Wat is Microsoft Cost Management en Facturering?

Microsoft Cost Management is een reeks hulpprogramma's waarmee organisaties de kosten van hun Microsoft Cloud-workloads kunnen bewaken, toewijzen en optimaliseren. Cost Management is beschikbaar voor iedereen met toegang tot een facturerings- of resourcebeheerbereik. De beschikbaarheid omvat iedereen van het cloud finance-team met toegang tot de factureringsrekening. En aan DevOps-teams die resources in abonnementen en resourcegroepen beheren.

Met facturering kunt u uw accounts, facturen en betalingen beheren. Facturering is beschikbaar voor iedereen met toegang tot een factureringsrekening of een ander factureringsbereik, zoals factureringsprofielen en factuursecties. Het cloud finance-team en de leidinggevenden van de organisatie zijn doorgaans inbegrepen.

Samen vormen Cost Management en Facturering uw gateway naar het Microsoft Commerce-systeem dat gedurende het hele traject voor iedereen beschikbaar is. Van het initiële registratie- en factureringsaccountbeheer tot de aankoop en het beheer van Microsoft en Marketplace-aanbiedingen van derden tot hulpprogramma's voor financiële transacties (FinOps).

Enkele voorbeelden van wat u kunt doen in Cost Management en Facturering zijn:

  • Kosten rapporteren en analyseren in de Azure Portal, Microsoft 365-beheercentrum of extern door gegevens te exporteren.
  • Bewaak kosten proactief met budget-, anomalie- en geplande waarschuwingen.
  • Gedeelde kosten splitsen met regels voor kostentoewijzing.
  • Abonnementen maken en organiseren om facturen aan te passen.
  • Configureer betalingsopties en betaal facturen.
  • Beheer uw factureringsgegevens, zoals juridische entiteit, belastinggegevens en overeenkomsten.

Hoe kosten worden verwerkt

Als u wilt begrijpen hoe Cost Management en Facturering werken, moet u eerst het Commerce-systeem begrijpen. In de kern is Microsoft Commerce een gegevenspijplijn die alle Microsoft commerciële transacties, zowel consumenten- als commerciële transacties, ondersteunt. Er zijn veel invoer en verbindingen met de pijplijn. Het bevat de registratie- en Marketplace-aankoopervaringen. We richten ons echter op de onderdelen waaruit uw cloudfactureringsrekening bestaat en hoe kosten binnen het systeem worden verwerkt.

Diagram met de commerce-gegevenspijplijn.

Aan de linkerkant van het diagram pushen uw Azure-, Microsoft 365-, Dynamics 365- en Power Platform-services allemaal gegevens naar de commerce-gegevenspijplijn. Elke service publiceert gegevens in een ander tempo. Over het algemeen geldt dat als gegevens voor de ene service langzamer zijn dan de andere, dit wordt veroorzaakt door hoe vaak deze services hun gebruik en kosten publiceren.

Naarmate de gegevens de pijplijn doorlopen, past het classificatiesysteem kortingen toe op basis van uw specifieke prijzenoverzicht en genereert het een geclassificeerd gebruik, inclusief prijs en hoeveelheid voor elke kostenrecord. Dit is de basis voor wat u ziet in Cost Management, maar dat wordt later besproken. Aan het einde van de maand worden tegoeden toegepast en wordt de factuur gepubliceerd. Het proces begint 72 uur nadat uw factureringsperiode is afgelopen, meestal de laatste dag van de kalendermaand voor de meeste accounts. Als uw factureringsperiode bijvoorbeeld eindigt op 31 maart, worden de kosten op 4 april om middernacht afgerond.

Belangrijk

Tegoeden worden toegepast als een cadeaukaart of een ander betaalmiddel voordat de factuur wordt gegenereerd. Hoewel de kredietstatus wordt bijgehouden wanneer nieuwe kosten naar de gegevenspijplijn stromen, worden tegoeden pas aan het einde van de maand expliciet toegepast op deze kosten.

