Overzicht van voorraad, inkoop en retouren
De inventarismogelijkheden omvatten: Dynamics 365 Field Service
- Warehousing
- Voorraadaanpassingen en -overdrachten
- Producten consumeren en factureren tijdens werkorders
- Inkopen
- Retourneert
- Voorraadjournalen
Voordat u inventaris, inkoop en retouren gaat gebruiken, is het van groot belang dat u bekend bent met de mogelijkheden van de productcatalogus in Field Service. ... Producten worden alleen in de voorraad bijgehouden als het veld Field Service Type is ingesteld op Inventory. Anders worden voorraadwijzigingen niet weergegeven wanneer u producten toevoegt aan werkorders, inkooporders en retourautorisaties (RMA's).
Om een resource toegang te geven om inventarisgerelateerde tabellen te maken en te bewerken, voegt u de Inventarisaankoop beveiligingsrol toe aan de bestaande beveiligingsrol.
Voor basisinventarisvereisten maken veel organisaties gebruik van de kant-en-klare mogelijkheden. Voor complexere voorraad- en prijsvereisten is Field Service ontworpen om te kunnen worden geïntegreerd met ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). In een veelvoorkomend voorbeeld integreert Field Service met Dynamics 365 Supply Chain Management door gebruik te maken van een vooraf gebouwde Dataverse "Prospect to cash"-sjabloon.
Magazijnen en productvoorraad
In de Field Service-sector is een magazijn een bedrijfslocatie waar voorraad wordt opgeslagen. Magazijnen omvatten zowel statische als mobiele locaties, zoals:
- Magazijnen
- Wagens van monteurs
- Distributiecentra
- Laadstations
De voorraad in elk magazijn wordt bijgewerkt op basis van gebruikte werkorder-producten, retourzendingen van inkooporders, aanpassingen en overdrachten. Updates worden vastgelegd in de bijbehorende tabel productinventaris .
Voor elk product in het magazijn houdt het systeem de volgende informatie bij:
- Beschikbare hoeveelheid: Het aantal eenheden dat nog verkocht moet worden.
- Toegewezen hoeveelheid: Het aantal eenheden dat momenteel op werkorders staat vermeld als toegewezen werkorder-producten.
- hoeveelheid in voorraad: De som van de waarden van de beschikbare hoeveelheid en de toegewezen hoeveelheid . In principe vertegenwoordigt dit veld onverkochte eenheden.
- Aantal in bestelling: Het aantal eenheden dat momenteel op inkooporders staat, maar dat nog niet is ontvangen en aan de voorraad is toegevoegd. In principe geeft dit veld de eenheden weer die onderweg zijn.
Notitie
Door een magazijn toe te voegen aan elke boekbare resource, kunt u het standaardmagazijn definiëren dat wordt gebruikt wanneer die boekbare resource het product werkorder gebruikt.
Voorraadaanpassingen en -overdrachten
Met voorraadcorrecties kunt u handmatig voorraad toevoegen aan magazijnen of voorraad aftrekken van magazijnen. U kunt ze bijvoorbeeld gebruiken bij routinecontroles om krimp en defecten in kaart te brengen en om de verwachte voorraad te vergelijken met de werkelijke voorraad. U kunt dan Aanpassen gebruiken om het verschil te berekenen.
Met voorraadoverdrachten kunt u voorraad overbrengen van een bronmagazijn naar een bestemmingsmagazijn. U kunt bijvoorbeeld voorraad van een magazijn naar de vrachtwagen van een technicus overbrengen.
U kunt aanpassingen en overdrachten ook inschakelen via de mobiele Field Service-app. U kunt bijvoorbeeld een voorraadoverdracht maken als technici in het veld bijeenkomen en voorraad van de ene vrachtwagen naar de andere overbrengen.
Werkordervoorraad
De voorraad wordt beïnvloed wanneer producten aan werkorders worden toegevoegd en gebruikt.
