De functionaliteit voor vaste activa in Business Central biedt een overzicht van uw vaste activa en helpt zorgen dat de afschrijving ervan klopt. Het helpt u ook onderhoudskosten bij te houden, verzekeringspolissen te beheren, transacties voor vaste activa te boeken en verschillende rapporten en statistieken te genereren.
Wat is een vast activum?
Vaste activa verschillen van andere artikelen in uw magazijn. Een vast activum, ook wel financieel activum genoemd, is een tastbaar stuk onroerend goed, fabriek of uitrusting (PP&E) dat u bezit of beheert in de verwachting dat het inkomsten zal blijven genereren. Een activum is vast als het een item betreft dat uw bedrijf het komende kalenderjaar niet zal consumeren, verkopen of in contanten zal omzetten. Vaste activa zijn anders dan vlottende activa, die contant zijn of binnen de komende twaalf maanden in contanten zullen worden omgezet. Vaste activa verschillen ook van uw voorraad, omdat voorraad doorgaans binnen korte tijd wordt verbruikt.
Typen vaste activa
Bedrijven investeren doorgaans in een paar soorten vaste activa. Enkele voorbeelden:
Gebouwen en faciliteiten
Computerapparatuur en software
Meubels en inboedel
Machines
Voertuigen
Boekhouding van vaste activa begrijpen
Boekhouding van vaste activa betekent dat u nauwkeurige financiële gegevens over uw financiële activa bijhoudt. Deze records bevatten details over de vijf fasen in de levenscyclus van een activum. Na uw eerste aankoop omvat de levenscyclus van elk vast activum ten minste drie van de volgende fasen:
Aanschaf: u voegt een nieuw vast activum toe aan uw boeken.
Afschrijving: u registreert de periodieke waardedaling van een activum, die u via een afschrijvingsmethode berekent. Ga voor meer informatie naar Berekening van afschrijving van vaste activa.
Herwaardering: u legt een beoordeling vast van de huidige reële marktwaarde van een activum. Ga voor informatie naar Vaste activa herwaarderen.
Gebrek: u boekt een waardevermindering door gebeurtenissen of omstandigheden.
Buitengebruikstelling: u verkoopt, sloopt of gebruikt op een andere manier een activum aan het einde van de levensduur ervan.
Controles maken ook deel uit van de gedetailleerde controles van de boekhouding van uw onderneming na afsluiting van de boeken van het boekjaar. Of het nu intern of extern is, bij controles kunt u inconsistenties of verschillen opmerken tussen uw aantekeningen en de werkelijke staat van uw activa. Controles bevorderen de transparantie van uw activa en boekhouding als u meer geld verliest dan verwacht.
Video-overzicht
De volgende video behandelt de basisprincipes van vaste activa:
Initiële instelling van vaste activa
Voordat u vaste activa kunt beheren, moet u de volgende instellingen voltooien:
Voor elk vast activum moet u een kaart maken met informatie erover. Gebouwen of productiemateriaal kunnen bijvoorbeeld als hoofdactivum worden ingesteld, met een onderdelenlijst. U kunt activa op verschillende manieren groeperen, bijvoorbeeld per klasse, afdeling of vestiging. Vervolgens kunt u beginnen met het aanschaffen, onderhouden en verkopen van de vaste activa. U kunt ook gebudgetteerde activa instellen. Met budgettering kunt u verwachte aan- en verkopen opnemen in rapporten.
Tot
Zie
Budgetten voor vaste activa beheren, aanschafkosten budgetteren, buitengebruikstellingen van vaste activa budgetteren en afschrijving budgetteren.
Om afschrijvingen van vaste activa en andere financiële transacties voor vaste activa bij te houden, kunt u een of meer afschrijvingsboeken voor elk vast activum instellen. Er zijn een aantal stappen voor het afschrijven van activa:
Een rapport uitvoeren om periodieke afschrijving te berekenen.
Een dagboek invullen met de resulterende posten.
