E-mail instellen

Notitie

Azure Active Directory is nu Microsoft Entra ID. Meer informatie

Mensen in bedrijven sturen dagelijks informatie en documenten, zoals verkoop- en inkooporders en facturen, per e-mail. Beheerders kunnen een of meer e-mailaccounts verbinden met Business Central, zodat u documenten kunt verzenden zonder een e-mailapp te hoeven openen. U kunt elk bericht afzonderlijk opstellen met basisopmaakhulpmiddelen, zoals lettertypen, stijlen, kleuren, enzovoort, en bijlagen tot 100 MB toevoegen. Daarnaast kunnen beheerders met rapportlay-outs alleen de belangrijkste informatie uit documenten opnemen. Meer informatie op Documenten per e-mail verzenden.

De e-mailmogelijkheden in Business Central zijn alleen voor uitgaande berichten. U kunt geen antwoorden ontvangen, met andere woorden, er is geen inboxpagina.

Notitie

U kunt de e-mailmogelijkheden van Business Central Online alleen met Exchange Online gebruiken. We ondersteunen geen hybride scenario's, zoals Business Central Online verbinden met een on-premises versie van Exchange.

Als u Business Central on-premises gebruikt, moet u voordat u e-mail kunt instellen, een app-registratie maken voor Business Central in de Azure Portal. Door de app-registratie kan Business Central autoriseren en verifiëren bij uw e-mailprovider. Meer informatie vindt u op e-mail instellen voor Business Central On-Premises. In Business Central Online regelen wij dit voor u.

Vereisten

Er is een aantal vereisten voor het instellen en gebruiken van de e-mailfuncties.

• Om e-mail in te stellen moet u de machtigingenset Instelling van e-mail hebben. Zie Machtigingen toewijzen aan gebruikers en groepen voor meer informatie.
• Iedereen die de e-mailfuncties gaat gebruiken, moet een volledige licentie hebben voor Business Central. Gedelegeerde beheerders en gastgebruikers kunnen bijvoorbeeld het e-mailaccount van de tenant niet gebruiken.

E-mailaccounts toevoegen

U voegt e-mailaccounts toe via extensies waarmee accounts van verschillende providers verbinding kunnen maken met Business Central. Met de standaardextensies kunt u accounts gebruiken vanuit Microsoft Exchange Online. Er zijn echter mogelijk ook andere extensies beschikbaar waarmee u accounts van andere providers kunt koppelen, zoals Gmail.

U kunt vooraf gedefinieerde bedrijfsscenario's opgeven waarin een e-mailaccount wordt gebruikt om e-mails te verzenden. U kunt bijvoorbeeld specificeren dat alle gebruikers verkoopdocumenten vanuit het ene account verzenden en inkoopdocumenten vanuit een ander. Meer informatie op E-mailscenario's toewijzen aan e-mailaccounts.

De volgende tabel beschrijft de e-mailextensies die standaard beschikbaar zijn.

Extensie	Beschrijving	Voorbeelden van wanneer te gebruiken
Microsoft 365 Verbindingsstuk	Iedereen verstuurt e-mail vanuit een gedeelde mailbox in Exchange Online.	Wanneer alle berichten bijvoorbeeld van dezelfde afdeling komen, verstuurt uw verkooporganisatie berichten vanaf een sales@cronus.com-account. Deze optie vereist dat u een gedeelde mailbox instelt in het Microsoft 365-beheercentrum. Zie voor meer informatie Gedeelde mailboxen.
Huidige gebruikersconnector	Iedereen verstuurt e-mail vanaf het account waarmee ze zich hebben aangemeld bij Business Central.	Communicatie vanuit individuele accounts toestaan.
SMTP-connector	SMTP-protocol gebruiken om e-mails te verzenden.	Communicatie via uw SMTP-mailserver toestaan.

