Delen via

Een e-mail schrijven met Copilot

Van toepassing op: Dynamics 365 Contact Center—ingesloten, Dynamics 365 Contact Center—zelfstandig, Microsoft 365 Copilot voor Service en Dynamics 365 Customer Service

Wanneer u e-mails voor klanten opstelt, kan Copilot suggesties doen om deze duidelijk, beknopt en overtuigend te maken.

Controleer altijd het antwoord dat Copilot genereert voordat u de e-mail naar de klant verzendt.

Voorwaarden

  • Uw beheerder heeft deze functie ingeschakeld.
  • U beschikt over de vereiste machtigingen om Copilot te gebruiken.
  • In Copilot Service workspace hebt u toegang tot Een vraag stellen via het helpvenster van Copilot zodra u zich hebt aangemeld.
  • Wanneer u zich aanmeldt bij een niet-Microsoft CRM, kunt u de functie als volgt openen:
    • Start de ingesloten ervaring en meld u vervolgens aan bij uw Dynamics-account.
    • Selecteer Een e-mail schrijven in het Copilot-helpvenster dat verschijnt.
    • Open de e-mail om de functie te gebruiken.

Copilot gebruiken om een e-mail op te stellen

U kunt Copilot in de e-maileditor gebruiken of de vooraf gedefinieerde prompts in het helpvenster van Copilot gebruiken om een e-mail op te stellen.

Wanneer u Copilot gebruikt om een e-mail op te stellen, kunt u de volgende functies gebruiken om u te helpen een antwoord aan een klant te schrijven:

Prompts gebruiken

U kunt de vooraf gedefinieerde prompts gebruiken om e-mailconcepten te genereren op het tabblad Een e-mail schrijven van het helpvenster Copilot:

  • Een telefoongesprek voorstellen: stelt een antwoord op dat voorstelt om dezelfde of de volgende dag met de klant te bellen.
  • Meer informatie vragen: stelt een antwoord op om de klant om meer details te vragen om het probleem op te lossen.
  • Meeleven met feedback: stelt een antwoord op dat een empathisch antwoord vormt aan een klant die een klacht over een situatie uit.
  • Product-/servicegegevens verstrekken: stelt een antwoord op met details of beantwoordt vragen van klanten over een bepaald product of een bepaalde service.
  • Het probleem van de klant oplossen: stelt een antwoord op met een oplossing (en eventuele oplossingsstappen) voor het probleem van de klant.
  • Aangepast: hiermee kunt u uw eigen prompt voor het antwoord geven.

Door Copilot aanbevolen e-mailsjablonen gebruiken

Wanneer u een e-mail beantwoordt die is gekoppeld aan een case, wordt in de e-maileditor de kaart Concept maken met Copilot weergegeven. In de kaart kunnen servicemedewerkers een prompt met context opgeven over het e-mailconcept Copilot dat moet worden gegenereerd. Een prompt kan bijvoorbeeld zijn: 'Schrijf een e-mail over de documenten die nodig zijn voor accountverificatie'.

Copilot selecteert automatisch de meest geschikte e-mailsjabloon en voegt deze in de e-maileditor in, op basis van uw prompt en de e-mailcontext. Als de e-mailsjabloon een vooraf geconfigureerde prompt bevat, genereert Copilot automatisch het concept op basis van de prompttekst wanneer u een sjabloon invoegt. Delen van de e-mail die door Copilot wordt gegenereerd, zijn duidelijk gemarkeerd met een opvallend visueel element.

Notitie

U kunt de aanbevolen e-mailsjablonen van Copilot alleen gebruiken als er geen tekst in de e-maileditor staat. Als er tekst in de editor staat, genereert Copilot een e-mailconcept zonder gebruik te maken van een e-mailsjabloon.

Schermopname van het opstellen van een e-mail in de RTF-editor.

Als u tevreden bent met het concept, kunt u Bewaren selecteren om het zo te gebruiken.

Copilot geeft de e-mailsjabloon weer die is gebruikt om het concept te genereren. U kunt Een andere sjabloon kiezen selecteren als de sjabloon niet geschikt is. De volgende acties zijn van toepassing:

  • Het dialoogvenster Door Copilot aanbevolen sjablonen wordt weergegeven.
  • Het systeem geeft vijf e-mailsjablonen weer die Copilot aanbeveelt op basis van de context van de e-mail.
  • U kunt een van de door Copilot aanbevolen sjablonen selecteren of handmatig een e-mailsjabloon zoeken en invoegen. Meer informatie vindt u in Dialoogvenster voor het selecteren van uitgebreide e-mailsjablonen.
  • Multi-turn-reacties en de wisselknop Kennisbank gebruiken zijn niet van toepassing wanneer Copilot een e-mailconcept genereert met behulp van de e-mailsjabloon.

Schermafbeelding van Copilot aanbevolen e-mailconcept in de RTF-editor.

