurder måter du kan forbedre opplevelsen og den generelle tilfredsheten på.

Noen viktige spørsmål å stille:

• Kan gjenstående aktiviteter kuttes bort fra prosessen for å øke effektiviteten eller kvaliteten, eller redusere kostnader?

• Hvis den kuttede aktiviteten er viktig for den overordnede virksomheten, kan den behandles i en separat forretningsprosess?

• Kan et trinn forbedres for at du kan oppnå målet ditt på en bedre måte?

• Kan rekkefølgen av trinnene endres?

• Kan trinn kombineres?

• Kan trinn i denne prosessen kjøres samtidig?

• Kan du redusere antall personer det trengs for å gjennomføre prosessen?

• Kan du endre hvordan du varsler neste person i prosessen, slik at de svarer raskere?

• Er det sider av prosessen du kan automatisere ytterligere? Som:

  • Fange opp data automatisk i forhold til manuell oppføring

  • Automatisere beslutninger basert på data

  • Automatisere handlingen som er utført

  • Bruke AI til å erstatte menneskelig oppmerksomhet

Obs!

Hvis oppgaven er ferdig på skrivebordet, kan du bruke process advisor til å optimalisere prosessen automatisk. Process advisor har funksjoner for å analysere prosessen og visualisere den i et prosesskart. Prosesskart viser flaskehalser og metrikkverdier for prosessen din gjennom en analytisk rapport.

Eksempel: Optimalisere reiseregingsprosessen

Vi har sett gjennom gjeldende utgiftsprosess, og fant noen åpenbare forbedringer som gjør følgende:

• Bli papirløs for hele prosessen. (Vi har notert sparingne og miljøinnvirkningene også som en prosjektfordel.)

• Gjør alle mulige samsvars kontroller før du aktiverer rapporten som skal sendes til godkjenning. (Reduserer omarbeid og tiden for ende-til-ende-prosessen.)

• Slå opp og legg til regnskapskoder automatisk når reiseregningen sendes.

• Gjør at regnskapsavdelingen kan flytte de godkjente utgiftene til det finansielle systemet uten å legge inn data på nytt.

• Opprett ukentlige reiseregninger automatisk fra digitale data.

Charlotte vurderer flere måter å optimalisere budsjettgjennomgangsprosessen på. Og Rebecca undersøker hvordan den halvårlige revisjonen kan optimaliseres ved hjelp av AI.

Den foreslåtte optimaliserte prosessen ser ut som illustrasjonen nedenfor.

Neste trinn: Er det verdt å automatisere denne prosessen?

Obs!

Kan du fortelle oss om språkinnstillingene for dokumentasjonen? Ta en kort undersøkelse. (vær oppmerksom på at denne undersøkelsen er på engelsk)

Undersøkelsen tar rundt sju minutter. Det blir ikke samlet inn noen personopplysninger (personvernerklæring).