Inkomende documenten verwerken
Als u een extern document wilt registreren in Dynamics NAV, moet u eerst een inkomende documentrecord maken of voltooien. U kunt dit handmatig doen of u kunt een foto van het externe document maken en vervolgens de inkomende documentrecord maken met het afbeeldingsbestand bijgevoegd.
Vanuit PDF- of afbeeldingsbestanden die u ontvangt van uw handelspartners, kunt u elektronische documenten laten genereren door een externe OCR-service (Optical Character Recognition - optische tekenherkenning), die kunnen worden geconverteerd naar documentrecords in Dynamics NAV. Bijvoorbeeld, wanneer u facturen in PDF-indeling van uw leverancier ontvangt, kunt u deze naar de OCR-service verzenden vanuit het venster Inkomende documenten. U kunt ook het bestand naar de OCR-service via e-mail verzenden. Wanneer u het elektronische document terug ontvangt, wordt automatisch een gerelateerde inkomende documentrecord gemaakt. Na enkele seconden krijgt u het bestand weer terug van de OCR-service als een elektronische factuur die kan worden geconverteerd naar een inkoopfactuur voor de leverancier.
| Als u dit wilt doen | Zie |
|---|---|
| Maak inkomende documentrecords handmatig of automatisch door een foto te maken van een papieren ontvangstbewijs, bijvoorbeeld. | Procedure: Inkomende documentrecords maken |
| Gebruik een OCR-service om PDF- en afbeeldingsbestanden naar elektronische documenten om te zetten die bijvoorbeeld kunnen worden geconverteerd naar inkoopfacturen in Dynamics NAV. Train de OCR-service om fouten te voorkomen als de volgende keer vergelijkbare gegevens worden verwerkt. | Procedure: OCR gebruiken om PDF- en afbeeldingsbestanden te converteren naar elektronische documenten |
| Verbind of verwijder inkomende documentrecords voor elk niet-geboekte verkoop- of inkoopdocument en voor elke klant- of grootboekpost uit het document of de post. | Procedure: Inkomende documentrecords maken direct van documenten en posten |
| Vanuit de vensters Rekeningschema en Grootboekposten zoekt u naar grootboekposten voor geboekte documenten die geen inkomende documentrecords hebben, en koppelt u deze centraal aan bestaande records of maakt u nieuwe records met gekoppelde documentbestanden. | Procedure: Geboekte documenten zonder inkomende documentrecords zoeken |
| Beter overzicht krijgen door inkomende documentrecords in te stellen op Verwerkt om ze te verwijderen uit de standaardweergave. | Procedure: Vele inkomende documentrecords beheren |