Producten of services maken voor werkorders

Dynamics 365 Field Service gebruikt de Dynamics 365-productcatalogus en -prijslijsten voor gebruik op locatie. Buitendienstmedewerkers kunnen dezelfde producten gebruiken voor werkorders die verkopers gebruiken voor verkoopkansen, prijsopgaven en orders.

• Product is een item dat een buitendienstmedewerker kan registreren tijdens het voltooien van een werkorder waarvoor de klant mogelijk in rekening wordt gebracht. Producten kunnen fysieke items zijn, zoals een batterij of een onderdeel, of niet-fysieke onderdelen, zoals een olieverversing of een schatting. Zowel fysieke als niet-fysieke producten worden gemeten en verkocht in eenheden. Veel fysieke items worden bijgehouden als voorraad. Niet-fysieke items worden niet bijgehouden als voorraad.

• Service is werk dat een buitendienstmedewerker uitvoert, waarvoor de klant mogelijk in rekening wordt gebracht. Service wordt gemeten in tijdsduur.

Als een buitendienstmedewerker een product gebruikt of een service uitvoert terwijl hij aan de taak werkt, kan hij het werk invoeren in de mobiele Field Service-app. Gebruikte producten en uitgevoerde services kunnen bij de klant in rekening worden gebracht op basis van de van toepassing zijnde prijslijst of het toepasselijk recht. Gebruikte producten kunnen worden afgetrokken van voorraadniveaus, hetzij in de voorraadmodule van Field Service, Dynamics 365 Finance & Operations, of een extern Enterprise resource planning (ERP)-systeem.

Notitie

Field Service biedt geen ondersteuning voor productbundels.

In dit artikel leert u hoe u producten en services maakt, deze aan werkorders toevoegt en de voorraadinstellingen bekijkt.

Een product of service maken

1. Schakel in Field Service over naar het gebied Instellingen.

2. Selecteer in de sectie Algemeen de optie Producten.

3. Selecteer Product toevoegen om een nieuw product te maken.

4. Geef een naam en een product-id op.

5. Vul andere velden in.

   • Geldig vanaf en Geldig tot: bepalen hoe lang een product geldig is. Er is geen bedrijfslogica aan deze velden gekoppeld, behalve dat de Geldig tot-datum later moet liggen dan de Geldig vanaf-datum. Indien nodig kunt u uw eigen bedrijfslogica implementeren. Voer bijvoorbeeld een geplande taak uit om automatisch producten van het vorige seizoen terug te trekken met behulp van de datum in het veld Geldig tot.

   • Eenhedengroep: een verzameling eenheden waarin een product wordt verkocht; deze bepaalt op welke manier afzonderlijke items in grotere hoeveelheden worden gegroepeerd. Als u bijvoorbeeld zaden als product toevoegt, heeft u mogelijk een eenhedengroep met de naam 'Zaden' en definieert u de primaire eenheid ervan als 'pakket'.

   • Standaardeenheid: hoeveelheden of afmetingen waarin u uw producten verkoopt. Als u bijvoorbeeld zaden als product toevoegt, kunt u deze in pakketten, dozen of pallets verkopen. Elk wordt een eenheid van het product. Als de zaden meestal in pakketten worden verkocht, selecteert u pakket als eenheid. Voor meer informatie over eenheden en eenhedengroepen gaat u naar Een eenhedengroep maken en eenheden aan die groep toevoegen (Sales-app).

   • Ondersteunde decimalen: aantal decimalen dat moet worden gebruikt voor geldbedragen.

   

6. Kies in de sectie Field Service een producttype voor Field Service. Dit is nodig om een product of service aan een werkorder toe te voegen.

