Power BI-rapporten en -dashboards delen met collega's en anderen

VAN TOEPASSING OP:❌ ✔️ Power BI Desktop Power BI-service

Delen is de eenvoudigste manier om personen toegang te geven tot uw rapporten en dashboards in de Power BI-service. U kunt delen met personen binnen of buiten uw organisatie.

Wanneer u een rapport of dashboard deelt, kunnen de personen met wie u het deelt het rapport bekijken en ermee werken, maar niet bewerken. De geadresseerden zien dezelfde gegevens die u in de rapporten en dashboards ziet. Ze krijgen ook toegang tot de volledige onderliggende gegevensset, tenzij beveiliging op rijniveau (RLS) hierop wordt toegepast. De collega's met wie u deelt, kunnen opnieuw delen met hun collega's als u dit toestaat.

Pictogram Delen voor een rapport.

De Power BI-service biedt ook andere manieren om samen te werken en rapporten en dashboards te distribueren. Lees manieren voor samenwerken en delen in Power BI om te zien welke manier het beste werkt voor uw situatie.

Video

Sujata laat zien hoe u kunt delen in de Power BI-service.

Vereisten

  • U hebt een PPU-licentie (Power BI Pro of Premium Per User) nodig, ongeacht of u inhoud binnen of buiten uw organisatie deelt.
  • Uw ontvangers hebben ook Power BI Pro- of PPU-licenties (Premium Per User) nodig, tenzij de inhoud zich in een Premium-capaciteit bevindt.
  • Als u wilt toestaan dat geadresseerden een gedeeld rapport kunnen bewerken, moet u de gebruiker een werkruimterol toewijzen die bewerking toestaat. Lees rollen in werkruimten voor meer informatie over machtigingen op rollenniveau en het toewijzen van rollen.

Waar u kunt delen

Selecteer Delen in een lijst met rapporten of in een geopend rapport.

Vervolgens ziet u in het dialoogvenster Koppeling verzenden de optie om de koppeling voor delen te kopiëren of te delen via Outlook, PowerPoint en Teams om te Mensen in uw organisatie:

Dialoogvenster Koppeling delen.

U kunt ook wijzigen hoe u dit rapport deelt. Selecteer Mensen in uw organisatie met de koppeling kan bekijken en delen en kies vervolgens welke optie het beste werkt. Zie de koppelingsinstellingen hieronder voor meer informatie.

Dialoogvenster Koppelingsopties delen.

Notitie

Uw organisatie staat u mogelijk niet toe om deelbare koppelingen te maken naar Mensen in uw organisatie. Meer informatie over deze tenantinstelling vindt u in de documentatie van de beheerportal.

Als u de koppeling Kopiëren selecteert, wordt automatisch een deelbare koppeling naar het Klembord gegenereerd en gekopieerd:

Gekopieerde koppeling.

U kunt er ook voor kiezen om de koppeling rechtstreeks te verzenden naar specifieke personen of groepen (distributiegroepen of beveiligingsgroepen). Voer gewoon de naam of het e-mailadres in, typ desgewenst een bericht en selecteer Verzenden.

Koppeling naar specifieke personen verzenden

Nadat u Verzenden hebt geselecteerd, verzendt Power BI de koppeling via e-mail naar uw geadresseerden.

Schermopname van verzonden koppeling.

Wanneer de geadresseerden het e-mailbericht ontvangen, kunnen ze dit rapport openen selecteren en automatisch toegang krijgen tot het rapport via de deelbare koppeling.

Email met gedeelde koppeling

U kunt kiezen wie uw koppeling voor delen toegang geeft tot en wat ze kunnen doen met het rapport en de bijbehorende gegevens:

Schermopname van koppelingsinstellingen.

Mensen in uw organisatie

Met dit type koppeling kunnen personen in uw organisatie toegang krijgen tot het rapport. Deze koppeling werkt niet voor externe gebruikers of gastgebruikers. Gebruik dit koppelingstype wanneer:

  • U wilt delen met iemand in uw organisatie,
  • U bent vertrouwd met de koppeling die wordt gedeeld met andere personen in uw organisatie,
  • En u wilt ervoor zorgen dat de koppeling niet werkt voor externe gebruikers of gastgebruikers.

Mensen met bestaande toegang

Dit type koppeling genereert een URL naar het rapport, maar biedt geen toegang tot het rapport. Gebruik dit koppelingstype als u alleen een koppeling wilt verzenden naar iemand die al toegang heeft.

