Contacten instellen

Wanneer u contacten maakt, kunt u specifieke gegevens invoeren, zoals de sector waartoe het contact behoort en uw zakenrelatie met de contacten.

Voordat u contacten maakt en details over uw zakenrelaties registreert, moet u de verschillende codes instellen waarmee u deze informatie kunt toewijzen aan uw contactbedrijven en medewerkers. Codes kunnen worden ingesteld voor mailinggroepen, sectoren, zakenrelaties, webbronnen, niveaus binnen de organisatie en functiegroepen. U kunt dit instellen door de actie Nieuw te kiezen als u de lijsten opzoekt vanaf de contactkaart.

Als u deze informatie hebt ingesteld, kunt u veel beter op een georganiseerde manier contacten maken en efficiënter zoeken naar alle contacten op basis van een bepaalde groep. Elke groep in uw bedrijf kan naar de informatie zoeken, waardoor de communicatie met de contacten succesvoller verloopt.

Sectoren toewijzen aan een contact

U gebruikt sectoren om het soort industrie aan te geven waartoe uw contacten behoren, bijvoorbeeld de detailhandel of de automobielindustrie.

Notitie

Dit kan alleen voor contacten van het type Bedrijf.

De sectorcode bepaalt het type of de categorie van de groep, zoals ADVERTENTIE voor reclame of PERS voor tv en radio. U kunt meerdere sectorcodes hebben. Als u de sectoren wilt definiëren, gebruikt u de pagina Sectoren.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Bedrijf en kies vervolgens de actie Sectoren. De pagina Contact sectoren wordt geopend.
3. Selecteer in het veld Sectorcode de sectorgroepen die u wilt toewijzen.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal sectoren toe te wijzen. U kunt sectoren ook toewijzen vanuit het contactoverzicht door dezelfde procedure te volgen.

Het aantal sectoren dat u aan het contact hebt toegewezen, wordt weergegeven in het veld Aantal sectoren in het gedeelte Segmentatie op de pagina Contactkaart.

Nadat u sectoren hebt toegewezen aan de contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor de segmenten te selecteren. Zie voor meer informatie Contacten toevoegen aan segmenten.

Mailinggroepen toewijzen aan een contact

U kunt mailinggroepen gebruiken om groepen contacten aan te geven die dezelfde informatie moeten ontvangen. U kunt bijvoorbeeld een mailinggroep instellen voor de contacten aan wie u een verhuisbericht voor uw kantoor wilt sturen, of een andere groep om relatiegeschenken aan te zenden.

De mailinggroepscode bepaalt het type of de categorie van de groep, zoals VERHUIZING voor een kantoorverhuizing of GESCHENK voor relatiegeschenken. U kunt meerdere sectorcodes hebben. Als u de sectoren wilt definiëren, gebruikt u de pagina Mailinggroepen.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Mailinggroepen. De pagina Contact mailinggroepen wordt geopend.
3. Selecteer in het veld Mailinggroepcode de mailinggroep die u wilt toewijzen.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal mailinggroepen toe te wijzen. U kunt mailinggroepen ook toewijzen vanuit het contactoverzicht door dezelfde procedure te volgen.

Het aantal mailinggroepen dat u aan het contact hebt toegewezen, wordt weergegeven in het veld Aantal mailinggroepen van het gedeelte Segmentatie op de pagina Contactkaart.

Nadat u mailinggroepen hebt toegewezen aan de contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor de segmenten te selecteren. Zie voor meer informatie Contacten toevoegen aan segmenten.

Het alternatieve adres van een contact definiëren

U kunt een alternatief adres toewijzen waarop het contact soms e-mail en informatie wil ontvangen, bijvoorbeeld het adres van een vakantiehuis. U kunt ook een of meer perioden toewijzen aan elk alternatief adres dat u voor de contacten hebt ingevoerd, om aan te geven wanneer het adres geldig is.

