Hoe Customer Insights - Journeys onderdrukkingslijsten gebruikt voor de bezorging van e-mails

Een onderdrukkingslijst is een krachtige backend-tool die ervoor zorgt dat uw verzendreputatie gezond blijft. Onderdrukkingslijsten voorkomen dat e-mailberichten naar schadelijke adressen van geadresseerden worden verzonden.

In dit artikel worden typen schadelijke adressen besproken en wordt vervolgens uitgelegd hoe onderdrukkingslijsten voorkomen dat uw e-mails naar deze adressen worden verzonden.

Adressen van geadresseerden die van invloed zijn op uw verzendreputatie

Adressen met permanente retourzending

Door het verzenden van frequente e-mails naar hard-bounced, ongeldige e-mailadressen worden externe spamfilters gewaarschuwd voor mogelijk spamgedrag. Deze waarschuwingen zijn van invloed op de plaatsings- en leveringsresultaten voor uw inbox. Het verzenden van meerdere permanente afwijzingen naar één e-mailprovider in dezelfde batch kan er zelfs toe leiden dat de e-mailprovider een afzender volledig blokkeert, wat van invloed kan zijn op geldige ontvangers.

Adressen die uw e-mail als spam markeren (feedbacklus/spamklacht)

Een ander type adres dat u moet vermijden, is een e-mailadres dat uw e-mails als spam heeft gemarkeerd. Of, met andere woorden, een e-mailadres dat klachten heeft gegenereerd. Het blijven verzenden van e-mails naar een persoon die uw e-mailcampagnes als spam heeft gemarkeerd, heeft een negatieve invloed op uw verzendreputatie en labelt u als spambron. Bovendien zijn e-mails die spamklachten/feedbacklussen genereren doorgaans bestemd voor ontvangers die uw e-mails niet willen ontvangen, of zelfs voor ontvangers die zich nooit op uw mailing hebben geabonneerd.

Tijdelijk retourgezonden e-mails

Het verzenden van e-mails naar adressen die voortdurend tijdelijk retour worden gezonden, kan ook uw verzendreputatie schaden. Als u weet dat een e-mail meerdere keren achter elkaar is teruggestuurd, heeft het geen zin om nog meer e-mails te sturen. Vijf opeenvolgende verzendpogingen naar hetzelfde e-mailadres die resulteren in een tijdelijke retourzending, zullen ertoe leiden dat het e-mailadres wordt toegevoegd aan de onderdrukkingslijst, net als bij een permanente retourzending.

Hoe de back-end onderdrukkingslijsten werken

Een onderdrukkingslijst is een geautomatiseerde back-endtool die uw verzendreputatie beschermt.

• Wanneer klanten beginnen met het verzenden van e-mails, controleert het systeem automatisch of de e-mailadressen van de ontvangers al in de onderdrukkingslijst staan en wordt het verzenden van e-mails naar deze e-mailadressen geblokkeerd.
• De onderdrukkingslijst werkt op basis van interacties van het type retourzending of feedbacklus/spamklacht die ons platform ontvangt van het e-mailsysteem van de externe ontvanger en blokkeert geen legitieme e-mailadressen. De onderdrukkingslijst functioneert op e-mailadresniveau, niet op niveau van contactpersoon of potentiële klant.

De lijst is onderverdeeld in drie werkingsbereiken:

Onderdrukking van retourzending

E-mailadressen met permanente retourzending worden verzameld en opgeslagen in de onderdrukkingslijst. Het gedeelte voor permanente retourzending van de onderdrukkingslijst is een lijst per organisatie. In de lijst wordt cumulatieve informatie uit verzendstatistieken van organisaties opgeslagen, waardoor de lijst breed en betrouwbaar is.

E-mailadressen die tijdelijk retour worden gezonden kunnen ook in deze onderdrukkingslijst worden vermeld. Na vijf opeenvolgende mislukte pogingen om op hetzelfde e-mailadres te bezorgen, worden ook adressen voor tijdelijke terugzending toegevoegd aan de onderdrukkingslijst. Meer informatie over weigeringsredenen en categorieën vindt u hier: Bounce-categorieën voor e-mail

Om de lijst up-to-date te houden, bewaart de back-end tool informatie over hard bounced adressen gedurende 180 dagen (ongeveer zes maanden). In zeldzame gevallen kan een hard bounce-adres weer geldig worden.

Onderdrukking van spamklachten (feedbacklus)

In de onderdrukkingslijst met spamklachten wordt informatie opgeslagen over spamklachten (feedbacklusrapporten) die zijn ontvangen met betrekking tot een specifieke organisatie. Zo wordt voorkomen dat mail wordt verzonden naar deze adressen. Spamklachten worden niet alleen opgeslagen voor de specifieke organisatie die een klacht heeft ontvangen. Vermeldingen voor spamklachten in de onderdrukkingslijst verlopen niet automatisch.

Patroononderdrukking

De patroononderdrukking is een handmatige lijst die wordt bijgehouden door leveringsengineers. Het bevat domeinen of e-mailadressen die misschien geen goede bestemming zijn. Testpostvakken bijvoorbeeld waarvoor nooit e-mails worden gelezen of domeinen die tijdelijke of eenmalige e-mailadressen hosten. Dergelijke mailboxen en domeinen zijn toegankelijk voor iedereen. Het verzenden van mail naar deze bestemmingen kan uw verzendreputatie schaden.

Vervaldatum bij onderdrukking

Een e-mailadres dat op de onderdrukkingslijst is geplaatst, heeft een standaardvervaldatum. Als de vervaldatum is bereikt, wordt het e-mailadres automatisch uit de onderdrukkingslijst verwijderd en kunt u opnieuw e-mails naar dat adres sturen.