Specifieke personen

Met dit type koppeling kunnen specifieke personen of groepen toegang krijgen tot het rapport. Als u deze optie selecteert, voert u de namen of e-mailadressen in van de personen met wie u wilt delen. Met dit koppelingstype kunt u delen met gastgebruikers in de Azure Active Directory (Azure AD) van uw organisatie. U kunt niet delen met externe gebruikers die geen gasten in uw organisatie zijn.

Instellingen

Koppelingen die toegang geven tot Mensen in uw organisatie of specifieke personen, bevatten altijd ten minste leestoegang. U kunt echter ook opgeven of u wilt dat de koppeling ook de volgende machtigingen bevat of uitsluit:

  • Machtigingen voor opnieuw delen (standaard opgenomen): hiermee kunnen geadresseerden het rapport delen met anderen
  • Samenstellingsmachtigingen (standaard uitgesloten): ontvangers kunnen hun eigen rapporten maken in andere werkruimten op basis van de gegevens die aan het rapport zijn gekoppeld. Lees meer over rapporten maken op basis van gegevenssets van verschillende werkruimten.

Koppelingen voor Mensen met bestaande toegang hebben geen andere instellingen omdat deze koppelingen geen toegang geven tot het rapport.

Aanvullende overwegingen

  • Gebruikers kunnen geen koppeling gebruiken die niet rechtstreeks met hen wordt gedeeld om toegang te krijgen tot een rapport. Het rapport kan echter worden gedeeld met de gebruiker via een andere koppeling of ze hebben mogelijk directe toegang tot het rapport via een werkruimterol.
  • Als uw Power BI-beheerder deelbare koppelingen naar Mensen in uw organisatie heeft uitgeschakeld, kunt u alleen koppelingen kopiëren en delen naar specifieke personen of Mensen met bestaande toegang.
  • Als u machtigingen voor opnieuw delen hebt voor het rapport, maar u geen machtigingen voor opnieuw delen hebt voor de onderliggende gegevens van het rapport, geven uw deelbare koppelingen geen toegang tot de onderliggende gegevens.
  • Als u geen machtigingen voor opnieuw delen voor het rapport hebt, kunt u alleen koppelingen naar Mensen kopiëren en delen met bestaande toegang.
  • Als u geen Power BI Pro licentie hebt, kunt u bovendien alleen koppelingen naar Mensen kopiëren en delen met bestaande toegang.

Machtigingen voor een rapport beheren

Als u machtigingen wilt beheren en koppelingen wilt beheren die toegang geven tot het rapport, selecteert u meer opties (...) in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster Delen en selecteert u Machtigingen beheren:

Schermopname van Machtigingen beheren.

Het deelvenster Machtigingen beheren wordt geopend, waar u bestaande koppelingen kunt kopiëren of wijzigen of gebruikers directe toegang kunt verlenen. Als u een bepaalde koppeling wilt wijzigen, selecteert u Meer opties (...).

Schermopname van het deelvenster Machtigingen beheren.

Als u gebruikers directe toegang wilt geven tot het rapport, selecteert u het pluspictogram (+), voert u de naam of het e-mailadres in, typt u desgewenst een bericht en selecteert u Toegang verlenen.

Schermopname van het dialoogvenster Personen toegang verlenen tot rapporten.

Selecteer voor meer mogelijkheden voor toegangsbeheer de optie Geavanceerd in de voettekst van het deelvenster Machtigingen beheren. Op de beheerpagina die wordt geopend, kunt u het volgende doen:

  • Koppelingen weergeven, beheren en maken.
  • Bekijk en beheer wie directe toegang heeft en verleent personen directe toegang.
  • Toegangsaanvragen en uitnodigingen in behandeling weergeven en beheren.
  • Gerelateerde inhoud weergeven en beheren.
  • Filters toepassen of zoeken naar specifieke koppelingen of personen.

Schermopname van de pagina Machtigingen beheren.

Notitie

Elk rapport mag niet meer dan 1000 koppelingen voor delen bevatten. In het onwaarschijnlijke geval dat uw rapport deze maximale limiet bereikt, raden we u aan koppelingen te verwijderen die specifieke personen toegang geven en in plaats daarvan die gebruikers directe toegang verlenen.

Een dashboard delen

Selecteer Delen in een lijst met dashboards of in een geopend dashboard.

Vervolgens ziet u in het dialoogvenster Dashboard delen de optie om gebruikers of groepen directe toegang te verlenen tot het dashboard:

Schermopname van het dialoogvenster Dashboard delen

Voer de naam of het e-mailadres van de gebruiker of groep in, typ desgewenst een bericht en selecteer Toegang verlenen.

