Share via

Procedure: Verzending en ontvangst van elektronische documenten instellen

  • Artikel

Als alternatief voor het e-mailen van bestandsbijlagen kunt u zakelijke documenten elektronisch verzenden en ontvangen. Een elektronisch document is een standaardbestand dat een bedrijfsdocument vertegenwoordigt, zoals een factuur van een leverancier die kan worden ontvangen en geconverteerd naar een inkoopfactuur in Dynamics NAV. De uitwisseling van elektronische documenten tussen twee handelspartners wordt uitgevoerd door een externe provider van services voor documentuitwisseling. De algemene versie van Dynamics NAV ondersteunt het verzenden en ontvangen van elektronische facturen en creditnota's in de PEPPOL-indeling, die wordt ondersteund door de grootste aanbieders van documentuitwisselingsservices. Een belangrijke aanbieder van services voor documentuitwisseling is vooraf geconfigureerd en gereed om te worden ingesteld voor uw bedrijf.

Vanuit PDF- of afbeeldingsbestanden die inkomende documenten vertegenwoordigen kunt u een externe OCR-service (Optical Character Recognition; optische tekenherkenning) elektronische documenten laten maken die u vervolgens naar documentrecords kunt converteren in Dynamics NAV, zoals u doet voor elektronische PEPPOL-documenten. Bijvoorbeeld, wanneer u facturen in PDF-indeling van uw leverancier ontvangt, kunt u deze naar de OCR-service verzenden vanuit het venster Inkomende documenten. Na enkele seconden krijgt u het bestand weer terug als elektronische factuur die kan worden geconverteerd naar een inkoopfactuur voor de leverancier. Als u het bestand per e-mail naar de OCR-service verzendt, wordt automatisch een nieuwe inkomende documentrecord gemaakt wanneer u het elektronische document terugkrijgt.

De indeling PEPPOL voor elektronische documenten is vooraf geconfigureerd zodat u elektronische facturen en creditnota's kunt verzenden in de PEPPOL-indeling. Eerst moet u diverse stamgegevens instellen, zoals bedrijfsgegevens, klanten, artikelen en eenheden. Deze worden gebruikt om de zakelijke partners en artikelen te identificeren wanneer gegevens in velden in Dynamics NAV worden geconverteerd naar elementen in het uitgaande documentbestand. Tot slot moet u de indeling in het venster Elektronische documentindeling selecteren voor elke klant aan wie u elektronische PEPPOL-documenten stuurt. Zie Procedure: Elektronische documenten verzenden voor meer informatie.

De gegevensuitwisselingsdefinities PEPPOL – Factuur en PEPPOL – Creditnota zijn vooraf geconfigureerd zodat u elektronische facturen en creditnota's kunt ontvangen in de PEPPOL-indeling. Eerst moet u diverse stamgegevens instellen, zoals bedrijfsgegevens, leveranciers, artikelen en eenheden. Deze worden gebruikt om de zakelijke partners en artikelen te identificeren wanneer gegevens en elementen in het inkomende documentbestand worden geconverteerd naar velden in Dynamics NAV. Tot slot moet u de gegevensuitwisselingsdefinitie in het venster Inkomende documenten selecteren voor elk inkomend elektronisch document dat u wilt converteren naar een inkoopdocument in Dynamics NAV.

De gegevensuitwisselingsdefinitie OCR - Factuur is vooraf geconfigureerd om u in staat te stellen elektronische documenten te ontvangen die zijn gegenereerd door de OCR-service. Als u bijvoorbeeld een factuur wilt ontvangen als een elektronisch OCR-document, stelt u stamgegevens in en verwerkt u het document op dezelfde manier als bij het ontvangen van een elektronisch PEPPOL-document. Zie Procedure: OCR gebruiken om PDF- en afbeeldingsbestanden te converteren naar elektronische documenten voor meer informatie.

De vooraf geconfigureerd services voor documentuitwisseling en OCR moeten zijn ingeschakeld voordat u verzendt of ontvangt. Zie Procedure: Een service voor documentuitwisseling instellen voor meer informatie.

Het onderwerp bevat de volgende procedures:

  • Het bedrijf instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten
  • Btw-boekingen instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten
  • Landen/regio's instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten
  • Artikelen instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten
  • Eenheden instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten
  • Klanten instellen voor de verzending van elektronische documenten.
  • De indeling PEPPOL selecteren voor de verzending van elektronische documenten
  • Leveranciers instellen voor de ontvangst van elektronische documenten.
  • De gegevensuitwisselingsdefinitie PEPPOL - Factuur selecteren voor de ontvangst van elektronische documenten
  • De grootboekrekening instellen die moet worden gebruikt voor nieuwe inkoopfactuurregels voor niet-identificeerbare artikelen en niet-artikelen

Het bedrijf instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten

  1. Geef in het tekstvak Zoeken Bedrijfsgegevens op en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Vul op het sneltabblad Algemeen de velden in zoals beschreven in de volgende tabel.

