Werkorderlevenscyclus en systeemstatussen

Voor werkorders worden systeemstatussen, substatussen en boekingsstatussen gebruikt om de status van een werkorder in de levenscyclus bij te houden. Als een van de statussen wordt bijgewerkt, kunnen de andere automatisch worden bijgewerkt.

Systeemstatussen van werkorders worden genoteerd in de werkorderentiteit waarbij het huidige punt in de levenscyclus van een werkorder wordt gemarkeerd. Systeemstatussen van werkorders zijn:

• Niet-gepland
• Scheduled
• In uitvoering
• Voltooid
• Geboekt
• Geannuleerd

Notitie

U moet de optiesetwaarden niet toevoegen, verwijderen of bewerken voor de Systeemstatus van werkorders. In plaats daarvan kunnen beheerders de optiesetlabels bewerken om de weergave van statussen in de gebruikersinterface te wijzigen. Zie Bewerk geen optiesetwaarden (keuzewaarden) voor meer informatie.

Substatussen van werkorders worden genoteerd op de werkorderentiteit en hebben betrekking op en bieden meer details voor werkordersysteemstatussen. Substatussen voor werkorders worden op maat gemaakt voor elke organisatie.

Boekingsstatussen worden genoteerd op de boekingsentiteit van de boekingsresource is en worden bijgewerkt door veldtechnici in de mobiele Field Service-app om hun voortgang bij te houden voor een specifieke werkordervereiste. Verder worden boekingsstatussen gevisualiseerd op het planbord met een afzonderlijke kleur en pictogram. Enkele boekingsstatussen zijn standaard onderdeel van het product, hoewel er meer aangepaste statussen kunnen worden toegevoegd. Standaard zijn de boekingsstatussen:

• Scheduled
• Op reis
• In uitvoering
• Met pauze
• Voltooid
• Geannuleerd

Werk-orderlevenscyclus

• Een werkorder maken: een werkorder wordt meestal gemaakt op basis van een aanvraag of een verkoopkans.

• Planning: de werkorder wordt gepland.

• Dispatch: de werkorder wordt verzonden.

• Service: de werkorder wordt uitgevoerd en de gegevens worden bijgewerkt.

• Beoordeling/goedkeuring: de werkorder wordt beoordeeld en goedgekeurd door een supervisor.

• Factuur en voorraadaanpassing: voorraadaanpassingen worden aangebracht en er wordt een factuur gegenereerd voor de bijbehorende account.

	Create	Plannen	Verzenden	Service	Beoordelen	Factuur
Wat gebeurt	Een nieuwe werkorder wordt gemaakt. Toegewezen incident, producten, diensten, vaardigheden, rayon, enz.	Sluitingstijden orderplanning wordt gemaakt. Resources toegewezen aan de werkorder. Opgegeven datum en tijd	Veldagent van het werkorder dat wordt gemeld. Het veld kan controleren agent en accepteren en het werkorder toestemming weigert.	Bedrijfsprocessen order is uitgevoerd. De informatie over de onderdelen die in het veld wordt uitgevoerd wordt ingevoerd op de mobiele toepassing.	De supervisor controleert of al het werk goed is uitgevoerd en of alle gegevens van de werkorder kloppen.	De factuur wordt gemaakt op basis van voor producten en services. Voorraad de aanpassingen worden gemaakt. Producten in de converteerden apparatuur (indien van toepassing)
Wie geeft de taak uit	Overeenkomst wordt automatisch de gegenereerd in een terugkerende base. Aanvraag: door klantenondersteuning. Verkoopkans: door verkoop/planning. Ongepland: door medewerker of gecentraliseerde planning.	Coördinator Veldagent Dispatcher met hulp van de planningsassistent Routeringsengine	Melding die, als dit is ingesteld, door systeem aan medewerker, klant, en andere partijen wordt verzonden.	Medewerker	Manager, veldsupervisor/ boekhouding in back-office	Automatisch door systeem verzonden
Status van werkorder	Open - Ongepland	Open - gepland	Open - gepland	Open - gepland, vervolgens open-voltooid	Open vervolgens afgesloten-geplaatst - voltooid	Gesloten - Geboekt
Substatus van werkorders	n.v.t.	Gepland	Gepland	Scheduled Akkoord        Niet akkoord Douanestatus	Voltooid	Voltooid

Statussen in de werkorderlevenscyclus

In Field Service worden standaard systeemstatussen voor werkorders en boekingsstatussen gebruikt die zonder enige aanpassingen worden toegewezen aan een standaardlevenscyclus van werkorders. Veel processen worden geactiveerd op basis van die statussen. Een statuswijziging kan automatisch gegevens op de werkorder invullen en de volgende stap in het werkorderproces activeren.

