Rapporten uitvoeren en afdrukken

Een rapport verzamelt informatie op basis van een gespecificeerde set criteria. Het organiseert en presenteert de informatie in een gemakkelijk te lezen formaat dat u kunt afdrukken of opslaan als een bestand. In de toepassing zijn er vele diverse rapporten die u kunt openen en gebruiken. De rapporten bieden veelal informatie in de context van de pagina waarop u werkt. De pagina Klant biedt bijvoorbeeld rapporten voor de top 10 van klanten, verkoopstatistieken en meer.

Notitie

Batchtaken en XMLports doen min of meer hetzelfde als rapporten, maar worden meer gebruikt voor de verwerking of export van gegevens. De batchverwerking Aanmaningen maken maakt bijvoorbeeld aanmaningsdocumenten om te verzenden naar klanten met achterstallige betalingen. Dit artikel verwijst hoofdzakelijk naar 'rapporten', maar soortgelijke informatie geldt voor batchverwerkingen en XMLports.

Aan de slag

U vindt rapporten in het menu Rapporten op bepaalde pagina's, lijsten en kaarten of u kunt de zoekactie gebruiken om rapporten op naam te vinden. Voor een overzicht van ingebouwde rapporten in Business Central die u kunt gebruiken, gesorteerd op categorieën, zie Beschikbare rapporten in Business Central.

Wanneer u een rapport kiest, ziet u meestal een aanvraagpagina—genoemd naar de naam van het rapport—, waarop u verschillende opties en filters kunt instellen die bepalen welke gegevens worden opgenomen. In de volgende secties wordt uitgelegd hoe u de aanvraagpagina gebruikt om een rapport te maken, te bekijken en af te drukken.

Standaardwaarden gebruiken—vooraf gedefinieerde instellingen

De meeste aanvraagpagina's bevatten het veld Standaardwaarden gebruiken uit. Met dit veld kunt u vooraf gedefinieerde instellingen voor het rapport selecteren, waarmee automatisch opties en filters worden ingesteld. Selecteer een item in de vervolgkeuzelijst en u zult zien dat de opties en filters op de rapportaanvraagpagina dienovereenkomstig veranderen.

Het item genaamd Laatst gebruikte opties en filters is altijd beschikbaar. Dit item stelt het rapport in op de opties en filters die u gebruikte toen u het rapport voor de laatste keer uitvoerde.

Het veld Standaardwaarden gebruiken uit biedt een snelle en betrouwbare manier om consistent rapporten te genereren die de juiste gegevens bevatten. Nadat u een item hebt geselecteerd, kunt u de opties en filters wijzigen voordat u een voorbeeld bekijkt of het rapport afdrukt. De wijzigingen die u aanbrengt, worden niet opgeslagen in het item met vooraf gedefinieerde instellingen dat u hebt geselecteerd, maar worden wel opgeslagen in het item Laatst gebruikte opties en filters.

Notitie

De vooraf gedefinieerde instellingen worden doorgaans ingesteld en beheerd door een beheerder. Meer informatie op Opgeslagen instellingen beheren voor rapporten en batchtaken.

De gegevens opgeven die in rapporten moeten worden opgenomen

Gebruik de velden onder Opties en Filters om de informatie die u in het rapport wilt, te wijzigen of te beperken. U kunt filters in een rapport instellen op ongeveer dezelfde manier als filters in lijsten. Lees meer in de sectie Filteren.

Waarschuwing

De sectie Filteren op een rapportaanvraagpagina biedt een algemene filtermogelijkheid voor rapporten. Deze filters zijn optioneel.

Sommige rapporten negeren dergelijke filters, wat inhoudt dat het niet uitmaakt welk filter is ingesteld op het sneltabblad Filteren. De uitvoer van het rapport is hetzelfde. U kunt geen lijst opgeven met welke velden worden genegeerd in welke rapporten, dus u zult met de filters moeten experimenteren wanneer u deze gebruikt.