   • Voorraad: producten die zijn geïnventariseerd en waarvan hoeveelheden worden bijgehouden in een magazijn.
   • Niet-voorraad: artikelen die doorgaans niet worden geïnventariseerd. Denk bijvoorbeeld aan stickers of ritssluitingen.
   • Service: wordt gebruikt om serviceproducten te maken; deze staan voor het werk dat u aan uw klanten verkoopt. De hoeveelheid serviceproducten wordt gemeten met de duur van tijd. Alleen serviceproducten kunnen worden gekoppeld aan een werkorder als een service.

7. Vul andere velden in.

   • Converteren naar klantactivum: Ja geeft aan dat er automatisch een activumrecord wordt gemaakt wanneer dit product wordt gebruikt voor een werkorderproduct. Maakt tracering van servicegeschiedenis mogelijk.
   • Catalogusprijs: een standaardprijs voor dit product of deze service. Deze prijs wordt gebruikt als het product niet aan een prijslijst is toegevoegd. Voor services vertegenwoordigt deze prijs een uurtarief.
   • Standaardleverancier: de leverancier waar dit product is gekocht.
   • Belastbaar: of het product of de service belastbaar zijn. Deze instelling is alleen van toepassing als de werkorder belastbaar is. Als de werkorder niet belastbaar is, worden werkorderproducten en -services ook niet als belastbaar beschouwd, ongeacht deze instelling.

8. Selecteer Opslaan om uw wijzigingen toe te passen.

9. Voer in de sectie Productgegevens een Standaardprijslijst in. Selecteer Opslaan.

Producten en services toevoegen aan een prijslijst

U kunt producten en services als prijslijstitems toevoegen aan de prijslijst van uw keuze.

Ga voor meer informatie naar Een prijslijst maken (Project Service).

Een product of service toevoegen aan een werkorder

Na het maken van een werkorder kunt u er producten en services aan toevoegen. Werkorderproducten en -services worden doorgaans aan werkorders toegevoegd via werkorderincidenttypen. Meer informatie vindt u in het artikel Werkordersjablonen maken met incidenttypen.

1. Open een bestaande werkorder.

2. Selecteer in het gedeelte Producten en services de optie Product toevoegen.

   

   OF

   Selecteer Services en vervolgens Service toevoegen.

3. Voer op het tabblad Algemeen de volgende gegevens in:

   • Product/service: kies een product of service, of maak een nieuwe aan.
   • Regelstatus: wanneer een product of service aan een werkorder wordt toegevoegd, wordt er een nieuwe record Werkorderproduct of Werkorderservice gemaakt. Standaard is de status van die record Geschat. Wanneer een buitendienstmedewerker het product daadwerkelijk gebruikt of de service uitvoert, wijzigt de technicus de status in Gebruikt. U kunt de klant nu factureren voor het gebruikte product of de gebruikte service.
   • Belastbaar: stel in op Ja als u de omzetbelasting van de werkorder wilt optellen bij de prijs.
   • Geschatte hoeveelheid/duur: aantal eenheden of uren dat de voltooiing van de taak naar verwachting kost.
   • Magazijn: als het product is toegewezen of gebruikt, voert u het magazijn in waar het vandaan kwam. Als de buitendienstmedewerker op locatie is, kan hij het magazijn ook invoeren nadat hij het product heeft gebruikt.
   • Toegewezen: stel in op Ja als u eenheden van dit product uit een magazijn wilt reserveren voordat u ze daadwerkelijk gebruikt en uit de voorraad verwijdert.

   Prijsinformatie wordt eerst uit de prijslijst gehaald en vervolgens uit de productrecord en berekend op basis van de hoeveelheid.

4. Selecteer het tabblad Product is gerelateerd aan .

   Werkorderproducten kunnen gerelateerd zijn aan verschillende aspecten van de werkorder. Het systeem vult automatisch waarden in op basis van bestaande gerelateerde records. U kunt de velden ook handmatig invullen om records te relateren. Als het product of de service bijvoorbeeld is toegevoegd vanuit een type werkorderincident, wordt het gerelateerde incident ingevuld. Als het type werkorderincident betrekking heeft op een specifiek klantactivum, wordt dat activum vermeld.