Alles tot nu toe vormt het factureringsproces. Dit is waar kosten worden voltooid, kortingen worden toegepast en facturen worden gepubliceerd. Eigenaren van factureringsaccounts en factureringsprofielen zijn mogelijk bekend met dit proces als onderdeel van de factureringservaring binnen de Azure Portal of Microsoft 365-beheercentrum. Met de factureringservaring kunt u tegoeden controleren, uw factuuradres en betalingswijzen beheren, facturen betalen en meer, alles met betrekking tot het beheren van uw factureringsrelatie met Microsoft.

Nadat kortingen zijn toegepast, stromen de kostendetails naar Cost Management, waar:

  • Het anomaliedetectiemodel identificeert dagelijks afwijkingen op basis van genormaliseerd gebruik (niet geclassificeerd gebruik).
  • De engine voor kostentoewijzing past tagovername toe en splitst gedeelde kosten.
  • AWS-kosten- en gebruiksrapporten worden opgehaald op basis van eventuele connectors voor AWS die u mogelijk hebt geconfigureerd.
  • Azure Advisor-kostenaanbeveling wordt opgehaald om inzicht te krijgen in kostenbesparingen voor abonnementen en resourcegroepen.
  • Kostenwaarschuwingen worden verzonden voor budgetten, afwijkingen, geplande waarschuwingen en meer op basis van de geconfigureerde instellingen.

Ten slotte worden kostengegevens beschikbaar gesteld via kostenanalyse in de Azure Portal en gepubliceerd naar uw opslagaccount via geplande exports.

Hoe kostenbeheer en facturering zich verhouden

Cost Management is een set FinOps-hulpprogramma's waarmee u uw kosten kunt analyseren, beheren en optimaliseren.

Facturering biedt alle hulpprogramma's die u nodig hebt om uw factureringsrekening te beheren en facturen te betalen.

Cost Management is beschikbaar vanuit de factureringservaring. Het is ook beschikbaar voor elk abonnement, elke resourcegroep en elke beheergroep in de Azure Portal. De beschikbaarheid is om ervoor te zorgen dat iedereen volledig inzicht heeft in de kosten waarvoor ze verantwoordelijk zijn. En, zodat ze hun workloads kunnen optimaliseren om de efficiëntie te maximaliseren. Cost Management is ook onafhankelijk beschikbaar om het proces voor het beheren van kosten voor meerdere factureringsaccounts, abonnementen, resourcegroepen en beheergroepen te stroomlijnen.

Diagram dat laat zien hoe de factureringsorganisatie zich verhoudt tot Cost Management.

Welke gegevens zijn opgenomen in Cost Management en Facturering?

Binnen de factureringservaring kunt u alle producten, abonnementen en terugkerende aankopen beheren die u gebruikt; uw tegoeden en toezeggingen te beoordelen; en bekijk en betaal uw facturen. Facturen zijn online of als PDF-bestanden beschikbaar en bevatten alle gefactureerde kosten en eventuele toepasselijke belastingen. Tegoeden worden toegepast op het totale factuurbedrag wanneer facturen worden gegenereerd. Dit factureringsproces vindt parallel plaats aan de gegevensverwerking van Cost Management, wat betekent dat Cost Management geen tegoeden, belastingen en sommige aankopen omvat, zoals ondersteuningskosten in niet-Microsoft-klantovereenkomst (MCA)-accounts.

De klassieke CSP- (Cloud Solution Provider) en sponsorship-abonnementen worden niet ondersteund in Cost Management. Deze abonnementen worden ondersteund nadat ze zijn overgestapt op MCA.

Zie Inzicht in Cost Management-gegevens voor meer informatie over ondersteunde aanbiedingen, welke gegevens worden opgenomen of hoe gegevens worden vernieuwd en bewaard in Cost Management.

