Procedure: Een werkstroom voor inkoopgoedkeuring instellen en gebruiken

U kunt het proces van het goedkeuren van nieuwe of gewijzigde records, zoals documenten, dagboekregels en klantenkaarten automatiseren door werkstromen te maken met stappen voor de goedkeuringen in kwestie. Voordat u goedkeuringswerkstromen maakt, moet u eerst een fiatteur en een vervangende fiatteur instellen voor elke goedkeuringsgebruiker. U kunt ook limietbedragen instellen voor fiatteurs om te definiëren welke verkoop- en inkooporders zij mogen goedkeuren. U kunt goedkeuringsverzoeken en andere berichten als e-mail of interne notitie verzenden. Voor elke instelling van een goedkeuringsgebruiker kunt u ook instellen wanneer zij berichten ontvangen.

U kunt werkstromen instellen en gebruiken om bedrijfsprocestaken te verbinden die door verschillende gebruikers worden uitgevoerd. Systeemtaken, zoals automatische boekingen, kunnen als stappen in werkstromen worden opgenomen, die worden voorafgegaan of gevolgd door gebruikerstaken. Het aanvragen en verlenen van goedkeuringen om nieuwe records te maken, zijn voorbeelden van veelvoorkomende werkstroomstappen. Zie Werkstroom voor meer informatie.

Informatie over deze procedure

In deze procedure worden de volgende taken beschreven:

• Goedkeuringsgebruikers instellen (met inbegrip van het instellen van een gebruiker in Windows en in Dynamics NAV).
• Berichten instellen voor goedkeuringsgebruikers.
• Een goedkeuringswerkstroom wijzigen en inschakelen.
• De taakwachtrij starten waarmee berichten worden verzonden.
• Goedkeuring aanvragen voor een inkooporder, als Alicia.
• Een bericht ontvangen en vervolgens de aanvraag goedkeuren, als Sean.

Vereisten

Voor deze procedure hebt u het demobedrijf CRONUS International Ltd. nodig.

Scenario

Sean is een supergebruiker bij CRONUS op zijn eigen computer.

Hij maakt twee goedkeuringsgebruikers. De ene is Alicia, die een inkoopagent vertegenwoordigt. De andere is hijzelf, die de fiatteur van Alicia vertegenwoordigt. Sean kent vervolgens zichzelf onbeperkte rechten voor inkoopgoedkeuring toe en geeft op dat hij berichten ontvangt via interne notities zodra een relevante gebeurtenis plaatsvindt. Tot slot maakt Sean de vereiste goedkeuringswerkstroom als kopie van de bestaande werkstroomsjabloon Goedkeuringswerkstroom inkooporder, laat alle bestaande gebeurtenisvoorwaarden en antwoordopties ongewijzigd en schakelt vervolgens de werkstroom in.

Om de goedkeuringswerkstroom te testen, meldt Sean zich eerst bij Dynamics NAV aan als Alicia en vraagt vervolgens om goedkeuring van een inkooporder. Dan meldt Sean zich aan als zichzelf, ziet de notitie in zijn Rolcentrum, volgt de koppeling naar de goedkeuringsaanvraag voor de inkooporder en keurt de aanvraag goed.

Voorbeeldgegevens instellen

U moet op de lokale computer en in Dynamics NAV een nieuwe gebruiker maken die Alicia vertegenwoordigt en die u later zult selecteren als goedkeuringsgebruiker. Uw eigen gebruikersaccount vertegenwoordigt Sean.

Alicia als gebruiker toevoegen op de lokale computer

1. Kies Start, voer in het vak Programma's en bestanden zoeken Lokale gebruikers en groepen bewerken in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
2. Open de map Gebruikers.
3. Kies op het tabblad Acties de optie Nieuwe gebruiker.
4. Voer in het veld Gebruikersnaam Alicia in.
5. Voer in de velden Wachtwoord en Wachtwoord bevestigen een geldig wachtwoord in.
6. Schakel het selectievakje Gebruiker moet wachtwoord bij volgende aanmelding wijzigen uit.
7. Sluit het venster Lokale gebruikers en groepen.

