Retourzendingscategorieën voor e-mail

Om de oorzaak van de retourzending van campagne-e-mails te identificeren, biedt Dynamics 365 Customer Insights - Journeys een functie voor het categoriseren van retourzendingen. De functie voor het categoriseren van retourzendingen groepeert typische fouten die tot retourzending leiden in retourzendingscategorieën. Elke categorie vertegenwoordigt een type en reden voor retourzending van e-mails. Hier is de lijst met retourzendingscategorieën die we gebruiken:

• invalid-mailbox
• invalid-domain
• inactive-mailbox
• full-mailbox
• dmarc-issues
• reputation-issues
• greylisting-issues
• Blokkeringslijstproblemen
• relaying-issues
• routing-issues
• recipient-server-error
• connection-error
• policy-related
• message-expired
• suppression-list
• other

Definities van retourzendingscategorieën

De eerste twee categorieën, invalid-mailbox en invalid-domain, staan bekend als 'permanente retourzendingen'. Een permanente retourzending is een e-mail die naar een ongeldig postvak of een ongeldig domein is verzonden. Dit betekent dat het e-mailadres van de ontvanger of het domein niet bestaat.

inactive-mailbox: dit is nauw verwant aan de categorie invalid-mailbox. De categorie inactive-mailbox geeft aan dat het adres van de ontvanger is uitgeschakeld, verlaten of niet meer bestaat op de server van de ontvanger. In de meeste gevallen moeten adressen met inactive-mailbox worden uitgesloten van verzending, omdat ze zelden weer actief worden.

full-mailbox: deze categorie is het resultaat van adressen die e-mailberichten niet kunnen ontvangen vanwege het ontbreken van opslagruimte of beperkingen in het aantal ontvangen e-mails. In de meeste gevallen betekent full-mailbox dat het postvak van de ontvanger verlaten is of niet regelmatig wordt gelezen. Deze categorie is geen permanente retourzending, maar als de fout regelmatig wordt weergegeven voor een contactpersoon, ontvangt de contactpersoon waarschijnlijk geen toekomstige e-mailberichten.

dmarc-issues: deze categorie verwijst naar fouten die nauw verband houden met de DMARC van een ontvanger of afzender of ander intern beleid met betrekking tot domeinverificatie, zoals SPF-recordcontroles of DKIM-handtekeningcontroles. Dergelijke fouten kunnen optreden als de server van de ontvanger geen e-mails toestaat van domeinen zonder een geldige SPF-record of DKIM-handtekening. Fouten door dmarc-issues kunnen ook optreden biji een onjuiste afstemming van het verzendende domein met de SPF-record of DKIM-handtekening in de e-mail. Uitgebreide fouten door dmarc-issues kunnen betekenen dat het verzendende domein onjuist is geconfigureerd of dat het verzendende domein niet voldoet aan de vereisten voor acceptabele e-mailbezorging. Deze categorie van problemen vereist meestal aanvullend onderzoek. Als u tegen dit soort problemen aanloopt, moet u een ondersteuningsticket openen.

reputation-issues: deze retourzendingscategorie combineert typen retourzending die verband houden met spamfiltering aan de kant van de ontvanger. In de meeste gevallen betekent het optreden van deze retourzendingscategorie dat de e-mailinhoud, het verzendende domein, of het verzendende IP-adres een lage verzendingsreputatie heeft of dat verzendlimieten per minuut/uur/dag zijn overschreden. Ook kan het erop wijzen dat de inhoud van de e-mails als spam is behandeld door het spamfilter van de ontvanger. Als fouten van het type reputation-issues een belangrijk probleem worden, moet u een ondersteuningsticket openen om het probleem op te lossen. Het ondersteuningsteam past doorgaans de limieten op de verzendserver aan of vindt een oplossing door contact op te nemen met de beheerders van de e-mailserver van de ontvanger.

greylisting: deze categorie vertegenwoordigt voorbijgaande fouten of zogenaamde 'greylisting errors'. Dergelijke fouten treden op wanneer de server van de ontvanger een e-mail ontvangt van een nieuw afzenderdomein of IP-adres. Dergelijke fouten leiden meestal niet tot retourzending van e-mails. Maar in sommige gevallen geven e-mailbeheerders de voorkeur aan retourzending van alle e-mails uit nieuwe bronnen om spam te voorkomen en vereisen ze handmatige communicatie of goedkeuringen. In bepaalde gevallen is bezorging alleen handmatig mogelijk. Een voorbeeld van handmatige bezorging kan bestaan uit het toevoegen van tekens aan het e-mailonderwerp of het toevoegen van speciale e-mailheaders die niet mogelijk zijn bij gebruik van massale verzending of marketingsoftware.