5. Selecteer het tabblad Overig en voer de volgende informatie in:

   • Prijslijst: indien nodig de prijslijst van een product of service uit de prijslijst van de werkorder wijzigen.
   • Valuta: indien nodig de standaardvaluta overschrijven.
   • Recht uitschakelen: schakel rechten uit die automatisch worden toegepast op basis van factoren als serviceaccount en incidenttype. Zie Rechten voor werkorders voor meer informatie.
   • Recht: kies het recht dat van toepassing is op het product of de service.
   • Regelorder: numerieke waarde die de volgorde definieert waarin producten worden weergegeven op de werkorder. U kunt de standaardwaarde overschrijven om de volgorde te wijzigen. Het systeem probeert duplicaten te vermijden.

6. Kies Opslaan en sluiten.

Producten en services gebruiken

Werkorderproducten en -services zijn niet vereist. Veldtechnici kunnen de hoeveelheid bewerken of nieuwe artikelen toevoegen vanuit de productcatalogus. Beheerders gebruiken beveiligingsrollen en veldbeveiligingsprofielen om op te geven wat gebruikers kunnen bewerken, maken en verwijderen.

Voor een werkorderproductrecord stellen buitendienstmedewerkers de Lijnstatus van een werkorderproduct in op Gebruikt. Ze voeren ook een hoeveelheid in om aan te geven hoeveel eenheden zijn gebruikt en een te factureren hoeveelheid.

Voor voorraadartikelen gaan technici naar het magazijn waar de artikelen vandaan komen om de voorraad bij te werken. Het systeem gebruikt standaard de magazijnwaarde op de Boekbare resource die is gekoppeld aan de gebruiker die de record van het werkorderproduct maakt.

Voor niet-inventarisartikelen kunnen technici het artikel markeren als gebruikt en een hoeveelheid opgeven voor rapportagedoeleinden.

In een werkorder-servicerecord stellen technici de Lijnstatus in op gebruikt en voeren ze een Duur en te factureren duur in.

Omdat producten en services worden gebruikt, wordt het subtotaal berekend op basis van de prijs en hoeveelheid in de werkorder.

Kostenberekeningen worden ingevuld na synchronisatie of in de online modus. Berekeningen worden niet bijgewerkt in de offline modus.

Wanneer de werkorder is voltooid en Systeemstatus is ingesteld op Gesloten - Geboekt, wordt er een factuur gegenereerd met gebruikte werkorderproducten en -services.

Productvoorraad toevoegen en gebruiken

Als u de voorraad van producten in Field Service beheert, kunt u voorraadaanpassingen gebruiken om de hoeveelheden in de productvoorraad te wijzigen. Ga naar Overzicht van voorraad, inkoop en retouren voor meer informatie.

Voorraadinstellingen bekijken

Wanneer u producten maakt, houd dan rekening met de productcatalogusinstellingen.

Controleer in Field Service de volgende instellingen en wijzig deze indien nodig.

1. Selecteer het gebied Instellingen en selecteer Field Service-instellingen.

2. Kies in het gebied Overig of u Automatisch geschatte producten toewijzen wilt gebruiken. Standaard worden werkorderproducten niet toegewezen vanuit de voorraad.

3. In het gebied Aankoop stelt u Gebruik van producten die niet in voorraad zijn in.

   • Stel in op Beperken om te voorkomen dat een werkorderproduct wordt gebruikt als de voorraad in het opgegeven magazijn 0 is.
   • Stel in op Bevestigen als u wilt dat er een waarschuwingsbericht wordt weergegeven wanneer er wordt geprobeerd een werkorderproduct te gebruiken terwijl de voorraad 0 is. Deze instelling is handig voor situaties waarin voorraadniveaus onnauwkeurig zijn of worden beheerd in een extern systeem.