Bijvoorbeeld als de Boekingsstatus wordt gewijzigd in In uitvoering om aan te geven dat monteurs hebben aangegeven dat ze zijn aangekomen op de werklocatie. Het veld voor aankomsttijd wordt automatisch ingevuld op de boekbare resourceboeking.

De standaard werkorder- en boekingsstatussen worden toegewezen aan de volgende fasen van de levenscyclus van de werkorder.

1. Wanneer een werkorder wordt gemaakt, heeft deze standaard de status Ongepland.

2. Zodra de werkorder is gepland, wordt er een boeking gemaakt met de boekingsstatus Gepland. Door het maken van een boeking wordt de status van het werkordersysteem automatisch gewijzigd in Gepland.

3. Monteurs kunnen geplande werkorders zien in de mobiele Field Service-app. Als ze onderweg zijn naar de werklocatie, wijzigen ze de boekingsstatus in Onderweg. Als de boekingsstatus wordt gewijzigd in Onderweg, wordt automatisch de systeemstatus van de werkorder veranderd in In uitvoering.

   Notitie

   Als er meerdere boekingen zijn voor één werkorder en één boeking in uitvoering is, wordt de gerelateerde werkorder bijgewerkt.

4. Wanneer monteurs ter plaatse aankomen en beginnen met de werkzaamheden, veranderen ze de boekingsstatus in In uitvoering. De werkorderstatus blijft In uitvoering.

5. Monteurs geven de pauzetijd aan door de boekingsstatus te wijzigen in Met pauze om nauwkeurige facturering te garanderen.

6. Wanneer het werk voltooid is, veranderen de monteurs de boekingsstatus in Voltooid. De duur wordt bijgewerkt naar de werkelijke duur van de boeking en de eindtijd wordt bijgewerkt naar de tijd waarop de status is gewijzigd in voltooid. De gerelateerde systeemstatus van de werkorder verandert in Voltooid wanneer alle gerelateerde boekingen zijn voltooid of geannuleerd. Als een andere gebruiker of een ander ploeglid de boekingsstatus bijwerkt naar Voltooid namens een monteur, behoudt de eindtijd van de boeking de vorige eindtijdwaarde.

7. Ten slotte beoordeelt een backofficemedewerker de voltooide werkorder en start het factureringsproces. De laatste stap is om de systeemstatus van de werkorder te wijzigen in Geboekt.

Statusgerelateerde processen

Naast de systeemstatussen van werkorders waarmee boekingsstatussen worden bijgewerkt en vice versa, kunnen statuswijzigingen ook processen en gegevensupdates activeren.

Systeemstatusprocessen van werkorders

Voltooid (werkorder)

• Converteer werkorderproducten naar nieuwe klantactiva als u de conversie van de productrecord hebt ingeschakeld.
• Voeg een reiskostenitem toe als werkorderproduct.

Geboekt

• Factuur wordt gegenereerd voor gebruikte werkorderproducten en -services voor het factureringsaccount van de werkorder
• Er worden records met Werkelijke waarden gemaakt voor tijd en kosten met betrekking tot werkorders en boekingen. Verkoopgegevens voor gefactureerde producten en services worden gemaakt nadat de gegenereerde factuur is bevestigd.
• De velden Gesloten door en Gesloten op worden bijgewerkt.

Processen van boekingsstatussen

Elke wijziging van de boekingsstatus creëert een boekingstijdstempel om de updates bij te houden.

Scheduled

• Afgelegde kilometers wordt bijgewerkt, berekend als de rijafstand van de vorige locatie naar de boekingslocatie.

Op reis

• Wanneer een boeking wordt bijgewerkt naar een boekingsstatus Onderweg in de mobiele Field Service-app, wordt Begintijd bijgewerkt naar de huidige tijd. Bij een update via internet wordt de starttijd niet automatisch bijgewerkt.

