Een retentielabel toepassen op een model in Microsoft Syntex

^{Van toepassing op: ✓ Alle aangepaste modellen | ✓ Alle vooraf gemaakte modellen}

U kunt eenvoudig een retentielabel toepassen op ongestructureerde, gestructureerde en vooraf gemaakte modellen in Microsoft Syntex.

Opmerking

Retentielabels zijn nog niet beschikbaar voor vrije documentverwerkingsmodellen.

Met retentietags kan je retentie-instellingen toepassen op de documenten die door je modellen worden geïdentificeerd. U wilt bijvoorbeeld dat uw model niet alleen verzekeringsaankondigingsdocumenten identificeert die naar uw documentbibliotheek worden geüpload, maar dat er ook een zakelijke retentietag op wordt toegepast, zodat deze documenten gedurende de opgegeven periode (bijvoorbeeld de komende vijf maanden) niet uit de documentbibliotheek kunnen worden verwijderd.

Je kunt een bestaande retentietag toepassen op je model via de modelinstellingen op de startpagina van het model.

Een retentielabel toevoegen aan een niet-gestructureerd documentverwerkingsmodel of een vooraf samengesteld model

Belangrijk

Als u wilt dat retentielabels beschikbaar zijn om toe te passen op uw ongestructureerde documentverwerking of vooraf gemaakte modellen, moeten ze worden gemaakt en gepubliceerd in de Microsoft Purview-nalevingsportal.

1. Selecteer op de startpagina van het model Modelinstellingen.

2. Selecteer in Modelinstellingen in de sectie Beveiliging en naleving het menu Retentielabel voor een lijst met retentielabels die u op het model kunt toepassen.

   

3. Selecteer de retentietag die u wilt toepassen op het model en selecteer Opslaan.

Nadat u het retentielabel op uw model hebt toegepast, kunt u het toepassen op een:

• Nieuwe documentbibliotheek
• Documentbibliotheek waarop het model al is toegepast

De retentietag toepassen op een documentbibliotheek waarop het model al is toegepast

Als uw niet-gestructureerde documentverwerkingsmodel of vooraf samengestelde model al is toegepast op een documentbibliotheek, kunt u het volgende doen om uw retentielabelupdate te synchroniseren om deze toe te passen op de documentbibliotheek:

1. Selecteer op de startpagina van het model in het gedeelte Bibliotheken met dit model de documentbibliotheek waarop u de retentietagupdate wilt toepassen.

2. Selecteer Synchroniseren.

   
   

Nadat u de update hebt toegepast en gesynchroniseerd met uw model, kunt u controleren of deze is toegepast door de volgende stappen uit te voeren:

1. Klik in het inhoudscentrum in het gedeelte Bibliotheken met dit model op de bibliotheek waarop het bijgewerkte model is toegepast.

2. Selecteer in de documentbibliotheekweergave het informatiepictogram om de modeleigenschappen te bekijken.

3. Selecteer in de lijst Actieve modellen het bijgewerkte model.

4. In de sectie Retentielabel ziet u de naam van het toegepaste retentielabel.

Op de pagina met de weergave van uw model in uw documentbibliotheek wordt er een nieuwe kolom Retentietag weergegeven. Als uw model bestanden classificeert die het identificeert als behorend tot het inhoudstype en deze in de bibliotheekweergave weergeeft, wordt in de kolom Bewaarlabel ook de naam weergegeven van het retentielabel dat op het model is toegepast via het model.

Bijvoorbeeld: op alle verzekeringskennisgevingen die uw model identificeert, wordt ook de retentietag zakelijk toegepast, zodat ze gedurende vijf maanden lang niet uit de documentenbibliotheek kunnen worden verwijderd. Als wordt geprobeerd het bestand uit de documentbibliotheek te verwijderen, wordt er een fout weergegeven met de mededeling dat het niet is toegestaan vanwege het toegepaste retentielabel.

Een retentielabel toevoegen aan een gestructureerd of vrij documentverwerkingsmodel

Belangrijk

Als u wilt dat retentielabels beschikbaar zijn om toe te passen op uw gestructureerde of vrije documentverwerkingsmodellen, moeten ze worden gemaakt en gepubliceerd in de Microsoft Purview-nalevingsportal.

U kunt een retentielabel toepassen op een gestructureerd of vrij documentverwerkingsmodel wanneer u een model maakt, of toepassen op een bestaand model.

Een retentielabel toevoegen wanneer u een gestructureerd of vrij documentverwerkingsmodel maakt

1. Wanneer u een nieuw model voor het verwerken van gestructureerde of vrije documenten maakt, selecteert u Geavanceerde instellingen.

2. In Geavanceerde instellingen, in de sectie Retentietag, selecteer het menu en selecteer vervolgens de retentietag die je wilt toepassen op het model.

   

3. Nadat je de overige modelinstellingen afgewerkt hebt, selecteer Aanmaken om jouw model te maken.

Een retentielabel toevoegen aan een bestaand gestructureerd of vrij documentverwerkingsmodel

U kunt een retentielabel op verschillende manieren toevoegen aan een bestaand gestructureerd of vrij documentverwerkingsmodel:

• Via het menu Automatiseren in de documentbibliotheek
• Via de actieve modelinstellingen in de documentbibliotheek

Een retentielabel toevoegen aan een bestaand gestructureerd of vrij documentverwerkingsmodel via het menu Automatiseren

U kunt een retentielabel toevoegen aan een bestaand documentverwerkingsmodel met een structuur of vrije vorm waarvan u eigenaar bent via het menu Automatiseren in de documentbibliotheek waarin het model wordt toegepast.

1. Selecteer in de documentbibliotheek waarop het model is toegepast de modeldetails vanAI Builder-weergave>automatiseren>.

   

2. Selecteer in de details van het model in de sectie Retentielabel het retentielabel dat u wilt toepassen en selecteer vervolgens Opslaan.

   
   

Een retentielabel toevoegen aan een bestaand gestructureerd of vrij documentverwerkingsmodel in de actieve modelinstellingen

U kunt een retentielabel toevoegen aan een bestaand gestructureerd documentverwerkingsmodel dat u bezit via de instellingen voor actief model in de documentbibliotheek waarin het model wordt toegepast.

1. In de SharePoint documentbibliotheek waarop het model wordt toegepast, selecteer het pictogramActieve modellen weergeven en selecteer vervolgens Actieve modellen weergeven.

   

2. Selecteer in Actieve modellen het model waarop u het retentielabel wilt toepassen.

   
   

3. Selecteer in de details van het model in de sectie Retentielabel het retentielabel dat u wilt toepassen en selecteer vervolgens Opslaan.

Opmerking

Enkel de eigenaar van het model kan bewerkingen maken in het deelvenster modelinstellingen.