Voorbeeld: wanneer u de batchverwerking Aanmaningen maken gebruikt, wordt het filter Laatste verz. aanmaningsniveau voor het veld Klantenposten genegeerd omdat filters voor die batchverwerking vast zijn.

Een voorbeeld van een rapport bekijken

Als u een voorbeeld van een rapport bekijkt, kunt u zien hoe het rapport eruitziet voordat u het afdrukt. Het voorbeeld is niet gebaseerd op de geselecteerde printer in het veld Printer op de aanvraagpagina. Het wordt bestuurd door de browser. Nadat u een voorbeeld hebt bekeken, kunt u teruggaan naar de aanvraagpagina en indien nodig wijzigingen aanbrengen in opties en filters.

De voorbeeldopties op de pagina Rapportaanvraag zijn afhankelijk van het rapport. Dus voor sommige rapporten kunt u Voorbeeld kiezen, terwijl voor andere de keuze Voorbeeld en sluiten is. Beide keuzen openen een voorbeeld van het rapport. Het verschil is dat Voorbeeld de aanvraagpagina open houdt, zodat u ernaar kunt terugkeren, wijzigingen kunt aanbrengen, opnieuw een voorbeeld kunt bekijken of kunt afdrukken. Met Voorbeeld en sluiten wordt de aanvraagpagina daarentegen gesloten en moet u het rapport opnieuw openen om wijzigingen aan te brengen of af te drukken.

Notitie

Als u Business Central 2020 releasewave 1 of eerder gebruikt, is de enige keuze Voorbeeld, waarmee de aanvraagpagina met het voorbeeld wordt gesloten, zoals hierboven beschreven voor Voorbeeld en sluiten.

Werken met het voorbeeld

Gebruik in het rapportvoorbeeld de menubalk om het volgende te doen:

• Door pagina's bladeren

• In- en uitzoomen

• Het formaat aanpassen aan de afmetingen van de pagina

• Tekst selecteren

  U kunt tekst uit een rapport kopiëren en die vervolgens ergens anders plakken, zoals als op een pagina in Business Central of Microsoft Word. Met bijvoorbeeld een muis houdt u de linkermuisknop ingedrukt waar u wilt beginnen. Veeg vervolgens met de muis om een of meer woorden, zinnen of alinea's te selecteren. Druk vervolgens op de rechtermuisknop en selecteer Kopiëren. U kunt de geselecteerde tekst nu op elke gewenste plek plakken.

• Document pannen

  U kunt het zichtbare deel van het rapport in iedere richting verplaatsen, zodat u andere delen van het rapport kunt bekijken. Pannen is handig als u hebt ingezoomd om details te zien. U kunt met de muis bijvoorbeeld de linkermuisknop ergens in het rapportvoorbeeld ingedrukt houden en vervolgens de muis verplaatsen om een deel van het rapport te selecteren.

• Downloaden naar een PDF-bestand op uw computer of netwerk.

• Afdrukken

Een rapport opslaan in een bestand

U kunt een rapport opslaan als een PDF-document, een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een XML-document. Kies hiervoor Verzenden naar en maak uw keuze. Er wordt een bestand naar uw apparaat gedownload.

Als uw organisatie OneDrive heeft geconfigureerd voor systeemfuncties, worden Excel-werkmappen en Word-documenten niet gedownload, maar in uw browser geopend met Excel of Word voor het web.

Tip

De opties Microsoft Excel-document (alleen gegevens) en XML-document zijn meestal voor geavanceerde doeleinden. Normaal gesproken gebruikt u deze opties voor het uitvoeren van gedetailleerde gegevensanalyses. Zie voor meer informatie Rapportgegevens analyseren met Excel en XML.

U kunt ook Microsoft Excel-document (alleen gegevens) gebruiken om nieuwe Excel-indelingen voor een bepaald rapport te maken. Meer informatie op Werken met Excel-indelingen.