In uitvoering

• Werkelijke aankomsttijd wordt bijgewerkt met de datum en tijd waarop een monteur de boekingsstatus op de mobiele app wijzigt.
• Het veld Voor het eerst aangekomen (werkorder) op de gerelateerde werkorder wordt bijgewerkt met de Werkelijke aankomsttijd van de boeking. Als u Werkelijke aankomsttijd bewerkt, wordt ook de waarde Voor het eerst aangekomen bijgewerkt.
• Werkelijke reisduur wordt bijgewerkt, berekend als de totale tijd gedurende welke de boekingsstatus Onderweg is.

Voltooid (boeking)

• Hiermee wordt Eindtijd bijgewerkt.
• Er worden Boekingsjournalen gemaakt met boekingstijdstempels om de werkduur, reistijd en pauzetijd te berekenen.
• Totale duur in uitvoering wordt berekend op basis van de tijd dat de boekingsstatus In uitvoering is.
• Totale duur van pauze wordt berekend op basis van de tijd dat de boekingsstatus Met pauze is.
• Totale kosten wordt bijgewerkt, berekend als de som van de werkelijke reisduur, de totale duur in uitvoering en de totale duur van de pauze, vermenigvuldigd met het uurtarief van de resource.
• Totale factureerbare duur wordt bijgewerkt, berekend als de som van de totale duur in uitvoering en de totale duur van de pauze.
• Het veld Voltooid op (werkorder) op de gerelateerde werkorder wordt bijgewerkt met de eindtijd van de boeking. Als u de eindtijd van de boeking bewerkt, wordt de waarde voor Voltooid op bijgewerkt.

Voltooi uw boeking zonder uw werkorder in te vullen voor vervolgactiviteit

Bespaar tijd op werkorders die een vervolg vereisen door ze na het voltooien van een boeking terug te zetten naar de status ongepland.

Standaard worden werkorders ingesteld op voltooid wanneer de bijbehorende boeking wordt voltooid. Als u de standaardlogica wilt wijzigen, maakt of bewerkt u een boekingsstatus, gaat u naar het tabblad Field Service en stelt u de schakelaar Status voltooid werkorder dienovereenkomstig in. Bij bestaande boekingsstatussen heeft de instelling alleen invloed op toekomstige boekingen. Er worden geen wijzigingen aangebracht aan bestaande boekingen.

• Aan markeert een werkorder Voltooid wanneer de boeking naar die status verandert.
• Uit past de werkordersysteemstatus toe volgens statustoewijzingstabel wanneer de boeking naar die status verandert.

Voor werkorders waaraan meerdere boekingen zijn gekoppeld, is de status van de werkorder afhankelijk van de status van alle gerelateerde boekingen.

Ongeacht de statusinstellingen heeft de boekingsstatus geen invloed op de status van Resourcevereisten.

Tabel statustoewijzingen

Bekijk de volgende tabel om te begrijpen hoe de boekingsstatus verband houdt met de status in het werkordersysteem. Vetgedrukte werkorderstatussen geven een verandering ten opzichte van het standaardgedrag aan.

Boekingsstatus	Status in werkordersysteem
Geen	Niet-gepland
Scheduled	Scheduled
In uitvoering	In uitvoering
Voltooid	Voltooid
Gedeeltelijk voltooid	Ongepland
Geannuleerd	Ongepland
Boeking1: Gepland Boeking2: Gepland	Gepland
Boeking1: Gepland Boeking2: In uitvoering	In uitvoering
Boeking1: Gepland Boeking2: Voltooid	In uitvoering
Boeking1: Gepland Boeking2: Gedeeltelijk voltooid	Gepland
Boeking1: Voltooid Boeking2: Voltooid	Voltooid
Boeking1: Gedeeltelijk voltooid Boeking2: Gedeeltelijk voltooid	Ongepland
Boeking1: In uitvoering Boeking2: Gedeeltelijk voltooid	In uitvoering
Boeking1: Voltooid Boeking2: Gedeeltelijk voltooid	Voltooid
Boeking1: Geannuleerd Boeking2: Gedeeltelijk voltooid	Ongepland

Volgende stappen

• Een werkorder maken
• Boekingsstatussen instellen