Delen via

Externe samenwerking plannen met kanaalgesprekken, bestandssamenwerking en gedeelde apps

  • Artikel

Microsoft 365 biedt verschillende opties voor samenwerking met personen buiten uw organisatie:

  • 1:1 en groepschat in Teams met personen buiten uw organisatie
  • Teams-vergaderingen met personen buiten uw organisatie
  • Afzonderlijke bestanden of mappen delen met personen buiten uw organisatie
  • Samenwerking in een team, met kanaalgesprekken, bestandssamenwerking en gedeelde apps

In dit artikel wordt de vierde optie besproken: groepssamenwerking met kanaalgesprekken, bestandssamenwerking en gedeelde apps. (Zie Overzicht van opties voor externe samenwerking in Microsoft 365 voor een overzicht van alle opties.)

Voorwaarden

  • Microsoft Entra B2B-samenwerking: een functie waarmee gebruikers bestanden, mappen, sites, groepen en teams kunnen delen met personen van buiten uw organisatie. Deze personen hebben toegang tot gedeelde resources met behulp van gastaccounts in uw directory.
  • Microsoft Entra B2B direct verbinden: een functie waarmee gebruikers resources in uw organisatie kunnen delen met personen van andere Microsoft Entra organisaties. Deze personen hebben toegang tot de gedeelde resources met behulp van hun eigen werk- of schoolaccount. Er worden geen gastaccounts gemaakt in uw organisatie.
  • Externe deelnemer : een persoon van buiten uw organisatie die deelneemt aan een resource, zoals een gedeeld kanaal, met een eigen identiteit en niet met een gastaccount in uw directory.
  • Externe organisatie : een andere organisatie waarmee u resources deelt.
  • Gast : een persoon van buiten uw organisatie die toegang heeft tot gedeelde resources door u aan te melden bij een gastaccount in uw directory.
  • Hostorganisatie : de organisatie die als host fungeert voor een gedeelde resource, zoals een gedeeld kanaal.
  • Gedeeld kanaal : een Teams-kanaal dat kan worden gedeeld met personen buiten het team. Deze personen kunnen zich binnen uw organisatie of van andere Microsoft Entra organisaties bevinden.
  • Koppelingen voor delen : koppelingen met machtigingen voor een bestand of map die worden gebruikt om dat bestand of die map met anderen te delen. De personen waarmee u deelt, kunnen zich binnen of buiten uw organisatie bevinden.

Opties voor samenwerking in een team

Wanneer u in een team samenwerkt met personen buiten uw organisatie, zijn er twee opties voor hoe deze personen toegang krijgen tot de resources die u met hen deelt.

Delen met gasten

Delen met gasten maakt gebruik van Microsoft Entra B2B-samenwerking om delen en samenwerken met personen buiten uw organisatie mogelijk te maken door een gastaccount toe te voegen in Microsoft Entra-id voor elke persoon. Gastaccounts kunnen worden gebruikt voor het volgende:

  • Gastlidmaatschap in teams, SharePoint-sites en Microsoft 365-groepen
  • Afzonderlijke bestanden en mappen delen

Gasten in een team hebben vergelijkbare mogelijkheden als gewone teamleden.

Externe deelnemers in gedeelde kanalen

Externe deelnemers hebben toegang tot gedeelde resources in uw organisatie met behulp van hun eigen Microsoft Entra-id of Microsoft 365-identiteit. Dit wordt ingeschakeld door Microsoft Entra B2B direct verbinding te maken via een organisatierelatie die door beide organisaties is geconfigureerd. Gastaccounts worden niet gebruikt in deze relatie.

Het belangrijkste voordeel van externe deelnemers aan gedeelde kanalen versus het delen van gasten is dat personen buiten uw organisatie kunnen samenwerken met uw gebruikers in Teams zonder dat ze hun gebruikerscontext hoeven te wijzigen. Wanneer u gastaccounts gebruikt, moeten gebruikers deze accounts afzonderlijk toevoegen in Teams en overschakelen naar die accounts om te kunnen communiceren met personen in uw organisatie.

Met gedeelde kanalen kunnen gebruikers aangemeld blijven bij hun organisatie en toegang krijgen tot kanalen die met hen worden gedeeld vanuit andere organisaties. Gedeelde kanalen van andere organisaties zijn beschikbaar in Teams naast de teams en kanalen in uw organisatie. Het is niet nodig om van organisatie te veranderen.

Functievergelijking

In de volgende tabel worden de beschikbare ervaringen beschreven, afhankelijk van het type account dat wordt gebruikt.

Functie Gebruiker (uw organisatie) Gast (Microsoft Entra samenwerking) Externe deelnemer (Microsoft Entra ID direct verbinden)
Teamtoegang J J N
Gedeelde kanaaltoegang J N J
Machtigingen via koppelingen voor het delen van bestanden J J N
Gedeelde kanalen gebruiken J N J
Privékanalen gebruiken J J N
Account in uw directory J J N
Toegangsbeoordelingen J J J

Planningsoverwegingen

De meeste organisaties gebruiken zowel kanalen voor het delen van gasten als gedeelde kanalen met externe deelnemers.

U moet delen met gasten gebruiken als:

  • U wilt personen van buiten uw organisatie uitnodigen voor het team in plaats van afzonderlijke kanalen
  • U wilt bestanden of mappen in een kanaal delen met personen buiten uw organisatie die zich niet in het kanaal bevinden
  • U wilt samenwerken met personen buiten uw organisatie die geen werk- of schoolaccount hebben.

Hoewel gedeelde kanalen standaard is ingeschakeld in Teams, vereist externe samenwerking met gedeelde kanalen dat een Microsoft Entra beheerder toegang tussen meerdere tenants instelt tussen uw organisatie en elke andere organisatie waarmee u wilt delen. Elke andere organisatie moet ook toegang tussen tenants instellen aan hun kant.

Als u van plan bent om gedeelde kanalen met andere organisaties te gebruiken, kunt u kiezen tussen een selfservicemodel en een by-request-model.

  • Selfservice: u kunt toegang tussen tenants configureren om binnenkomende en uitgaande toegang tot alle andere Microsoft Entra organisaties toe te staan. U kunt ook een lijst met organisaties blokkeren waarmee u uw gebruikers niet wilt delen, zodat alle andere organisaties beschikbaar blijven. Hierdoor kunnen uw gebruikers personen buiten de organisatie uitnodigen om deel te nemen aan gedeelde kanalen zonder dat ze contact hoeven op te nemen met uw helpdesk of IT-afdeling.
  • Op aanvraag: u kunt toegang tussen tenants configureren voor elke afzonderlijke organisatie waarmee u gedeelde kanalen wilt toestaan. Wanneer u dit model kiest, is het belangrijk om een gedocumenteerd bedrijfsproces te hebben dat uw gebruikers kunnen volgen om toegang tussen tenants aan te vragen bij een andere organisatie.

Naleving in gedeelde kanalen

Gedeelde kanalen zijn geïntegreerd met Microsoft Entra- en Microsoft Purview-functies. Zie Gedeelde kanalen in Microsoft Teams voor meer informatie.

Inleiding tot bestandssamenwerking in Microsoft 365

Bestandssamenwerking plannen in SharePoint met Microsoft 365