Een rapport plannen om het later of periodiek uit te voeren

U kunt een één rapport of een periodiek rapport plannen voor uitvoering op een bepaalde datum en tijd. Geplande rapporten worden in de verwerkingswachtrij ingevoerd en verwerkt op het geplande tijdstip, net zoals andere taken. Kies de optie Schema nadat u de knop Verzenden naar hebt gekozen en voer vervolgens informatie in zoals de printer en tijd en datum. Het rapport wordt vervolgens toegevoegd aan de taakwachtrij en wordt op de opgegeven tijd uitgevoerd. Als het rapport is verwerkt, wordt het artikel verwijderd uit de verwerkingswachtrij. Zie voor meer informatie Taakwachtrijen gebruiken om taken te plannen.

Wanneer u een rapport plant dat moet worden uitgevoerd, kunt u bijvoorbeeld opgeven dat het elke donderdag moet worden uitgevoerd door het veld Formule voor volgende uitvoeringsdatum in te stellen op D4. Lees meer in de sectie Datumformules gebruiken.

U kunt ervoor kiezen het rapport op te slaan in een bestand, zoals een Excel-, Word- of PDF-bestand, het af te drukken of het rapport alleen te genereren. Als u ervoor kiest het rapport in een bestand op te slaan, wordt het verwerkte rapport naar de pagina Rapportinbox in uw rolcentrum verzonden, waar u het kunt bekijken. Meer informatie op Rapporten delen en exporteren met de Rapportinbox

Geplande periodieke rapporten beheren

Geplande rapporten worden gegenereerd door batchtaken die worden beheerd op de pagina Taakwachtrijposten. U kunt de status en andere informatie voor elk rapport op de pagina zien, de rapportbatchtaak pauzeren/hervatten en het rapport op verzoek genereren.

Vanaf de pagina Taakwachtrijposten kunt u ook enkele rapportparameters wijzigen, zoals het type uitvoerbestand, de herhaling, de uitvoeringsdatum en begin- en eindtijden. Voordat u een bestaand gepland rapport bewerkt, is het echter noodzakelijk om de wachtrij voor rapporttaken in de wacht te zetten:

1. Kies het pictogram , voer Taakwachtrijposten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies op de pagina Taakwachtrijposten het gewenste rapport.
3. Kies de actie Instellen op afwachten.
4. Open en bewerk het geplande rapport door de status te selecteren (Afwachten).

Herhaal na het bewerken van de rapportopties de eerste twee stappen en selecteer vervolgens de actie Status instellen op Gereed om het genereren van het rapport te hervatten.

Lees meer over taakwachtrijbeheer op Taakwachtrijen gebruiken om taken te plannen.

Een rapport afdrukken

Als u een rapport wilt afdrukken, kiest u de knop Afdrukken op de rapportaanvraagpagina of op de menubalk op de pagina Voorbeeld.

Wanneer een rapport een Excel-indeling gebruikt, ziet u niet het veld Printer, de knop Afdrukken of de knop Voorbeeld. In plaats daarvan is er een optie Downloaden. Om af te drukken, selecteert u Downloaden, vervolgens opent u het gedownloade bestand in Excel en drukt u van daaruit af.

Printer

Het veld Printer op de aanvraagpagina bevat de naam van de printer waar het rapport heen wordt gestuurd. Om een printer te wijzigen selecteert u de printer in de lijst.

Notitie

De optie (Afgehandeld door de browser) geeft aan dat er geen aangewezen printer is voor het rapport. In dit geval zal de browser de afdruk afhandelen en de standaardafdrukstappen weergeven, waarbij u een lokale printer kunt kiezen die op uw apparaat is aangesloten. De optie (Afgehandeld door de browser) is niet beschikbaar in de mobiele Business Central-app of de app voor Microsoft Teams.

Tip

De printer die standaard voor u is geselecteerd, wordt ingesteld op de pagina Printerselecties. Lees meer over het wijzigen van de standaardprinter in de sectie Standaardprinters instellen.