De extensies Microsoft 365-connector en Huidige gebruikersconnector gebruiken de accounts die u voor gebruikers instelt in het Microsoft 365-beheercentrum, voor uw Microsoft 365-abonnement. Om e-mail te verzenden met de extensies moeten gebruikers een geldige licentie hebben voor Exchange Online. Bovendien vereisen deze extensies, waaronder de Outlook REST API extensie, in sandboxomgevingen dat de instelling Allow HttpClient Requests is ingeschakeld. Als u wilt controleren of het voor deze extensies is ingeschakeld, gaat u naar de pagina Extensiebeheer, kiest u de extensie en kiest u vervolgens de optie Configureren.

Externe gebruikers, zoals gedelegeerde beheerders en externe accountants, kunnen deze extensies niet gebruiken om e-mailberichten te verzenden vanuit Business Central.

Notitie

Als u service-to-service (S2S)-verificatie gebruikt, kunnen de Microsoft 365-connector en de huidige gebruikersconnector de gebruiker niet verifiëren wanneer ze een verkoop- of inkoopdocument per e-mail verzenden. Wanneer iemand een document verzendt, wordt het volgende foutbericht weergegeven:

"U bent niet bevoegd om deze bron te openen: https://graph.microsoft.com/.default. Neem contact op met uw systeembeheerder."

Het probleem wordt veroorzaakt door de gebonden acties op de document-API's die e-mail verzenden. Ga naar Gebonden acties voor meer informatie over de gebonden acties.

Als u S2S-authenticatie en de e-mailfuncties wilt gebruiken, gebruikt u de SMTP-connectoroptie.

SMTP gebruiken

Als u het SMTP-protocol wilt gebruiken om e-mails te verzenden vanuit Business Central, kunt u de extensie SMTP-connector gebruiken. Wanneer u een account instelt dat SMTP gebruikt, is het veld Type afzender belangrijk. Als u Specifieke gebruiker kiest, worden e-mails verzonden met de naam en andere informatie van het account dat u instelt. Als u echter Huidige gebruiker kiest, worden e-mails verzonden vanaf het e-mailaccount dat is opgegeven voor het account van elke gebruiker. Huidige gebruiker is vergelijkbaar met de functie Verzenden als. Voor meer informatie zie Een vervangend afzenderadres gebruiken voor uitgaande e-mailberichten.

Belangrijk

Om SMTP te kunnen gebruiken, moeten alle gebruikers zich in dezelfde tenant bevinden. OAuth Microsoft Entra

U moet een toepassingsregistratie maken in de Azure-portal en vervolgens de door Set up Microsoft Entra ID ondersteunde installatie guide in Business Central uitvoeren naar Verbinden naar Microsoft Entra ID. Zie voor meer informatie Een app-registratie voor Business Central maken in Azure Portal.

Exchange Online schaft het gebruik van basisverificatie voor SMTP af. Tenants die momenteel SMTP AUTH gebruiken, worden niet beïnvloed door deze wijziging. Wij raden u echter ten zeerste aan om de nieuwste versie van Business Central te gebruiken en OAuth 2.0-verificatie voor SMTP in te stellen. We zullen geen op certificaten gebaseerde verificatie toevoegen voor eerdere versies van Business Central, bijvoorbeeld versie 14. Als u authenticatie OAuth 2.0 niet kunt instellen, raden we u aan alternatieven van derden te verkennen als u SMTP-e-mail in eerdere versies wilt gebruiken.

Notitie

Wanneer u een bedrijf kopieert dat een SMTP-e-mailaccount gebruikt om e-mails te verzenden, wordt het wachtwoord voor het account niet opgenomen. U moet het wachtwoord opnieuw invoeren op de SMTP-accountpagina in het nieuwe bedrijf.

De begeleide instelling E-mail instellen gebruiken

De begeleide instelling E-mail instellen kan u helpen snel aan de slag te gaan met e-mails.