1. Open de relevante contactkaart.

2. Kies de actie Alternatief adres en kies vervolgens de actie Kaart.

   Als u wilt aangeven dat het alternatieve adres in een bepaalde periode geldt, kiest u in plaats daarvan de actie Datumreeks.

3. Voer op de pagina Contact alt. adresoverzicht een nieuw alternatief adres in en vul de velden op de pagina Contact alternatief adres in.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal alternatieve adressen toe te wijzen. Voor elk alternatief adres kunt u een of meer perioden opgeven.

Functiegroepen toewijzen aan een contact

U kunt informatie over de functiegroepen van contactpersonen toevoegen om aan te geven waar de contactpersoon verantwoordelijk voor is binnen het bedrijf, bijvoorbeeld IT, beheer of productie. U kunt deze gegevens gebruiken wanneer u gegevens over uw contacten invoert.

Notitie

Dit kan alleen voor contacten van het type Persoon.

De functiegroepcode bepaalt het type of de categorie van het project, MARKETING of INKOOP. U kunt meerdere functiegroepcodes hebben. Als u de functiegroep wilt definiëren, gebruikt u de pagina Functiegroepen.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Persoon en kies vervolgens de actie Functiegroepen. De pagina Contact functiegroepen wordt geopend.
3. Selecteer in het veld Functiegroepcode de functiegroep die u wilt toewijzen.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal functiegroepen toe te wijzen. U kunt functiegroepen ook toewijzen vanuit het contactoverzicht door dezelfde procedure te volgen.

Het aantal functiegroepen dat u aan het contact hebt toegewezen, wordt weergegeven in het veld Aantal functiegroepen in het gedeelte Segmentatie op de pagina Contact.

Nadat u functiegroepen hebt toegewezen aan uw contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor uw segmenten te selecteren. Zie voor meer informatie Contacten toevoegen aan segmenten.

Organisatieniveaus toewijzen aan een contact

U kunt organisatieniveaus voor uw contacten gebruiken om op te geven welke functie ze hebben in het bedrijf, bijvoorbeeld directie. U kunt deze gegevens gebruiken wanneer u gegevens over uw contacten invoert.

Notitie

Dit kan alleen voor contacten van het type Persoon.

Het organisatieniveau bepaalt het type of de categorie van het organisatieniveau, bijvoorbeeld CEO of CFO. U kunt meerdere organisatieniveaucodes hebben. Als u het organisatieniveau wilt definiëren, gebruikt u de pagina Organisatieniveaus.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Selecteer in het veld Organisatieniveaus de code die u wilt toewijzen.

Nadat u niveaus binnen de organisatie aan de contacten hebt toegewezen, kunt u deze gegevens gebruiken om segmenten te maken.

Nadat u functiegroepen hebt toegewezen aan uw contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor uw segmenten te selecteren. Zie voor meer informatie Contacten toevoegen aan segmenten.

Webbronnen toewijzen aan een contact

U kunt webbronnen gebruiken met uw contactbedrijven om bijvoorbeeld zoekengines en websites op internet aan te geven die u wilt gebruiken om informatie over de contacten te zoeken. Als u webbronnen wilt toewijzen, moet u aangeven welk zoekprogramma en welk zoekwoord wordt gebruikt bij het zoeken naar de vereiste informatie.

Notitie

Dit kan alleen voor contacten van het type Bedrijf.

Als u webbronnen wilt toewijzen, moet u aangeven welk zoekprogramma en welk zoekwoord wordt gebruikt bij het zoeken naar de vereiste informatie.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Bedrijf en kies vervolgens de actie Webbronnen. De pagina Contact webbronnen wordt geopend.
3. Kies in het veld Webbroncode de webbron die u wilt toewijzen.
4. Voer in het veld Zoekterm de zoekterm in die moet worden gebruikt bij het zoeken naar de informatie.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal webbronnen toe te wijzen.

Zakenrelaties toewijzen aan contacten

U kunt zakenrelaties gebruiken om de zakenrelatie aan te geven die u hebt met uw contacten bijvoorbeeld een prospect, bank, serviceleverancier, enzovoort.

