Procedure: Goedkeuringswerkstromen gebruiken
Wanneer een record, zoals een inkoopdocument of klantenkaart, door iemand in uw organisatie moet worden goedgekeurd, stuurt u een goedkeuringsaanvraag als onderdeel van een werkstroom. Op basis van de instellingen van de werkstroom krijgt de betreffende fiatteur vervolgens het bericht dat hij of zij de record moet goedkeuren.
U stelt goedkeuringswerkstromen in het venster Werkstroom in. Zie voor meer informatie Werkstromen instellen.
Naast werkstromen voor goedkeuring die in dit onderwerp worden beschreven kunt u verschillende andere werkstroomtaken uitvoeren. Zie voor meer informatie Werkstromen gebruiken.
Kerngoedkeuringswerkstromen voor inkoopdocumenten, verkoopdocumenten, betalingsdagboeken, klantenkaarten en artikelkaarten zijn gereed om als begeleide instellingen te dienen. Zie voor meer informatie Welkom bij Microsoft Dynamics NAV.
Goedkeuring van een record aanvragen
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker.
- Kies in het venster met de record de actie Goedkeuringsaanvraag verzenden.
- Als u al uw goedkeuringsaanvragen wilt zien, kiest u het pictogram
, voert u Posten met goedkeuringsaanvraag in en kiest u de gerelateerde koppeling.
De status van de goedkeuringsvermelding wordt bijgewerkt van Gemaakt naar Open. De status van de record, bijvoorbeeld een inkoopfactuur, wordt bijgewerkt van Open naar Wacht op goedkeuring en blijft voor verwerking vergrendeld totdat alle fiatteurs de record hebben goedgekeurd.
Als de fiatteur de record heeft goedgekeurd, wordt de status gewijzigd in Vrijgegeven. U kunt dan uw taken met de record voortzetten.
Aanvragen voor goedkeuring annuleren
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
Het kan voorkomen dat een klant wijzigingen wil aanbrengen in een order nadat deze is ingediend ter goedkeuring. In dit geval kunt u het goedkeuringsproces annuleren en de noodzakelijke wijzigingen aanbrengen aan de order voordat u opnieuw goedkeuring aanvraagt.
- Kies in het venster dat wordt weergegeven, de record en kies de actie Goedkeuringsaanvraag annuleren.
Als de goedkeuringsaanvraag is geannuleerd, wordt de status voor de gerelateerde goedkeuringspost veranderd in Geannuleerd. De status van de record wordt bijgewerkt van Wacht op goedkeuring naar Open. Het goedkeuringsproces kan vervolgens opnieuw beginnen.
Aanvragen voor goedkeuring goedkeuren of afwijzen
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
U kunt goedkeuringsaanvragen verwerken in het venster Aanvragen ter goedkeuring, bijvoorbeeld om meerdere aanvragen tegelijk goed te keuren. U kunt ook elke aanvraag voor de gerelateerde record verwerken zoals het venster Inkoopfactuur, door de koppeling te kiezen in het bericht dat u ontvangt.
- Klik op het pictogram , voer Aanvragen ter goedkeuring in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Selecteer een of meer regels voor de record of records die u wilt goedkeuren of afwijzen.
- Kies de actie Goedkeuren, Weigeren of Delegeren.
Wanneer een record is goedgekeurd of afgewezen, wordt de goedkeuringsstatus in het veld Status gewijzigd in Goedgekeurd of Afgewezen.
Als er een fiatteurhiërarchie is ingesteld, is de recordstatus Wacht op goedkeuring totdat alle fiatteurs de record hebben goedgekeurd. Vervolgens wordt de recordstatus gewijzigd in Vrijgegeven.
Tegelijkertijd wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd van Gemaakt in Open zodra een goedkeuringsaanvraag voor de record is gemaakt. Als het verzoek wordt afgewezen, wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd in Afgewezen. De status blijft Open of Afgewezen totdat alle fiatteurs het verzoek hebben goedgekeurd.
Aanvragen voor goedkeuring delegeren
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
De aanvrager en de goedkeuringsbeheerder kunnen een goedkeuringsaanvraag delegeren aan de vervangende fiatteur om te voorkomen dat documenten zich ophopen of anderszins de werkstroom blokkeren. De vervanger kan een aangewezen vervanger, de directe fiatteur of de goedkeuringsbeheerder zijn, in die volgorde van prioriteit. Deze functie wordt doorgaans gebruikt wanneer een fiatteur niet op kantoor is en aanvragen niet kan goedkeuren voor de vervaldatum.
- Klik op het pictogram , voer Aanvragen ter goedkeuring in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Selecteer een of meer regels voor de goedkeuringsaanvragen die u wilt delegeren aan een vervangende fiatteur, en kies vervolgens de actie Delegeren.
Er wordt een bericht met het verzoek om de aanvraag goed te keuren, verstuurd naar de vervangende fiatteur.
Vervallen goedkeuringsaanvragen beheren
De volgende taak wordt uitgevoerd door een fiatteurgebruiker met fiatteursrechten.
Met regelmatige intervallen moet u gebruikers van goedkeuringswerkstromen herinneren aan vervallen goedkeuringsaanvragen waarop ze moeten reageren. Hiervoor gebruikt u de functie Berichten over achterstallige goedkeuringen verzenden.
Met de functie Berichten over achterstallige goedkeuringen verzenden controleert u op alle openstaande goedkeuringsaanvragen die op dat moment achterstallig zijn. Elke fiatteur waarvoor ten minste één goedkeuringspost achterstallig is, ontvangt een bericht met een overzicht van alle achterstallige goedkeuringsaanvragen. Het bericht wordt ook verzonden naar hun fiatteurs en alle aanvragers die de achterstallige goedkeuringen hebben ingediend. Dit komt van pas wanneer de achterstallige goedkeuringspost moet worden overgedragen aan een vervanger.
- Klik op het pictogram , voer Vervallen goedkeuringsaanvragen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Kies in het venster Vervallen goedkeuringsaanvragen de actie Berichten over vervallen goedkeuringen verzenden.