De vervaldatum wordt stapsgewijs naar voren verschoven. Hoe vaker een e-mailadres wordt onderdrukt, hoe langer het duurt voor het e-mailadres zijn volgende vervaldatum bereikt. In de onderstaande tabel ziet u het verband tussen het aantal keren dat een e-mailadres is onderdrukt en de lengte van de onderdrukkingsperiode.

Aantal keren onderdrukt	Onderdrukkingsperiode
Eerste keer	7 dagen
Tweede keer	14 dagen
Derde keer	30 dagen
Vierde keer of vaker	180 dagen

E-mailadressen verwijderen

Adressen die in aanmerking komen voor schrapping:

1. E-mailadressen die tijdelijk retour worden gezonden en waarbij het onderliggende probleem dat de retourzending veroorzaakte, is opgelost.
2. Permanent teruggezonden e-mailadressen die hetzelfde domein hebben als het verzendende domein.
   • Bijvoorbeeld: Van admin@contoso.com Aan: John.Doe@contoso.com
     • Het permanent teruggezonden adres John.Doe@contoso.com komt in aanmerking voor schrapping omdat de gebruiker eigenaar is van het domein contoso.com en de ontvanger als 'intern' wordt beschouwd. De gebruiker kan bevestigen dat de reden voor de permanente retourzending al vanaf zijn kant is verholpen.

In aanmerking komende e-mailadressen hebben een automatische vervaldatum, waardoor het e-mailadres uit de onderdrukkingslijst wordt verwijderd zodra de datum aanbreekt. Elke keer dat hetzelfde e-mailadres op de onderdrukkingslijst komt, wordt de standaard vervaltijd verlengd.

Notitie

E-mailadressen die zijn vermeld vanwege feedbacklus/spamklachten komen nooit in aanmerking voor schrapping uit de lijst vanwege de regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Om verwijdering van dergelijke e-mails kan alleen worden verzocht door de ontvanger die eigenaar is van het e-mailadres. Afzenders kunnen geen toestemming krijgen om dergelijke adressen te verwijderen.

In aanmerking komende e-mailadressen verwijderen

U kunt in aanmerking komende e-mailadressen uit de onderdrukkingslijst verwijderen door naar Contacten te gaan en vervolgens het tabblad Communicatie te selecteren.

Op het tabblad Communicatie maken e-mailadressen deel uit van een van de volgende categorieën:

1. Niet in de onderdrukkingslijst: Het e-mailadres staat niet in de onderdrukkingslijst en u kunt e-mails naar dit e-mailadres sturen.
2. Op onderdrukkingslijst: Het e-mailadres staat in de onderdrukkingslijst vanwege een hard bounce of meerdere zachte bounces. E-mailadressen in deze categorie zijn verwijderbaar. U kunt ze verwijderen door Verwijderen uit onderdrukkingslijst te selecteren.
3. Permanent geblokkeerd: Het e-mailadres staat in de onderdrukkingslijst vanwege een permanent probleem of vanwege een directe spamklacht van een ontvanger. E-mailadressen in deze categorie kunnen niet worden verwijderd omdat ze ofwel niet in aanmerking komen voor verwijdering (vanwege bijvoorbeeld spamklachten) of omdat verwijdering het probleem niet oplost en ze weer worden onderdrukt zodra u probeert contact met ze op te nemen (vanwege bijvoorbeeld een ongeldige mailbox).

Meer informatie over de redenen en categorieën voor het niet bezorgbaar zijn van e-mails: Categorieën voor retourzending van e-mail

Belangrijk

U hebt een beperkt aantal pogingen om e-mailadressen te verwijderen, dus als u te maken hebt met veel onderdrukking na het uitvoeren van een reis (bijvoorbeeld honderden of duizenden onderdrukkingen), open dan een ondersteuningsaanvraag om contact op te nemen met ons deliverabilityteam, aangezien dit abnormaal gedrag is en nader onderzoek vereist om de hoofdoorzaak van het probleem te achterhalen.

Geef in de ondersteuningsaanvraag de volgende vereiste informatie op:

• Een lijst met de betreffende e-mailadressen (verwijdering is hoofdlettergevoelig, dus als een e-mailadres hoofdletters bevat, moet u deze opgeven).
• Motivering waarom u denkt dat elk e-mailadres per ongeluk is vermeld.
• Bewijs dat elk e-mailadres geldig is en kan worden bereikt door een andere e-mailprovider door een schermopname van een dergelijke e-mail te sturen of een kopie door te sturen van een e-mail die u van het desbetreffende e-mailadres hebt ontvangen.
• Maatregelen die zijn genomen om dezelfde retourzendingen voor die adressen te voorkomen (indien van toepassing).

Daarna zal ons bezorgingsteam de aanvraag beoordelen en bepalen of de adressen in aanmerking komen voor verwijdering.

Fooi

Als u een typefout hebt gemaakt in een e-mailadres dat in de onderdrukkingslijst staat, kunt u het probleem oplossen door het e-mailadres in de contactpersoon te corrigeren, zonder dat u het onjuiste e-mailadres uit de onderdrukkingslijst hoeft te verwijderen. De bezorgbaarheid wordt niet beïnvloed door onjuiste e-mailadressen in de onderdrukkingslijst.

Notitie

Als een e-mailadres van een contactpersoon dat wordt gebruikt in een live reis wordt verwijderd uit een onderdrukkingslijst, worden de wijzigingen van kracht in de volgende iteratie van de reis (als de reis terugkerend is), en niet in de huidige.