Alicia toevoegen als gebruiker in Dynamics NAV

1. Klik op het pictogram , voer Gebruikers in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
2. Kies in het venster Windows-gebruikers op het tabblad Start in de groep Nieuw de optie Nieuw.
3. Voer in het venster Gebruikerskaart in het veld Gebruikersnaam de waarde Alicia in.
4. Klik in het veld Windows-gebruikersnaam op de knop AssistEdit.
5. Voer in het venster Gebruiker of groep selecteren, in het veld Voer de te selecteren objectnaam in, Alicia in en klik vervolgens op de knop Namen controleren.
6. Wanneer [COMPUTERNAAM]ALICIA wordt weergegeven in het veld, klikt u op de knop OK.
7. Selecteer op het sneltabblad Gebruikersmachtigingensets, in het veld Machtigingensets de optie SUPER.
8. Selecteer in het veld Bedrijf de optie CRONUS Nederland BV
9. Kies de knop Ok.

Goedkeuringsgebruikers instellen

Stel met de Windows-gebruiker die u zojuist hebt gemaakt Alicia in als goedkeuringsgebruiker met uzelf als fiatteur. Stel uw goedkeuringsrechten in en geef op hoe en wanneer u bericht over goedkeuringsaanvragen wilt ontvangen.

Uzelf en Alicia instellen als goedkeuringsgebruikers

1. Klik op het pictogram , voer Gebruikersinstellingen voor goedkeuring in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.

2. Kies in het venster Gebruikersinstellingen goedkeuring op het tabblad Start in de groep Nieuw de optie Nieuw.

   Notitie

   U moet een fiatteur instellen voordat u gebruikers kunt instellen die goedkeuring van de fiatteur vereisen. Daarom moet u uzelf instellen voordat u Alicia instelt.

3. Stel de twee goedkeuringsgebruikers op door de velden te vullen te vullen zoals beschreven in de volgende tabel.

   Gebruikers-ID	Fiatteur-id	Onbeperkte goedkeuring van inkopen
   [COMPUTERNAAM][U]		Geselecteerd
   [COMPUTERNAAM]ALICIA	[COMPUTERNAAM][U]

Meldingen instellen

Geef op hoe en wanneer u bericht van goedkeuringsaanvragen wilt ontvangen.

Instellen hoe en wanneer u bericht ontvangt

1. Selecteer in het venster Gebruikersinstellingen voor goedkeuring, de regel voor uzelf en kies vervolgens op het tabblad Start, in de groep Proces de optie Bericht instellen.
2. Voer in het venster Berichtinstellingen in het veld Berichttype de waarde Goedkeuring in.
3. Selecteer het veld Berichtsjablooncode en klik op de knop Geavanceerd.
4. Kies in het venster Berichtsjablonen op het tabblad Start in de groep Beheren de optie Lijst bewerken.
5. Voer op de regel voor de sjabloon GOEDKEURING in het veld Berichtmethode de waarde Notitie in.
6. Kies de knop OK.
7. Kies in het venster Berichtinstellingen op het tabblad Start in de groep Verwerken de optie Berichtplanning.
8. Kies in het venster Berichtplanning in het veld Gebeurtenis de optie Meteen.
9. Kies de knop OK.

De goedkeuringswerkstroom maken

Maak de werkstroom voor inkoopordergoedkeuring door de stappen van de werkstroomsjabloon Goedkeuringswerkstroom inkooporder te kopiëren. Laat de bestaande werkstroomstappen ongewijzigd en schakel vervolgens de werkstroom in.

Een werkstoorm voor goedkeuring van inkooporders maken en inschakelen

1. Klik op het pictogram , voer Werkstromen in en klik op de gerelateerde koppeling.

2. Kies in het venster Werkstromen op het tabblad Acties in de groep Algemeen de optie Werkstroom maken van sjabloon.

3. Kies op het tabblad Acties in de groep Algemeen de optie Werkstroom maken van sjabloon. Het venster Werkstroomsjablonen verschijnt.

4. Selecteer de werkstroomsjabloon genaamd Goedkeuringswerkstroom inkooporder en klik vervolgens op de knop OK.

   Het venster Werkstroom wordt geopend voor een nieuwe werkstroom die alle gegevens van de geselecteerde sjabloon bevat. Aan de waarde in het veld Code wordt "- 01" toegevoegd, om aan te geven dat dit de eerste werkstroom is die is gemaakt vanuit de werkstroomsjabloon Goedkeuringswerkstroom inkooporder.

5. Schakel in de koptekst van het venster Werkstroom het selectievakje Ingeschakeld in.

Taakwachtrij voor berichten starten

Zorg dat een taakwachtrij in uw installatie is ingesteld om werkstroomberichten te verwerken.

De taakwachtrij MELDEN starten

1. Klik op het pictogram , voer Taakwachtrijen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer in het venster Taakwachtrijen de regel voor de taakwachtrij MELDEN en kies vervolgens op het tabblad Start in de groep Verwerken de optie Taakwachtrij starten.