Een product wordt bijvoorbeeld toegevoegd als geschat en toegewezen (dat wil zeggen, het veld Regelstatus wordt ingesteld op Geschat en het veld Toegewezen wordt ingesteld op Ja). In dit geval wordt een deel van de voorraad gereserveerd uit het opgegeven magazijn, maar wordt dit niet daadwerkelijk afgetrokken.
Als een werkorder-product wordt gebruikt tijdens een werkorder (dat wil zeggen, het veld Regelstatus is ingesteld op gebruikt), wordt de voorraad in het bijbehorende magazijn afgetrokken van de hoeveelheid van het werkorder-product. Normaal gesproken is het magazijn dat bij een werkorder-product wordt vermeld, de vrachtwagen van een monteur.
Inkooporders
Inkooporders (PO's) worden gebruikt om producten voor een magazijn te bestellen. Ze worden ook gebruikt om producten rechtstreeks te bestellen voor een werkorder, zodat de werkzaamheden ter plaatse kunnen worden uitgevoerd.
Het inkooporderproces omvat de volgende stappen:
- Vraag producten aan bij een leverancier door een inkooporder te maken en inkooporderproducten toe te voegen.
- Krijg goedkeuring.
- Documenteer de ontvangst van producten. Maak een inkooporderontvangst en een inkooporderontvangstproduct om de ontvangen producten toe te voegen aan de magazijnvoorraad, of om ze toe te voegen als werkorder-producten.
Retourneert
Soms moet dezelfde organisatie die onderdelen en apparatuur bij een klant installeert, een retourzending van het product of klant activum verwerken. U kunt credits verstrekken aan klanten die een retourzending initiëren. U kunt retourzendingen ook bijhouden als onderdeel van de servicegeschiedenis van een klant activum.
Veelvoorkomende redenen waarom retourzendingen worden geïnitieerd, zijn onder meer:
- Het onderdeel of de apparatuur is defect.
- De klant is ontevreden.
- Er is een reparatie nodig, maar deze wordt niet ter plaatse uitgevoerd. In plaats daarvan vindt het plaats op de locatie van de serviceprovider of fabrikant.
- De apparatuur staat op locatie bij de klant als onderdeel van een lease die afloopt en niet wordt verlengd.
Field Service ondersteunt drie kant-en-klare retourtypen:
- Retour naar magazijn
- Retour aan leverancier
- Wijziging van apparatuureigendom
Om een aangifte te doen, volgt u de volgende stappen: volgen
- Maak een RMA. In het RMA-formulier staat welke producten u kunt retourneren en andere belangrijke informatie, zoals de prijs. Daarnaast wordt een verwerkingsactie opgegeven, het retourtype.
- Maak een RMA-ontvangstbewijs. De retourzending is pas definitief als er een RMA-ontvangstbewijs is aangemaakt. Het RMA-ontvangstbewijs bevestigt dat u het juiste product en de juiste hoeveelheid heeft ontvangen. Ook de datum van het ontvangstbewijs en de persoon die het heeft behandeld, worden vermeld.
Het systeem past automatisch de voorraad en de activa van de klant aan.
Voorraadjournalen
Alle voorraadtransacties worden vastgelegd in voorraadjournalen. Wanneer bijvoorbeeld één product wordt toegewezen aan werkorder, wordt er een voorraadjournaal aangemaakt dat de toegewezen hoeveelheid met één verhoogt. Wanneer hetzelfde product wordt gebruikt om de werkorder uit te voeren, wordt er een ander voorraadjournaal aangemaakt dat de aanwezige hoeveelheid verlaagt. Er worden journaals bijgehouden voor alle toenames en afnames van de productvoorraad. Inventarisjournalen fungeren in principe als een voorraadboek in Field Service.
Het belangrijkste is dat voorraadjournalen soms worden gebruikt om Field Service-voorraadtransacties te integreren met externe ERP-systemen, afhankelijk van de architectuur van de integratie. Om integraties eenvoudiger en flexibeler te maken, kunnen voorraadjournalen handmatig worden gemaakt.