Boek het dagboek.
Business Central ondersteunt verschillende afschrijvingsmethoden. Ga voor meer informatie naar Afschrijvingsmethoden. U kunt meerdere afschrijvingsboeken voor elk vast activum instellen voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld één boek voor belastingrapportage en een ander boek voor interne rapportage.
Tot
Zie
Meer informatie over andere afschrijvingsmethoden voor vaste activa.
Registreer vaste activa handmatig op de pagina Financieel dagboek voor vaste activa of op de pagina VA-dagboek, afhankelijk van de vraag of de transacties zijn bedoeld voor financiële rapportage of intern beheer.
Voor elk activum kunt u de onderhoudskosten en de volgende onderhoudsbeurt vastleggen. Het bijhouden van onderhoudskosten is belangrijk voor budgetdoeleinden en bij het maken van een beslissing over het al dan niet vervangen van een vast activum. U kunt elk vast activum koppelen aan een of meer verzekeringspolissen en controleren of de polispremies overeenkomen met de waarde van de activa.
Tot
Zie
Onderhoudsbeurten registreren, onderhoudskosten boeken en onderhoudskosten controleren.
Verzekeringsinformatie bijwerken, aanschafkosten boeken naar verzekeringspolissen, verzekeringsdekking wijzigen, verzekeringsstatistieken bekijken en een lijst met verzekeringspolissen weergeven.
Tips voor het verbeteren van uw vaste-activaboekhouding
Er zijn een paar dingen die u in uw boekhoudstrategie voor vaste activa kunt implementeren en die ervoor kunnen zorgen dat u uw inkomsten maximaliseert.
Een drempel instellen voor kapitalisatie. Wanneer u een artikel koopt, bepaalt u een vast bedrag voor kapitalisatie. Het bedrag zorgt ervoor dat uw boekhouding consistent is en maakt het voor u en uw team gemakkelijker om boekhoudkundige fouten op te sporen.
Evalueer de levenscyclus van apparatuur opnieuw. Het is belangrijk dat u correct inschat hoe lang u uw vaste activa voor hun oorspronkelijke doel kunt gebruiken. Omdat boekhouding en afschrijving afhankelijk zijn van nauwkeurige schattingen van de levenscyclus, moet u indien nodig opnieuw evalueren, omdat dit in de loop van de tijd kan veranderen.
Tag uw activa. Het is essentieel om uw activa gedurende hun hele levenscyclus te volgen en te taggen, omdat veel factoren de waarde ervan kunnen beïnvloeden. Met tagging kunt u uw artikelen volgen tijdens de fasen van hun levenscyclus, diefstal voorkomen, misplaatsing elimineren en financiële statistieken ondersteunen.
Inzicht automatiseren met boekhoudsoftware voor vaste activa. Het automatiseren van handmatige activiteiten om uw gegevens bij te houden met boekhoudsoftware voor vaste activa, maakt processen eenvoudiger te voltooien. Met wachtwoordbeveiliging kunt u alleen toegang bieden aan de mensen die deze nodig hebben en ervoor zijn opgeleid.
This learning path teaches you to configure and manage fixed assets in Dynamics 365 Finance, covering setup, acquisition, budgeting, transfers, and reporting, ensuring compliance with international accounting standards.
Voordat u werkt met vaste activa, moet u standaardgrootboekrekeningen instellen, boekingsgroepen, verdeelsleutels, dagboeksjablonen en batches, en klassecodes.
U stelt gegevens over toekomstige investeringen, buitengebruikstellingen en afschrijvingen van vaste activa in om te helpen budgetten en prognoses voor te bereiden.
Meer informatie over hoe u de waarde van vaste activa aanpast, nieuwe bedragen vastlegt als waardevermindering of waardevermeerdering en andere aanschafkosten boekt.
Als u een vast activum verkoopt of anderszins buiten gebruik stelt, moet u de buitengebruikstellingswaarde boeken om de winst of het verlies te berekenen en te registreren.