    Veld Description
    GLN Identificeer uw bedrijf.

    Bijvoorbeeld, als u elektronische facturen verstuurt in de bestandsindeling PEPPOL, wordt de waarde in dit veld gebruikt om het element EndPointID onder het knooppunt AccountingSupplierParty in het bestand in te vullen. Het nummer is gebaseerd op de GS1-norm die voldoet aan ISO 6523.
    Btw-registratienummer Geeft het btw-nummer van uw bedrijf op.
    Divisie Als uw bedrijf is ingesteld met een divisie, moet het veld Land-/regiocode worden ingevuld.

Btw-boekingen instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten

  1. Voer in het tekstvak Zoeken de tekst Btw-boekingsinstellingen in en kies de gerelateerde koppeling.

  2. Voor elke regel voor btw-boekingsinstellingen die u gebruikt voor elektronische documenten, vult u het veld in zoals beschreven in de volgende tabel.

    Veld Description
    Belastingcategorie Geef de btw-categorie op.

    Bijvoorbeeld, als u elektronische facturen verstuurt in de bestandsindeling PEPPOL, wordt de waarde in dit veld gebruikt om het element TaxApplied onder het knooppunt AccountingSupplierParty in het bestand in te vullen. De code is gebaseerd op de UNCL5305-norm.

Landen/regio's instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten

  1. Voer in het tekstvak Zoeken Landen/regio's in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Voor elk land of elke regio waarmee u elektronische documenten uitwisselt, vult u het veld in zoals beschreven in de volgende tabel.

    Veld Description
    Btw-regeling Identificeer de nationale instantie die het btw-nummer van het land/de regio uitgeeft in verband met het verzenden van elektronische documenten.

    Bijvoorbeeld, als u elektronische facturen verstuurt in de bestandsindeling PEPPOL, wordt de waarde in dit veld gebruikt om het kenmerk SchemeID voor het element EndPointID onder de knooppunten AccountingSupplierParty en AccountingCustomerParty in het bestand in te vullen.

    Het veld Btw-regeling wordt alleen gebruikt als het veld GLN in het venster Bedrijfsgegevens niet is ingevuld. Opmerking: de waarde in het veld Code in het venster Landen/regio's moet voldoen aan ISO 3166-1:Alpha2.

Artikelen instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten

  1. Geef in het vak Zoeken Artikelen op en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Voor elk artikel dat u koopt of verkoopt op elektronische documenten, vult u het veld in zoals beschreven in de volgende tabel.

    Veld Description
    GTIN Identificeert het artikel met betrekking tot het verzenden en ontvangen van elektronische documenten. Voor de PEPPOL-indeling wordt het veld als volgt gebruikt:

    Als voor het element StandardItemIdentification/ID het kenmerk SchemeID is ingesteld op GTIN, wordt het element toegewezen aan het veld GTIN op de artikelkaart.

Eenheden instellen voor verzending en ontvangst van elektronische documenten

  1. Voer in het tekstvak Zoeken de tekst Eenheden in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Voor elke eenheid die u gebruikt voor artikelen op elektronische documenten, vult u het veld in zoals beschreven in de volgende tabel.

    Veld Description
    Internationale standaardcode Geef de eenheidscode op volgens de UNECERec20-norm in verband met het verzenden van elektronische documenten.

    Bijvoorbeeld, als u elektronische facturen verstuurt in de bestandsindeling PEPPOL, wordt de waarde in dit veld gebruikt om het kenmerk unitCode van het element InvoicedQuantity onder het knooppunt InvoiceLine in het bestand in te vullen. Opmerking: als het veld Eenheid op de verkoopregel leeg is, wordt de UNECERe20-standaardwaarde voor Stuks (H87) standaard ingevoegd. Zie voor meer informatie en een lijst met geldige eenheidcodes Recommendation No. 20 - Units of Measure used in International Trade.

Klanten instellen voor de verzending van elektronische documenten.

  1. Geef in het Zoeken Klanten op en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Voor elke klant aan wie u elektronische documenten verzendt, vult u de velden in zoals beschreven in de volgende tabel.

    Veld Description
    GLN Identificeer de klant.

    Bijvoorbeeld, als u elektronische facturen verstuurt in de bestandsindeling PEPPOL, wordt de waarde in dit veld gebruikt om het element EndPointID onder het knooppunt AccountingCustomerParty in het bestand in te vullen. Het nummer is gebaseerd op de GS1-norm die voldoet aan ISO 6523.

