Weergeven en bewerken in Excel vanuit Business Central

Met pagina's met een lijst met records in rijen en kolommen, zoals een lijst met klanten, verkooporders of facturen, kunt u de lijst exporteren naar Microsoft Excel en daar bekijken. Afhankelijk van de pagina hebt u twee opties voor weergave in Excel. Beide opties zijn beschikbaar via het pictogram Delen boven aan een pagina. U kunt de actie Openen in Excel of de actie Bewerken in Excel op de pagina selecteren. In dit artikel worden de twee acties uitgelegd.

Tip

Wanneer u gegevens exporteert van Business Central naar Excel met behulp van de acties Openen in Excel of Bewerken in Excel of met Excel-sjablonen/-indelingen in Financiële rapportage, kunt u nu profiteren van Agentmodus in Excel om gegevensvoorbereiding en -analyse te stroomlijnen. Met de agentmodus kunt u taken in natuurlijke taal beschrijven. Afhankelijk van uw instructies voert Excel automatisch de vereiste opschoning, transformatie of analysestappen uit.

Openen in Excel

Met de actie Openen in Excel kunt u wijzigingen aanbrengen in de records in Excel, maar u kunt de wijzigingen niet terug naar Business Central publiceren. U kunt de wijzigingen alleen opslaan in het Excel-bestand, zonder dat dit van invloed is op gegevens in Business Central.

• Excel houdt rekening met alle filters op de pagina waarmee de weergegeven records worden beperkt. De Excel-werkmap heeft dezelfde rijen en kolommen die op de pagina in Business Central worden weergegeven.
• Deze actie werkt zowel op Windows als macOS.
• Als uw organisatie OneDrive voor systeemfuncties heeft geconfigureerd, wordt de Excel-werkmap geopend in uw browser met behulp van de webversie van Excel. Als u geen OneDrive gebruikt voor systeemfuncties, wordt de werkmap gedownload naar uw apparaat. Van daaruit kunt u het openen met de Excel-bureaubladapp of Excel voor het web, afhankelijk van wat u hebt.

Tip

Hoe zit het met rapporten? U kunt de rapportresultaten exporteren naar een Excel-bestand om de volledige gegevensset te bekijken, inclusief alle kolommen. Het Excel-bestand kan u helpen te valideren dat het rapport de verwachte gegevens retourneert. Als u een rapport wilt exporteren, voert u het rapport uit en selecteert u het Send naar>Microsoft Excel Document (alleen gegevens) op de aanvraagpagina. Zie Werken met rapporten - Een rapport opslaan in een bestand voor meer informatie.

Notitie

In Excel hebben gehele getallen in kolommen een decimaalteken aan het einde (zoals een punt . of komma ,), ook al wordt het decimaalteken niet weergegeven in Business Central. Het decimaalteken is afhankelijk van de regio-instellingen van uw apparaat. 10 in Business Central kan bijvoorbeeld worden weergegeven als 10. of 10, in Excel. U kunt de indeling in Excel wijzigen door de waarden te selecteren en vervolgens Ctrl+1 te selecteren. Meer informatie over het wijzigen van de getalnotatie in Excel bij Getallen opmaken.

Bewerken in Excel

De actie Bewerken in Excel is beschikbaar bij de meeste lijsten, maar niet alle. Met de actie Edit in Excel kunt u wijzigingen aanbrengen in records in Excel en de wijzigingen vervolgens weer naar Business Central publiceren. Wanneer Excel wordt geopend, wordt het deelvenster Excel-invoegtoepassing weergegeven.

• Met deze actie houdt Excel rekening met de meeste filters op de pagina die het aantal weergegeven records beperken, dus de Excel-werkmap bevat bijna dezelfde records en kolommen.
• Als u de meest recente gegevens uit Business Central wilt ophalen, kiest u Refresh in het deelvenster Excel-invoegtoepassing.
• Als uw organisatie OneDrive voor systeemfuncties heeft geconfigureerd, wordt de Excel-werkmap geopend in uw browser met behulp van de webversie van Excel. Als u geen OneDrive gebruikt voor systeemfuncties, wordt de werkmap gedownload naar uw apparaat. Van daaruit kunt u het openen met de Excel-bureaubladapp of Excel voor het web, afhankelijk van wat u hebt.

Eerste aanmelding

De actie Edit in Excel vereist dat de Business Central-invoegtoepassing is geïnstalleerd in Excel. In sommige gevallen heeft uw beheerder de invoegtoepassing mogelijk zo ingesteld dat deze automatisch voor u wordt geïnstalleerd. In dit geval hoeft u zich alleen aan te melden bij Business Central in het deelvenster Excel-invoegtoepassing met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Anders wordt het deelvenster Nieuwe Office-invoegtoepassing geopend. Om de invoegtoepassing te installeren kiest u Deze invoegtoepassing vertrouwen, waardoor de invoegtoepassing rechtstreeks vanuit de Office Store wordt geïnstalleerd.

Als de invoegtoepassing niet wordt geïnstalleerd, neemt u contact op met uw beheerder of probeert u deze handmatig te installeren. Meer informatie vindt u in De invoegtoepassing handmatig installeren voor uw eigen gebruik.

Werken in omgevingen en bedrijven

U kunt het bedrijf waarmee u werkt wijzigen. Als u van bedrijf wilt veranderen, selecteert u het pictogram Opties in het deelvenster Excel-invoegtoepassing en selecteert u vervolgens het bedrijf in het veld Bedrijf.

