Aan de slag met het maken van rapportlay-outs
Business Central wordt geleverd met veel ingebouwde lay-outs die u in uw rapporten kunt gebruiken. Andere lay-outs zijn mogelijk toegevoegd als onderdeel van andere extensies. Maar het is ook mogelijk om vanuit het niets of op basis van een bestaande lay-out uw eigen rapporten te maken.
Belangrijk
U kunt ook rapportlay-outs gebruiken om inhoud aan e-mailberichten toe te voegen. Rapportlay-outs kunnen bijvoorbeeld tijd besparen en zorgen voor consistentie door dezelfde inhoud opnieuw te gebruiken wanneer u met uw klanten communiceert. Als u aangepaste rapportlay-outs met e-mail wilt gebruiken, moet het bestandstype voor de lay-out Word zijn. U kunt het RDLC-bestandstype niet gebruiken. Meer informatie op Herbruikbare e-mailteksten en lay-outs instellen.
Overzicht
Bij het werken met rapportlay-outs helpt het om de lay-out te zien als een bestand dat wordt geïmporteerd en toegewezen aan een rapport. Ongeacht het type lay-out is de manier waarop u lay-outs beheert in Business Central in principe hetzelfde. Meestal werkt u vanuit de pagina Rapportlay-outs. Het belangrijkste verschil is hoe u de lay-out ontwerpt, wat wordt gedaan met behulp van de toepassingssoftware waarop de lay-out is gebouwd, zoals Word, Excel of SQL Server Report Builder.
Met dit concept in gedachten zijn er in principe drie of vier taken betrokken bij het instellen van een lay-out voor een rapport:
- Bepaal het type lay-out.
- Exporteer een kopie van een bestaande lay-out om als uitgangspunt te gebruiken.
- Breng wijzigingen aan in het lay-outbestand in de juiste toepassing.
- Voeg het nieuwe lay-outbestand toe aan het rapport.
Belangrijk
U kunt een lay-out van een extensie niet wijzigen of vervangen. Dit is een lay-out die afkomstig is van een extensie. Alleen door de gebruiker ingestelde lay-outs kunt u wijzigen of verwijderen. Op de pagina Rapportlay-outs kunt u zien of de lay-out een extensielay-out of een door de gebruiker ingestelde lay-out is door te kijken in de kolom Extensie. Een extensielay-out toont informatie over de bronextensie in de kolom. De kolom Extensie zal leeg zijn voor een door de gebruiker ingestelde lay-out.
Voor meer informatie over het verschil tussen extensielay-outs en door de gebruiker gedefinieerde lay-outs, zie Lay-outbron.
Aan de slag
Afhankelijk van wat uw situatie is, variëren de daadwerkelijke taken. Gebruik de volgende tabel om u op weg te helpen.
| Wat u wilt doen? | Meer informatie |
|---|---|
| Uitzoeken wat het beste lay-outtype is om te gebruiken voor mijn situatie | Bepalen welk type lay-out u wilt |
| Maak een nieuwe lay-out voor een rapport dat is gebaseerd op een kopie van een bestaande lay-out of maak er zelf een vanaf nul | Een nieuwe lay-out maken |
| Wijzigingen aanbrengen in een bestaande lay-out die in een rapport wordt gebruikt | Een lay-out wijzigen |
| Ik heb een nieuwe versie van een lay-outbestand voor een rapport. In wil het bestaande lay-outbestand vervangen. | Een lay-out vervangen |
| Van de huidige lay-out die door een rapport wordt gebruikt, overschakelen naar een andere lay-out | De lay-out instellen die door een rapport wordt gebruikt |
| De naam en beschrijving van een lay-out wijzigen | De naam van een lay-out wijzigen |
Bepalen welk type lay-out u wilt
Het eerste dat u moet doen bij het maken van een lay-out, is beslissen welk lay-outtype u wilt. U kunt kiezen uit Word, Excel of RDLC. Het lay-outtype is afhankelijk van hoe u wilt dat het gegenereerde rapport eruitziet. Bovendien hangt het af van uw kennis van toepassingssoftware voor het maken van de lay-outs, zoals Word, Excel en SQL Server Report Builder.
Excel-lay-outs zijn over het algemeen het gemakkelijkst te maken en aan te passen, omdat de functies voor het samenvatten van gegevens, het toevoegen van afbeeldingen en het opmaken, veelgebruikte Excel-functies zijn.
Niet alle rapporten en documenten hebben een gegevensset die geoptimaliseerd is voor gebruik met een Excel-lay-out. Samenvoegingen en complexe berekeningen werken bijvoorbeeld het beste met RDLC- of Word-lay-outs. Hetzelfde geldt voor documenten.
Als u alleen stijlwijzigingen aanbrengt, zoals lettertype, grootte en kleuren, is een Word-lay-out ook een goede keuze.
Het toevoegen van gegevensvelden of het herschikken van gegevensvelden in Word of RDLC is geavanceerder dan bij Excel.