Uw factureringsrekening en facturen beheren

Microsoft heeft verschillende typen factureringsrekeningen. Elk type heeft een iets andere ervaring om de unieke aspecten van de factureringsrekening te ondersteunen. Zie Factureringsaccounts en -bereiken voor meer informatie.

U gebruikt beheertaken voor factureringsaccounts voor het volgende:

  • Facturen weergeven en betalingen doen.
  • Configureer uw factuuradres en inkoopordernummers.
  • Abonnementen maken en organiseren in afdelingen of factureringsprofielen.
  • Producten die u hebt gekocht verlengen of annuleren.
  • Schakel toegang tot Cost Management-, Reserveringen- en Marketplace-aanbiedingen in.
  • Overeenkomsten, tegoeden en toezeggingen weergeven.

Beheer voor klassieke CSP-abonnementen (Cloud Solution Provider) en klassieke sponsorship-abonnementen is niet beschikbaar in de facturerings- of Cost Management-ervaring, omdat deze anders worden gefactureerd.

Kosten rapporteren en analyseren

Kostenbeheer en facturering bevatten verschillende hulpprogramma's waarmee u uw gefactureerde Microsoft Cloud- en AWS-kosten kunt begrijpen, rapporteren en analyseren.

  • Kostenanalyse is een hulpprogramma voor ad-hoc kostenverkenning. Krijg snelle antwoorden met eenvoudige inzichten en analyses. Power BI is een geavanceerde oplossing voor het bouwen van uitgebreidere dashboards en complexe rapporten of het combineren van kosten met andere gegevens. Power BI is beschikbaar voor factureringsaccounts en factureringsprofielen.
  • Met exports en de API voor kostendetails kunt u kostendetails integreren in externe systemen of bedrijfsprocessen.
  • Op de pagina Tegoeden ziet u uw beschikbare tegoed of prepaid toezeggingssaldo. Ze worden niet opgenomen in kostenanalyse.
  • De pagina Facturen bevat een lijst met alle eerder gefactureerde kosten en hun betalingsstatus voor uw factureringsrekening .
  • Met connectors voor AWS kunt u uw AWS-kostengegevens opnemen in Azure om azure- en AWS-kosten samen te beheren. Nadat de connector is geconfigureerd, worden ook andere mogelijkheden ingeschakeld, zoals budget- en geplande waarschuwingen.

Zie Aan de slag met Kostenbeheer en factureringsrapportage voor meer informatie.

Kosten organiseren en toewijzen

Het organiseren en toewijzen van kosten is essentieel om ervoor te zorgen dat facturen worden doorgestuurd naar de juiste bedrijfseenheden en verder kunnen worden gesplitst voor interne facturering, ook wel terugstorting genoemd. Kostenbeheer en facturering bieden de volgende opties voor het organiseren van resources en abonnementen:

