Procedure: OCR gebruiken om PDF- en afbeeldingsbestanden te converteren naar elektronische documenten

Vanuit PDF- of afbeeldingsbestanden die u ontvangt van uw handelspartners, kunt u elektronische documenten laten genereren door een externe OCR-service (Optical Character Recognition - optische tekenherkenning), die kunnen worden geconverteerd naar documentrecords in Dynamics NAV. Bijvoorbeeld, wanneer u facturen in PDF-indeling van uw leverancier ontvangt, kunt u deze naar de OCR-service verzenden vanuit het venster Inkomende documenten. Dit wordt in de eerste procedure beschreven.

Als alternatief voor het verzenden van het bestand vanuit het venster Inkomende documenten, kunt u het bestand naar de OCR-service sturen via e-mail. Wanneer u het elektronische document terug ontvangt, wordt automatisch een gerelateerde inkomende documentrecord gemaakt. Dit wordt in de tweede procedure beschreven.

Na enkele seconden krijgt u het bestand weer terug van de OCR-service als een elektronische factuur die kan worden geconverteerd naar een inkoopfactuur voor de leverancier. Dit wordt in de derde procedure beschreven.

Omdat OCR is gebaseerd op optische herkenning, is het waarschijnlijk dat de OCR-service tekens in uw PDF- of afbeeldingsbestanden verkeerd interpreteert wanneer bijvoorbeeld de documenten van een bepaalde leverancier voor het eerst worden verwerkt. De service interpreteert het bedrijfslogo mogelijk niet als de naam van de leverancier of interpreteert het totaalbedrag op een ontvangstbewijs verkeerd vanwege de lay-out ervan. Als u deze fouten voortaan wilt voorkomen, kunt u ze corrigeren in een aparte versie van het venster Inkomende documenten. Vervolgens stuurt u de correcties terug naar de OCR-service om deze te trainen in het interpreteren van de specifieke tekens wanneer de volgende keer een PDF- of afbeeldingsbestand voor dezelfde leverancier wordt ontvangen. Zie voor meer informatie het gedeelte "De OCR-service trainen om fouten te voorkomen".

Het verkeer van bestanden van en naar de OCR-service wordt verwerkt door een specifiek taakwachtrij-item, dat automatisch wordt gemaakt als u de gerelateerde serviceverbinding inschakelt. Zie Procedure: Inkomende documenten instellen voor meer informatie.

Een PDF-of afbeeldingsbestand verzenden naar de OCR-service vanuit het venster Inkomende documenten

1. Klik op het pictogram , voer Inkomende documenten en klik op de gerelateerde koppeling.

2. Maak een nieuwe inkomende documentrecord en koppel het bestand eraan. Zie Procedure: Inkomende documentrecords maken voor meer informatie.

3. Selecteer in het venster Inkomende documenten een of meer regels en kies vervolgens de actie Verzenden naar taakwachtrij.

   De waarde in het veld OCR-status verandert in Gereed. Het bijgevoegde PDF- of afbeeldingsbestand wordt naar de OCR-service verzonden door de taakwachtrij, volgens de planning, op voorwaarde dat er geen fouten zijn.

4. Of selecteer in het venster Inkomende documenten een of meer regels en kies vervolgens de actie Verzenden naar OCR-service.

De waarde in het veld OCR-status verandert in Verzonden als er geen fouten zijn.

Een PDF- of afbeeldingsbestand naar de OCR-service verzenden per e-mail

Vanuit uw e-mailtoepassing kunt u een e-mailbericht verzenden naar de aanbieder van de OCR-service met het PDF- of afbeeldingsbestand als bijlage. Zie de website van de provider van de OCR-service voor meer informatie over het e-mailadres waarnaar het bericht moet worden verzonden.

Omdat er geen inkomende documentrecord bestaat voor het bestand, wordt automatisch een nieuwe record gemaakt in het venster Inkomende documenten wanneer u het resulterende elektronische document ontvangt van de OCR-service. Zie Procedure: Inkomende documentrecords maken voor meer informatie.

Notitie

Als u op een tablet of telefoon werkt, kunt u het bestand naar de OCR-service verzenden zodra u een foto van het document hebt gemaakt, of u kunt rechtstreeks een inkomend document maken. Zie voor meer informatie het gedeelte "Inkomende documentrecords maken door een foto te maken" in Procedure: Inkomende documentrecords maken.

Het resulterende elektronische document ontvangen van de OCR-service

Het elektronische document dat door de OCR-service van het PDF- of het afbeeldingsbestand wordt gemaakt, wordt automatisch ontvangen in het venster Inkomende documenten door de verwerkingswachtrijpost die wordt ingesteld wanneer u de OCR-service inschakelt.

Als u geen verwerkingswachtrij gebruikt of een voltooid OCR-document eerder wilt ontvangen dan volgens het verwerkingswachtrijschema wordt verwacht, kunt u de knopOntvangen van OCR-servicekiezen. Hiermee worden alle documenten opgehaald die door de OCR-service zijn voltooid.

