Procedure: Vooruitbetalingen verkoop instellen en factureren

Deze procedure leidt u door het proces van het instellen en gebruiken van vooruitbetalingen in Business Central. Vooruitbetalingen zijn betalingen die worden gefactureerd en geboekt naar een verkoop- of inkooporder voordat u de definitieve factuur boekt. U vereist bijvoorbeeld een borgsom voordat u artikelen produceert in opdracht, of u vereist mogelijk betaling voordat u artikelen naar een klant verscheept. U kunt de vooruitbetalingsfunctionaliteit gebruiken om vereiste borgsommen te factureren en te innen van klanten en om borgsommen over te maken aan leveranciers. Op deze manier worden alle relevante betalingen tegen dezelfde factuur geboekt.

Voor elke klant of leverancier kunt u vooruitbetalingsvereisten definiëren voor alle artikelen of bepaalde artikelen. Wanneer u vooruitbetalingen heeft ingesteld, kunt u vooruitbetalingsfacturen genereren van verkoop- en inkooporders met vooruitbetalingsbedragen die zijn gebaseerd op uw instellingen. U kunt indien nodig de bedragen op de facturen wijzigen.

U kunt bijvoorbeeld meer vooruitbetalingsfacturen versturen, als er meer artikelen worden toegevoegd aan de order.

Informatie over deze procedure

In deze procedure komen de volgende scenario's aan de orde:

• Vooruitbetalingen instellen
• Een order maken waarvoor een vooruitbetaling vereist is
• Een vooruitbetalingsfactuur maken
• De vooruitbetalingsvereisten voor een order aanpassen
• Vooruitbetalingen vereffenen met een order
• Het uiteindelijke bedrag van een order met vooruitbetaling factureren

Rollen

Deze procedure bevat taken voor de volgende rollen:

• Administrateur (Phyllis)
• Orderverwerker (Susan)
• Administratie vorderingen (Arnie)

Scenario

Phyllis is administrateur en bepaalt welke klanten een aanbetaling moeten doen voordat artikelen worden gefabriceerd of verzonden. Phyllis stelt Business Central in op het automatisch berekenen van vooruitbetalingen.

Susan is verkooporderverwerker. Als een klant belt om een order te plaatsen, voert Susan de order in het systeem in terwijl ze de klant aan de telefoon heeft. Op deze manier kan Susan prijzen en betalingsvoorwaarden meteen met de klant controleren en ze kan wijzigingen in de order aanbrengen terwijl ze met de klant onderhandelt.

Arnie werkt op de afdeling Vorderingen en boekt facturen en betalingen.

In dit scenario stelt Phyllis vooruitbetalingsvereisten op voor de klant Selangorian op basis van hun kredietgeschiedenis. Phyllis geeft Susan instructies voor het afhandelen van hun bestellingen.

Wanneer de klant belt, onderhandelt Susan met de klant totdat ze een overeenkomst bereiken. Ze kiest er vervolgens voor om de vooruitbetaling op verschillende manieren te berekenen.

Nadat Susan de vooruitbetalingsfactuur heeft verstuurd, bestelt te klant een extra artikel. Susan werkt de order bij en maakt een tweede vooruitbetalingsfactuur.

Arnie registreert de betaling van de klant en past deze toe op de facturen, waarna hij de uiteindelijke factuur stuurt.

Vooruitbetalingen instellen

Als administrateur stelt Phyllis het systeem in voor het verwerken van vooruitbetalingen van klanten.

• Phyllis besluit voor de vooruitbetalingen dezelfde nummerreeks te gebruiken als voor de verkoopfacturen.
• Phyllis stelt de toepassing in om te controleren of vooruitbetalingen zijn vereist voordat de uiteindelijke factuur voor een order wordt verzonden.
• Phyllis stelt standaardwaarden in voor een vereist vooruitbetalingspercentage voor bepaalde artikelen en klanten.