Notitie

U moet een standaard e-mailaccount hebben, zelfs als u slechts één account toevoegt. Het standaardaccount wordt gebruikt voor alle e-mailscenario's die niet aan een account zijn toegewezen. Meer informatie op E-mailscenario's toewijzen aan e-mailaccounts.

1. Kies het pictogram , voer e-mailaccounts instellen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
2. Vul de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

E-mailscenario's toewijzen aan e-mailaccounts

E-mailscenario's zijn processen waarbij een document wordt verzonden. Bijvoorbeeld een verkoop- of inkooporder of een melding, zoals een uitnodiging aan een externe accountant. U kunt specifieke e-mailaccounts gebruiken voor specifieke scenario's. U kunt bijvoorbeeld specificeren dat alle gebruikers altijd verkoopdocumenten verzenden vanaf het ene account, inkoopdocumenten vanuit een ander en magazijn- of productiedocumenten vanaf een derde account. U kunt scenario's toewijzen, opnieuw toewijzen en verwijderen wanneer u maar wilt. Een scenario kan slechts aan één e-mailaccount tegelijk worden toegewezen. Het standaardaccount voor e-mail wordt gebruikt voor alle scenario's die niet aan een account zijn toegewezen.

Op de pagina Toewijzing van e-mailscenario kunt u de actie Standaardbijlagen instellen kiezen om bijlagen aan e-mailscenario's toe te voegen. De bijlagen zijn altijd beschikbaar wanneer u een e-mail opstelt voor een document dat betrekking heeft op het scenario. Elk e-mailscenario kan een of meer standaardbijlagen hebben. Standaardbijlagen worden automatisch toegevoegd aan e-mails voor het e-mailscenario. Als u bijvoorbeeld een verkooporder per e-mail verzendt, wordt de standaardbijlage die is opgegeven voor het scenario Verkooporder toegevoegd. Standaardbijlagen worden weergegeven in de sectie Bijlagen onderaan de pagina Een e-mail opstellen. U kunt handmatig niet-standaardbijlagen aan de e-mail toevoegen.

Weergavebeleid instellen

U kunt de e-mailberichten beheren waartoe een gebruiker toegang heeft op de pagina's Postvak UIT en Verzonden e-mails.

Kies bij E-mailweergavebeleid van gebruiker een gebruiker en kies vervolgens een van de volgende opties in het veld E-mailweergavebeleid:

• Eigen e-mails bekijken - De gebruiker kan alleen zijn eigen e-mailberichten bekijken.
• Alle e-mails bekijken - De gebruiker kan alle e-mailberichten bekijken, inclusief e-mails die door andere gebruikers zijn verzonden.
• Bekijk of er toegang is tot alle gerelateerde records - Dit weergavebeleid wordt gebruikt als er geen ander beleid is opgegeven. Een gebruiker kan e-mailberichten bekijken die andere gebruikers hebben verzonden als de gebruiker toegang heeft tot de verzonden record en alle gerelateerde records. Gebruiker A heeft bijvoorbeeld een geboekte verkoopfactuur naar een klant verzonden. Gebruiker B kan het e-mailbericht bekijken als hij of zij toegang heeft tot zowel de factuur als de klant.
• Bekijken of er toegang is tot gerelateerde records - De gebruiker kan e-mailberichten bekijken die door andere personen zijn verzonden als de gebruiker toegang heeft tot ten minste één record dat gerelateerd is aan het verzonden record. Gebruiker A heeft bijvoorbeeld een geboekte verkoopfactuur naar een klant verzonden. Gebruiker B kan het e-mailbericht bekijken als hij of zij toegang heeft tot de factuur of de klant.

Notitie

Als u het veld Gebruikers-id leeg laat en vervolgens de actie E-mailweergavebeleid kiest, is het beleid dat u definieert, van toepassing op alle gebruikers.

