Een kostenbewuste organisatie bouwen

Zoals beschreven in Motivaties: waarom stappen we over op de cloud?, zijn er veel goede redenen voor een bedrijf om over te stappen op de cloud. Wanneer kostenreductie een primaire driver is, is het belangrijk om een kostenbewuste organisatie te maken.

Zorgen voor kostenbewustzijn is geen eenmalige activiteit. Net als andere onderwerpen over cloudimplementatie is het iteratief. In het volgende diagram wordt dit proces beschreven om zich te richten op drie onderling afhankelijke activiteiten: zichtbaarheid, verantwoordelijkheid en optimalisatie. Deze processen worden uitgevoerd op macro- en microniveau, wat we in dit artikel in detail beschrijven.

Afbeelding 1: Overzicht van de kostenbewuste organisatie.

Algemene kostenbewuste processen

• Zichtbaarheid: Als een organisatie zich bewust wil zijn van de kosten, moet deze inzicht krijgen in deze kosten. Zichtbaarheid in een kostenbewuste organisatie vereist consistente rapportage voor de teams die de cloud gebruiken, financiële teams die budgetten beheren en beheerteams die verantwoordelijk zijn voor de kosten. Deze zichtbaarheid wordt bereikt door het volgende tot stand te brengen:

  • Het juiste rapportagebereik.
  • Juiste resource-organisatie (beheergroepen, resourcegroepen, abonnementen).
  • Duidelijke strategieën voor taggen.
  • Juiste toegangsbeheer (Azure RBAC).

• Verantwoording: Verantwoordelijkheid is net zo belangrijk als zichtbaarheid. Verantwoordelijkheid begint met duidelijke budgetten voor implementatie-inspanningen. Budgetten moeten goed zijn opgesteld, duidelijk worden gecommuniceerd en gebaseerd zijn op realistische verwachtingen. Verantwoordelijkheid vereist een iteratief proces en een groeimentaliteit om het juiste niveau van verantwoordelijkheid te stimuleren.

• Optimalisatie: Optimalisatie is de actie die kostenreducties creëert. Tijdens de optimalisatie worden resourcetoewijzingen gewijzigd om de kosten voor het ondersteunen van verschillende workloads te verlagen. Dit proces vereist iteratie en experimenten. Elke kostenbesparing vermindert de prestaties. Het vinden van de juiste balans tussen kostenbeheersing en prestatieverwachtingen van eindgebruikers vraagt om input van meerdere partijen.

In de volgende secties worden de rollen beschreven die verschillende teams spelen bij het ontwikkelen van een kostenbewuste organisatie.

Cloudstrategieteam

Het inbouwen van kostenbewustzijn in cloudimplementatie begint op leiderschapsniveau. Om effectief te zijn op de lange termijn, moet het cloudstrategieteam een lid van het financiële team omvatten. Als uw financiële structuur bedrijfsmanagers verantwoordelijk houdt voor oplossingskosten, moeten ze ook worden uitgenodigd om lid te worden van het team. Naast de kernactiviteiten die doorgaans worden toegewezen aan het cloudstrategieteam, moeten alle leden van het cloudstrategieteam ook verantwoordelijk zijn voor:

• Zichtbaarheid: Het cloudstrategieteam en het cloudgovernanceteam moeten de werkelijke kosten van de cloudimplementatie weten. Gezien de weergave op managementniveau van dit team moeten ze toegang hebben tot meerdere kostenbereiken om uitgavenbeslissingen te analyseren. Normaal gesproken moet een leidinggevende inzicht hebben in de totale kosten voor alle clouduitgaven. Maar als actieve leden van het cloudstrategieteam moeten ze ook de kosten per bedrijfseenheid of per factureringseenheid kunnen bekijken om showback-, terugstortings- of andere cloudboekhoudingsmodellen te valideren.

• Verantwoording: Budgetten moeten worden vastgesteld tussen de teams voor cloudstrategie, cloudgovernance en cloudacceptatie op basis van verwachte implementatieactiviteiten. Wanneer er afwijkingen van het budget optreden, moeten het cloudstrategieteam en het cloudgovernanceteam samenwerken om snel de beste aanpak te bepalen om de afwijkingen te herstellen.

• Optimalisatie: Tijdens optimalisatie-inspanningen kan het cloudstrategieteam de investering en de rendementswaarde van specifieke workloads vertegenwoordigen. Als een workload een strategische waarde of financiële impact heeft op het bedrijf, moeten kostenoptimalisatie-inspanningen nauwkeurig worden bewaakt. Als er geen strategische impact op de organisatie is en er geen inherente kosten zijn voor slechte prestaties van een workload, kan het cloudstrategieteam overoptimalisatie goedkeuren. Om deze beslissingen te nemen, moet het team de kosten per project kunnen bekijken.

Cloudacceptatieteam

Het cloudacceptatieteam staat centraal bij alle ingebruiknameactiviteiten. Ze zijn dus de eerste verdedigingslinie tegen overbesteding. Dit team heeft een actieve rol in alle drie de fasen van kostenbewustzijn.

• Zichtbaarheid:

  • Bewustzijn: Het is belangrijk dat het cloudacceptatieteam inzicht heeft in de kostenbesparende doelstellingen van de inspanning. Het eenvoudigweg vermelden dat de cloudacceptatie helpt de kosten te verlagen, is een recept voor fouten. Specifieke zichtbaarheid is belangrijk. Als het bijvoorbeeld het doel is om de TCO van datacenters met 3 procent te verlagen of de jaarlijkse operationele kosten met 7 procent te verlagen, vermeldt u deze doelen vroeg en duidelijk.
  • Telemetrie: Dit team heeft inzicht nodig in de impact van hun beslissingen. Tijdens migratie- of innovatieactiviteiten hebben hun beslissingen een direct effect op de kosten en prestaties. Het team moet een balans vinden tussen deze twee concurrerende factoren. Prestatiebewaking en kostenbewaking die zijn afgestemd op de actieve projecten van het team, zijn belangrijk om de benodigde zichtbaarheid te bieden.