In de volgende procedures wordt beschreven hoe de taken van Phyllis worden uitgevoerd:

Nummerreeks voor vooruitbetalingen instellen

1. Kies het voer Verkoopinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Vouw op de pagina Verkoopinstellingen het sneltabblad Nummerreeks uit.
3. Controleer of de nummerreeks voor geboekte vooruitbetalingsfacturen in het veld Geboekte vooruitbetalingsfactuurnrs. overeenkomt met de reeks voor geboekte verkoopfacturen (Factuurnrs. (Geboekt)) en of de nummerreeks voor geboekte vooruitbetalingscreditnota's (Geboekte vooruitbetalingscreditnotanrs.) overeenkomt met de reeks voor geboekte creditnota's (Creditnotanrs. (Geboekt)).

Verzendingen blokkeren voor niet voldane vooruitbetalingen

1. Schakel op de pagina Verkoopinstellingen op het sneltabblad Algemeen het selectievakje Vooruitbetaling controleren bij boeken in.

Nu kunt u geen orders verzenden of factureren waarvoor een niet-betaald vooruitbetalingsbedrag openstaat.

Phyllis stelt in dat bij klant 20000 standaard een aanbetaling van 30% voor alle orders moet worden gefactureerd. Daarom voert Phyllis een standaardpercentage voor vooruitbetaling in voor de klant.

Phyllis stelt in dat bij alle klanten een aanbetaling van 20% wordt gefactureerd voor artikel 1896-S. Klant 20000 heeft een slechte betalingsgeschiedenis, dus vereist Phyllis van klant 20000 een aanbetaling van 40% voor artikel 1896-S. In de volgende procedure wordt beschreven hoe de aanbetalingspercentages worden ingesteld.

Standaardpercentages voorvooruitbetaling toewijzen aan klanten en artikelen

1. Kies het voer Klanten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Open de kaart voor klant 20000 (Trey Research).

3. Voer op het sneltabblad Betalingen in het veld Vooruitbetaling % de waarde 30 in.

4. Kies de actie Gerelateerd, selecteer de menuoptie Verkoop en kies vervolgens de menuoptie Vooruitbetalingspercentages.

5. Vul twee regels op de pagina Vooruitbetalingspercentages verkoop als volgt in.

   Verkoopsoort	Verkoopscode	Artikelnr.	Vooruitbetaling %
   Klant	20000	1896-S	40
   Klant	20000	1900-S	30

   Tip

   Afhankelijk van uw land/regio, moet u voor artikel 1896-S ook een belastinggroepcode opgeven op het sneltabblad Kosten en boeking. Wanneer u het demonstratiebedrijf gebruikt, is dit veld al ingesteld.

6. Sluit alle pagina's.

Een vooruitbetalingsrekening verkoop opgeven in de boekingsgroepinstellingen

1. Kies het , voer Boekingsgroepinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer de regel waar de Bedrijfsboekingsgroep is ingesteld op BINNENLAND en de Productboekingsgroep op DETAILHANDEL.
3. Geef in het veld Vooruitbetalingsrekening verkoop de relevante rekening op. Uw selectie wordt automatisch opgeslagen.

Tip

Als u de velden niet kunt zien op de pagina Boekingsgroepinstellingen, gebruikt u de horizontale schuifbalk onder aan de pagina om naar rechts te schuiven.

Een order maken waarvoor vooruitbetaling is vereist

In het volgende scenario maakt Susan, de orderprocessor, een order terwijl ze met een klant praat. Voor de artikelen die de klant bestelt, is een vooruitbetaling vereist. Bovendien heeft de klant in het verleden een aantal late betalingen gedaan. Susan heeft daarom de instructie gekregen om een vast bedrag van 800 als vooruitbetaling op de order te eisen.

De klant vraagt om 35% te betalen, waar Susan mee instemt, en dus wijzigt ze de order.

Susan maakt de vooruitbetalingsfactuur en verzendt deze naar de klant.