Notitie

Dit kan alleen voor contacten van het type Bedrijf.

1. Open de relevante contactkaart.
2. Kies de actie Bedrijf en kies vervolgens de actie Zakenrelaties.
3. Selecteer op de pagina Zakenrelaties (Relatie), in het veld Zakenrelatiecode de zakenrelatie die u wilt toewijzen.

Herhaal deze stappen om het gewenste aantal zakenrelaties toe te wijzen.

Het aantal zakenrelaties dat u aan het contact hebt toegewezen, wordt weergegeven in het veld Aantal zakenrelaties in het gedeelte Segmentatie van de pagina Contact.

Nadat u zakenrelaties hebt toegewezen aan de contacten, kunt u deze gegevens gebruiken om contacten voor de segmenten te selecteren. Zie voor meer informatie Contacten toevoegen aan segmenten.

Bepaalde informatie automatisch kopiëren van contactbedrijven naar contactpersonen.

Een aantal gegevens voor de contactbedrijven is gelijk aan de gegevens voor de contacten die in deze bedrijven werken, bijvoorbeeld de adresgegevens. Op het sneltabblad Overerving van de pagina Marketinginstellingen kunt u opgeven welke velden op de contactkaart van een bedrijf naar de contactkaart van een persoon worden gekopieerd wanneer u een contactpersoon voor het contactbedrijf maakt.

Als u een van deze velden wijzigt op de contactbedrijfkaart, worden dezelfde velden op de contactpersoonskaart automatisch bijgewerkt, tenzij u het veld op de contactpersoonskaart handmatig hebt gewijzigd.

Zie voor meer informatie Contacten maken.

Vooraf bepaalde standaardwaarden van nieuwe contacten gebruiken

U kunt bepalen of er automatisch een bepaalde taalcode, regiocode, verkoperscode en land-/regiocode als standaardwaarde moet worden toegewezen aan elk nieuw contact. U kunt ook een standaardverkoopcycluscode invoeren die automatisch wordt toegewezen aan elke nieuwe opportunity. U stelt dit in op het sneltabblad Standaarden op de pagina Marketinginstellingen

Als u velden overneemt, worden de ingestelde standaardwaarden overschreven. Als u bijvoorbeeld Engels als standaardtaal hebt ingesteld, maar de taal van het contactbedrijf is Duits, wordt Duits automatisch toegewezen als de taal voor de contacten die zijn vastgelegd voor het desbetreffende bedrijf.

Contacten synchroniseren met klanten, leveranciers en bankrekeningen

Als u de contactkaart wilt synchroniseren met een gekoppelde klant-, leveranciers- of bankrekeningkaart, moet u het relevante veld invullen in het gedeelte Zakenrelatiecode voor op het sneltabblad Interacties van de pagina Marketinginstellingen.

Zie voor meer informatie Contacten synchroniseren met klanten, leveranciers en bankrekeningen.

Dubbele contacten zoeken

U kunt de toepassing automatisch laten zoeken naar dubbele records telkens wanneer u een contact maakt, of u kunt ervoor kiezen handmatig te zoeken nadat u contacten hebt gemaakt. U kunt de zoekstrings ook automatisch laten bijwerken door de toepassing, telkens wanneer u contactgegevens wijzigt of een contact maakt. U kunt zelf het zoekresultaatpercentage bepalen, dat wil zeggen, het percentage van identieke strings dat twee contactpersonen moeten hebben zodat ze als dubbele records worden beschouwd. U stelt dit in op het sneltabblad Dubbele records op de pagina Marketinginstellingen.

Wanneer u een dubbel contact hebt gevonden, kunt u de pagina Dubbele records samenvoegen gebruiken om het samen te voegen met een bestaande contactrecord die u wilt behouden. Zie voor meer informatie Dubbele records samenvoegen.

Zie ook

Contactpersonen beheren
Contacten maken
Verkoopopportunities beheren
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central