Blokkeringslijstproblemen: deze retourzendingscategorie treedt op wanneer een verzendend domein of IP-adres als niet-vertrouwd wordt vermeld. Dit betekent dat het domein of het verzendende IP-adres, of een koppeling of afbeelding in de e-mailinhoud is gemarkeerd als niet vertrouwd vanwege een van de volgende redenen:

• Meerdere klachten van ontvangers.
• Verzending naar een spamtrap-adres. Een spamtrap is een e-mailadres dat opzettelijk wordt gebruikt om spammers te identificeren. Spamtrap-adressen kunnen gemakkelijk worden gevonden door geautomatiseerde e-mailharvesters die worden gebruikt door spammers. Legitieme afzenders hebben deze adressen meestal niet in hun lijsten met contactpersonen, behalve door menselijke fouten. Afzenders die e-mails naar deze adressen verzenden, worden automatisch geïdentificeerd als spammers op de server van de ontvanger.
• Activeer anti-spam-, anti-virus- of anti-phishingsoftware aan de kant van de ontvanger.

Dergelijke fouten komen niet vaak voor. We controleren gevallen met betrekking tot niet-vertrouwde domeinen en IP-adressen op dagelijkse basis en verwijderen blokkeringen als deze plaatsvinden. Ook analyseren we de e-mailstroom om verdere problemen te voorkomen.

relaying-issues: deze categorie vertegenwoordigt fouten van geadresseerde servers die geen binnenkomende e-mailstroom van buitenaf toestaan. Deze categorie kan ook betekenen dat er een onjuiste configuratie is van de DNS-records aan de kant van de ontvanger, zoals DNS-records die naar een server wijzen die geen e-mailadressen voor dat domein host. Fouten door relaying-issues kunnen van voorbijgaande aard zijn. Ontvangers zouden niet onmiddellijk moeten worden uitgesloten van de lijst met contactpersonen. Maar als de fout meerdere keren optreedt bij dezelfde contactpersoon, wordt aanbevolen om de contactpersoon uit te sluiten.

routing-errors: deze fout betekent dat de e-mail de ontvanger niet kan bereiken vanwege een interne onjuiste configuratie van de server van de ontvanger. Routing-errors kunnen ook te wijten zijn aan een onjuiste interne configuratie voor doorsturen op de server van de ontvanger, waardoor de e-mail tussen postvakken wordt overgedragen en de bestemming nooit wordt bereikt.

recipient-server-error: deze categorie omvat algemene serverfouten voor ontvangers, zoals overbelasting van de server of een andere tijdelijke fout. Deze categorie wordt veroorzaakt door een technische fout die niet kan worden opgelost, behalve door contact op te nemen met de beheerder van de e-mailserver en het bewijs te leveren van hun infrastructuurstoring.

connection-error: deze categorie is het gevolg van fouten die worden weergegeven wanneer onze verzendende server geen stabiele verbinding tot stand kan brengen met de e-mailserver van de ontvanger. Connection-errors kunnen optreden als gevolg van de onbeschikbaarheid van de server van de ontvanger, een onjuiste configuratie van de server van de ontvanger of een netwerkfout aan de kant van de ontvanger.

policy-related: deze categorie is het resultaat van intern beleid op de server van de ontvanger. De server van de ontvanger kan bijvoorbeeld e-mails van buiten het bedrijf, werkgroep of vertrouwde afzenders verbieden. U kunt deze fout verhelpen door contact op te nemen met de ontvanger via andere communicatiebronnen en de ontvanger te vragen het verzendende IP-adres, domein of verzendende e-mailadres toe te voegen aan de lijst met vertrouwde afzenders.

Policy-related fouten kunnen er ook op wijzen dat de server van de ontvanger de geldigheid van het verzendende e-mailadres niet kan identificeren. Dit kan gebeuren wanneer het e-mailadres 'van' niet bestaat of geen binnenkomende e-mails accepteert. Dergelijke incidenten zijn zeldzaam en kunnen worden opgelost door een bestaand verzendend e-mailadres te gebruiken.

message-expired: deze categorie treedt wanneer een e-mailbericht niet binnen de levenscyclus aan de ontvanger kon worden bezorgd vanwege verzendbeperkingen of tijdelijke fouten. Als deze fout vaak optreedt, moet u een ondersteuningsticket openen om het op te lossen.

suppression-list: deze categorie verwijst naar fouten die het gevolg zijn van de werking van interne onderdrukkingslijsten. De Customer Insights - Journeys-app maakt gebruik van onderdrukkingslijsten om de verzendreputaties van gebruikers te beschermen. Meer informatie: Hoe onderdrukkingslijsten worden gebruikt in Dynamics 365 Customer Insights - Journeys.

other: deze categorie geeft ongecategoriseerde of atypische fouten aan. Wij beoordelen en categoriseren dergelijke fouten regelmatig.

Gedetailleerde foutberichten over retourzendingen analyseren

U kunt foutdetails over retourzendingen in uw klantreis onderzoeken om eventuele fouten te corrigeren. Als u foutdetails over retourzendingen wilt bekijken, selecteert u de contactpersoon waarvan een bericht reour is gezonden of opent u uw klantreis en gaat u naar het tabblad Levering.