Geef op hoeveel berichten een account per minuut kan verzenden

Sommige e-mailproviders (ISP's) beperken het aantal e-mailberichten dat een e-mailaccount in één keer, of binnen een bepaalde tijd, of beide kan verzenden. Deze praktijk staat bekend als e-mailbeperking en helpt ISP's het verkeer op hun servers te controleren en spam te voorkomen. Als een e-mailaccount de limiet overschrijdt, kan de ISP de berichten blokkeren. Om ervoor te zorgen dat het aantal berichten dat u verstuurt vanuit Business Central voldoet aan de limiet van uw ISP, geeft u de limiet op voor elk van uw e-mailaccounts.

De standaardlimiet voor de accounttypen Microsoft 365 en Huidige gebruiker is 30, wat overeenkomt met de limiet die is ingesteld door Exchange Online.

Er zijn twee manieren om de limiet op te geven.

• Wanneer u de begeleide instelling voor het instellen van e-mail gebruikt om een nieuw account aan te maken, geeft u de limiet op in het veld Frequentielimiet per minuut .
• Geef voor bestaande e-mailaccounts de limiet op in het veld E-mailfrequentielimiet van het account.

Herbruikbare e-mailteksten en lay-outs instellen

U kunt rapporten gebruiken om belangrijke informatie uit verkoop-, inkoop- en servicedocumenten op te nemen in teksten voor e-mails. Rapportlay-outs bepalen de stijl en de inhoud van de tekst in de e-mail. De inhoud kan bijvoorbeeld tekst bevatten zoals een begroeting of instructies die voorafgaan aan de documentinformatie. Deze procedure beschrijft hoe u het rapport Verkoop - Factuur voor geboekte verkoopfacturen instelt, maar het proces is vergelijkbaar voor andere rapporten.

Notitie

Als u de lay-out wilt gebruiken om inhoud voor e-mailberichten te maken, moet u het Word-bestandstype voor uw lay-out gebruiken.

1. Kies het pictogram , voer Rapportselecties - Verkoop in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
2. Selecteer op de pagina Rapportselectie - Verkoop in het veld Gebruik de optie Factuur.
3. Selecteer op een nieuwe regel in het veld Rapport-ID bijvoorbeeld standaardrapport 1306.
4. Schakel het selectievakje Gebruiken voor hoofdtekst van e-mailbericht in.
5. Kies het veld Indelingsomschrijving van hoofdtekst van e-mailbericht en selecteer vervolgens een lay-out in de lijst.
6. Als u de lay-out wilt weergeven of bewerken waarop de e-mailtekst is gebaseerd, selecteert u op de pagina Aangepaste rapportlay-outs de lay-out en kiest u vervolgens de actie Lay-out exporteren. Als u de lay-out aanpast, gebruikt u de actie Lay-out importeren om de nieuwe lay-out te uploaden.

   Notitie

   Om een standaard rapportlay-out aan te passen, zoals 1306, moet u een kopie van het rapport maken. Business Central helpt u bij het maken van een kopie wanneer u een aangepaste lay-out voor een standaardrapport importeert. De naam van uw nieuwe aangepaste rapportlay-out wordt voorafgegaan door 'Kopie van'.

7. Als u klanten een betalingsservice, zoals PayPal, wilt laten gebruiken, moet u de service instellen. Daarna worden de PayPal-gegevens en de koppeling in de e-mailtekst ingevoegd. Zie Klantbetalingen via PayPal inschakelen voor meer informatie.
8. Kies de knop OK.

Wanneer u nu bijvoorbeeld de actie Verzenden kiest op de pagina Geboekte verkoopfactuur, bevat de e-mailhoofdtekst de documentgegevens van rapport 1306, voorafgegaan door standaardtekst die is geformatteerd volgens de rapportlay-out die u in stap 5 hebt geselecteerd.

Een vervangend afzenderadres gebruiken voor uitgaande e-mailberichten

Als u de extensie SMTP-connector gebruikt, kunt u de mogelijkheden Verzenden als of Verzenden namens vanuit Microsoft Exchange gebruiken om het afzenderadres van uitgaande berichten te wijzigen. Business Central zal het SMTP-account gebruiken om te verifiëren bij Exchange, maar zal het afzenderadres vervangen door het adres dat u opgeeft, of het wijzigen met 'namens'.