Een verkooporder maken met een vooruitbetaling

1. Kies het voer Verkooporders in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Kies de actie Nieuw.

3. Kies in het veld Klantnaam Trey Research.

4. Accepteer de waarschuwing voor openstaand saldo die verschijnt.

5. Vul op twee verkoopregels de volgende gegevens in.

   Soort	Nr.	Aantal
   Artikel	1896-S	1
   Artikel	1900-S	1

   De vooruitbetalingsvelden op de verkoopregel zijn standaard verborgen. Om de velden weer te geven moet u de pagina personaliseren. Zie voor meer informatie Een pagina personaliseren via de banner Personaliseren.

6. Controleer of het veld Vooruitbetaling % op de regel voor artikel 1900-S op 30 staat. Dit is standaard overgenomen van de verkoopkop die wordt gevuld op basis van de klantkaart.

   Het veld Vooruitbetaling % op de regel voor artikel 1896-S is 40. 40 is het percentage dat u hebt ingevoerd op de pagina Vooruitbetalingspercentages verkoop voor artikel 1896-S en klant 20000.

   Zie voor meer informatie Vooruitbetalingen instellen voor meer informatie.

7. Kies bij de actie Order de optie Statistieken.

8. Op het sneltabblad Vooruitbetaling bevat het veld Vooruitbetalingsbedrag excl. btw het bedrag 458,16. Als u nu een vooruitbetalingsfactuur voor de order maakt, is 458,16 het bedrag op de factuur.

   In dit scenario heeft Susan instructies ontvangen om een totale vooruitbetaling van 800 voor te stellen voor de order.

   Belangrijk

   De volgende stap kunt u in uw land\regio misschien niet uitvoeren.

9. Wijzig het bedrag in het veld Vooruitbetalingsbedrag excl. btw in 800 en sluit de pagina.

10. Controleer het veld Vooruitbetaling % op de verkoopregels en u ziet dat dit is herberekend als 67,02438 en 67,02282.

    Bij de herberekening zijn alle regels meegenomen die een vooruitbetalingspercentage hebben dat hoger is dan 0.

    De klant vraagt nu of het vooruitbetalingspercentage op 35% kan worden gezet. De leidinggevende van Susan keurt de wijziging goed.

11. Voer op de pagina Verkooporder op het sneltabblad Vooruitbetaling in het veld Vooruitbetaling % de waarde 35 in.

12. In de waarschuwing die wordt weergegeven, kiest u de knop Ja. Er wordt een tarief van 35% toegepast als het betalingspercentage voor de hele order.

13. Controleer of de regels juist zijn bijgewerkt.

Een vooruitbetalingsfactuur maken

Nadat de juiste vooruitbetalingswaarden voor de order zijn ingevoerd, maakt Susan de vooruitbetalingsfactuur en stuurt ze deze naar de klant.

Een vooruitbetalingsfactuur maken

1. Kies op de pagina Verkooporder Acties, vervolgens Boeking, dan Vooruitbetaling en selecteer vervolgens Vooruitbetalingsfactuur boeken en afdrukken
2. Kies de knop Ja om de factuur te boeken.

Notitie

Susan zou nu de factuur naar de klant sturen.

Een extra vooruitbetalingsfactuur maken

De volgende dag belt de klant op en vraagt Susan om een wijziging in de order te maken. De klant wil twee stuks van artikel 1896-S. Susan opent de order, wijzigt deze en maakt vervolgens een tweede vooruitbetalingsfactuur voor de order en stuurt deze naar de klant.

Een extra vooruitbetalingsfactuur maken

1. Kies op de pagina Verkooporder de actie Vrijgeven en dan Opnieuw openen.

2. Typ 2 in het veld Aantal voor artikel 1896-S.

   Kies bij de actie Order Statistieken. Het veld Vooruitbetalingsbedrag excl. btw bevat nu 768,04 en het veld Gefactureerd vooruitbetalingsbedrag excl. btw bevat 417,76. Deze waarden geven aan dat er een extra vooruitbetalingsbedrag bestaat dat nog niet is gefactureerd.