Word- en RDLC-lay-outs zijn goed te gebruiken voor rapporten die uiteindelijk worden afgedrukt.
De algemene grondslagen voor Word- en RDLC-lay-outs lijken op elkaar. Elk type heeft echter bepaalde ontwerpfuncties die bepalen hoe het gegenereerde rapport eruitziet in Business Central. Hetzelfde rapport kan er anders uitzien wanneer u de Word-lay-out gebruikt dan wanneer u de RDLC-rapportlay-out gebruikt.
Een nieuwe lay-out maken
Er zijn verschillende manieren om een nieuwe lay-out te maken. De eenvoudigste manier is door een kopie van een bestaande lay-out te gebruiken. Dit kunt u doen door een bestaande lay-out rechtstreeks als kopie op te slaan of door deze te exporteren en vervolgens te importeren naar een nieuwe lay-out. Een andere, meer geavanceerde manier is om een lay-out helemaal vanaf nul zelf te maken.
- Bestaande lay-out opslaan als kopie
- Bestaande lay-out exporteren als kopie en importeren als nieuw
- Geheel nieuw maken
Kopiëren is een snelle manier om een nieuwe lay-out te maken die hetzelfde is als een bestaande lay-out. Zodra u de kopie hebt, kunt u wijzigingen aanbrengen door de lay-out te exporteren.
Kies het pictogram
, voer Reportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.
Selecteer de lay-out waarvan u een kopie wilt hebben voor uw nieuwe lay-out en kies vervolgens de actie Info bewerken.
Als u een extensielay-out selecteert, wordt u gevraagd of u een kopie wilt bewerken. Als u wilt doorgaan, selecteert u Ja.
Fooi
Om u te helpen de lay-out te vinden, gebruikt u het vak Zoeken, het deelvenster Filter en kolommen sorteren.
Wijzig de Lay-outnaam.
Zet de schakelaar Wijzigingen in kopie opslaan op Aan en selecteer vervolgens OK.
De nieuwe lay-out wordt weergegeven op de pagina Rapportlay-outs.
Zie Een bestaande lay-out wijzigen als u wijzigingen wilt aanbrengen in de nieuwe lay-out.
Een lay-out wijzigen
Volg deze stappen om een bestaande, door de gebruiker ingestelde lay-out te wijzigen.
Kies het pictogram
, voer Rapportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.
Selecteer de lay-out die u wilt bewerken en kies vervolgens de actie Lay-out exporteren.
Het lay-outbestand wordt naar uw apparaat gedownload.
Fooi
Om u te helpen de lay-out te vinden, gebruikt u het vak Zoeken, het deelvenster Filter en kolommen sorteren.
Open het lay-outbestand in de juiste toepassing, zoals Word (voor een .docx-bestand) of Excel (voor een .xlsx-bestand).
Meer informatie op:
Breng wijzigingen aan in het bestand en sla het op.
Terug op de pagina Rapportlay-outs selecteert u de bestaande lay-out en vervolgens de actie Lay-out vervangen.
Selecteer OK>Kiezen om de bestandsverkenner op uw apparaat te openen.
Zoek en selecteer het Excel-bestand en kies vervolgens Openen.
Het geselecteerde bestand wordt geüpload naar de lay-out en u keert terug naar de pagina Rapportlay-outs.
Als u wilt zien hoe het rapport eruitziet met de nieuwe lay-out, selecteert u de lay-out in de lijst en selecteert u vervolgens Rapport uitvoeren.
Een lay-out vervangen
Volg deze stappen om het bestaande bestand met de door de gebruiker ingestelde lay-out te vervangen door een nieuw bestand.
Kies het pictogram
, voer Rapportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.
Selecteer de bestaande lay-out en selecteer vervolgens de actie Lay-out vervangen.
Selecteer OK>Kiezen om de bestandsverkenner op uw apparaat te openen.
Zoek en selecteer het Excel-bestand en kies vervolgens Openen.
Het geselecteerde bestand wordt geüpload naar de lay-out en u keert terug naar de pagina Rapportlay-outs.
Als u wilt zien hoe het rapport eruitziet met de nieuwe lay-out, selecteert u de lay-out in de lijst en selecteert u vervolgens Rapport uitvoeren.
De naam van een lay-out wijzigen
Volg deze stappen als u de naam en beschrijving van een door de gebruiker ingestelde lay-out wilt wijzigen.
Kies het pictogram
, voer Rapportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.
Selecteer de lay-out waarvan u de naam wilt wijzigen en kies vervolgens de actie Info bewerken.
Fooi
Om u te helpen de lay-out te vinden, gebruikt u het vak Zoeken, het deelvenster Filter en kolommen sorteren.
Verander de Lay-outnaam en selecteer vervolgens OK.
Verwante gegevens
Rapportlay-outs beheren
Werken met Word-indelingen
Werken met Excel-lay-outs
Werken met rapporten, batchverwerkingen en XMLports
Werken met Business Central