Notitie

Als de OCR-service zo is ingesteld dat handmatige verificatie van verwerkte documenten is vereist, bevat het veld OCR-status de waarde In afwachting van verificatie. In dat geval voert u de volgende stappen uit om u aan te melden bij de website van de OCR-service om een OCR-document handmatig te verifiëren.

1. Kies in het veldOCR-statusde hyperlink In afwachting van verificatie. Kies de tegel In afwachting van verificatieop de startpagina.

2. Meld u bij de website van de OCR-service aan met de aanmeldgegevens van uw OCR-serviceaccount. Dit zijn de aanmeldgegevens die ook bij het instellen van de service worden gebruikt. Zie het gedeelte "Een OCR-service instellen"in Procedure: Inkomende documenten instellenvoor meer informatie.

   Als u de website via het veld OCR-statusopent, wordt het desbetreffende document direct na aanmelding weergegeven. Als u de website opent door de tegel op de startpagina te kiezen, moet u op de eerste OCR-servicepagina die wordt geopend, de knop Startop het tabblad Verifiërenkiezen of dubbelklikken op het document dat u wilt verifiëren.

   De gegevens voor het OCR-document worden weergegeven met zowel de broninhoud van het PDF- of afbeeldingsbestand als de resulterende OCR-veldwaarden.

3. Controleer handmatig de verschillende veldwaarden en bewerk of typ handmatig waarden in de velden die de OCR-service heeft gemarkeerd als onbepaald.

4. Kies de knop Ok. Het OCR-proces is voltooid en het resulterende elektronische document wordt verzonden naar het venster Inkomende documenten in Dynamics NAV in overeenstemming met het verwerkingswachtrijschema.

   Als u de website opent door de tegel op de startpaginate kiezen, wordt elk ander OCR-document dat moet worden geverifieerd, automatisch op de website weergegeven.

5. Herhaal stap 4 voor elk ander OCR-document dat moet worden geverifieerd.

U kunt nu doorgaan met het, handmatig of automatisch, maken van documentrecords voor de ontvangen elektronische documenten in Dynamics NAV. Zie de volgende procedure voor meer informatie. U kunt ook de nieuwe inkomende documentrecord aan een bestaand geboekt of niet-geboekt document koppelen zodat het bronbestand gemakkelijk toegankelijk is vanuit Dynamics NAV. Zie Procedure: Inkomende documenten verwerken voor meer informatie.

Een inkoopfactuur op basis van een elektronisch document ontvangen van de OCR-service maken

Met de volgende procedure wordt beschreven hoe u een inkoopfactuurrecord maakt op basis van een leveranciersfactuur die is ontvangen als een elektronisch document van de OCR-service. De procedure is hetzelfde wanneer u bijvoorbeeld een dagboekregel van een kostenontvangst maakt of een verkoopretourorder van een klant.

Notitie

De velden Omschrijving en Nr. op de gemaakte documentregels worden alleen ingevuld als u eerst tekst die is gevonden in het OCR-document, hebt toegewezen aan de twee velden in Dynamics NAV. U kunt deze toewijzing als artikelkruisverwijzingen uitvoeren, voor documentregels van het type Artikel. U kunt ook de functie Toewijzing tekst aan rekening gebruiken. Zie het gedeelte Tekst in een inkomend document toewijzen aan een bepaalde leveranciers-, grootboek- of bankrekening voor meer informatie.

Als u de artikelnummers in het document aan uw omschrijvingen van de leveranciersartikelen wilt toewijzen, opent u de kaart en kiest u vervolgens de actie Kruisverwijzingen om kruisverwijzingen tussen uw artikelomschrijvingen en die van de leverancier in te stellen. Zie de knopinfo voor de actie Kruisverwijzingen op artikelkaarten voor meer informatie.

1. Selecteer de regel voor het inkomende document en kies de actie Document maken.

In Dynamics NAV wordt een inkoopfactuur gemaakt gebaseerd op de gegevens in het elektronische leveranciersdocument dat u van de OCR-service hebt ontvangen. Gegevens worden in de nieuwe inkoopfactuur ingevoegd op basis van de toewijzing die u als kruisverwijzing of als toewijzing van tekst aan rekening hebt opgegeven.

Eventuele validatiefouten, die meestal worden veroorzaakt door onjuiste of ontbrekende mastergegevens in Dynamics NAV, worden weergegeven op het sneltabblad Fouten en waarschuwingen. Zie het gedeelte "Fouten afhandelen bij de ontvangst van elektronische documenten"voor meer informatie.

Tekst in een inkomend document aan een bepaalde leveranciersrekening toewijzen

Voor inkomende documenten gebruikt u meestal de actie Tekst toewijzen aan rekeningom te definiëren daten bepaalde tekst op een leveranciersfactuurontvangen van OCR-service, is toegewezen aan een bepaalde leveranciersrekening. In elk onderdeel van de omschrijving van het binnenkomende document dat als een toewijzingstekst aanwezig is, wordt in het veldNr. in het resulterende document of de resulterende dagboekregels van het soort grootboekrekening ingevuld met de desbetreffende leverancier.