Dashboard toegang verlenen tot een persoon

Net als bij het delen van rapporten kunt u opgeven of u gebruikers ook de volgende machtigingen wilt verlenen:

  • Machtigingen voor opnieuw delen (standaard opgenomen): hiermee kunnen ontvangers het dashboard delen met anderen
  • Samenstellingsmachtigingen (standaard opgenomen): hiermee kunnen ontvangers inhoud bouwen met de gegevens die zijn gekoppeld aan het dashboard

U kunt het dashboard delen met gastgebruikers van wie de adressen zich buiten uw organisatie bevinden, maar gastgebruikers kunnen dashboards niet opnieuw delen. Lees meer over delen buiten uw organisatie in dit artikel.

Notitie

Het invoervak biedt ondersteuning voor maximaal 100 afzonderlijke gebruikers of groepen. Zie Delen met meer dan 100 gebruikers in dit artikel voor manieren om met meer personen te delen.

Machtigingen voor een dashboard beheren

Als u machtigingen voor het dashboard wilt beheren, selecteert u het menu Meer opties (. . .) in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster Dashboard delen en selecteert u vervolgens Machtigingen beheren:

Schermopname van het dashboard Machtigingen beheren.

Het deelvenster Machtigingen beheren wordt geopend, waar u kunt zien wie directe toegang heeft. Selecteer het pluspictogram (+) om meer gebruikers directe toegang te verlenen tot het dashboard.

Schermopname van het deelvenster Dashboardmachtigingen beheren.

Voor meer mogelijkheden voor toegangsbeheer selecteert u de optie Geavanceerd in de voettekst van het deelvenster Machtigingen beheren. Op de beheerpagina die wordt geopend, kunt u het volgende doen:

  • Weergeven en beheren wie directe toegang heeft en personen directe toegang verlenen
  • Toegangsaanvragen en uitnodigingen in behandeling weergeven en beheren
  • Gerelateerde inhoud weergeven en beheren
  • Filters toepassen of zoeken naar specifieke personen

Schermopname van de pagina Dashboardmachtigingen beheren.

Als u de toegang van een gebruiker tot het dashboard wilt verwijderen, selecteert u het beletselteken (...) naast de machtigingen van die gebruiker en selecteert u Toegang verwijderen:

Schermopname van Meer opties, Toegangsdashboard verwijderen.

Bepaal in het dialoogvenster Toegang verwijderen of u ook de toegang tot gerelateerde inhoud wilt verwijderen, zoals rapporten en gegevenssets. Het is het beste om ook de toegang tot gerelateerde inhoud te verwijderen; anders wordt de gerelateerde inhoud mogelijk niet goed weergegeven.

Schermopname van het dialoogvenster Toegang verwijderen.

Delen buiten uw organisatie

Wanneer u deelt met personen buiten uw organisatie, ontvangen ze een e-mail met een koppeling naar het gedeelde rapport of dashboard. De ontvanger moet zich aanmelden bij Power BI om te zien wat u hebt gedeeld. Als ze geen PPU-licentie (Power BI Pro of Premium Per User) hebben, kunnen ze zich registreren voor een licentie wanneer ze de koppeling selecteren.

Nadat personen zich hebben aangemeld, zien ze het gedeelde rapport of dashboard in een eigen browservenster, niet in de gebruikelijke Power BI-portal. Externe geadresseerden moeten een bladwijzer maken voor de koppeling om later terug te gaan naar dit rapport of dashboard.

Mensen buiten uw organisatie kan geen inhoud in het gedeelde rapport of dashboard bewerken. Ze kunnen communiceren met de grafieken en filters of slicers wijzigen, maar wijzigingen worden niet opgeslagen.

Alleen uw directe geadresseerden zien het gedeelde rapport of dashboard. Als u bijvoorbeeld het e-mailbericht naar Vicki@contoso.com stuurt, is het dashboard alleen voor Vicki te zien. Niemand anders kan het dashboard zien, zelfs niet als Vicki hen de koppeling doorstuurt. Vicki moet hetzelfde e-mailadres gebruiken om het te openen. Als zij zich aanmeldt met een ander e-mailadres, heeft zij geen toegang tot het dashboard.

Personen buiten uw organisatie kunnen helemaal geen gegevens zien als rolbeveiliging of beveiliging op rijniveau is geïmplementeerd op on-premises tabellaire modellen van Analysis Services.

Gebruik een beveiligingsgroep, niet een distributiegroep, om te delen met een groep die personen met externe e-mailadressen bevat. Mensen met externe e-mailberichten in een distributiegroep kan de inhoud die u deelt, niet zien, tenzij het Azure Active Directory-gastgebruikers (Azure AD) B2B zijn. Meer informatie over Azure AD B2B- gastgebruikers.