Rapporten afdrukken in Thai

Specifiek voor de Thaise versie van Business Central kan de knop Afdrukken geen rapporten correct afdrukken vanwege beperkingen in de service die het afdrukbare PDF-bestand genereert. In plaats hiervan kunt u het rapport openen in Word en vervolgens opslaan als een afdrukbare PDF.

U kunt ook de beheerder vragen een Word-rapportlay-out te maken voor uw meest gebruikte rapporten. Meer informatie op Rapport- en documentlay-outs beheren.

Overgaan op een andere rapportlay-out

Een rapportlay-out bepaalt wat in een rapport wordt weergegeven, hoe het is ingedeeld en hoe het is opgemaakt. Er zijn een paar manieren om de lay-out te wijzigen:

• Wanneer u zich instelt om een rapport uit te voeren, ziet u de huidige lay-out in het veld Rapportlay-out op de aanvraagpagina. Om tijdelijk over te schakelen naar een andere lay-out, selecteert u het veld Rapportlay-out en kiest u vervolgens uit een lijst met beschikbare lay-outs voor het rapport.
• Om de standaardlay-out die door een rapport wordt gebruikt te wijzigen, gaat u naar de pagina Rapportlay-outs of Selectie rapportlay-out.

Meer informatie op De lay-out instellen die door een rapport wordt gebruikt. Of zie Aan de slag met het maken van lay-outs als u uw eigen rapportlay-out wilt aanpassen.

Wijzig de taal en het formaat van getallen, datums en tijden

Standaard zijn de taal van de tekst en de notatie van getallen, datums en tijden in een rapport gebaseerd op uw werktaal- en regio-instellingen, die zijn gedefinieerd op de pagina Mijn instellingen. U kunt de taal en de indelingsregio echter van geval tot geval wijzigen wanneer u een voorbeeld bekijkt, afdrukt of een rapport verzendt. Stel op de aanvraagpagina de opties Taal en Notatieregio in op uw voorkeur. U kunt ook de taal en notatieregio opgeven die standaard voor klanten en leveranciers op hun kaartpagina's moet worden gebruikt.

Afhankelijk van waar u de taal- en notatie-instellingen heeft opgegeven, bepaalt Business Central welke instellingen in de volgende volgorde moeten worden gebruikt:

1. De instellingen die u opgeeft wanneer u een rapport genereert.
2. De instellingen die in het document zijn opgegeven en die afkomstig zijn van de instellingen van de klant of leverancier.
3. De instellingen die zijn opgegeven in het rapport AL-object.
4. De instellingen die zijn gedefinieerd in Mijn instellingen.

Ga voor meer informatie over de pagina Mijn instellingen naar Basisinstellingen wijzigen.

Geavanceerde opties

De velden op het sneltabblad Geavanceerd stellen beperkingen in voor het gegenereerde rapport om printerbronnen te beheren. U hoeft deze instellingen doorgaans niet te wijzigen, tenzij u een groot rapport hebt. Als een rapport deze beperkingen overschrijdt wanneer u een voorbeeld probeert te bekijken of probeert af te drukken, verschijnt er een bericht waarin staat welke beperking u hebt overschreden. U kunt de instellingen vervolgens aanpassen aan uw rapport. Elk veld heeft echter een maximale waarde waarvan u op de hoogte moet zijn:

Veld	Maximale waarde
Maximale weergavetijd	12:00:00
Maximaal aantal rijen	1000000
Maximaal aantal documenten	500

Notitie

De maximale waarden kunnen verschillen voor Business Central on-premises en een beheerder kan ze wijzigen. Zie de sectie Business Central Server configureren: rapporten voor meer informatie. Voor een overzicht van rapportbeperkingen in Business Central online, raadpleegt u Operationele limieten.

Zie ook

Beschikbare rapporten Business Central
Rapporten gebruiken in het dagelijkse werk
Overzicht van bedrijfsinformatie en rapportage
Printers instellen
Batchtaken en XMLports uitvoeren
Werken met agendadatums en -tijden
Rapport- en documentlay-outs beheren
Financiële bedrijfsinformatie
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central