  • MCA-factureringsprofielen en factuursecties worden gebruikt om abonnementen in facturen te groeperen. Elk factureringsprofiel vertegenwoordigt een afzonderlijke factuur die kan worden gefactureerd aan een andere bedrijfseenheid en elke factuursectie wordt afzonderlijk gesegmenteerd in die facturen. U kunt ook de kosten per factureringsprofiel of factuursectie bekijken in kostenanalyse.
  • EA-afdelingen en inschrijvingsaccounts zijn conceptueel vergelijkbaar met factuursecties als groepen abonnementen, maar ze worden niet weergegeven in de factuur-PDF. Ze zijn echter opgenomen in de kostengegevens die bij elke factuur worden ondersteund. U kunt ook kosten per afdeling of inschrijvingsaccount bekijken in kostenanalyse.
  • Met beheergroepen kunt u ook abonnementen groeperen, maar er zijn enkele belangrijke verschillen:
    • Toegang tot beheergroepen wordt overgenomen tot aan de abonnementen en resources.
    • Beheergroepen kunnen worden gelaagd in meerdere niveaus en abonnementen kunnen op elk niveau worden geplaatst.
    • Beheergroepen zijn niet opgenomen in de kostendetails.
    • Alle historische kosten worden geretourneerd voor beheergroepen op basis van de abonnementen die zich momenteel binnen die hiërarchie bevinden. Wanneer een abonnement wordt verplaatst, worden alle historische kosten verplaatst.
    • Beheergroepen worden ondersteund door Azure Policy en kunnen regels toewijzen om nalevingsrapportage voor uw strategie voor kostenbeheer te automatiseren.
  • Abonnementen en resourcegroepen zijn het laagste niveau waarop u uw cloudoplossingen kunt organiseren. Op Microsoft wordt elk product – soms zelfs beperkt tot één regio – beheerd binnen een eigen abonnement. Het vereenvoudigt kostenbeheer, maar vereist meer overhead voor abonnementsbeheer. De meeste organisaties gebruiken abonnementen voor bedrijfseenheden en scheiden dev/test van productie- of andere omgevingen en gebruiken vervolgens resourcegroepen voor de producten. Het maakt kostenbeheer ingewikkeld omdat eigenaren van resourcegroepen geen manier hebben om kosten voor resourcegroepen te beheren. Aan de andere kant is het een eenvoudige manier om te begrijpen wie verantwoordelijk is voor de meeste kosten op basis van resources. Houd er rekening mee dat niet alle kosten afkomstig zijn van resources en dat aan sommige resources geen resourcegroepen of abonnementen zijn gekoppeld. Deze wordt ook gewijzigd wanneer u overstapt op MCA-factureringsaccounts.
  • Resourcetags zijn de enige manier om uw eigen bedrijfscontext toe te voegen aan kostendetails en zijn misschien wel de meest flexibele manier om resources toe te wijzen aan toepassingen, bedrijfseenheden, omgevingen, eigenaren, enzovoort. Zie Hoe tags worden gebruikt in kosten- en gebruiksgegevens voor beperkingen en belangrijke overwegingen voor meer informatie.

Naast het organiseren van resources en abonnementen met behulp van de abonnementshiërarchie en metagegevens (tags), biedt Cost Management ook de mogelijkheid om gedeelde kosten te verplaatsen of te splitsen via kostentoewijzingsregels. Kostentoewijzing verandert de factuur niet. Kostentoewijzing verplaatst eenvoudigweg de kosten van het ene abonnement, de resourcegroep of de tag naar een ander abonnement, resourcegroep of tag. Het doel van kostentoewijzing is het splitsen en verplaatsen van gedeelde kosten om de overhead te verminderen. En om nauwkeuriger te rapporteren over waar de kosten uiteindelijk vandaan komen (zij het indirect), wat meer volledige aansprakelijkheid zou moeten stimuleren. Zie Azure-kosten toewijzen voor meer informatie.

Hoe u kosten organiseert en toewijst, speelt een grote rol in de manier waarop mensen binnen uw organisatie kosten kunnen beheren en optimaliseren. Zorg ervoor dat u vooruit plant en uw toewijzingsstrategie jaarlijks opnieuw bekijkt.

Kosten bewaken met waarschuwingen

Kostenbeheer en facturering bieden veel verschillende soorten e-mailberichten en waarschuwingen om u op de hoogte te houden en u te helpen uw account en gemaakte kosten proactief te beheren.

