Informatie instellen voor contacten

Wanneer u contacten maakt, kunt u gegevens over deze contacten invoeren, zoals:

• De branche waartoe het contact behoort.
• Uw zakelijke relatie met hen.

Voordat u contacten maakt en details over uw zakenrelaties registreert, moet u een aantal van de gegevens instellen die u aan hen toewijst. Voorbeeld:

• Mailinggroepen
• Sectoren
• Zakenrelaties
• Webbronnen
• Organisatieniveaus
• Functiegroepen

U kunt deze gegevens instellen op hun pagina's of vanaf de pagina Contactkaart door de actie Nieuw te kiezen in het vervolgkeuzemenu voor de velden.

Met behulp van deze informatie kunt u uw contacten organiseren, zodat u ze gemakkelijker kunt vinden wanneer u met hen wilt communiceren. U kunt bijvoorbeeld alle contacten zoeken op basis van een bepaalde groep.

Sectoren toewijzen aan een contact

Branchegroepen geven aan in welk type branche uw contacten zich bevinden. Bijvoorbeeld de detailhandel of de auto-industrie.

Notitie

U kunt alleen sectoren toewijzen aan een contacten van het type Bedrijf.

De sectorcode bepaalt het type of de categorie van de groep, zoals ADVERTENTIE voor reclame of PERS voor tv en radio. U kunt meerdere sectorcodes hebben. Definieer branchegroepen op de pagina Branchegroepen.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Bedrijf en kies vervolgens de actie Sectoren. De pagina Contact sectoren wordt geopend.
3. Selecteer in het veld Sectorcode de sectorgroepen die u wilt toewijzen.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal sectoren toe te wijzen. U kunt sectoren ook toewijzen vanuit het contactoverzicht door dezelfde procedure te volgen.

Nadat u branches hebt toegewezen aan de contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor uw segmenten te selecteren. Ga voor meer informatie naar Contacten toevoegen aan segmenten.

Mailinggroepen aan een contact toewijzen

U kunt mailinggroepen gebruiken om groepen contacten aan te geven waaraan u dezelfde informatie wilt verzenden. U kunt bijvoorbeeld een mailinggroep instellen voor de contacten die u wilt informeren over een verhuizing van uw kantoor, of een andere groep om relatiegeschenken aan te zenden.

De mailinggroepscode bepaalt het type of de categorie van de groep, zoals VERHUIZING voor een kantoorverhuizing of GESCHENK voor relatiegeschenken. U kunt meerdere mailinggroepscodes hebben. Definieer mailinggroepen op de pagina Mailinggroepen.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Mailinggroepen. De pagina Contact mailinggroepen wordt geopend.
3. Selecteer in het veld Mailinggroepcode de mailinggroep die u wilt toewijzen.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal mailinggroepen toe te wijzen. U kunt ook mailinggroepen toewijzen in het contactenoverzicht.

Nadat u mailinggroepen hebt toegewezen aan de contacten, kunt u de gegevens gebruiken om contacten voor uw segmenten te selecteren. Ga voor meer informatie naar Contacten toevoegen aan segmenten.

Een alternatief adres van een contact definiëren

U kunt een alternatief adres toewijzen waarop het contact soms e-mail en informatie wil ontvangen. Bijvoorbeeld hun vakantiehuis. U kunt ook perioden toewijzen die aangeven wanneer elk alternatief adres moet worden gebruikt.

1. Open de relevante contactkaart.

2. Kies de actie Kaart.

   Als u wilt aangeven dat het alternatieve adres in een bepaalde periode geldt, kiest u in plaats daarvan de actie Datumreeks.

3. Voer op de pagina Contact alt. adresoverzicht een nieuw alternatief adres in en vul de velden op de pagina Contact alternatief adres in.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal alternatieve adressen toe te wijzen. Voor elk alternatief adres kunt u een of meer datumbereiken opgeven.

Functiegroepen toewijzen aan een contact

U kunt gegevens over de functiegroepen van contactpersonen toevoegen om aan te geven waarvoor het contact verantwoordelijk is. Bijvoorbeeld IT, management of productie.

Notitie

U kunt alleen functiegroepen opgeven voor contacten van het type Persoon.

De functiegroepcode bepaalt het type of de categorie van het project, MARKETING of INKOOP. U kunt meerdere functiegroepcodes hebben. Definieer functiegroepen op de pagina Functiegroepen.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Functiegroepen. De pagina Contact functiegroepen wordt geopend.
3. Selecteer in het veld Functiegroepcode de functiegroep.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal functiegroepen toe te wijzen. U kunt ook functiegroepen toewijzen in het contactenoverzicht.

Nadat u functiegroepen hebt toegewezen aan uw contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor uw segmenten te selecteren. Ga voor meer informatie naar Contacten toevoegen aan segmenten.

Organisatieniveaus toewijzen aan een contact

Op basis van de niveaus binnen de organisatie van uw contacten kunt u opgeven waar zij zich in het bedrijf bevinden. Bijvoorbeeld het topmanagement.

Notitie

U kunt alleen organisatieniveaus toewijzen aan contacten van het type Persoon.

Het organisatieniveau bepaalt het type of de categorie van het organisatieniveau, bijvoorbeeld CEO of CFO. U kunt meerdere organisatieniveaucodes hebben. Definieer organisatieniveaus op de pagina Organisatieniveaus.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Selecteer in het veld Organisatieniveaus de code die u wilt toewijzen.