U kunt niet alleen aan een leveranciersrekening of aan grootboekrekeningen toewijzen, maar ook aan een bankrekening. Dit is bijvoorbeeld handig voor elektronische documenten voor kosten die al zijn betaald en waarvoor u een dagboekregel wilt maken die kan worden geboekt naar een bankrekening.

1. Selecteer de betreffende inkomende documentregel en kies de actie Tekst afstemmen op rekening. Het venster Toewijzing tekst aan rekening wordt geopend.

2. In het veld Toewijzing tekst voert u de tekst in die moet worden opgenomen in leveranciersfacturen waarvoor u inkoopdocumenten of dagboekregels wilt maken. U kunt maximaal 50 tekens invoeren.

3. In het veld Leveranciersnr. voert u de leverancier in waarvoor het resulterende inkoopdocument of de dagboekregel wordt gemaakt.

4. In het veld Debetrekeningnr. voert u de debetgrootboekrekening in die wordt ingevoegd in het resulterende inkoopdocument of op de dagboekregel van het type Grootboekrekening.

5. In het veld Creditrekeningnr. voert u de creditgrootboekrekening in die wordt ingevoegd in het resulterende inkoopdocument of op de dagboekregel van het type Grootboekrekening.

   Notitie

   Gebruik de velden Bronsoort saldo en Bronnr. saldo niet in combinatie met inkomende documenten. Deze worden alleen gebruikt voor automatische betalingsreconciliatie. Zie Procedure: Tekst op herhalende betalingen aan rekeningen toewijzen voor automatisch reconciliëren voor meer informatie.

6. Herhaal stap 2 tot en met 5 voor alle tekst in inkomende documenten waarvoor u automatisch documenten wilt maken.

Fouten afhandelen bij de ontvangst van elektronische documenten

1. Selecteer in het venster Inkomende documenten de regel voor een elektronisch document dat met fouten is ontvangen van de OCR-service. Dit wordt aangegeven door de waarde Fout in het veld OCR-status.
2. Kies de actie Bewerkenom het vensterInkomende documenten te openen.
3. Selecteer op het sneltabblad Fouten en waarschuwingen het bericht en kies vervolgens de actie Gerelateerde record openen.
4. Het venster dat de verkeerde of ontbrekende gegevens bevat, zoals een leverancierskaart waarop een veldwaarde ontbreekt, wordt geopend.
5. Corrigeer de fout of fouten zoals in elke foutmelding wordt beschreven.
6. Ga door met de verwerking van het inkomende elektronische document door nogmaals de actie Handmatig maken te kiezen.
7. Herhaal stap 5 en 6 voor eventuele andere fouten tot het elektronische document probleemloos kan worden ontvangen.

De OCR-service trainen om fouten te voorkomen

Omdat OCR is gebaseerd op optische herkenning, is het waarschijnlijk dat de OCR-service tekens in uw PDF- of afbeeldingsbestanden verkeerd interpreteert wanneer bijvoorbeeld de documenten van een bepaalde leverancier voor het eerst worden verwerkt. De service interpreteert het bedrijfslogo mogelijk niet als de naam van de leverancier of interpreteert het totaalbedrag op een onkostenbewijs verkeerd vanwege de lay-out ervan. Als u dergelijke fouten voortaan wilt voorkomen, kunt u gegevens die van de OCR-service worden ontvangen, corrigeren en de feedback vervolgens terugsturen naar de service.

Het venster Correctie OCR-gegevens, dat u opent vanuit het venster Inkomend document, bevat de velden van het sneltabblad Financiële informatie in twee kolommen. Een kolom met de bewerkbare OCR-gegevens en een kolom met de alleen-lezen OCR-gegevens. Wanneer u de knop OCR-feedback verzenden kiest, wordt de inhoud van het venster Correctie OCR-gegevens naar de OCR-service verzonden. De volgende keer dat de service PDF- of afbeeldingsbestanden verwerkt die de betreffende gegevens bevatten, worden uw correcties meegenomen om dezelfde fouten te voorkomen.

1. Klik op het pictogram , voer Inkomende documenten en klik op de gerelateerde koppeling.
2. Open een inkomende documentrecord die gegevens bevat die van de OCR-service zijn ontvangen en die u wilt corrigeren.
3. Kies in het venster Inkomend document de actie Correctie OCR-gegevens.
4. Overschrijf in het venster Correctie OCR-gegevens de gegevens in de bewerkbare kolom voor elk veld dat een onjuiste waarde heeft.
5. Als u correcties ongedaan wilt maken die u hebt aangebracht sinds u het venster Correctie OCR-gegevens hebt geopend, kiest u de actie OCR-gegevens opnieuw instellen.
6. Als u de correcties naar de OCR-service wilt sturen, kiest u de actie OCR-feedback verzenden.
7. Als u de correcties wilt opslaan, sluit u het venster Correctie OCR-gegevens.

De velden op het sneltabblad Financiële informatie in het venster Inkomende documenten worden bijgewerkt met nieuwe waarden die u in stap 4 hebt ingevoerd.

Zie ook

Inkomende documenten verwerken
Inkomende documenten
Inkoop
Werken met Dynamics NAV