Wanneer u een account maakt en u wilt de mogelijkheden Verzenden als of Verzenden namens uit Exchange gebruiken, kiest u in het veld Type afzender de optie Specifieke gebruiker.

Als alternatief kunt u kiezen voor Huidige gebruiker zodat mensen berichten kunnen verzenden via de SMTP-connector. Het bericht lijkt te zijn verzonden vanaf het e-mailaccount dat is opgegeven in het veld Contact-e-mail op de gebruikerskaart voor de gebruiker waarmee ze zijn aangemeld. Het werkt echter vergelijkbaar met de functie Verzenden als en wordt verzonden vanaf het account dat is opgegeven in de instellingen van de SMTP-connector.

Hierna volgen voorbeelden van hoe Verzenden als en Verzenden namens worden gebruikt in Business Central:

• U wilt mogelijk dat de inkoop- of verkooporders die u naar leveranciers en klanten verzendt, afkomstig lijken te zijn van een noreply@yourcompanyname.com-adres.
• Wanneer uw werkstroom een goedkeuringsverzoek per e-mail verzendt met behulp van het e-mailadres van de aanvrager.

Notitie

U kunt slechts één account gebruiken om afzenderadressen te vervangen. Dat wil zeggen, u kunt niet één vervangend adres hebben voor inkoopprocessen en een ander voor verkoopprocessen.

Verzendprofielen van documenten instellen

U kunt tijd besparen door voor elk van uw klanten een voorkeursmethode voor het verzenden van verkoopdocumenten in te stellen. U hoeft niet elke keer dat u een document verzendt een verzendoptie te selecteren, zoals of u het document per e-mail of als elektronisch document wilt verzenden. Zie Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.

Optioneel: E-maillogboekregistratie instellen in Exchange Online

Haal meer uit de communicatie tussen verkopers en uw bestaande of potentiële klanten. U kunt e-mailuitwisselingen volgen en deze vervolgens omzetten in bruikbare verkoopkansen. Meer informatie op E-mailberichtuitwisselingen volgen tussen verkopers en contactpersonen.

Optioneel: bewaak het e-mailgebruik en los e-mailfouten op met telemetrie

Beheerders kunnen de telemetriefunctie in Business Central inschakelen om gegevens te verkrijgen over het gebruik en de storingen van verschillende mogelijkheden in het systeem. Voor e-mail loggen we de volgende bewerkingen:

• Een e-mail is succesvol verzonden
• Een poging om een e-mail te verzenden is mislukt
• Verificatie bij een SMTP-server geslaagd/mislukt
• Verbinding met een SMTP-server geslaagd/mislukt

U kunt deze gegevens gebruiken om het e-mailgebruik te controleren en om e-mailstoringen op te lossen. Meer informatie vindt u op e-mailtelemetrie analyseren (beheerdersinhoud).

E-mail instellen voor Business Central On-Premises

Business Central on-premises kan worden geïntegreerd met services die zijn gebaseerd op Microsoft Azure. U kunt bijvoorbeeld Cortana Intelligence voor slimmere cashflowprognoses gebruiken, Power BI gebruiken om uw bedrijf te visualiseren en Exchange Online gebruiken voor het verzenden van e-mail. Integratie met deze services is gebaseerd op een app-registratie in Microsoft Entra ID. De app-registratie biedt verificatie- en autorisatieservices voor communicatie. Om de e-mailmogelijkheden in Business Central on-premises te gebruiken, moet u Business Central registreren als een app in de Azure Portal en vervolgens Business Central verbinden met de app-registratie. In de volgende secties wordt uitgelegd hoe u dat doet.

Een appregistratie voor Business Central maken in Azure Portal

De stappen voor het registreren van Business Central in Azure Portal worden beschreven in Een toepassing registreren in Microsoft Entra ID.