Nadat u organisatieniveaus aan uw contacten hebt toegewezen, kunt u deze gegevens gebruiken om segmenten te maken.

Nadat u functiegroepen hebt toegewezen aan uw contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor uw segmenten te selecteren. Ga voor meer informatie naar Contacten toevoegen aan segmenten.

Webbronnen toewijzen aan een contact

U kunt webbronnen gebruiken met uw contactbedrijven om bijvoorbeeld websites aan te geven die u wilt gebruiken om informatie over de contacten te zoeken. Als u webbronnen wilt toewijzen, moet u aangeven welk zoekprogramma en welk zoekwoord de toepassing gebruikt bij het zoeken naar de gevraagde informatie.

Notitie

U kunt alleen webbronnen toewijzen aan contacten van het type Bedrijf.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Webbronnen. De pagina Contact webbronnen wordt geopend.
3. Kies in het veld Webbroncode de webbron die u wilt toewijzen.
4. Voer in het veld Zoekterm de zoekterm in die moet worden gebruikt bij het zoeken naar de informatie.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal webbronnen toe te wijzen.

Zakenrelaties toewijzen aan een contact

Zakenrelaties geven de zakenrelatie aan die u hebt met uw contacten. Bijvoorbeeld een prospect, bank, consultant, serviceleverancier, enzovoort.

Notitie

U kunt alleen zakenrelaties toewijzen aan contacten van het type Bedrijf.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Zakenrelaties.
3. Selecteer op de pagina Zakenrelaties (Relatie), in het veld Zakenrelatiecode de zakenrelatie die u wilt toewijzen.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal zakenrelaties toe te wijzen.

Nadat u zakenrelaties hebt toegewezen aan uw contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor uw segmenten te selecteren. Ga voor meer informatie naar Contacten toevoegen aan segmenten.

Gegevens van contactbedrijven kopiëren naar contactpersonen

Een deel van de gegevens over contactbedrijven geldt ook voor hun contactpersonen. Bijvoorbeeld de adresgegevens. Op het sneltabblad Overerving van de pagina Marketinginstellingen kunt u opgeven welke velden op de contactkaart van een bedrijf naar de contactkaart van een persoon worden gekopieerd wanneer u een contactpersoon voor het contactbedrijf maakt.

Als u de waarde in een van deze velden wijzigt op de bedrijfskaart van het contact, worden dezelfde velden voor de contactpersoon bijgewerkt. Dit is echter niet het geval wanneer u het veld voor de contactpersoon handmatig wijzigt.

Ga voor meer informatie naar Contacten maken.

Vooraf bepaalde standaardwaarden gebruiken voor nieuwe contacten

Op het sneltabblad Standaardinstellingen op de pagina Marketinginstellingen kunt u standaardwaarden opgeven die Business Central automatisch toewijst aan nieuwe contacten.

Notitie

U kunt ook een standaardverkoopcycluscode invoeren die automatisch wordt toegewezen aan elke nieuwe opportunity.

De instellingen voor overname overschrijven de standaardwaarden die u instelt. Als u bijvoorbeeld Engels als standaardtaal opgeeft, maar de taal van het contactbedrijf is Duits, wijst Business Central Duits automatisch toe als de taalcode voor de contactpersonen voor dat bedrijf.

Contacten synchroniseren met klanten, leveranciers en bankrekeningen

Als u de contactkaart wilt synchroniseren met een gekoppelde klant-, leveranciers- of bankrekeningkaart, moet u het relevante veld invullen in het gedeelte Zakenrelatiecode voor op het sneltabblad Interacties van de pagina Marketinginstellingen.

Ga voor meer informatie naar Contacten synchroniseren met klanten, leveranciers en bankrekeningen

Dubbele contacten zoeken

Wanneer u een contact maakt, kan Business Central automatisch naar duplicaten zoeken. Door dubbele contacten te vermijden, kunt u ervoor zorgen dat u met de juiste persoon voor het juiste bedrijf communiceert.

U kunt het percentage identieke gegevens opgeven dat twee contacten moeten hebben om als dubbele records te worden beschouwd. U kunt ook gewoon het standaardpercentage gebruiken, namelijk 60. U geeft het percentage op de pagina Marketinginstellingen op door een percentagewaarde in te voeren in het veld Zoekresultaat % op het sneltabblad Duplicaten.

Voor automatische zoekopdrachten geldt dat wanneer u een contact maakt dat al een zakenrelatie heeft met een bedrijf, Business Central een bericht weergeeft om u hiervan op de hoogte te stellen.

Volg de onderstaande stappen om handmatig naar dubbele records te zoeken:

1. Kies het pictogram , voer Dubbele contacten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies de actie Dubbele zoekstring genereren.
3. Voer op de pagina Dubbele zoekstring genereren filtercriteria in die de overeenkomst bepalen en kies vervolgens OK.

Wanneer u een dubbel contact vindt, kunt u de actie Contacten samenvoegen gebruiken om het samen te voegen met een contactrecord die u wilt behouden. Ga voor meer informatie naar Dubbele records samenvoegen. In dat artikel wordt het proces vanaf de pagina Klant beschreven, maar de stappen zijn hetzelfde voor contacten.

Verwante gegevens

Contactpersonen beheren
Contacten maken
Verkoopopportunities beheren
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central