    Als het veld GLN leeg is, wordt de waarde in het veld Btw-nummer gebruikt.
    Btw-registratienummer Geef het btw-nummer van de klant op. Tip: kies de detailknop om de webservice te gebruiken die verifieert of het nummer in het bedrijfregister van het land of de regio bestaat.
    Divisie Als de klant is ingesteld met een divisie, moet het veld Land-/regiocode worden ingevuld.

    U kunt elke klant instellen met een voorkeursmethode voor de verzending van bedrijfsdocumenten, zodat u niet elke keer dat u een document verzendt naar de klant, een verzendoptie hoeft te kiezen. Zie Procedure: Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.

De indeling PEPPOL selecteren voor de verzending van elektronische documenten

  1. Voer in het vak Zoeken de tekst Verzendprofielen document in en kies de gerelateerde koppeling.

  2. Open een bestaand verzendprofiel voor documenten, of maak een nieuw profiel. Zie Procedure: Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.

  3. Kies in het venster Verzendprofiel van document de optie Elektronische indeling, selecteer de regel voor PEPPOL en kies de knop OK.

  4. Selecteer in het veld Elektronisch document de optie Ja (via service voor documentuitwisseling).

    Notitie

    Dynamics NAV detecteert automatisch of het document een factuur of creditnota is en kiest de bijbehorende PEPPOL-indeling.

  5. Als u dit verzendprofiel wilt toepassen op alle klanten, schakelt u het selectievakje Standaard op het sneltabblad Algemeen in. Als u het profiel alleen wilt toepassen op specifieke klanten, vult u het veld Verzendprofiel van document op de desbetreffende klantenkaarten in. Zie Procedure: Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.

    U kunt nu het elektronische document met de geconverteerde gegevens verzenden. Zie Procedure: Elektronische documenten verzenden voor meer informatie.

Leveranciers instellen voor de ontvangst van elektronische documenten.

  1. Geef in het vak Zoeken Leveranciers op en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Voor elke leverancier van wie u elektronische documenten ontvangt, vult u de velden in zoals beschreven in de volgende tabel.

    Veld Description
    GLN Identificeer de leverancier.

    Bijvoorbeeld, als u elektronische facturen ontvangt in de bestandsindeling PEPPOL, wordt de waarde in dit veld gebruikt om het element EndPointID onder het knooppunt AccountingSupplierParty in het bestand in te vullen. Het nummer is gebaseerd op de GS1-norm die voldoet aan ISO 6523.

    Als het veld GLN leeg is, wordt de waarde in het veld Btw-nummer gebruikt.
    Btw-registratienummer Geef het btw-nummer van de leverancier op. Tip: kies de detailknop om de webservice te gebruiken die verifieert of het nummer in het bedrijfregister van het land of de regio bestaat.
    Divisie Als de leverancier is ingesteld met een divisie, moet het veld Land-/regiocode worden ingevuld.

De gegevensuitwisselingsdefinitie PEPPOL - Factuur selecteren voor de ontvangst van elektronische documenten

  1. Voer in het tekstvak Zoeken de tekst Inkomende documenten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Op de regel voor het elektronische document dat u wilt ontvangen en converteren, kiest u het veld Soort gegevensuitwisseling en selecteert u vervolgens PEPPOLINVOICE.

    Als het te ontvangen document een creditnota is, selecteert u PEPPOLCREDITMEMO.

    U kunt het elektronische document nu ontvangen door het proces voor gegevensconversie te starten in het venster Inkomende documenten. Zie voor meer informatie Procedure: Elektronische documenten ontvangen en converteren.

De grootboekrekening instellen die moet worden gebruikt voor nieuwe inkoopfactuurregels voor niet-identificeerbare artikelen en niet-artikelen

  1. Voer in het vak Zoeken de tekst Inkopen en leveranciers in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Vul in het sneltabblad Gegevensuitwisseling het veld in, zoals in de volgende tabel is beschreven.

    Veld Description
    Grootboekrekening voor niet-artikelregels Geeft de Grootboekrekening aan die automatisch wordt ingevoegd op inkoopregels die aan de hand van elektronische documenten worden gemaakt wanneer de inkomende documentregels geen identificeerbaar artikel bevatten. Elke inkomende documentregel die geen GTIN of artikelnummer van de leverancier heeft, wordt geconverteerd naar een inkoopregel van het soort Grootboekrekening en het veld Nr. op de inkoopregel bevat de rekening die u selecteert in het veld Grootboekrekening voor niet-artikelregels.

    Als u niets invult in het veld Grootboekrekening voor niet-artikelregels en het inkomende document regels heeft zonder identificeerbare artikelen, wordt het inkoopdocument niet gemaakt. In een foutbericht krijgt u de instructie om het veld Grootboekrekening voor niet-artikelregels in te vullen voordat u de taak kunt voltooien.

Zie ook

Gegevens elektronisch uitwisselen
Procedure: Verkopen factureren
Procedure: Inkopen vastleggen