Notitie

Om de e-mailfuncties te gebruiken moet uw app-registratie een multitenantconfiguratie gebruiken.

De instellingen die specifiek zijn voor de e-mailmogelijkheden, zijn de gedelegeerde machtigingen die u verleent aan uw app-registratie. De volgende tabel bevat de minimale machtigingen.

API-/machtigingsnaam	Type	Beschrijving
Microsoft Graph/User.Read	Gedelegeerd	Aanmelden en gebruikersprofiel lezen.
Microsoft Graph/Mail.ReadWrite	Gedelegeerd	E-mailberichten opstellen.
Microsoft Graph/Mail.Send	Gedelegeerd	E-mailberichten verzenden.
Microsoft Graph / offline_access	Gedelegeerd	Toestemming voor gegevenstoegang behouden.
Microsoft Graph/Mail.Send.Shared	Gedelegeerd	Gedeeld postvak

Als u de SMTP-connector gebruikt en OAuth 2.0 wilt gebruiken voor authenticatie, zijn de machtigingen enigszins anders. De volgende tabel bevat de machtigingen.

API-/machtigingsnaam	Type	Beschrijving
Microsoft Graph / offline_access	Gedelegeerd	Toestemming voor gegevenstoegang behouden.
Microsoft Graph / openid	Gedelegeerd	Log gebruikers in.
Microsoft Graph/User.Read	Gedelegeerd	Aanmelden en gebruikersprofiel lezen.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Gedelegeerd	Verzend e-mails vanuit mailboxen met SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Gedelegeerd	Aanmelden en gebruikersprofiel lezen.

Wanneer u de app-registratie maakt, moet u rekening houden met de volgende informatie. U hebt deze nodig om Business Central te verbinden met uw app-registratie.

• Id van toepassing (client)
• Omleidings-URI (optioneel)
• Clientgeheim

Meer informatie over algemene richtlijnen voor het registreren van een app op Quickstart: een toepassing registreren bij het Microsoft-identiteitsplatform.

Notitie

Als u problemen ondervindt bij het gebruik van het SMTP-protocol om e-mail te verzenden nadat u Business Central hebt verbonden met uw app-registratie, kan het zijn dat SMTP AUTH niet is ingeschakeld voor uw tenant. We raden u aan om in plaats daarvan de e-mailconnectoren Microsoft 365 en Huidige gebruiker te gebruiken, omdat deze de API's van Microsoft Graph Mail gebruiken. Als u echter het SMTP-protocol moet gebruiken, kunt u SMTP AUTH inschakelen. Zie voor meer informatie Geverifieerde client SMTP-verzending (SMTP AUTH) in- of uitschakelen Exchange Online.

Business Central verbinden met uw app-registratie

Nadat u uw toepassing hebt geregistreerd in Azure Portal, gebruikt u in Business Central de pagina e-mailtoepassings-ID-registratie Microsoft Entra om Verbinden Business Central toe te voegen.

1. Kies in Business Central het pictogram , voer e-mailtoepassing Microsoft Entra ID-registratie in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
2. Vul de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

Fooi

Als alternatief, als u voor de eerste keer verbinding maakt, kunt u de begeleide instelling E-mail instellen uitvoeren. In dit geval bevat de guide ook de Microsoft Entra ID-registratiepagina voor e-mailtoepassingen voor het toevoegen van de informatie voor het verbinden met uw app-registratie.

Zie ook

Gedeelde mailboxen in Exchange Online
Werken met Business Central
Business Central instellen
documenten per e-mail verzenden
Business Central aanpassen met behulp van extensies
gebruik Business Central als uw zakelijke inbox in Outlook
Business Central op mijn mobiele apparaat krijgen
Business Central op mijn mobiele apparaat krijgen
e-mailtelemetrie analyseren (beheerinhoud)

Vind hier gratis e-learningmodules voor Business Central