Belangrijk

Wanneer u het bedrijf wijzigt, moet u ervoor zorgen dat het veld Omgeving niet leeg is. Als dat zo is, stelt u deze in op een van de beschikbare opties; anders werkt de invoegtoepassing niet correct.

Als u wijzigingen aanbrengt in de invoegtoepassing, moet u deze opnieuw laden om de verbinding bij te werken. Gebruik om opnieuw te laden het menu in de rechterbovenhoek van de invoegtoepassing. Neem contact op met uw beheerder als u de invoegtoepassing niet kunt laden. Raadpleeg Get the Business Central add-in for Excel als u de beheerder bent.

Notitie

De invoegtoepassing werkt met Excel voor het web (online) vanaf elk apparaat, zolang u maar een ondersteunde browser gebruikt. Het werkt ook met de Excel-app voor Windows (pc), maar niet voor macOS.

Voor Business Central on-premises is de actie Edit in Excel alleen beschikbaar als de Excel-invoegtoepassing is geconfigureerd door de beheerder en alleen beschikbaar is voor de webclient. Voor beheerders die willen weten hoe u de Excel-invoegtoepassing installeert, raadpleegt u Het instellen van de Business Central-invoegtoepassing voor Excel in Business Central on-premises.

Limieten bij het gebruik van Excel voor het web

Wanneer Bewerken in Excel wordt gebruikt op lijstpagina's voor tabellen met veel kolommen, heeft de resulterende werkmap mogelijk te veel kolommen om het bestand te kunnen bekijken in Excel voor het web. Business Central beperkt de geëxporteerde werkmap automatisch tot 100 kolommen wanneer OneDrive is geconfigureerd voor systeemfuncties.

Agentic Excel gebruiken om gegevenstaken te verbeteren

Wanneer u gegevens uit Business Central naar Excel exporteert met behulp van de acties Openen in Excel of Bewerken in Excel, of met Excel-sjablonen/indelingen in Financiële rapportage kunt u profiteren van Agentmodus in Excel om de gegevensvoorbereiding en -analyse te stroomlijnen. Met de agentmodus kunt u taken in natuurlijke taal beschrijven. Afhankelijk van uw instructies voert Excel de stappen voor opschonen, transformeren of analyseren automatisch uit.

Scenario: Business Central gegevens opschonen en voorbereiden

Met de agentmodus kunt u snel geëxporteerde lijsten voorbereiden voordat u wijzigingen weer naar Business Central publiceert. U kunt instructies voor natuurlijke taal gebruiken voor het volgende:

• Verwijder duplicaten, standaardiseer tekstopmaak of markeer afwijkingen en ontbrekende waarden.
• Vul ontbrekende velden in, pas consistente naamconventies toe of detecteer onverwachte uitbijters in item-, leverancier- of prijsgegevens.
• Werkbladen opnieuw structureren, nieuwe afgeleide kolommen maken of gegevens hervormen voor import in configuratiepakketten of sjablonen.

Deze mogelijkheden verminderen handmatige inspanning en zorgen ervoor dat hoofdgegevens van hoge kwaliteit worden gebruikt voordat u wijzigingen opnieuw publiceert.

Scenario: Bedrijfsgegevens efficiënt analyseren

Nadat u gegevens uit Business Central hebt geëxporteerd, kan de agentmodus u helpen bij het versnellen van analyse door het volgende te maken:

• Samenvattingen en trends geschreven in natuurlijke taal.
• Grafieken, draaitabellen en dashboards.
• Regels voor voorwaardelijke opmaak om belangrijke patronen te markeren, zoals verouderingsbalansen of lage voorraadniveaus.

U kunt inzichten genereren zonder formules of complexe werkmapstructuren te bouwen.

Scenario: Ondersteuning voor iteratieve en werkstromen met meerdere stappen

Agentmodus kan taken met meerdere stappen uitvoeren waarvoor anders verschillende handmatige bewerkingen nodig zijn. U kunt bijvoorbeeld het volgende doen:

1. Een lijst met items uit Business Central exporteren.
2. Vraag Excel om inconsistente beschrijvingen op te schonen.
3. Groeperen op itemcategorie aanvragen en een grafiek met verkooptrends genereren.
4. Formatteer de uitvoer om deze voor te bereiden voor opnieuw importeren in een configuratiepakket.

Met deze gespreksgerichte, iteratieve ervaring kunt u de resultaten stapsgewijs verfijnen zonder dat u specifieke Excel-functies hoeft te kennen.

Scenario: Excel-sjablonen opmaken voor financiële rapporten

Met de agentmodus kunt u de onbewerkte Excel-uitvoer voor een financieel rapport opmaken vanuit de functie Financiële rapportage.

Ga naar Financiële rapporten integreren met Excel voor meer informatie.

Overwegingen bij het werken met gegevens

Agentmodus voert alleen acties uit in Excel. Wijzigingen worden pas teruggeschreven naar Business Central als u ze publiceert. Volg de procedures voor gegevensbeheer van uw organisatie, met name wanneer u met gevoelige gegevens werkt.

Beschikbaarheid van agentmodus

De beschikbaarheid van de agentmodus is afhankelijk van het land/de regio en de licentieverlening.

Ga voor meer informatie naar veelgestelde vragen over de agentmodus in Excel

Verwante informatie

Veelgestelde vragen over agentmodus in Excel
Gegevens analyseren op lijstpagina's met behulp van de gegevensanalysemodus
Werk met Business Central

Vind gratis e-learningmodules voor Business Central hier