Als u vanuit een mobiele Power BI-app een koppeling verstuurt naar personen buiten uw organisatie, wordt het dashboard na het klikken op de koppeling geopend in een browser, niet in de mobiele Power BI-app.

Externe gebruikers toestaan inhoud te bewerken

Uw Power BI-beheerder kan externe gastgebruikers toestaan om inhoud in uw organisatie te bewerken en te beheren. Als dat het geval is, hebben uw externe gebruikers geen alleen-gebruik-ervaring. Ze kunnen inhoud binnen uw organisatie bewerken en beheren. Meer informatie over Power BI-inhoud naar externe gastgebruikers met Azure AD B2B distribueren.

Delen met meer dan 100 afzonderlijke gebruikers

U kunt met maximaal 100 gebruikers of groepen inhoud delen door één keer de actie voor delen uit te voeren. U kunt echter meer dan 500 gebruikers toegang verlenen tot een item. Hier zijn een paar suggesties:

  • Deel inhoud meerdere keren door de gebruikers afzonderlijk op te geven.
  • Deel inhoud met een gebruikersgroep die alle gebruikers bevat.
  • Maak het rapport of het dashboard in een werkruimte en maak vervolgens een app vanuit de werkruimte. U kunt de app delen met veel meer personen. Lees meer over het publiceren van apps in Power BI.

Overwegingen en beperkingen

Houd rekening met het delen van rapporten en dashboards:

  • Zowel rapporten als dashboards kunnen worden gedeeld met gebruikers via directe toegang; Alleen rapporten kunnen echter worden gedeeld via koppelingen die toegang geven tot het rapport en de onderliggende gegevens.
  • Als u machtigingen voor opnieuw delen hebt voor de onderliggende gegevensset, deelt u een rapport of dashboard met collega's die u ook de onderliggende gegevensset deelt. Uw collega's krijgen toegang tot de hele gegevensset, tenzij de toegang wordt beperkt door beveiliging op rijniveau. Auteurs van rapporten kunnen gebruikerservaringen aanpassen bij het weergeven of gebruiken van rapporten. Auteurs kunnen bijvoorbeeld kolommen verbergen of de acties voor visuals beperken. Deze aangepaste gebruikerservaringen beperken niet welke gegevensgebruikers toegang hebben tot de gegevensset. Gebruik beveiliging op rijniveau in de gegevensset zodat de referenties van elke persoon bepalen tot welke gegevens ze toegang hebben.
  • Iedereen met wie u uw dashboard deelt, kan het zien en werken met de gerelateerde rapporten in de leesweergave. In het algemeen kunnen ze geen rapporten maken of wijzigingen in bestaande rapporten opslaan. Als u echter Ontvangers toestaan inhoud te maken met de gegevens die aan dit dashboard zijn gekoppeld, selecteert, kunnen ze hun eigen rapporten maken in andere werkruimten op basis van de gegevensset voor dit dashboard.
  • Hoewel niemand de gegevensset kan zien of downloaden, hebben zij rechtstreeks toegang tot de gegevensset met behulp van de functie Analyseren in Excel. Een beheerder kan de mogelijkheid om Analyseren in Excel te gebruiken beperken voor iedereen in de groep. De beperking is echter van toepassing op iedereen in deze groep en voor elke werkruimte waartoe de groep behoort.
  • Iedereen kan de gegevens handmatig vernieuwen.
  • U kunt geen rapporten delen die naar u zijn gedistribueerd in een app. Vraag de eigenaar van de app om de persoon toe te voegen met wie u het rapport wilt delen en de app opnieuw te publiceren.
  • Als u Microsoft Exchange Online gebruikt voor e-mail, kunt u het e-mailadres van een distributiegroep invoeren om te delen met de leden.
  • U kunt Microsoft 365 Unified-groepen niet gebruiken voor direct delen. Als u geen personen wilt opgeven, kunt u een beveiligingsgroep gebruiken om te delen met meerdere gebruikers.
  • Collega's die uw e-maildomein delen, en collega's met een ander domein maar dat wel binnen dezelfde tenant is geregistreerd, kunnen het dashboard delen met anderen. Stel dat de domeinen contoso.com en contoso2.com bijvoorbeeld zijn geregistreerd in dezelfde tenant en uw e-mailadres konrads@contoso.com is. Zowel ravali@contoso.com als gustav@contoso2.com kunnen uw dashboard delen, zolang u hen toestemming geeft om te delen.
  • Als uw collega's al toegang hebben tot een specifiek rapport of dashboard, kunt u een directe koppeling verzenden door de URL te kopiëren wanneer u op het dashboard of rapport bent. Bijvoorbeeld: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.

Volgende stappen