  • Budgetwaarschuwingen stellen ontvangers op de hoogte wanneer de kosten een vooraf gedefinieerd kosten- of prognosebedrag overschrijden. Budgetten kunnen worden gevisualiseerd in kostenanalyse en zijn beschikbaar voor elk bereik dat wordt ondersteund door Cost Management. Abonnements- en resourcegroepbudgetten kunnen ook worden geconfigureerd om een actiegroep op de hoogte te stellen van geautomatiseerde acties om verdere kosten te verminderen of zelfs te stoppen.
  • Anomaliewaarschuwingenstellen ontvangers op de hoogte wanneer er een onverwachte wijziging in het dagelijkse gebruik is gedetecteerd. Het kan een piek of een dip zijn. Anomaliedetectie is alleen beschikbaar voor abonnementen en kan worden weergegeven in de preview-versie van de kostenanalyse. Anomaliewaarschuwingen kunnen worden geconfigureerd op de pagina kostenwaarschuwingen.
  • Met geplande waarschuwingen worden ontvangers op de hoogte gesteld van de meest recente kosten volgens een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse planning op basis van een weergave met bespaarde kosten. Waarschuwingsmails bevatten een visuele grafiekweergave van de weergave en kunnen desgewenst een CSV-bestand bevatten. Weergaven worden geconfigureerd in kostenanalyse, maar ontvangers hebben geen toegang tot kosten nodig om het e-mailbericht, de grafiek of het gekoppelde CSV-bestand te kunnen bekijken.
  • EA-toezeggingssaldowaarschuwingen worden automatisch verzonden naar alle meldingscontactpersonen die zijn geconfigureerd in de EA-factureringsrekening wanneer het saldo 90% of 100% is gebruikt.
  • Factuurwaarschuwingen kunnen worden geconfigureerd voor MCA-factureringsprofielen en Microsoft MOSP-abonnementen (Online Services Program). Zie Uw Azure-factuur weergeven en downloaden voor meer informatie.

Zie Gebruik en uitgaven bewaken met kostenwaarschuwingen voor meer informatie.

Kosten optimaliseren

Microsoft biedt een breed scala aan hulpprogramma's voor het optimaliseren van uw kosten. Sommige van deze hulpprogramma's zijn beschikbaar buiten cost management en facturering, maar zijn voor de volledigheid opgenomen.

  • Er zijn veel gratis services beschikbaar in Azure. Let goed op de beperkingen. Verschillende services zijn voor onbepaalde tijd gratis, gedurende 12 maanden of 30 dagen. Sommige zijn gratis tot een bepaalde hoeveelheid gebruik en sommige hebben mogelijk afhankelijkheden van andere services die niet gratis zijn.
  • De Azure-prijscalculator is de beste plek om te beginnen bij het plannen van een nieuwe implementatie. U kunt veel aspecten van de implementatie aanpassen om te begrijpen hoe er kosten in rekening worden gebracht voor die service en om te bepalen welke SKU's/opties u binnen de gewenste prijscategorie houden. Zie prijsinformatie voor meer informatie over de prijzen voor elk van de services die u gebruikt.
  • Azure Advisor-kostenaanbeveling moet uw eerste stop zijn wanneer u geïnteresseerd bent in het optimaliseren van bestaande resources. Advisor-aanbevelingen worden dagelijks bijgewerkt en zijn gebaseerd op uw gebruikspatronen. Advisor is beschikbaar voor abonnementen en resourcegroepen. Gebruikers van beheergroepen kunnen ook aanbevelingen zien, maar moeten de gewenste abonnementen selecteren. Factureringsgebruikers kunnen alleen aanbevelingen zien voor abonnementen waartoe ze resourcetoegang hebben.
  • Met Azure-besparingsplannen bespaart u geld wanneer u consistent gebruik hebt van Azure-rekenresources. Een besparingsplan kan uw resourcekosten aanzienlijk verlagen met maximaal 65% van de prijzen voor betalen per gebruik.
  • Met Azure-reserveringen kunt u tot 72% besparen in vergelijking met tarieven voor betalen per gebruik door u vooraf vast te leggen aan specifieke gebruiksbedragen voor een bepaalde tijdsduur.
  • Azure Hybrid Benefit helpt u de kosten aanzienlijk te verlagen door gebruik te maken van on-premises Windows Server en SQL Server-licenties of RedHat- en SUSE Linux-abonnementen in Azure.

Zie Azure-voordelen en -incentives voor andere opties.

Volgende stappen

Nu u weet wat Kostenbeheer en facturering is, is de volgende stap beginnen met het gebruik ervan.