• Verantwoording: Het cloudacceptatieteam moet op de hoogte zijn van vooraf ingestelde budgetten die zijn gekoppeld aan hun implementatie-inspanningen. Wanneer de werkelijke kosten niet overeenkomen met het budget, is er een kans om verantwoordelijkheid te creëren. Verantwoordelijkheid is niet gelijk aan het bestraffen van het acceptatieteam voor het overschrijden van het budget, omdat budgetoverschrijding het gevolg kan zijn van noodzakelijke prestatiebeslissingen. In plaats daarvan betekent verantwoordelijkheid dat het team wordt voorlicht over de doelstellingen en hoe hun beslissingen van invloed zijn op deze doelen. Daarnaast omvat verantwoordelijkheid het bieden van een dialoogvenster waarin het team kan communiceren over beslissingen die hebben geleid tot overschrijding van de besteding. Als deze beslissingen niet overeenkomen met de doelstellingen van het project, biedt deze inspanning een goede kans om samen te werken met het cloudstrategieteam om betere beslissingen te nemen.

• Optimalisatie: Deze inspanning is een evenwichtsoefening, omdat optimalisatie van resources de prestaties kan verminderen van de workloads die ze ondersteunen. Soms kunnen verwachte of gebudgetteerde besparingen niet worden gerealiseerd voor een workload omdat de workload niet voldoende presteert met de gebudgetteerde resources. In dergelijke gevallen moet het cloudacceptatieteam verstandige beslissingen nemen en wijzigingen rapporteren aan het cloudstrategieteam en het cloudgovernanceteam, zodat budgetten of optimalisatiebeslissingen kunnen worden gecorrigeerd.

Cloudgovernanceteam

Over het algemeen is het cloudgovernanceteam verantwoordelijk voor het kostenbeheer voor de hele cloudimplementatie. Zoals beschreven in het onderwerp van de Discipline Cost Management van de Governance-methodologie van de Cloud Adoption Framework, is kostenbeheer de eerste van de vijf disciplines van cloudgovernance. In deze artikelen wordt een reeks diepere verantwoordelijkheden voor het cloudgovernanceteam beschreven.

Deze inspanning richt zich op de volgende activiteiten die betrekking hebben op de ontwikkeling van een kostenbewuste organisatie:

• Zichtbaarheid: Het cloudgovernanceteam werkt als een peer van het cloudstrategieteam om budgetten voor cloudimplementatie te plannen. Deze twee teams werken ook samen om regelmatig de werkelijke uitgaven te beoordelen. Het cloudgovernanceteam is verantwoordelijk voor consistente, betrouwbare kostenrapportage en prestatietelemetrie.

• Verantwoording: Wanneer budgetafwijkingen optreden, moeten het cloudstrategieteam en het cloudgovernanceteam samenwerken om snel de beste aanpak te bepalen om de afwijkingen te herstellen. Over het algemeen zal het cloudgovernanceteam deze beslissingen nemen. Soms is de actie eenvoudig opnieuw trainen voor het betrokken cloudacceptatieteam. Het cloudgovernanceteam kan ook helpen bij het optimaliseren van geïmplementeerde assets, het wijzigen van kortingsopties of zelfs het implementeren van geautomatiseerde opties voor kostenbeheer, zoals het blokkeren van de implementatie van niet-geplande assets.

• Optimalisatie: Nadat assets zijn gemigreerd naar of gemaakt in de cloud, kunt u bewakingshulpprogramma's gebruiken om de prestaties en het gebruik van deze assets te beoordelen. De juiste bewakings- en prestatiegegevens kunnen assets identificeren die moeten worden geoptimaliseerd. Het cloudgovernanceteam is er verantwoordelijk voor dat de hulpprogramma's voor bewaking en kostenrapportage consistent worden geïmplementeerd. Ze kunnen de implementatieteams ook helpen bij het identificeren van mogelijkheden om te optimaliseren op basis van prestatie- en kostentelemetrie.

Cloud Center of Excellence

Hoewel de CCoE doorgaans niet verantwoordelijk is voor kostenbeheer, kan het een aanzienlijke invloed hebben op kostenbewuste organisaties. Veel fundamentele IT-beslissingen zijn van invloed op de kosten op schaal. Wanneer de CCoE zijn deel doet, kunnen de kosten voor meerdere cloudimplementaties worden verlaagd.

• Zichtbaarheid: Elke beheergroep of resourcegroep die kern-IT-assets bevat, moet zichtbaar zijn voor het CCoE-team. Het team kan deze gegevens gebruiken om de mogelijkheden te optimaliseren.

• Verantwoording: Hoewel de CCoE doorgaans niet verantwoordelijk is voor kosten, kan de CCoE zichzelf verantwoordelijk houden voor het maken van herhaalbare oplossingen die de kosten minimaliseren en prestaties maximaliseren.

• Optimalisatie: Gezien de zichtbaarheid van het CCoE voor meerdere implementaties, bevindt het team zich in een ideale positie om optimalisatietips voor te stellen en implementatieteams te helpen assets beter af te stemmen.

Volgende stappen

Het uitoefenen van deze verantwoordelijkheden op elk niveau van het bedrijf helpt een kostenbewuste organisatie te stimuleren. Als u wilt beginnen met deze richtlijnen, bekijkt u de inleiding over organisatiegereedheid om de juiste teamstructuren te identificeren.

De juiste teamstructuren identificeren