De goedkeuringswerkstroom gebruiken

Gebruik de nieuwe werkstroom voor goedkeuring van inkooporders door u eerst aan te melden bij Dynamics NAV als Alicia om goedkeuring van een inkooporder aan te vragen. Meld u vervolgens aan als uzelf, bekijk de notitie in het Rolcentrum, volg de koppeling naar de goedkeuringsaanvraag en keur vervolgens de aanvraag goed.

Als u zich bij Dynamics NAV wilt aanmelden als een andere gebruiker, gebruikt u de functie Uitvoeren als andere gebruiker.

U aanmelden bij Dynamics NAV als Alicia

1. Druk voor de webclient Dynamics NAV op de knop voor de browserstart voor de webpagina op Shift + rechtermuisknop en kies vervolgens Uitvoeren als andere gebruiker.

   Druk voor de Windows-client Dynamics NAV op de startknop voor het programma op Shift + rechtermuisknop en kies vervolgens Uitvoeren als andere gebruiker.

2. Voer in het venster Windows-beveiliging [COMPUTERNAAM]ALICIA in en het vereiste wachtwoord.

Goedkeuring aanvragen voor een inkooporder als Alicia

1. Klik op het pictogram , voer Inkooporders in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer de regel voor openstaande inkooporder 104001 en kies vervolgens op het tabblad Start in de groep Beheren de optie Bewerken.

3. Kies in het venster Inkooporder op het tabblad Acties in de groep Goedkeuring de optie Goedkeuringsaanvraag verzenden.

   Zoals u ziet is de waarde in het veld Status veranderd in Wacht op goedkeuring.

4. Sluit Dynamics NAV af.

De inkooporder goedkeuren, als Sean

1. Start Dynamics NAV zoals u dat gewoonlijk doet. Het programma wordt met u als gebruiker geopend.

2. Zoek in het Rolcentrum, in het venster Mijn berichten naar een nieuwe notitie van Alicia.

   Notitie

   Hoewel de berichtherhaling is ingesteld op Meteen, arriveert het bericht ongeveer een minuut nadat Alicia de goedkeuringsaanvraag heeft verzonden. Dit komt door de standaard herhalingsfrequentie van de functie Taakwachtrij.

3. Als de notitie wordt weergegeven in het venster Mijn berichten, kiest u de waarde Goedkeuringspost: XX, XX in het veld Pagina. Het venster Aanvragen ter goedkeuring wordt geopend met de aanvraag van Alicia voor de inkooporder gemarkeerd.

4. Kies in het venster Aanvragen ter goedkeuring op het tabblad Start in de groep Verwerken de optie Goedkeuren.

   De waarde in het veld Status op de inkooporder van Alicia verandert in Vrijgegeven.

U hebt nu een eenvoudige goedkeuringswerkstroom ingesteld en getest op basis van de eerste twee stappen van de werkstroom Goedkeuringswerkstroom inkooporder. U kunt op eenvoudige wijze deze werkstroom uitbreiden zodat de inkooporder van Alicia automatisch wordt geboekt wanneer Sean deze heeft goedgekeurd. Als u dit wilt doen, moet u de werkstroom Goedkeuringswerkstroom inkooporder inschakelen, waarin het antwoord op een vrijgegeven inkoopfactuur het boeken van deze inkoopfactuur is. Als eerste moet u de gebeurtenisvoorwaarde in de eerste werkstroomstap wijzigen van (inkoop) Factuur in Order.

De algemene versie van Dynamics NAV bevat een aantal werkstroomsjablonen voor scenario's die worden ondersteund door de toepassingscode. De meeste hiervan zijn voor goedkeuringswerkstromen. Zie Werkstroomsjablonen voor meer informatie.

U definieert variaties van werkstromen door velden op werkstroomregels in te vullen vanuit lijsten met vaste gebeurtenis- en reactiewaarden die scenario's vertegenwoordigen die worden ondersteund door de toepassingscode. Zie voor meer informatie Procedure: Werkstromen maken.

Als een bedrijfsscenario een werkstroomgebeurtenis of -reactie vereist die niet wordt ondersteund, moet een Microsoft-partner ze implementeren door de toepassingscode aan te passen. Zie voor meer informatie Procedure: Nieuwe werkstroomgebeurtenissen en -responsen implementeren op MSDN.

Zie ook

Procedure: Goedkeuringsgebruikers instellen
Werkstroomberichten instellen
Procedure: Werkstromen maken
Procedure: Goedkeuringswerkstromen gebruiken
Werkstroom