3. Als u een factuur wilt boeken voor het extra vooruitbetalingsbedrag, kiest u Acties, dan Boeking, dan Vooruitbetaling en selecteert u Vooruitbetalingsfactuur boeken en afdrukken

4. Kies de knop Ja om de factuur te boeken.

De vooruitbetalingen vereffenen

De klant betaalt het vooruitbetalingsbedrag. Arnie, van de boekhoudafdeling, registreert de betaling en past deze toe op de vooruitbetalingsfacturen.

Een betaling vereffenen met vooruitbetalingsfacturen

1. Kies het voer Ontvangstendagboeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Vul op een dagboekregel de volgende gegevens in.

   Veldnaam	Voer in
   Documentsoort	Betaling
   Rekeningsoort	Klant
   Rekeningnr.	20000

3. Kies de actie Verwerken en dan Posten vereffenen.

4. Selecteer op de pagina Klantenposten vereffenen de eerste vooruitbetalingsfactuur en kies vervolgens de actie Verwerken en dan Vereffenings-id instellen.

5. Herhaal de vorige stap voor de tweede vooruitbetaling.

6. Kies de knop Ok.

   In de Bedrag-velden is nu het totaal ingevuld van de twee vooruitbetalingsfacturen.

7. Om het journaal te boeken kiest u de actie Boeken/afdrukken en selecteert u vervolgens Boeken.

8. Kies de knop Ja.

Het resterende bedrag factureren

Arnie heeft nu doorgekregen dat de artikelen voor de order zijn verzonden en dat de order gereed is voor facturering. Arnie maakt de factuur voor de order.

Het resterende bedrag factureren

1. Open de verkooporder.

2. Kies de actie Boeking en dan Boeken.

3. Klik op Verzenden en factureren en kies vervolgens OK.

4. Klik op de knop Ja als u een voorbeeld van de factuur wilt bekijken.

   Notitie

   Gewoonlijk heeft de verzendafdeling de verzending al geboekt.

   Arnie kan de geschiedenis bekijken om te controleren of de verkoopfactuur volgens plan is gemaakt.

5. Kies het voer Geboekte verkoopfacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

De status van vooruitbetaalde orders en facturen automatisch bijwerken

U kunt de verwerking van orders en facturen versnellen door taakwachtrijen in te stellen die automatisch de status van die documenten bijwerken. Wanneer een vooruitbetalingsfactuur is betaald, kunnen de items in de wachtrij automatisch de documentstatus wijzigen van In afwachting van vooruitbetaling in Vrijgegeven. Wanneer u de opdrachten in de wachtrij instelt, zijn de codeunits die u moet gebruiken: 383 Verkopen wachtend op vooruitbetaling bijwerken en 383 Inkopen wachtend op vooruitbetaling bijwerken. We raden u aan de items zo te plannen dat ze regelmatig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld elke minuut. Zie voor meer informatie Gebruik van taakwachtrijen om taken te plannen.

Volgende stappen

In dit overzicht zijn de stappen behandeld om Business Central in te stellen voor het afhandelen van vooruitbetalingen.

• Standaardpercentages voor vooruitbetaling toewijzen aan klanten en artikelen.
• Verschillende methoden gebruiken om de vooruitbetalingen op een bestelling te berekenen.
• Bereken het vooruitbetalingsbedrag als een percentage van het totaal op de bestelling.
• Wijs één totaal vooruitbetalingsbedrag toe aan de bestelling.

Ook hebt u geleerd hoe u een vooruitbetalingsfactuur boekt, een tweede vooruitbetalingsfactuur maakt als de order wordt gewijzigd en de uiteindelijke factuur boekt voor het resterende bedrag.

De vooruitbetalingsmogelijkheden maken het gemakkelijk om vooruitbetalingsregels voor klanten en artikelen in te stellen en af te dwingen. Ze laten u ook elke betaling tegen een factuur boeken.

Zie ook

Vooruitbetalingen factureren
Financiën
Werken met Business Central
Procedures voor bedrijfsprocessen

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central