Gedeeltelijke e-mailconcepten genereren met Copilot

U kunt de inline e-mailassistentie van Copilot gebruiken om een gedeeltelijk concept te genereren in plaats van een volledig e-mailconcept. Met deze functie kunt u een reactie genereren op een specifiek onderdeel van de e-mail of meer details toevoegen aan een bestaand e-mailconcept.

Voer de volgende stappen uit om een gedeeltelijke ontwerpversie te genereren:

  1. Plaats de cursor op de plek waar u een gedeeltelijke tekst in de e-mailtekst wilt genereren en selecteer vervolgens Concept maken met Copilot. De kaart Concept maken met Copilot wordt weergegeven.
  2. Geef de prompt voor Copilot op om een gedeeltelijk concept te genereren. Bijvoorbeeld: "Voeg een persoonlijke verklaring van empathie toe".
  3. Selecteer Genereren. Copilot genereert het gedeeltelijke concept. U kunt het zo gebruiken of het concept aanpassen voordat u het aan de e-mail toevoegt.
  4. U kunt ook de schakelaar Knowledge Base gebruiken inschakelen om Knowledge Base-bronnen te gebruiken voor het genereren van het concept.

Schermafbeelding van een gedeeltelijke conceptversie van een e-mail in een rich text-editor.

Vervolgprompts gebruiken

Als u niet tevreden bent met de reactie van Copilot, kunt u aangepaste vervolgprompts gebruiken en Copilot op een natuurlijke, gespreksmatige manier begeleiden. U kunt maximaal vijf prompts tegelijkertijd gebruiken om het e-mailconcept te verfijnen. Als de kennisbank is ingeschakeld, zal Copilot ook deze bronnen gebruiken.

Hoe Copilot knowledge base en webbronnen gebruikt

Als uw beheerder kennisbronnen heeft ingeschakeld en vertrouwde domeinen heeft ingesteld, vinden de volgende acties plaats:

  • Copilot maakt gebruik van interne Knowledge Base-bronnen en doorzoekt de interne Knowledge Base en maximaal vijf vertrouwde domeinen om e-mailconcepten te genereren.
  • De toepassing geeft de kennisbronnen weer die zijn gebruikt om het concept te genereren wanneer u Bronnen controleren selecteert.
  • Wanneer u een aangepaste prompt gebruikt om het antwoord verder te verfijnen, geeft de toepassing de wisselknop Knowledge Base gebruiken weer, die is ingesteld op Aan. U kunt de wisselknop omschakelen naar Uit om Knowledge Base-bronnen uit te schakelen.

Voorgestelde antwoorden beoordelen

Wanneer u een van de vooraf gedefinieerde prompts selecteert, genereert Copilot een voorgesteld antwoord dat stapsgewijs in de gebruikersinterface wordt weergegeven. U kunt ook de inline bronvermeldingen bekijken waarin de Knowledge Base- - of websitekoppelingen worden weergegeven die Copilot heeft gebruikt om het antwoord op te stellen. Wanneer u met de muis over de bronvermelding beweegt, ziet u een inline koppeling naar de bron. U kunt Niet meer reageren selecteren om te voorkomen dat Copilot het e-mailconcept genereert. De toepassing geeft de prompts weer, zodat u opnieuw kunt beginnen.

Antwoorden verfijnen

U kunt het pictogram Aanpassen met Copilot selecteren om de lengte en toon van het antwoord in de Engelse taal te wijzigen. Ga hiervoor als volgt te werk:

Lengte: selecteer Kort, Gemiddeld of Lang om uw tekst beknopter te maken of uit te breiden.
Toon: selecteer Vriendelijk, Professioneel of Formeel om de toon van uw tekst aan te passen.

De responsen gebruiken

Om het concept dat Copilot genereert te gebruiken, voert u de volgende acties uit:

  • Selecteer Bewaren in de RTF-editor. U ziet het concept in de RTF-editor dat u kunt gebruiken zoals het is of verder kunt bewerken voordat u het naar de klant verzendt.
  • In het Copilot-deelvenster kunt u:
    • Bewerken selecteren om de reactie verder te verfijnen.
    • Selecteer Vertalen om het antwoord naar een andere taal te vertalen.
    • Kopiëren selecteren om het antwoord te kopiëren en vervolgens in de hoofdtekst van de e-mail te plakken.

Opnieuw beginnen

Selecteer Opnieuw beginnen onder aan het Copilot-venster om terug te keren naar de prompts.

Reacties vertalen

Als vertaling is ingeschakeld, kunt u Vertalen selecteren en vervolgens de gewenste taal selecteren om het antwoord naar die taal te vertalen. U kunt ook Toon origineel selecteren om het antwoord naar de oorspronkelijke taal terug te vertalen.

Volgende stap

Copilot gebruiken om problemen van klanten op te lossen

E-mail bekijken, opstellen en beantwoorden
Copilot inschakelen om e-mails op te stellen
Veelgestelde vragen voor Copilot in Customer Service
Veelgestelde vragen over verantwoorde AI voor copilot-functies