Dubbele records samenvoegen
Aangezien verschillende gebruikers in de loop van de tijd nieuwe klant-, leveranciers- of contactkaarten maken, of de nieuwe records automatisch worden gemaakt tijdens migratie, kan een klant, leverancier of contact in het systeem worden voorgesteld door meer dan één record. In dit geval kunt u de pagina Dubbele records samenvoegen gebruiken vanaf de kaart of de record die u wilt behouden. De pagina geeft u een overzicht van dubbele veldwaarden en biedt functies om te selecteren welke waarden worden behouden of verwijderd wanneer twee records tot één worden samengevoegd.
Notitie
Alleen gebruikers met de machtigingenset DUBBELE RECORDS SAMENVOEGEN kunnen deze functionaliteit gebruiken.
Tip
De pagina Dubbele records samenvoegen toont alle velden waar de waarden verschillen voor de twee records die worden vergeleken. Daarom wordt een dubbele record aangeduid doordat de pagina erg weinig velden bevat. Als de pagina veel velden bevat, is de verdachte record waarschijnlijk geen duplicaat.
De volgende procedure is gebaseerd op een klantenkaart. De stappen zijn voor leveranciers- en contactkaarten vergelijkbaar.
Kies het
voer Klanten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Selecteer de klant voor wie u vermoedt dat er een dubbele record bestaat en kies vervolgens de actie Bewerken.
Kies op de pagina Klantenkaart de actie Samenvoegen met.
Selecteer op de pagina Dubbele records samenvoegen in het veld Samenvoegen met de klant die u denkt dat een duplicaat is van de klant die u hebt geopend, die wordt aangegeven in het veld Actueel.
Het sneltabblad Velden bevat velden waarvan de waarden voor de twee klanten verschillen. Dit houdt in dat als de geselecteerde klant echt een dubbele record is, slechts weinig velden worden vermeld, zoals typefouten en andere foutieve gegevensinvoer.
Het sneltabblad Gerelateerde tabellen bevat tabellen die velden bevatten met een relatie met beide klanten. De velden Huidig aantal en Aantal dubbele records geven het aantal velden in gerelateerde tabellen aan waarin de waarde Nr. van zowel de huidige als de dubbele klant wordt gebruikt. Op de pagina Dubbele records samenvoegen is deze sectie echter alleen informatief. Als er samenvoegingsconflicten bestaan, lost u deze op de pagina Conflicten met samenvoegen van dubbele records op. Zie stap 8 t/m 12.
Voor elk veld waarin u een andere waarde wilt gebruiken dan de huidige, schakelt u het selectievakje Overschrijven in. De waarde in het veld Alternatieve waarde wordt dan overgedragen naar de huidige record wanneer u het proces voltooit.
Wanneer u klaar bent met selecteren welke waarden moeten worden behouden of overschreven, kiest u de actie Samenvoegen.
Er wordt gecontroleerd of de samenvoeging van waarden voor de dubbele klant met de huidige klant conflicten veroorzaakt. Er is een conflict als een waarde in ten minste één primaire-sleutelveld voor beide klanten hetzelfde is, terwijl de waarde in het veld Nr. voor de twee klanten verschilt.
Als geen conflicten worden gevonden, kiest u de knop Ja in het bevestigingsberichtvenster.
De dubbele klant krijgt een nieuwe naam, zodat al het gebruik van de waarde Nr. ervan in alle velden met relaties met de klantentabel wordt vervangen door de waarde Nr. van de huidige klant.
Als er conflicten bestaan, kiest u de actie (xx) conflicten oplossen alvorens samen te voegen op het sneltabblad Conflicten, dat wordt weergegeven als er conflicten bestaan.
Selecteer op de pagina Conflicten met samenvoegen van dubbele records de regel voor een gerelateerde tabel met een conflict en kies vervolgens de actie Details weergeven.
De pagina Dubbele records samenvoegen bevat nu de velden in de geselecteerde tabel die een samenvoegingsconflict veroorzaken tussen de twee klantrecords. U ziet zowel in de samengevatte waarden in de velden Actueel en Conflicteert met als op de regels dat ten minste één primaire-sleutelveld hetzelfde is voor beide klanten en dat de waarde van het veld Nr. verschilt voor de twee klanten.
Als u de dubbele klantrecord niet wilt houden, kiest u de actie Dubbele record verwijderen en kiest u de knop Sluiten.
Identieke veldwaarden, anders dan de waarde in het veld Nr., worden verwijderd uit de dubbele record en ingevoegd in de huidige record.
Als u de dubbele klantrecord na de samenvoeging wilt houden, kiest u Dubbele record hernoemen.
Bij regels, anders dan het veld Nr., waar het veld dezelfde waarde heeft in beide records, wijzigt u de waarde in het veld Alternatieve waarde en kiest u vervolgens de knop Sluiten.
De conflicterende veldwaarde wordt bijgewerkt in de dubbele record, zodat deze kan worden samengevoegd met de huidige record. De dubbele record blijft na de samenvoeging bestaan.
Herhaal stap 8 tot en met 12 totdat alle conflicten worden opgelost. Het sneltabblad Conflicten verdwijnt.
Kies op de pagina Dubbele records samenvoegen de actie Samenvoegen opnieuw en selecteer vervolgens de knop Ja in het bevestigingsberichtvenster.
Notitie
Voor contacten kunt u functionaliteit gebruiken om te zoeken naar dubbele contacten voordat u de pagina Dubbele records samenvoegen gebruikt. Zie voor meer informatie Zoeken naar dubbele contacten.
Zie ook
Feedback
Binnenkort beschikbaar: In de loop van 2024 zullen we GitHub-problemen geleidelijk uitfaseren als het feedbackmechanisme voor inhoud en deze vervangen door een nieuw feedbacksysteem. Zie voor meer informatie: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Feedback verzenden en weergeven voor